Datadrevne marketingbeslutninger skal styrke arbejdet med relationer på Aalborg Universitet

Med implementeringen af Microsoft Dynamics 365 Marketing ønsker Aalborg Universitet at professionalisere marketingindsatsen overfor alumner, studerende, virksomheder og øvrige samarbejdspartnere. Målet er, at flere datadrevne beslutninger kan øge værdien af både uformelle og formelle relationer og derigennem forbedre universitetets konkurrenceevne yderligere.

Aalborg Universitet (AAU) er kendt som et af de universiteter i Danmark, der er bedst til at samarbejde med virksomheder og personer udenfor universitetsverdenen. Blandt andet gennem projektarbejde med virksomheder og organisationer, ved løbende at holde kontakt til alumner, invitere til events, oprette praktikforløb, facilitere mentorordninger samt meget andet, der bygger bro mellem forskermiljøet og erhvervslivet.

Fælles for AAU’s netværksindsatser har dog været, at det ikke har været muligt at koordinere indsatserne på tværs af universitetet. Indtil for nylig i hvert fald. For på AAU er man nu i fuld gang med at implementere Microsoft Dynamics 365 Marketing for at kortlægge relationen til mennesker og virksomheder og binde den tværgående information sammen i strukturerede marketingflows.

“Vi ser et stort potentiale i at træffe flere datadrevne beslutninger. Hvis vores topledelse eksempelvis skal til et event i Frederikshavn, er det rart for dem at vide, hvilke samarbejder vi har i regionen, hvilke virksomheder vi har en relation til, om der kommer alumner fra Aalborg Universitet og så videre. Ved eksempelvis at knytte dataelementer til regioner og kommuner i hele landet kan vi få indsigt fra nogle vinkler, som slet ikke var mulige tidligere,” siger Bo Hvass Pedersen, digitaliseringspartner på AAU.

Find de gode snitflader
Han tilføjer, at det har været vigtigt for AAU at finde nogle gode snitflader mellem de enkelte afdelinger på universitetet, så man kun deler den information, der kommer hinanden til gode.

“Dels kan nogle informationer være fortrolige, og dels skal vi undgå, at vi kommer til at træde hinanden over tæerne. Eksempelvis ved, at man kommer til at “forstyrre” et projekt eller en relation, en kollega har brugt lang tid på at opdyrke. Samtidig er det heller ikke smart, at den samme virksomhed bliver ringet op to gange indenfor få dage af Aalborg Universitet, fordi det ene institut ikke ved, hvad det andet laver. Det handler om at stå stærkere sammen og dele data, hvor det giver mening.”

Topmoderne kommunikationsværktøjer
I første omgang bliver marketingløsningen implementeret i blandt andet AAU Innovation til matchmaking mellem projekter, virksomheder, forskere og studerende samt i universitetets kommunikationsenhed, hvor løsningen skal være med til at styrke samarbejdet med gymnasierne.

“Vi har ringet rundt og fået tilladelse til at oprette en marketingliste med ca. 170 af landets gymnasier. De er nu blevet tilmeldt vores nyhedsbrev, så vi kan fortælle dem om de tilbud, vi har. Det har vi ikke kunnet gøre før på den måde. Det er også ret fedt, at vi kan sende et topmoderne nyhedsbrev ud, som overholder reglerne i vores designguide, så vi ikke bare udsender en kedelig mail.”

Strategisk partnerskab med ProActive
Gennem hele forløbet har Microsoft-partneren ProActive fungeret som AAU’s leverandør, men også som deres sparringspartner. Det er en vigtig distinktion, mener Bo Hvass Pedersen.

“Selvfølgelig skal de levere noget, men for os er det ligeså vigtigt, at vi har kemien til at fokusere på det, vi gerne vil opnå sammen. Det har ProActive været gode til. Derudover arbejder de agilt med tingene, så vi løbende kan sparre med dem. For selvom Dynamics Marketing-løsningen bygger på standardsoftware, er der stadig meget, der skal konfigureres, og der har vi haft brug for hjælp til at fokusere og tage de rigtige beslutninger.”

Bo Hvass Pedersen lægger derudover vægt på, at ProActive har dyb indsigt i Microsofts roadmap for Dynamics 365 Marketing-løsningen, så de ikke bruger unødige interne ressourcer på udfordringer, som automatisk bliver løst i en kommende release af produktet.

“Jeg har også på fornemmelsen, at Microsoft lytter til ProActive, når de fortæller dem om vores ønsker og behov i universitetsverdenen. Den form for åbenhed og samarbejde kommer jo både os, ProActive og Microsoft til gode. Det har været enormt positivt at opleve,” slutter han.