iemand die aan een bureau voor een laptopcomputer zit

De beste tips om slimmer vanop afstand te werken met Microsoft Teams

Patrick Viaene

Patrick Viaene

Modern Workplace & Security Lead

Leestijd, 6 min.

Nu vanop afstand werken voor velen het nieuwe normaal is, moeten mensen nieuwe manieren vinden om effectief te functioneren als een team.

Microsoft Teams werd ontworpen om collega’s productief te verbinden en te verzekeren dat iedereen even goed, efficiënt en veilig kan (samen)werken als op kantoor.

Dus, of je het nu al gebruikt of het nog moet uitproberen, hier zijn zes tips zodat je alles uit Microsoft Teams kunt halen terwijl je van thuis uit werkt – of om het even waar:

1. Maak al je vergaderingen productiever

Uit recent onderzoek van Microsofts Work Reworked blijkt dat mensen het gevoel hebben dat ze maar liefst 52% van hun werktijd elke week inefficiënt besteden aan zaken als onnodige onderbrekingen, zoeken naar informatie en inefficiënte vergaderingen.

Dankzij de uitgebreide mogelijkheden van Microsoft Teams-vergaderingen voorkom je frustratie en inefficiëntie door alles wat je nodig hebt voor elke vergadering op één plek te verzamelen. Bij de planning van vergaderingen kun je Teams gebruiken om een agenda, voorbereidende documenten en andere gesprekspunten toe te voegen.

Vervolgens kun je tijdens de vergadering iedereen bij de les houden door video in te schakelen voor een meer betrokken persoonlijke ervaring, de achtergrond te vervagen om afleiding te voorkomen en live ondertitels te gebruiken zodat elk woord dat gesproken wordt duidelijk is voor iedereen. Bovendien kun je samenwerken aan Office 365-documenten en ideeën in realtime ontwikkelen met het digitale whiteboard.

Na de vergadering zijn alle materialen van de vergadering, waaronder een opname, actiepunten, whiteboard en vergadernotities, beschikbaar in de chat zodat je team het gesprek kan voortzetten en kan samenwerken aan de onderwerpen die aan bod kwamen tijdens de vergadering. Dat betekent dat iedereen op de hoogte is en niemand gefrustreerd raakt bij het zoeken naar materiaal dat tijdens de vergadering werd ontwikkeld of weergegeven. Zelfs wie er niet bij kon zijn.

2. Organiseer grotere live evenementen online met Microsoft Teams

Met live evenementen van Microsoft Teams kun je ook grotere live vergaderingen organiseren, zoals bijeenkomsten met het management, marketingwebinars, lanceringsevenementen en trainingsevenementen – en kun je presentaties geven met meer dan 100.000 aanwezigen binnen of buiten je organisatie. Dat betekent dat je zeker weet dat iedereen die op afstand werkt, kan deelnemen en op de hoogte blijft.

3. Voeg je favoriete apps en bots toe aan Microsoft Teams

Met apps kun je meer doen in Microsoft Teams. Denk aan de bekende tools, bestanden en dashboards die je organisatie al gebruikt. Veel daarvan kunnen worden toegevoegd aan Microsoft Teams en je kunt nieuwe toevoegen in Apps. Je kunt de apps en bots zowel in chats als in kanalen gebruiken, zodat je over alle relevante informatie en tools beschikt die je nodig hebt om zo productief mogelijk te werken, met wie je ook werkt.

Hier zijn een paar interessante apps en bots. Ga naar de sectie Apps in Teams om er nog meer te ontdekken. Er worden voortdurend nieuwe toegevoegd.

Wie: Gebruik deze bot om informatie over iedereen in je organisatie te vinden. Je kunt ook het tabblad voor vergaderingen bekijken voor informatie over de deelnemers, zodat je precies weet met wie je straks vergadert. Het is ook erg handig wanneer je een bericht krijgt van iemand die je niet kent en snel wilt weten wie ze zijn en waar ze aan werken.

Microsoft Planner: Organiseer aankomende taken door een of meer Planner-tabbladen toe te voegen aan je Teams-kanaal. Je kunt de status van bestaande taken bijhouden en een melding ontvangen als er een nieuwe aan je wordt toegewezen.

Icebreaker: Dankzij deze Microsoft Teams-bot krijgt je team een sterkere band doordat elke week twee willekeurige teamleden worden gekoppeld om elkaar online of – indien mogelijk – offline te ontmoeten. De bot maakt het plannen van deze ontmoetingen eenvoudig door automatisch tijden voor te stellen waarop beiden beschikbaar zijn. Het is goed voor het versterken van persoonlijke relaties tussen teams op afstand, waardoor je een hechte gemeenschap kunt bouwen en onderhouden.

Crisiscommunicatie: Onder bepaalde omstandigheden kan het nodig zijn om informatie en teamwerk te coördineren als reactie op een noodsituatie. Deze oplossing voor snel optreden kan eenvoudig worden geïmplementeerd en aangepast door elke organisatie.

4. Samenwerken aan Office-bestanden in Microsoft Teams

Als je vanop afstand werkt, kan het nodig zijn om samen te werken met je team aan Office-documenten. In Microsoft Teams is dat heel eenvoudig omdat je Word-, Excel- of PowerPoint-documenten in de Teams-applicatie kunt maken, zodat je niet steeds van app hoeft te wisselen. Je kunt co-creëren met je collega’s, notities delen en opmerkingen toevoegen. Je kunt zelfs een chat of vergadering starten vanuit een document om wijzigingen te bespreken.

Er ontstaat geen verwarring meer over de versie en je hebt geen uitpuilend postvak met tegenstrijdige wijzigingen of opmerkingen meer, want je gebruikt één naadloos geïntegreerd samenwerkingsplatform.

5. Profiteer optimaal van de mobiele Microsoft Teams-app

Heb je Microsoft Teams geactiveerd op je mobiele telefoon? Deze app is de perfecte manier om op de hoogte te blijven van discussies terwijl je onderweg bent. Je kunt hiermee toegang krijgen tot al je teams, kanalen en bestanden en vergaderingen bijwonen vanaf je telefoon.

Maar onthoud om persoonlijke grenzen op te stellen en je werkuren te optimaliseren op de manier die het best bij je past. Het is eenvoudig om dit te doen door ‘stille uren’ en ‘stille dagen’ in te stellen – nog een erg handige functie beschikbaar in de mobiele instellingen van Microsoft Teams.

6. Maak al je vergaderingen inclusiever

Als je jouw interacties met collega’s analyseert tijdens een normale werkdag, zul je zien dat je netwerk ook bestaat uit collega’s van andere afdelingen, dochterondernemingen en landen.

Dus, denk eraan een Microsoft Teams-vergadering toe te voegen aan elk verzoek voor een vergadering. Op die manier kan iedereen in je team deelnemen, ongeacht waar ze zijn.

Vraag tijdens de vergadering of deelnemers hun video aanzetten zodat je een intiemere face-to-face omgeving kunt creëren. Schakel ook live ondertitels in zodat zij die jouw taal niet vloeiend spreken zich niet buitengesloten voelen. Dit zal voor meer (zelf)vertrouwen zorgen bij het delen van ideeën en het maken van opmerkingen.

Hetzelfde principe is van toepassing buiten vergaderingen. Het gebruik van de vertaalfunctie betekent dat mensen comfortabel ideeën kunnen delen in hun eigen taal via chat of kanalen.

Neem ten slotte de vergadering op zodat teamleden die de vergadering niet kunnen bijwonen, achteraf de opname kunnen bekijken – en op de hoogte blijven van de beslissingen en acties.

In het kort, als je eventjes de tijd neemt om Microsoft Teams en de vele werkverbeterende functies te leren kennen, zal het deze tijd echt meer dan waard zijn omdat jij en je team een productiever en verbonden geheel kunnen vormen – ondanks afstand, locatie en de eisen van deze transformerende periode. En dat is goed voor de teamgeest én voor het bedrijf.

Snelcursus Microsoft Teams

Volg gratis een snelcursus Microsoft Teams

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

Gezondheidszorg

  • Ervaringen met de Surface Hub in de praktijk

    Ervaringen met de Surface Hub in de praktijk

    Kennis delen en samenbrengen op afstand. Dat is een van de grootste uitdagingen bij samenwerking in de zorg. Zowel de samenwerking tussen artsen zelf, als met andere ziekenhuizen en met verschillende zorgverleners. Een expert bij jou op bezoek laten komen kost tijd, energie en geld. Drie vormen van uitgaven die we veel liever spenderen aan […]

  • Slimmer samenwerken in de praktijk met Surface Hub

    Slimmer samenwerken in de praktijk met Surface Hub

    Technologie kan levens redden. Wanneer we expertise van artsen bundelen, weten we meer. Maar iedere keer een expert naar de andere locatie sturen, kost veel tijd, geld en energie. Daar is nu een oplossing voor: vergaderen op afstand met de Microsoft Surface Hub. Twee Belgische zorginstellingen namen alvast de proef op de som. Bekijk de […]

Industrie

  • Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Toen COVID-19 begin 2020 zich over heel Europa verspreidde, gingen bedrijven een nieuw digitaal afhankelijk tijdperk in. Social distancing zorgde ervoor dat verschillende bedrijven de deuren moesten sluiten. Organisaties werden aangespoord andere virtuele manieren te vinden waarop collega’s elkaar konden ontmoeten en samenwerken. Voor de Belgische bouwmaterialenspecialist Etex was dit een uitdaging waar ze klaar […]

  • Etex creëert moderne werkplek voor werknemers

    Etex creëert moderne werkplek voor werknemers

    In een poging om de innovatie te versnellen, de gefragmenteerde organisatie te verlaten en één grote geïntegreerde familie te creëren, omarmde het Belgische bedrijf Etex de kracht van de technologie en implementeerde het de samenwerkingstools van Microsoft. De fabrikant is bezig om de meeste van zijn systemen over te brengen naar Microsoft’s Azure en is van […]

Onderwijs

  • een man die een laptopcomputer gebruikt die op een bureau zit

    Negen tips om van je les op afstand een succes te maken

    Koen Timmers, Microsoft Expert Educator fellow en docent Informatica, legt uit hoe technologie inspirerend online onderwijs kan ondersteunen.

  • Onderwijs Is Van Iedereen.

    Onderwijs Is Van Iedereen.

    Met vereende krachten kunnen we inclusief en toegankelijk onderwijs realiseren. Het onderwijs is in volle verandering en de motor van deze digitale versnelling de afgelopen 2 jaar was uiteraard de wereldwijde pandemie. Het heeft ons voor een immense uitdagingen geplaatst maar het volledige Vlaams onderwijsveld heeft enorme veerkracht, creativiteit en doorzettingsvermogen getoond om de continuïteit […]

Overheid

  • Brandweer Limburg werkt beter samen met Office 365

    Brandweer Limburg werkt beter samen met Office 365

    Door de hervorming van de brandweer vormen de honderden korpsen van vroeger nu 34 brandweerzones. Op 1 januari 2015 ontstond de Hulpverleningszone van Zuid-West Limburg als aparte entiteit met hoofdkantoor in Hasselt. Daar stond één persoon al een paar jaar in voor de IT, maar opeens moest die gaan zorgen voor een organisatie met 125 […]

  • een hand met een video game afstandsbediening

    Belgische federale politie lost misdaden sneller op met Microsoft 365

    Als zoon van een politieofficier is Wim Liekens, directeur van de operationele politionele informatie, CGO en ICT (CIO) bij de Belgische federale politie, oppgegroeid met inzicht uit eerste hand over hoe teamwerk en tools samengaan om uitstekend politiewerk te bevorderen. In mijn 25 jaar als politieagent en 17 jaar bij de Belgische federale politie heb […]

Retail

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

Klantverhalen

  • Familiehulp krijgt meer tijd voor haar patiënten door mobiele oplossingen

    Familiehulp krijgt meer tijd voor haar patiënten door mobiele oplossingen

    Familiehulp hoeven we niet meer voor te stellen. De organisatie biedt een waaier diensten aan van zorg en ondersteuning tot huishoudelijke hulp, voor iedereen met een zorgbehoefte. De organisatie heeft ‘Office 365 F1’ aangekocht om zeker te zijn dat de omschakeling naar GDPR-vereisten mogelijk is en tegelijkertijd om de efficiëntie van de medewerkers te verhogen. De […]

None

  • Geef je creativiteit een boost met Sway

    Geef je creativiteit een boost met Sway

    Via Sway komen je ideeën tot leven, op al je toestellen, en deel je ze makkelijk met de wereld. Sway is er voor Windows 10, iPhone en iPad. Creëer en deel iets nieuw Wat je maakt in Sway is veel meer dan een traditioneel document. Sway helpt je je creaties en verhaal snel en makkelijk […]

Pers

Security & Privacy

  • Hoe sneller voldoen aan de GDPR-voorschriften

    Hoe sneller voldoen aan de GDPR-voorschriften

    Met de nieuwe GDPR-wetgeving krijgen tal van bedrijven te maken met aanzienlijke veranderingen in de manier waarop ze hun gegevens verzamelen, gebruiken en beheren. Het mag dan wel ontmoedigend lijken, maar er bestaan manieren om het proces te versnellen. Eén enkele oplossing die altijd up-to-date is Databeheer is nu al een groot probleem voor bedrijven, […]

Tips

  • 4 manieren om het meeste uit je werknemers te halen dankzij Workplace Analytics

    4 manieren om het meeste uit je werknemers te halen dankzij Workplace Analytics

    Wil je met jouw bedrijf efficiënter werken? Start met het in kaart brengen van de pijnpunten. Workplace Analytics biedt inzichten wat voor impact bepaalde handelingen hebben op jouw bedrijf. Maar waar begin je? Wij geven je 4 manieren om veranderingen dankzij Workplace Analytics in Office 365 te realiseren: 1. Ontdek waar je tijd kan besparen […]