iemand die aan een tafel zit en een laptop gebruikt

Hoe je de meest succesvolle en veilige vergaderingen organiseert met Microsoft Teams

Patrick Viaene

Patrick Viaene

Modern Workplace & Security Lead

Leestijd, 4 min.

Nu zo veel mensen van thuis uit werken, is het belangrijker dan ooit om onze vaardigheden voor afstandswerken te verbeteren en productief te blijven. We hebben een grote toename gezien in het aantal mensen dat succesvol en veilig samenwerkt via Microsoft Teams. Maar of je het hulpmiddel nu helemaal niet kent of er al vergaderingen in organiseert, willen we ervoor zorgen dat je alle functies voor samenwerking en veiligheid optimaal benut.

Dus dit zijn onze top negen tips over hoe je de beste – en veiligste – online vergader-ervaring hebt…

1. Connecteer veilig met mensen binnen en buiten je organisatie

De volgende keer dat je een vergadering plant in Microsoft Teams of Microsoft Outlook, gebruik dan gewoon het e-mailadres van je externe gasten en Teams zal de rest doen – ze een uitnodiging via e-mail sturen, met alle instructies over hoe ze kunnen deelnemen aan je online meeting.

Je gasten klikken simpelweg op de link, geven hun naam in en worden lid van de vergadering via hun browser. Allemaal zonder dat ze een plug-in of Teams moeten installeren.

2. Laat iedereen overal inbellen

Ontworpen voor deelnemers die onderweg zijn, geen internetverbinding hebben of die liever inbellen voor een vergadering, Teams zorgt ervoor dat je vergaderingen inclusief zijn.

Gebruikers die deelnemen aan audiovergaderingen zullen automatisch inbelinstructies zien in de uitnodigingen voor hun Teams-vergaderingen. Door te klikken op het inbelnummer vanop een mobiele telefoon zal de telefoonkiezer automatisch starten en zelfs de conference bridge ingeven. Het tijdperk van nummers vanbuiten leren is voorbij.

3. Blijf in controle met vergaderopties

Teams biedt de organisator van de vergadering veel opties op vlak van het bepalen van de rollen en toestemming voor deelnemers aan online meetings.

Je kunt bijvoorbeeld een lobby creëren, waardoor de organisator bepaalt wanneer bepaalde mensen deel mogen nemen aan de vergadering. Dit is zeer handig bij het bespreken van vertrouwelijke informatie. Je kunt ook presentatoren aanduiden, aanwezigen dempen en opnames starten/stoppen… En dat zijn slechts een paar van de opties.

4. Houd face-to-face gesprekken met video

Nu het tegenwoordig bijna onmogelijk is om iemand in het echt te ontmoeten, is het ontmoeten via online video de beste optie. Iemands uitdrukking zien wanneer hij praat, geeft veel meer context aan de woorden

Moedig iedereen in je Teams-vergadering aan om hun video aan te zetten, voor een meer persoonlijk betrokken gesprek En als je niet wilt dat iedereen afgeleid raakt door je unieke keukendecoratie of voorbij stormend huisdier, zet dan achtergrond vervagen of aangepaste achtergronden aan.

5. Deel enkel wat je wil

Zoals we het uit ervaring allemaal weten, is less soms wel more op vlak van vergaderingen. En wanneer je inhoud deelt in Teams-vergaderingen, bepaal jij wat anderen zien.

Je kunt beslissen of ze je volledige bureaublad moeten zien of slechts een specifiek venster. Dit is wederom handig wanneer je niet wilt dat mensen vertrouwelijke informatie zien. En als iemand zijn bureaublad of een applicatie deelt, kun je de presentator verzoeken jou de controle te geven.

6. Zorg dat iedereen zijn sporen achterlaat op het whiteboard

Dat iedereen niet in dezelfde kamer is, betekent nog niet dat je niet kunt brainstormen op een whiteboard.

Microsoft Whiteboard is geïntegreerd bij elke Teams-vergadering, waardoor deelnemers kunnen bijdragen via touch, muis en digitale inkt. Whiteboard-sessies worden na elke vergadering opgeslagen en zijn beschikbaar voor later gebruik en kunnen gebruikt worden in de meetingchat.

7. Mis de vergadering niet, zelfs als je er niet bij was

Of je nu een paar minuten te laat bent of net een brandevacuatie had, er is een grote kans dat er wel iemand de vergadering zal missen. In plaats van nog een vergadering te houden om ze op de hoogte te brengen, kun je je Microsoft Teams-vergadering gewoon opnemen. Niet enkel wordt de opgeslagen vergadering opgeslagen in de cloud en wordt er een link gegeven in de meetingchat, maar deelnemers kunnen het vergadertranscript opzoeken en doorspoelen.

8. Weet en zie exact wat er gezegd wordt

Hoe vaak moeten mensen zichzelf herhalen tijdens een vergadergesprek?

Duidelijkheid is cruciaal voor het succes van een vergadering. Moedig deelnemers dus aan om live ondertiteling aan te zetten en de realtime ondertiteling te lezen. Dit is een baanbrekende functie voor mensen met gehoorbeperkingen, een ander niveau van taalkennis of verbinden via een luidruchtige locatie.

9. Kies toestellen waarmee je er op je best uitziet en klinkt

Microsoft biedt een volledig portfolio van Teams-gecertificeerde toestellen met video en audio van hoge kwaliteit. Verbind en start je meetings met één aanraking en kies waar en hoe je wilt werken met toestellen die ontworpen werden voor elke ruimte en werkstijl.

Ontdek meer ondersteuning

Ontdek hoe Microsoft elke organisatie kan helpen om vandaag te reageren

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

Gezondheidszorg

  • Ervaringen met de Surface Hub in de praktijk

    Ervaringen met de Surface Hub in de praktijk

    Kennis delen en samenbrengen op afstand. Dat is een van de grootste uitdagingen bij samenwerking in de zorg. Zowel de samenwerking tussen artsen zelf, als met andere ziekenhuizen en met verschillende zorgverleners. Een expert bij jou op bezoek laten komen kost tijd, energie en geld. Drie vormen van uitgaven die we veel liever spenderen aan […]

  • logo

    Waarom vertrouwen het sleutelelement is in de digitale transformatie van de gezondheidszorg.

    Mijn telefoon stond al weken roodgloeiend. Nu rinkelde hij alweer. “Veronica,” zei de stem aan de andere kant, “we hebben een idee!” Ik herkende de stem meteen. Ik ken Carlo Tachetti al bijna evenlang als dat ik voor Microsoft werk. Hij is professor aan de Universiteit van Vita-Salute San Raffaele en directeur van het Experimental […]

Industrie

  • Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Toen COVID-19 begin 2020 zich over heel Europa verspreidde, gingen bedrijven een nieuw digitaal afhankelijk tijdperk in. Social distancing zorgde ervoor dat verschillende bedrijven de deuren moesten sluiten. Organisaties werden aangespoord andere virtuele manieren te vinden waarop collega’s elkaar konden ontmoeten en samenwerken. Voor de Belgische bouwmaterialenspecialist Etex was dit een uitdaging waar ze klaar […]

  • een groot schip in een watermassa

    Euronav stapte over op de cloud: “Spikes heeft samen met ons een uitstekende oplossing uitgewerkt”

    Euronav kende Spikes als een bedrijf dat zich sterk profileert in het ontwikkelen van functionele samenwerkingsoplossingen – met een expertise in Microsoft 365. Dat was precies de partner waarnaar Euronav op zoek was. Het feit dat Spikes, net als Euronav, gevestigd is in Antwerpen, was een groot pluspunt. Het bedrijf besloot de handen ineen te […]

Onderwijs

  • Hoe je traditionele onderwijsmethodes verrijkt met Microsoft Teams

    Hoe je traditionele onderwijsmethodes verrijkt met Microsoft Teams

    COVID-19 heeft een enorme impact op de dagelijkse routines van miljoenen onderwijzers en studenten wereldwijd. Het Microsoft Education-team blijft zich inzetten om iedereen te helpen verbonden en betrokken te blijven via leren vanop afstand. En nu landen beginnen te herstellen van de crisis, helpt Microsoft scholen om zich vertrouwd te maken met ‘blended learning’ – […]

  • Onderwijs Is Van Iedereen.

    Onderwijs Is Van Iedereen.

    Met vereende krachten kunnen we inclusief en toegankelijk onderwijs realiseren. Het onderwijs is in volle verandering en de motor van deze digitale versnelling de afgelopen 2 jaar was uiteraard de wereldwijde pandemie. Het heeft ons voor een immense uitdagingen geplaatst maar het volledige Vlaams onderwijsveld heeft enorme veerkracht, creativiteit en doorzettingsvermogen getoond om de continuïteit […]

Overheid

  • Iceland runs on Trust

    Hoe de cloud een klein land hielp om grote ambities te verwezenlijken

    In december 2015 voerde de IJslandse regering een herziening van de digitale infrastructuur in. Met meer dan 100 verschillende leveranciers die beheerd worden door meer dan 100 IT-managers in elke publieke instelling, was de opdracht duidelijk: de activiteiten vereenvoudigen en de IT stroomlijnen voor meer dan 20.000 gebruikers. De oplossing: Twee en een half jaar […]

  • Een boot in Söderhamn

    Ontdek hoe riskante, onveilige bestandsdeling een overheidsinstantie inspireerde

    “Dit bestand is te groot om te verzenden.” We kennen het allemaal. Als de tijd dringt en een bestand is te groot om veilig te verzenden, worden riskante openbare methoden voor bestandsoverdracht ineens heel aantrekkelijk. Veiligheid wordt overboord gegooid en maakt plaats voor gemak. Voor lokale overheden creëert dit een systematisch probleem en enorme veiligheidsrisico’s. […]

Retail

  • GDPR en retail: Vier GDPR-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

    GDPR en retail: Vier GDPR-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

    Ontdek hoe we je kunnen helpen om te voldoen aan de GDPR-vereisten met oplossingen van nu: Je huidige risicoprofiel evolueren “Hoe weet ik waaraan ik reeds voldoe en waarop ik moet letten?” Dat is een van de meest gestelde vragen van retailers over GDPR. Het is ook één van de moeilijkste vragen om te beantwoorden, […]

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend blijven uitbreiden. Het bedrijf   is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om de meeste vorige services te […]

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

  • Iceland runs on Trust

    Hoe de cloud een klein land hielp om grote ambities te verwezenlijken

    In december 2015 voerde de IJslandse regering een herziening van de digitale infrastructuur in. Met meer dan 100 verschillende leveranciers die beheerd worden door meer dan 100 IT-managers in elke publieke instelling, was de opdracht duidelijk: de activiteiten vereenvoudigen en de IT stroomlijnen voor meer dan 20.000 gebruikers. De oplossing: Twee en een half jaar […]

Klantverhalen

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend blijven uitbreiden. Het bedrijf   is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om de meeste vorige services te […]

None

  • 75% van de Belgische kmo’s wint tijd dankzij technologie

    75% van de Belgische kmo’s wint tijd dankzij technologie

    Brengt werken in een kmo meer of minder stress met zich mee dan een kantoorbaan in een groot bedrijf? Waarom voelen mensen de nood om een eigen zaak te starten? En houden die starters dat lang vol? Wij legden ons oor te luisteren bij 13.000 ondernemers over heel Europa tijdens een grootschalige studie. We legden […]

Pers

Security & Privacy

Tips

  • Een groep mensen aan een tafel

    Eén samenwerkingshub om de verkoop te doen stijgen

    Weet je wat het geheim is van het verkoopsucces van Microsoft? Samenwerking. Dit staat centraal in de cultuur en oplossingen van Microsoft. Bedrijven die investeren in teamwork, doen het vandaag de dag een stuk beter. Samenwerking kan dus het verschil bepalen tussen winst en verlies. Vergeleken met vijf jaar geleden besteedt de gemiddelde IT-medewerker 50% […]