Van Oord wirft manuelle Prozesse über Bord, um von überall in Echtzeit auf Daten und Informationen zuzugreifen

Durch den Einsatz cloudbasierter KI-Lösungen konnte das Unternehmen, das die weltweit größte Flotte von Spezialschiffen für alle Wasserbauaktivitäten besitzt, seine Prozesse optimieren und Ressourcen freisetzen und sich so auf Innovation und zukünftiges Wachstum konzentrieren.

Stellen Sie sich dieses Szenario vor: An verschiedenen Standorten weltweit sind Schiffe im Einsatz, für die interne Mitarbeitern und Behörden regelmäßig und auf dem gesamten Seeweg Dokumentationen und Zertifizierungen anfordern. Stellen Sie sich jetzt vor, dass diese vielen Zertifikate in mehreren Sprachen vorliegen und an mehreren Standorten als Ausdruck abgeheftet oder digital auf alter Hardware gespeichert sind.

Außerdem müssen die Zertifikate jedes Jahr verlängert werden. Wie viele andere Unternehmen auch, die nicht erst in der Ära der papierlosen und voll digitalisierten Welt gegründet wurden, sah sich Van Oord täglich mit dieser komplexen Situation konfrontiert. In der Praxis bedeutete das: zeitaufwendige manuelle Importe mit dem Risiko menschlicher Fehler, schwierige Suchvorgänge und mühsame Prüfprozesse.

"Wir verwalten viele Zertifikate von unzähligen Lieferanten weltweit, die manchmal per E-Mail oder per Post an uns gesendet werden. Wir nutzten viele verschiedene Arbeitsprozesse, und das machte es schwierig, bestimmte Dokumente zu finden", sagt Donny Gieskens, Cloud Competence Center Manager bei Van Oord. "Das Scannen oder Eingeben von Informationen war sehr eintönig, arbeitsintensiv und keine Tätigkeit, die man gerne erledigt. Viele Mitarbeiter mussten wertvolle Arbeitszeit für diese manuellen Aktivitäten aufwenden."

Schrittweise Verbesserung

Um sich dieser Herausforderung zu stellen, suchte die IT-Abteilung von Van Oord nach neuen Möglichkeiten, den Prozess an der Seite des Microsoft-Partners Wortell zu automatisieren. Der aus dieser Kooperation hervorgegangene Vorschlag wurde – wie nicht anders zu erwarten – sehr positiv vom Unternehmen aufgenommen.

Der Plan bestand darin, einen neuen Weg zum automatischen Importieren von Zertifikaten zu finden. Mithilfe von Azur und maschinellem Sehen sowie der KI werden Dokumente gescannt und verarbeitet, an einem zentralen Ort gespeichert und über eine Website für alle Mitarbeiter im Unternehmen zugänglich gemacht.

Das Unternehmen erkannte das enorme Potenzial dieser Lösung. Daher wurde schnell entschieden, einen modernen Prozess zu implementieren, der die alltäglichen manuellen Tätigkeiten überflüssig machen sollte. Innerhalb von zwei Wochen wurde in Zusammenarbeit mit Wortell und mit einer Azure-Produktionsumgebung der Business Case schnell demonstriert, und mit fortschreitender Implementierung stieg die Akzeptanz spürbar. Die täglichen Abläufe wurden nicht gestört, und das Budget wurde nicht überschritten. Wichtige Entscheidungsträger wurden von Anfang an einbezogen und informiert. Durch diese Herangehensweise konnte das Team auch die Kosten eindämmen, Anforderungen auswerten und die Lösung bei Bedarf anpassen und sogar neue Funktionen ergänzen, entweder sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt.

Der entwickelte Prozess funktioniert wie eine Pipeline, wobei in jeder Phase eine andere Azure-Funktion eingesetzt wird. Zuerst werden die eingehenden E-Mails oder die über einen Bulk-Import hinzugefügten Dokumente per OCR (optische Zeichenerkennung) gescannt. In jeder diesen Phasen kann künstliche Intelligenz angewendet werden, um die Lösung weiterzuentwickeln und dem Unternehmen und den Mitarbeitern von Van Oord in Zukunft noch mehr Effizienz und Komfort zu verschaffen.

Sofortige Auswirkung

Die Automatisierung war für das Unternehmen ein großer Erfolg. Durch das Implementieren der Lösung, die kontinuierlich weiterentwickelt wird, wurden Ressourcen freigesetzt, die jetzt für die Erledigung der Kernaufgaben zur Verfügung stehen. Ohne komplexe Systeme und dank der einfachen Funktionen zum Hochladen und Suchen ist die Arbeit viel einfacher. Die Mitarbeiter haben sich mit dem neuen Prozess sehr gut angefreundet. Da Dokumente und Daten in Echtzeit zur Verfügung stehen und anhand einer Reihe von Kriterien nach Zertifikaten und anderen Informationen gesucht werden kann, haben sie jetzt die Zeit und die Tools, um sich auf das Wachstum des Unternehmens zu konzentrieren.

Die Automatisierung ist immer mit gemischten Gefühlen verbunden. Die Menschen sorgen sich, dass ihre Arbeit überflüssig wird. Als Familienunternehmen war es für uns immer wichtig, den Mitarbeitern zu versichern, dass die Technologie keinesfalls ihre Jobs gefährdet, sondern ihnen mehr Zeit für die wichtigeren und innovativen Aspekte ihrer beruflichen Aufgaben verschafft.

Die manuellen Prozesse konnten erheblich reduziert werden: Pro Dokument werden fünf Minuten eingespart. Und dank optimierter Suchfunktion und dem Wegfall des manuellen Scannens, Taggens und Hochladens beträgt der Zeitgewinn pro Zertifikat sogar 15 Minuten.

Angesichts der Tatsache, dass Van Oord im Durchschnitt bis zu 5.000 Zertifikate verwaltet und pro Woche ungefähr 50 neue hinzukommen, macht diese Zeitersparnis einen gewaltigen Unterschied aus. Dass die Informationen überall verfügbar sind, auch auf Mobilgeräten, ist sowohl für die Mitarbeiter im Büro als auch auf den Schiffen selbst ein erheblicher Vorteil. Die Bearbeitungsdauer hat sich erheblich verbessert, sodass weniger Kosten für die Bearbeitung von Dokumenten in Papierform anfallen. Ein weiterer Pluspunkt: Früher war der Zugriff auf Informationen erst mit einiger Verzögerung von manchmal einigen Wochen möglich. Heute genießen wir den Komfort, direkt und sofort auf alles zugreifen zu können. Dies ist insbesondere bei den Kontrollen der Van Oord-Schiffsflotte nützlich, da das Unternehmen mithilfe des Systems den Behörden gegenüber die Einhaltung der Vorschriften und die Gültigkeit der relevanten Zertifikate nachweisen kann.

"Zertifikate in Papierform sind nur im Büro verfügbar", sagt Gieskens. "Wir können jetzt über eine Website auf diese Informationen zugreifen, die sich an jede Bildschirmgröße anpassen, sodass von überall aus auf einem beliebigen Gerät darauf zugegriffen werden kann."

Tiefgreifende Analyse anhand von Daten

Durch den Einsatz einer modernen, flexiblen Lösung ist Van Oord gut positioniert, von den Vorteilen seiner cloudbasierten Infrastruktur zu profitieren, und testet derzeit eine Reihe innovativer neuer Funktionen zur künftigen Implementierung. Dazu zählt die Möglichkeit, den Kunden eine sichere, vereinfachte Version der Suchfunktionen anzubieten, damit Drittanbieter selbst prüfen können, ob das Schiff den jeweiligen Vorschriften oder Standards entspricht.

Als weitere Ergänzung ist geplant, die Zertifikate beim Import automatisch in Fremdsprachen übersetzen zu lassen. Und je mehr Zertifikate empfangen und gespeichert werden, desto besser lassen sich Daten auswerten.

Das Unternehmen hatte den Wunsch, sich den bevorstehenden Ablauf von Zertifikaten vom System anzeigen zu lassen. Daher begann Van Oord zusammen mit Wortell damit, die Einsatzmöglichkeiten des maschinellen Lernens zu untersuchen. Aufgrund der vielen verschiedenen Arten von Zertifikaten ist es nicht einfach, in dieser frühen Phase das genaue Ablaufdatum eines Zertifikats zu ermitteln. Je mehr Zertifikate jedoch im System gespeichert sind, desto besser lassen sich diese analysieren. Anhand der Ergebnisse können dann die Algorithmen für das maschinelle Lernen trainiert werden, um die verschiedenen Datentypen zu erkennen und die gewünschten Ergebnisse zu liefern. Geplant ist auch, die importierten und in Azure gespeicherten Metadaten in SharePoint einzubinden, um eine detailliertere und intelligentere Suchfunktion bereitzustellen. Außerdem lassen sich die erfassten Daten so in der Microsoft Office 365-Umgebung visualisieren und integrieren.

Die Vorteile der Cloud

Die neue Lösung von Van Oord veranschaulicht die Vorteile cloudbasierter Workflows, wenn keinerlei Infrastruktur vorhanden ist und eine neue Unternehmenslösung entwickelt wird. Die automatisierten Import- und Suchfunktionen wurde ohne die Notwendigkeit neuer Hardware implementiert. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich die cloudbasierte Infrastruktur an die Anforderungen des Unternehmens anpasst.

"Die Vorteile der Cloud machen sich deutlich bemerkbar", so Gieskens. "Wir sind ein Traditionsunternehmen mit lokalen Servern, veralteten Softwareanwendungen und Daten. Aber jetzt sind wir in der Lage, eine Website basierend auf intelligenter Logik einzurichten, ohne neue Hardware anschaffen zu müssen. Und das Beste ist, wir bezahlen nur für das, was wir tatsächlich brauchen."

Ohne hohe Investitionskosten und mit erhöhter Sicherheit und deutlichem Wertschöpfungspotenzial hat der Prozess nicht nur die Arbeitsumgebung für alle verbessert, die auf die neue Lösung von Van Oord zugreifen, sondern auch für das IT-Team selbst.

“Van Oord ist ein weltweit tätiges Unternehmen mit 150 Jahren Erfahrung in den Bereichen Nassbaggerei, Landgewinnung und Wasserbau, das sich durch technische Innovationen und motivierte Mitarbeiter auszeichnet. Bei unserer digitalen Transformation nahm unsere IT-Affinität jeden Tag zu.", so Gieskens. "Für uns als IT-Abteilung war es eine gute Gelegenheit, dem Unternehmen unser Know-how und die Möglichkeiten der IT unter Beweis zu stellen. Da jetzt alle in der Praxis hautnah erleben, was mit der (neuesten) Technologie möglich ist, erhalten wir mehr Anfragen vom Unternehmen.

Jetzt sind wir in der Lage, eine Website basierend auf intelligenter Logik einzurichten, ohne neue Hardware anschaffen zu müssen. Und das Beste ist, wir bezahlen nur für das, was wir tatsächlich brauchen."