Stad Luik: besluitvorming in moeilijke tijden vergemakkelijken

Patrick Viaene

Patrick Viaene

Modern Workplace & Security Lead

Leestijd, 6 min.
Voor veel organisaties heeft de door COVID-19 opgelegde social distancing de dagelijkse activiteiten drastisch vertraagd – en voor sommigen zelfs stopgezet. Maar voor de lokale overheden in heel Europa, zoals de Belgische stad Luik, was vertragen geen optie.

Van het ondersteunen van burgers en bedrijven tot het beschermen van eerstelijnswerkers, de stad Luik moest snel zorgen voor stabiliteit tijdens deze crisis en dat belangrijke beslissingen nog steeds op democratische wijze konden worden genomen. Dit was echter niet gemakkelijk als verkozenen elkaar niet veilig in dezelfde ruimte konden ontmoeten. Een uitdaging waaraan de stad zich echter snel heeft aangepast met een veilige videoconferentie-oplossing.

“Toen COVID-19 toesloeg, heeft de gewestelijke regering een speciaal besluit genomen dat de gemeenteraad toestaat om via videoconferentie te stemmen”, zegt Benoit Joseph, CIO voor de stad Luik. “Volgens de wet moeten deze vergaderingen namelijk altijd in persoon plaatsvinden waardoor het een grote stap was voor onze administratie.”

Enkele jaren geleden werden er reeds hulpmiddelen voor telewerken ingevoerd, hierdoor had de stad al een vertrouwde en veilige manier om te blijven besturen zonder de regels rond social distancing te overtreden. Aangezien slechts een klein aantal gemeenteraadsleden vertrouwd waren met deze manier van werken, was het aan Joseph en zijn team om iedereen te helpen zich snel aan te passen en ervoor te zorgen dat de wettelijke voorschriften werden nageleefd.

“Iedereen had haast om deze tools te gebruiken en dingen voor elkaar te krijgen, wat geweldig was, maar daarnaast was het ook belangrijk dat ze nadachten over welke gegevens ze deelden.”

Balans tussen moderne en traditionele waarden

Luik ligt in het zuidelijke Franstalige deel van België en is de derde grootste stad van het land met bijna 200.000 inwoners.

Met een brede demografie van culturen en nationaliteiten, hecht de stad waarde aan een open en transparante relatie met haar burgers. Het hele jaar door runnen ze openbare forums en financieren ze projecten die helpen bij het ondersteunen van de vele sociale evenementen waar Luik bekend om staat.

Binnen de gemeenteraad houden de stadswetten de zaken echter iets traditioneler.

“Volgens de wet moeten verkozenen allemaal minstens tien keer per jaar fysiek bijeenkomen”, legt Joseph uit. “Belangrijke beslissingen moeten nog steeds met de hand worden ondertekend zodat we een papieren exemplaar in ons bestand hebben. Waar mogelijk werken we papierloos en gebruiken we technologie om deze processen te vereenvoudigen.”

De stad Luik startte in 2013 een digitale transformatie met een overstap naar Microsoft 365 – aanvankelijk om een gecentraliseerde e-mail- en agendaserver voor de hele administratie te implementeren, maar in de loop der jaren gebruikten ze ook andere tools zoals Microsoft OneDrive en Microsoft Teams om gemeenteraadleden efficiënter te laten samenwerken.

“In 2019 hebben we Teams getest om met andere sectoren te communiceren zoals de kinderopvang en de politie”, zegt hij. “We hebben groepen gemaakt om lopende projecten te beheren en updates en informatie veilig te delen. Op vlak van veiligheid beviel dit ons veel beter dan werken via e-mails omdat je gemakkelijk kunt bepalen wie deze documenten kan bekijken en bewerken.”

“Mijn uitdaging was om meer mensen aan te moedigen Teams te gebruiken. Sinds de uitbraak van COVID-19 veranderde echter alles, nu gebruikt iedereen het en het is mijn taak om ervoor te zorgen dat dit in veilige omstandigheden gebeurt.”

Een ongekende stap naar videoconferenties

In maart 2020 werd COVID-19 officieel bevestigd in België en werden nationale maatregelen voor social distancing ingevoerd. Een gebeurtenis waardoor de gewestelijke regering besloot om gemeenteraadsvergaderingen via videoconferentie te houden in plaats van in persoon.

“Gemeenteraadsvergaderingen moeten volgens de wet altijd fysiek plaatsvinden, maar door dit historische besluit konden we ze voor het eerst op afstand organiseren”, zegt Joseph. “Wij waren hier niet klaar voor, maar de technologie was dit wel dus hebben we snel een team opgezet om Microsoft Teams uit te rollen en ondersteuning te bieden waar nodig.”

“Sommige gemeenteraadsleden wilden nog steeds vergaderruimten gebruiken”, voegt Joseph toe. “Het stadhuis beschikte echter niet over de juiste hardware om op afstand met andere gemeenteraadsleden te vergaderen. Schermen en microfoons werden in elke vergaderruimte geïnstalleerd en al snel vond iedereen het vrij eenvoudig om deel te nemen aan deze vergaderingen.“

Het duurde niet lang voordat alle 1.500 medewerkers van de stad Luik gebruik maakten van Microsoft Teams zodat essentiële vergaderingen nog steeds op een veilige en gereguleerde manier konden plaatsvinden tijdens de COVID-19-lockdown van het land.

“Deze vergaderingen van op afstand verschillen immers niet zo veel van onze fysieke vergaderingen”, zegt Joseph. “Mensen stellen en beantwoorden vragen, en omdat je kunt zien wie aan het woord is, worden de regels van de gemeenteraad nog steeds gerespecteerd.”

“We zorgden er reeds voor dat Teams aan onze veiligheidsregels voldeed, zo konden de gemeenteraadsleden gevoelige informatie bespreken en hun scherm delen om slides te presenteren zoals ze dat in fysieke vergaderingen ook zouden doen.”

“In sommige opzichten is alles veranderd maar tegelijkertijd is alles precies hetzelfde gebleven.”

Zich houden aan regels en voorschriften

Zoals elk bestuursorgaan moet de stad Luik strikte regels volgen zodat beslissingen eerlijk en democratisch worden genomen. Een praktijk die nog steeds wordt gerespecteerd sinds de overstap naar een werkomgeving op afstand.

“Het was heel belangrijk dat we de regels vanuit juridisch perspectief volgden”, legt Joseph uit. “Uit veiligheidsoverwegingen hebben we het inloggen met Microsoft-inloggegevens verplicht zodat we wisten wie bij een vergadering aanwezig was en mogelijk ook restrictiever konden zijn over wie de vergaderingen mocht bijwonen.”

“De algemene directeur speelde hierin een belangrijke rol – het zou gaan om iemand die buiten de politieke kringen en boven de gemeenteraad staat, waardoor hij/zij verantwoordelijk zou zijn voor het toezicht op alle besluiten. Met Teams kon hij/zij gemakkelijk de notulen van de vergadering bekijken en ervoor zorgen dat alles eerlijk werd uitgevoerd.”

“Daarnaast maakten we ook gebruik van Microsoft Forms om stemmingen te houden”, voegt hij toe. “De stemmingen moeten anoniem blijven om de regels te respecteren, via Microsoft Forms kan iedereen van thuis uit vertrouwelijk zijn stem uitbrengen en heeft alleen de algemene directeur toegang tot de resultaten.”

A modern building in Liège

De behoefte aan technologie begrijpen

Als hij terugkijkt naar de afgelopen maanden, kan Joseph zich niet voorstellen dat de stad Luik zou terugkeren naar het leven vóór Microsoft Teams. Hij denkt dat iedereen inmiddels het potentieel heeft ingezien dat deze tools hen in de toekomst kunnen bieden.

“In de toekomst kunnen we Teams ook inzetten voor sommige operationele vergaderingen zodat we ons niet meer moeten begeven naar de verschillende kantoren van de stad Luik”, zegt hij. “We kunnen op die manier gemakkelijk een uur verplaatsingstijd besparen zodat mensen zoals onder andere de algemene directeur ongetwijfeld aan efficiëntie zouden winnen.”

“We vergaderen ook regelmatig met mensen uit Frankrijk en Nederland. Het zou geweldig zijn om in het stadhuis een ruimte te hebben met de nodige hardware-opstelling om ook voor deze belangrijke vergaderingen op afstand te kunnen samen zitten, rekening houdend met collega’s die van thuis uit werken.”

Hoewel niemand de gebeurtenissen van COVID-19 had kunnen voorspellen, hebben de investeringen van de stad Luik in de technologie hen geholpen om in deze moeilijke tijden op koers te blijven – wat nog maar eens het essentiële belang van CIO’s zoals Joseph aantoont die ervoor zorgen dat organisaties steeds gericht blijven op de toekomst.

Blijf productief met deze oplossingen voor het werken vanop afstand

Ontdek hoe je je teams verbonden, productief en veilig houdt

Financiën en verzekeringen

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

  • een mens die voor een computer zit

    Liantis adviseert ondernemers digitaal met zijn platform My Liantis

    HR-dienstverlener Liantis brengt de nieuwe tool ‘Bedrijfsleidersbeheer’ uit op zijn online platform My Liantis. Hierdoor wordt het eenvoudiger voor boekhouders om de loonpakketten van hun klanten-zaakvoerders te bekijken, te beheren en sociale bijdragen en de tweede pensioenpijler te optimaliseren. Dankzij deze online tool is het bovendien niet langer nodig voor boekhouders om handmatig alle parameters […]

Gezondheidszorg

  • Lync goede remedie voor artsen en patiënten

    Lync goede remedie voor artsen en patiënten

    Het UZ Brussel migreerde hun medewerkers naar Microsoft Lync. Daardoor beschikken ze nu over een programma voor chat, e-mail, telefonie, audio- en videoconferentie. Zo worden patiënten sneller en beter geholpen. Microsoft Lync werkt ook goed samen met andere technologieën, zoals de bestaande videoconferencing, de telefooncentrale en de andere Microsoft-toepassingen die het ziekenhuis gebruikt.  Zo kan […]

  • Ervaringen met de Surface Hub in de praktijk

    Ervaringen met de Surface Hub in de praktijk

    Kennis delen en samenbrengen op afstand. Dat is een van de grootste uitdagingen bij samenwerking in de zorg. Zowel de samenwerking tussen artsen zelf, als met andere ziekenhuizen en met verschillende zorgverleners. Een expert bij jou op bezoek laten komen kost tijd, energie en geld. Drie vormen van uitgaven die we veel liever spenderen aan […]

Industrie

  • De haven van North Sea Port.

    North Sea Port integreert en beveiligt haar operaties met Microsoft 365

    De fusie van Belgische Havenbedrijf Gent en Nederlandse Zeeland Seaports tot North Sea Port, ging gepaard met een keuze voor Microsoft 365. Het bedrijf koos voor een flexibele oplossing om hun IT-infrastructuur volledig te integreren. Cruciaal in deze operatie was het garanderen van de beveiliging in de organisatie. Voor de meer dan 300 medewerkers leidt […]

  • een groot schip in een watermassa

    Euronav stapte over op de cloud: “Spikes heeft samen met ons een uitstekende oplossing uitgewerkt”

    Euronav kende Spikes als een bedrijf dat zich sterk profileert in het ontwikkelen van functionele samenwerkingsoplossingen – met een expertise in Microsoft 365. Dat was precies de partner waarnaar Euronav op zoek was. Het feit dat Spikes, net als Euronav, gevestigd is in Antwerpen, was een groot pluspunt. Het bedrijf besloot de handen ineen te […]

Onderwijs

Overheid

Retail