Stad Luik: besluitvorming in moeilijke tijden vergemakkelijken

Patrick Viaene

Patrick Viaene

Modern Workplace & Security Lead

Leestijd, 6 min.
Voor veel organisaties heeft de door COVID-19 opgelegde social distancing de dagelijkse activiteiten drastisch vertraagd – en voor sommigen zelfs stopgezet. Maar voor de lokale overheden in heel Europa, zoals de Belgische stad Luik, was vertragen geen optie.

Van het ondersteunen van burgers en bedrijven tot het beschermen van eerstelijnswerkers, de stad Luik moest snel zorgen voor stabiliteit tijdens deze crisis en dat belangrijke beslissingen nog steeds op democratische wijze konden worden genomen. Dit was echter niet gemakkelijk als verkozenen elkaar niet veilig in dezelfde ruimte konden ontmoeten. Een uitdaging waaraan de stad zich echter snel heeft aangepast met een veilige videoconferentie-oplossing.

“Toen COVID-19 toesloeg, heeft de gewestelijke regering een speciaal besluit genomen dat de gemeenteraad toestaat om via videoconferentie te stemmen”, zegt Benoit Joseph, CIO voor de stad Luik. “Volgens de wet moeten deze vergaderingen namelijk altijd in persoon plaatsvinden waardoor het een grote stap was voor onze administratie.”

Enkele jaren geleden werden er reeds hulpmiddelen voor telewerken ingevoerd, hierdoor had de stad al een vertrouwde en veilige manier om te blijven besturen zonder de regels rond social distancing te overtreden. Aangezien slechts een klein aantal gemeenteraadsleden vertrouwd waren met deze manier van werken, was het aan Joseph en zijn team om iedereen te helpen zich snel aan te passen en ervoor te zorgen dat de wettelijke voorschriften werden nageleefd.

“Iedereen had haast om deze tools te gebruiken en dingen voor elkaar te krijgen, wat geweldig was, maar daarnaast was het ook belangrijk dat ze nadachten over welke gegevens ze deelden.”

Balans tussen moderne en traditionele waarden

Luik ligt in het zuidelijke Franstalige deel van België en is de derde grootste stad van het land met bijna 200.000 inwoners.

Met een brede demografie van culturen en nationaliteiten, hecht de stad waarde aan een open en transparante relatie met haar burgers. Het hele jaar door runnen ze openbare forums en financieren ze projecten die helpen bij het ondersteunen van de vele sociale evenementen waar Luik bekend om staat.

Binnen de gemeenteraad houden de stadswetten de zaken echter iets traditioneler.

“Volgens de wet moeten verkozenen allemaal minstens tien keer per jaar fysiek bijeenkomen”, legt Joseph uit. “Belangrijke beslissingen moeten nog steeds met de hand worden ondertekend zodat we een papieren exemplaar in ons bestand hebben. Waar mogelijk werken we papierloos en gebruiken we technologie om deze processen te vereenvoudigen.”

De stad Luik startte in 2013 een digitale transformatie met een overstap naar Microsoft 365 – aanvankelijk om een gecentraliseerde e-mail- en agendaserver voor de hele administratie te implementeren, maar in de loop der jaren gebruikten ze ook andere tools zoals Microsoft OneDrive en Microsoft Teams om gemeenteraadleden efficiënter te laten samenwerken.

“In 2019 hebben we Teams getest om met andere sectoren te communiceren zoals de kinderopvang en de politie”, zegt hij. “We hebben groepen gemaakt om lopende projecten te beheren en updates en informatie veilig te delen. Op vlak van veiligheid beviel dit ons veel beter dan werken via e-mails omdat je gemakkelijk kunt bepalen wie deze documenten kan bekijken en bewerken.”

“Mijn uitdaging was om meer mensen aan te moedigen Teams te gebruiken. Sinds de uitbraak van COVID-19 veranderde echter alles, nu gebruikt iedereen het en het is mijn taak om ervoor te zorgen dat dit in veilige omstandigheden gebeurt.”

Een ongekende stap naar videoconferenties

In maart 2020 werd COVID-19 officieel bevestigd in België en werden nationale maatregelen voor social distancing ingevoerd. Een gebeurtenis waardoor de gewestelijke regering besloot om gemeenteraadsvergaderingen via videoconferentie te houden in plaats van in persoon.

“Gemeenteraadsvergaderingen moeten volgens de wet altijd fysiek plaatsvinden, maar door dit historische besluit konden we ze voor het eerst op afstand organiseren”, zegt Joseph. “Wij waren hier niet klaar voor, maar de technologie was dit wel dus hebben we snel een team opgezet om Microsoft Teams uit te rollen en ondersteuning te bieden waar nodig.”

“Sommige gemeenteraadsleden wilden nog steeds vergaderruimten gebruiken”, voegt Joseph toe. “Het stadhuis beschikte echter niet over de juiste hardware om op afstand met andere gemeenteraadsleden te vergaderen. Schermen en microfoons werden in elke vergaderruimte geïnstalleerd en al snel vond iedereen het vrij eenvoudig om deel te nemen aan deze vergaderingen.“

Het duurde niet lang voordat alle 1.500 medewerkers van de stad Luik gebruik maakten van Microsoft Teams zodat essentiële vergaderingen nog steeds op een veilige en gereguleerde manier konden plaatsvinden tijdens de COVID-19-lockdown van het land.

“Deze vergaderingen van op afstand verschillen immers niet zo veel van onze fysieke vergaderingen”, zegt Joseph. “Mensen stellen en beantwoorden vragen, en omdat je kunt zien wie aan het woord is, worden de regels van de gemeenteraad nog steeds gerespecteerd.”

“We zorgden er reeds voor dat Teams aan onze veiligheidsregels voldeed, zo konden de gemeenteraadsleden gevoelige informatie bespreken en hun scherm delen om slides te presenteren zoals ze dat in fysieke vergaderingen ook zouden doen.”

“In sommige opzichten is alles veranderd maar tegelijkertijd is alles precies hetzelfde gebleven.”

Zich houden aan regels en voorschriften

Zoals elk bestuursorgaan moet de stad Luik strikte regels volgen zodat beslissingen eerlijk en democratisch worden genomen. Een praktijk die nog steeds wordt gerespecteerd sinds de overstap naar een werkomgeving op afstand.

“Het was heel belangrijk dat we de regels vanuit juridisch perspectief volgden”, legt Joseph uit. “Uit veiligheidsoverwegingen hebben we het inloggen met Microsoft-inloggegevens verplicht zodat we wisten wie bij een vergadering aanwezig was en mogelijk ook restrictiever konden zijn over wie de vergaderingen mocht bijwonen.”

“De algemene directeur speelde hierin een belangrijke rol – het zou gaan om iemand die buiten de politieke kringen en boven de gemeenteraad staat, waardoor hij/zij verantwoordelijk zou zijn voor het toezicht op alle besluiten. Met Teams kon hij/zij gemakkelijk de notulen van de vergadering bekijken en ervoor zorgen dat alles eerlijk werd uitgevoerd.”

“Daarnaast maakten we ook gebruik van Microsoft Forms om stemmingen te houden”, voegt hij toe. “De stemmingen moeten anoniem blijven om de regels te respecteren, via Microsoft Forms kan iedereen van thuis uit vertrouwelijk zijn stem uitbrengen en heeft alleen de algemene directeur toegang tot de resultaten.”

A modern building in Liège

De behoefte aan technologie begrijpen

Als hij terugkijkt naar de afgelopen maanden, kan Joseph zich niet voorstellen dat de stad Luik zou terugkeren naar het leven vóór Microsoft Teams. Hij denkt dat iedereen inmiddels het potentieel heeft ingezien dat deze tools hen in de toekomst kunnen bieden.

“In de toekomst kunnen we Teams ook inzetten voor sommige operationele vergaderingen zodat we ons niet meer moeten begeven naar de verschillende kantoren van de stad Luik”, zegt hij. “We kunnen op die manier gemakkelijk een uur verplaatsingstijd besparen zodat mensen zoals onder andere de algemene directeur ongetwijfeld aan efficiëntie zouden winnen.”

“We vergaderen ook regelmatig met mensen uit Frankrijk en Nederland. Het zou geweldig zijn om in het stadhuis een ruimte te hebben met de nodige hardware-opstelling om ook voor deze belangrijke vergaderingen op afstand te kunnen samen zitten, rekening houdend met collega’s die van thuis uit werken.”

Hoewel niemand de gebeurtenissen van COVID-19 had kunnen voorspellen, hebben de investeringen van de stad Luik in de technologie hen geholpen om in deze moeilijke tijden op koers te blijven – wat nog maar eens het essentiële belang van CIO’s zoals Joseph aantoont die ervoor zorgen dat organisaties steeds gericht blijven op de toekomst.

Blijf productief met deze oplossingen voor het werken vanop afstand

Ontdek hoe je je teams verbonden, productief en veilig houdt

Financiën en verzekeringen

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

Gezondheidszorg

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    De “Big Bang”-aanpak van digitale transformatie en hoe je dat voor elkaar krijgt

    Tegenwoordig bestaat de ‘normale gang van zaken’ niet meer. Verandering en innovatie zijn de nieuwe norm. Denk maar aan de veranderingen die je organisatie op dit moment doormaakt met nieuwe technologie en technieken die om nieuwe houdingen en verwachtingen vragen van zowel medewerkers als klanten. Alles verandert. Het enige wat al die veranderingen gemeen hebben, […]

  • Slimmer samenwerken in de praktijk met Surface Hub

    Slimmer samenwerken in de praktijk met Surface Hub

    Technologie kan levens redden. Wanneer we expertise van artsen bundelen, weten we meer. Maar iedere keer een expert naar de andere locatie sturen, kost veel tijd, geld en energie. Daar is nu een oplossing voor: vergaderen op afstand met de Microsoft Surface Hub. Twee Belgische zorginstellingen namen alvast de proef op de som. Bekijk de […]

Industrie

  • Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Toen COVID-19 begin 2020 zich over heel Europa verspreidde, gingen bedrijven een nieuw digitaal afhankelijk tijdperk in. Social distancing zorgde ervoor dat verschillende bedrijven de deuren moesten sluiten. Organisaties werden aangespoord andere virtuele manieren te vinden waarop collega’s elkaar konden ontmoeten en samenwerken. Voor de Belgische bouwmaterialenspecialist Etex was dit een uitdaging waar ze klaar […]

  • een groot schip in een watermassa

    Euronav stapte over op de cloud: “Spikes heeft samen met ons een uitstekende oplossing uitgewerkt”

    Euronav kende Spikes als een bedrijf dat zich sterk profileert in het ontwikkelen van functionele samenwerkingsoplossingen – met een expertise in Microsoft 365. Dat was precies de partner waarnaar Euronav op zoek was. Het feit dat Spikes, net als Euronav, gevestigd is in Antwerpen, was een groot pluspunt. Het bedrijf besloot de handen ineen te […]

Onderwijs

  • Ontdek 5 tips om thuis te werken met kinderen

    Ontdek 5 tips om thuis te werken met kinderen

    Hulp en advies voor mensen die werk en kinderopvang in balans proberen te brengen tijdens de COVID-19 verstoring.

  • Een nieuwe kijk op onderwijs: van leren op afstand naar hybride leren

    Een nieuwe kijk op onderwijs: van leren op afstand naar hybride leren

    De COVID-19-pandemie heeft geleid tot een stortvloed aan reacties van diverse individuen en groepen over hoe het onderwijs getransformeerd kan worden. We kwamen tot de ontdekking dat er belangstelling bestaat voor de vraag: “Hoe kunnen we het best de nieuwe mogelijkheden aangrijpen die deze disruptie met zich meebrengt?” Wat mensen hard nodig hebben, zijn mogelijkheden om samen te werken en trajecten te vinden die het […]

Overheid

  • Iceland runs on Trust

    Hoe de cloud een klein land hielp om grote ambities te verwezenlijken

    In december 2015 voerde de IJslandse regering een herziening van de digitale infrastructuur in. Met meer dan 100 verschillende leveranciers die beheerd worden door meer dan 100 IT-managers in elke publieke instelling, was de opdracht duidelijk: de activiteiten vereenvoudigen en de IT stroomlijnen voor meer dan 20.000 gebruikers. De oplossing: Twee en een half jaar […]

  • Een boot in Söderhamn

    Ontdek hoe riskante, onveilige bestandsdeling een overheidsinstantie inspireerde

    “Dit bestand is te groot om te verzenden.” We kennen het allemaal. Als de tijd dringt en een bestand is te groot om veilig te verzenden, worden riskante openbare methoden voor bestandsoverdracht ineens heel aantrekkelijk. Veiligheid wordt overboord gegooid en maakt plaats voor gemak. Voor lokale overheden creëert dit een systematisch probleem en enorme veiligheidsrisico’s. […]

Retail