Universidad de Negocios de Nyenrode: conectar fuentes de datos de forma unificada

Belén Gancedo

Belén Gancedo

Directora de Educación en Microsoft España

Hora de lectura, 8 min.

La Universidad de Negocios de Nyenrode estaba diseñando la integración de un nuevo sistema financiero basado en SaaS cuando se dio cuenta de que el proceso de conexión de esta solución con otros sistemas sería más complicado de lo previsto. Fue esto lo que llevó a buscar la ayuda de Wortell, miembro de Microsoft Partner Network, quien le sugirió que introdujera Azure Unified Pipeline como una forma de estandarizar las conexiones de datos en todo su entorno de información.

«Durante años hemos contemplado nuestra infraestructura de TI como una ensalada de pasta: una mezcla de diferentes ingredientes que funcionan juntos. Pero tras examinarla, nos dimos cuenta de que se parecía más a un plato elaborado de espaguetis, con queso fundido por todas partes».

Hans Wim Kroodsma, director de TI de la Universidad de Negocios de Nyenrode, se refiere al momento en que él y su equipo empezaron a seleccionar un nuevo sistema financiero en 2019. No pasó mucho tiempo hasta que tropezaron con una serie de problemas complejos que les obligaron a replantearse por completo la infraestructura de integración de datos de la universidad.

«Estábamos llevando a cabo un programa de optimización en toda la institución y el primer objetivo era simplemente reemplazar el sistema financiero», explica. «Rápidamente nos dimos cuenta de que había una intrincada red de aplicaciones interconectadas que debían reemplazarse e integrarse. Cada integración requería un proceso de intercambio de datos estandarizado. Lo que parecía un reemplazo relativamente simple del sistema resultó en una serie de cambios en cascada».

Según Hans Nouwens, arquitecto empresarial de la Universidad de Negocios de Nyenrode, este no es un caso aislado en el sector de la educación.

«Durante años, muchos proveedores de educación han elegido las aplicaciones empresariales, como las de finanzas y recursos humanos, centrándose en cuáles eran las mejores. Hace poco que se han dado cuenta de que lo importante no son las aplicaciones individuales, sino un conjunto completo de aplicaciones integradas que sirvan de apoyo para sus funciones de negocio».

Kroodsma y su equipo pronto entendieron que reemplazar solo el sistema financiero iba a ser imposible sin que el resto del entorno de información resultara afectado. Al no poder admitir una suite de integración de aplicaciones tan compleja, el equipo buscó una solución que estandarizase las conexiones. La encontraron en Azure Unified Pipeline.

Una universidad tradicional con un enfoque moderno

Con más de 6000 estudiantes de grado y directores ejecutivos inscritos cada año, y aproximadamente 400 empleados, la Universidad de Negocios de Nyenrode es diferente de la mayoría de sus competidores. «La Universidad de Nyenrode fue fundada en 1946 por visionarios del sector que querían educar a una nueva generación de líderes empresariales para ayudar a reactivar la economía de posguerra», explica Kroodsma.

La combinación de conocimientos académicos y el énfasis en el desarrollo personal le han proporcionado un gran prestigio que ha atraído a estudiantes de todo el mundo. «Nyenrode es diferente», prosigue. «Por ejemplo, mientras que otras universidades tienen un campus moderno con edificios de gran altura, Nyenrode está situado en una finca clásica, y abrió un segundo campus más urbano en Ámsterdam hace unos años».

El campus de Breukelen tiene un castillo que data del siglo XIII. Sus antiguas murallas son, sin embargo, simplemente la fachada tradicional de lo que en realidad es un moderno instituto de educación e investigación respaldado por la tecnología que se esfuerza por innovar la gestión empresarial.

Un buen ejemplo de ello es cómo el equipo de TI abordó la necesidad de reformar su entorno de información el año pasado.

«Inicialmente abordamos todos los sistemas por separado y de forma independiente. Pero pronto entendimos que estos sistemas tenían que hablar entre sí y estar conectados de una manera mucho más eficiente», explica Karel Ramdin, jefe de proyecto de la Universidad de Negocios de Nyenrode.

«Eso nos llevó a ponernos en contacto con el partner de Microsoft Wortell y a explorar las ventajas que ofrece Microsoft Azure Unified Pipelines».

Los desafíos de estandarizar el intercambio de datos

El proceso de digitalización que ha realizado el sector educativo recientemente está obligando a reemplazar la mayoría de los sistemas por aplicaciones de software como servicio (SaaS). Aunque SaaS es una solución establecida para los procesos de enseñanza y aprendizaje, es una tecnología relativamente nueva concebida para respaldar servicios como los financieros y de recursos humanos.

La integración de estos sistemas se ha convertido en un importante logro para los departamentos de TI. Pero como explica Nouwens, el intercambio de datos entre estas soluciones se suele producir de una manera fragmentada y poco flexible.

«Inicialmente teníamos una gran cantidad de proveedores diferentes, tecnologías diferentes y formas diferentes de trabajar debido a que cada proveedor tenía su propia solución, por lo que era cada vez más complejo para nuestros administradores de aplicaciones implementar cambios», señala. «Necesitábamos que alguien creara conexiones laxas punto a punto que nos permitieran actuar con diferentes fuentes de datos sin que esto afectara a toda la red de integraciones».

Ahí es donde entró en juego el integrador local de servicios de cloud de Microsoft, Wortell. «Cuando Nyenrode acudió a nosotros, lo primero que hicimos fue dibujar físicamente en una pizarra las aplicaciones y los puntos de unión entre ellas», recuerda Don van Meel, arquitecto de soluciones en el cloud de Wortell.

Esa fue la chispa que lo llevó a él y a su colega Perry Lambrechts a seleccionar finalmente el enfoque de Azure Unified Pipeline. La solución nativa del cloud es un principio de arquitectura basado en Azure Information Services y otros componentes de la plataforma como servicio (PaaS) de Azure, combinado con las prácticas recomendadas de Microsoft. Ayuda a intercambiar datos entre diferentes sistemas en la parte empresarial de Nyenrode, por ejemplo, desde la administración de los alumnos hasta la contabilidad y desde la contabilidad hasta el sistema de administración de las instalaciones.

«Tenemos un sistema de información de los alumnos que mantiene el historial educativo de los estudiantes y les envía una factura cuando tienen que pagar sus cuotas de matrícula», explica Nouwens. «Azure Unified Pipeline nos permite intercambiar esos datos con la aplicación de contabilidad financiera, al tiempo que ofrece a los administradores la capacidad de operar elementos individuales sin que esto afecte al funcionamiento general de la red de integraciones».

Las ventajas de implementar Azure Unified Pipeline

Desde su implementación, Azure Unified Pipeline sigue proporcionando beneficios a la universidad.

«Una ventaja clave es que nos ofrece la capacidad de ver cuál es el flujo de datos, y depurar y supervisar estos datos», explica Nouwens, poniendo en valor el nivel de flexibilidad que la solución proporciona a su equipo.

También se espera que haya un mayor control disponible ahora que Wortell ha completado la fase de desarrollo con Azure Unified Pipeline y está pasando al mantenimiento. «Se nos ocurrió una solución que no solo fuera una caja negra para Nyenrode, sino que les ofreciera la capacidad de intervenir en determinadas situaciones», añade Lambrechts.

«El resultado es que todos los administradores de aplicaciones de la universidad tienen acceso al entorno de Azure, lo que les permite supervisar, auditar y rastrear sus flujos de datos.

«También pueden ejecutar consultas en la base de datos para inspeccionar los registros de transacciones, así como detener e iniciar las conexiones. Por lo tanto, si algo va mal, pueden ir a Azure y activarlo y desactivarlo cuando quieran».

Una visión de futuro

El éxito de Azure Unified Pipeline ha persuadido a Wortell y Nyenrode a trabajar con más soluciones y fuentes de datos.

«Ya hemos comenzado a investigar la conexión de la fuente de datos de administración de los alumnos y nuestro sistema CRM basado en Microsoft Dynamics 365», explica Ramdin, quien añade que también se está considerando la administración de las instalaciones.

Mientras tanto, como Wortell ha automatizado el proceso de implementación, se ha mejorado y agilizado el desarrollo y la implementación de nuevas instancias de Azure Unified Pipeline.

En última instancia, el plan consiste en seguir creando toda la red de integraciones de datos de Nyenrode a través de Azure Unified Pipeline. «Nuestra red no para de crecer y ahora estas integraciones se pueden realizar de una forma mucho más flexible», añade Nouwens. «Incluso podemos intercambiar productos y proveedores de SaaS. Mientras tengamos acceso a la misma información, no es un problema para nosotros. Esa es la agilidad sin precedentes que necesitamos para respaldar a nuestras empresas en evolución en el sector de la educación superior».

Esto no es solo un beneficio adicional para Nyenrode, sino motivo de orgullo para los arquitectos de Wortell. «Hemos creados un patrón de integración y una plataforma de implementación preparada para el futuro», concluye Lambrechts.

Y añade: «Este era uno de los requisitos iniciales de nuestro planteamiento: es fácil implementar algo que pueda resolver el problema inmediato, pero queríamos una solución que pudiera usar para cualquier propósito futuro».

«Azure Unified Pipeline nos permite enviar cualquier información entre diferentes partes de la red, al tiempo que ofrece a los administradores la capacidad de operar piezas individuales sin que esto afecte a la ejecución general de la red» explica Hans Nouwens, arquitecto empresarial de la Universidad de Negocios de Nyenrode. Y añade: «Esa es la agilidad sin precedentes que necesitamos para respaldar a nuestras empresas en evolución en el sector de la educación superior»

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