Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

Patrick Viaene

Patrick Viaene

Modern Workplace & Security Lead

Leestijd, 5 min.

Toen COVID-19 begin 2020 zich over heel Europa verspreidde, gingen bedrijven een nieuw digitaal afhankelijk tijdperk in.

Social distancing zorgde ervoor dat verschillende bedrijven de deuren moesten sluiten. Organisaties werden aangespoord andere virtuele manieren te vinden waarop collega’s elkaar konden ontmoeten en samenwerken. Voor de Belgische bouwmaterialenspecialist Etex was dit een uitdaging waar ze klaar voor waren aangezien ze al op de cloud gebaseerde infrastructuur en samenwerkingstools hadden geïmplementeerd in 2018.

“We beschikten al over een ‘digital-first’ oplossing om iedereen van op afstand te laten werken” zegt Dirk Altgassen, CIO van Etex Group. “De meeste werknemers waren gewend aan de technologie en gebruikten deze als onderdeel van hun dagelijkse activiteiten. Toen de beslissing werd genomen, verliep de overgang dus heel soepel.”

Doordat duizenden Etex werknemers vertrouwd waren met deze tools konden ze wereldwijd overstappen naar telewerken en dit met minimale hinder. 40% van de werknemers werken nu voor het eerst van thuis uit waardoor Etex’s IT departement hen snel van op afstand moest ondersteunen.

“In het verleden zouden we meer discussie hebben gevoerd over welke software mensen graag gebruiken” verklaart Bert Janssens, Head of Technology bij Etex. “Dit moest echter snel uitgerold worden zodat iedereen kon blijven verder werken – in enkele dagen merkten we reeds een significante stijging in gebruik en adoptie, en iedereen bedankte ons hiervoor.”

De mens centraal stellen in het bedrijf

Etex Group, opgericht in 1905, is een internationaal familiebedrijf gespecialiseerd in bouwmaterialen, met 101 productielocaties in 42 landen en een jaarlijkse omzet van ongeveer drie miljard euro.

Etex heeft wereldwijd meer dan 13.000 werknemers. Het bedrijf zorgt ervoor dat het zijn personeel de beste samenwerkingshulpmiddelen en -vaardigheden biedt via ‘Connect & Care’ – een belangrijke bedrijfswaarde die hen ertoe aanzet om teamwerk te koesteren en nieuwe manieren van werken te vinden. Het was deze aanpak in 2018 die Etex ertoe bracht een nieuwe op de cloud gebaseerde infrastructuur te implementeren via Microsoft Azure en Microsoft 365.

In maart 2020 leidde social distancing tot de sluiting van verschillende productielocaties. Het IT-team van Etex was ervan overtuigd dat ze de nodige tools hadden om werknemers van thuis uit te laten werken.

“We concentreerden ons op de niet-fabrieksarbeiders – we hadden 9.000 Microsoft 365-gebruikers met toegang tot Microsoft Teams die op afstand konden werken” zegt Janssens. “Ongeveer 60% gebruikte Teams al dus onze focus lag op het overtuigen van de andere 40% om het platform te gebruiken zodat iedereen kon samenwerken.”

“Een paar jaar geleden zijn we met deze transformatie begonnen maar het is pas toen COVID-19 toesloeg dat iedereen de waarde van deze tools en het systeem als geheel is gaan inzien.”

Snel een nieuwe oplossing adopteren

Omdat ze geen nieuwe technologie moesten uitrollen, lag de belangrijkste focus van Etex op een adoptieprogramma dat via het intranet van het bedrijf werd gehost. Dit programma ging gepaard met e-learning en online trainingssessies om de voordelen van de Microsoft 365-tools te communiceren. Dit werkte samen met een aangepast programma genaamd “GoTeams” om afdelingen te begeleiden bij het gebruik van nieuwe manieren van werken op digitale platforms.

“Sommigen gebruikten Teams elke dag en anderen hadden het nog nooit geprobeerd, er was dus een leercurve die we moesten aanpakken” legt Bert uit. “Hierbij moesten we niet alleen uitleggen hoe je vergaderingen kunt starten en presentaties kunt delen, maar we zorgden er ook voor dat mensen nieuwe manieren vonden om niet-werkgerelateerde gesprekken voort te zetten.”

“Je komt niemand meer tegen bij de koffiemachine – je moet ze actief benaderen via Teams chat of zelf opbellen. Het is die nieuwe mentaliteit die we moesten overbrengen en deze communicaties hielpen om vast te stellen hoe iedereen deze tools in het dagelijkse leven kon gebruiken.”

“Als je thuis bent en de ene meeting de andere opvolgt, realiseer je je misschien niet dat je al 12 uur achter een scherm zit,” voegt hij toe. “We wilden dat iedereen niet alleen de juiste tools had, maar ook de juiste begeleiding voor thuiswerken zoals hoe je dag organiseren, wanneer pauzes inlassen en eenvoudige oefeningen om het verschil te maken tussen thuiswerken en thuis zijn.”

Het intranet bood ook training over andere relevante onderwerpen, zoals de veilige toegang tot cloudgegevens van thuis uit of het gebruik van Microsofts multifactoriële authenticatie – een recente upgrade van de 2-factor authenticatie om de gegevensbeveiliging van Etex buiten het kantoor te vergroten.

“De onlinetraining was geweldig omdat honderden werknemers tegelijkertijd deze informatie konden krijgen” herinnert Dirk zich. “Het was ook gemakkelijk om deze te vertalen en uit te rollen in onze Etex-regio’s. Als intern programma konden we de training eenvoudig delen met onze lokale kantoren, zonder telkens het wiel te moeten heruitvinden.”

Overgang naar een digitale werkplek

Microsoft Teams is binnen Etex een essentieel hulpmiddel geworden, met in het begin veel sceptici die terughoudend waren om Skype voor bedrijven achter te laten maar nu fervente voorstanders zijn van het platform.

“Vóór COVID-19 hadden we ongeveer 8.000 Teams-activiteiten per dag” zegt Bert. “Een week later waren er dat 40.000, waaruit blijkt dat mensen zich snel kunnen aanpassen wanneer alles digitaal wordt.”

Microsoft Teams is naast een veilig platform voor vergaderingen en het delen van vertrouwelijke gegevens ook een tool waar werknemers hun eigen teams creëren om efficiënter samen te werken aan projecten – een eigenschap waar Dirk grote fan van is.

“Het is een geweldige manier om onze lopende projecten te beheren” zegt hij. “Na het creëren van een ticket is een nieuw teams kanaal binnen enkele minuten beschikbaar. Daarna heeft de paginabeheerder de volledige controle over wie toegang heeft zonder dat IT er nog moet tussenkomen – wat het voor alle NDA-projecten veel eenvoudiger maakt.”

Basis voor blended werken

Nu Etex zijn kantoren begint te heropenen, gelooft Dirk dat het succes van telewerken in de toekomst een nieuwe flexibiliteit voor werknemers zal bieden.

“We laten slechts 40% mensen toe in ons hoofdkantoor om de social distancing te respecteren” zegt hij. “We hebben een Microsoft Power-app gemaakt waarmee werknemers een bureau kunnen boeken, velen blijven echter graag van thuis uit werken. Het is een geweldig flexibel werkmodel dat we in de toekomst kunnen testen – in elke regio kantoorruimtes verminderen om de kosten te drukken.”

Met een app die momenteel in ontwikkeling is om fabrieksarbeiders te verbinden met de rest van de organisatie, is Etex’s toewijding om te innoveren en betere manieren te vinden om zijn werknemers bij elkaar te brengen lovenswaardig – een waarde die haar nut heeft bewezen in deze zeer onzekere tijden voor bedrijven overal ter wereld.

Nu is het tijd om alles uit Microsoft Teams te halen

Chat, vergader, bel en werk samen van overal ter wereld. Bereik samen meer met Microsoft Teams.

Blijf productief met deze oplossingen voor het werken vanop afstand

Ontdek hoe je je teams verbonden, productief en veilig houdt

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

Gezondheidszorg

Industrie

  • een groot schip in een watermassa

    Euronav stapte over op de cloud: “Spikes heeft samen met ons een uitstekende oplossing uitgewerkt”

    Euronav kende Spikes als een bedrijf dat zich sterk profileert in het ontwikkelen van functionele samenwerkingsoplossingen – met een expertise in Microsoft 365. Dat was precies de partner waarnaar Euronav op zoek was. Het feit dat Spikes, net als Euronav, gevestigd is in Antwerpen, was een groot pluspunt. Het bedrijf besloot de handen ineen te […]

  • De haven van North Sea Port.

    North Sea Port integreert en beveiligt haar operaties met Microsoft 365

    De fusie van Belgische Havenbedrijf Gent en Nederlandse Zeeland Seaports tot North Sea Port, ging gepaard met een keuze voor Microsoft 365. Het bedrijf koos voor een flexibele oplossing om hun IT-infrastructuur volledig te integreren. Cruciaal in deze operatie was het garanderen van de beveiliging in de organisatie. Voor de meer dan 300 medewerkers leidt […]

Onderwijs

Overheid

  • Ineco

    Ineco verbetert de productiviteit van haar werknemers met moderne tools en AI

    Software dat niet meewerkt helpt mensen niet om meer gedaan te krijgen. En als het moeilijk is om bestanden te delen en samen te werken aan documenten, gaat dat ten koste van de productiviteit. Ineco, een Spaans bedrijf in de publieke sector, had dit in de gaten en probeert daarom medewerkers op een andere manier […]

  • Stad Luik: besluitvorming in moeilijke tijden vergemakkelijken

    Stad Luik: besluitvorming in moeilijke tijden vergemakkelijken

    Voor veel organisaties heeft de door COVID-19 opgelegde social distancing de dagelijkse activiteiten drastisch vertraagd – en voor sommigen zelfs stopgezet. Maar voor de lokale overheden in heel Europa, zoals de Belgische stad Luik, was vertragen geen optie. Van het ondersteunen van burgers en bedrijven tot het beschermen van eerstelijnswerkers, de stad Luik moest snel […]

Retail

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

Klantverhalen

  • Een boot in Söderhamn

    Ontdek hoe riskante, onveilige bestandsdeling een overheidsinstantie inspireerde

    “Dit bestand is te groot om te verzenden.” We kennen het allemaal. Als de tijd dringt en een bestand is te groot om veilig te verzenden, worden riskante openbare methoden voor bestandsoverdracht ineens heel aantrekkelijk. Veiligheid wordt overboord gegooid en maakt plaats voor gemak. Voor lokale overheden creëert dit een systematisch probleem en enorme veiligheidsrisico’s. […]

None

  • Hoe gebruikers en domeinen toevoegen aan Office

    Hoe gebruikers en domeinen toevoegen aan Office

    Office 365 maakt gebruik van handige wizards. De Wizard Setup begeleidt je bij het instellen van Office 365 Controleer vooraf wat je nodig hebt voor je de installatiewizard gebruikt. Bekijk de checklist “Aan de slag met wijzigen e-mailadres in Office 365” Wil je Office 365-apps downloaden en gebruiken, zoals Outlook of Word en niet een […]

Pers

Security & Privacy

  • iemand die aan een tafel zit en een laptop gebruikt

    Onze inzet voor privacy en veiligheid in Microsoft Teams

    Meer dan ooit zijn videovergaderingen een groot deel geworden van ons dagelijks leven en werk. Mijn team bij Microsoft en ik hebben ons aangepast aan de nieuwe realiteit waarbij we elkaars huis zien, inclusief honden, katten en andere gezinsleden. Iedereen over de hele wereld werkt, leert en communiceert nu met collega’s, vrienden en familie dankzij […]

Tips

  • Slimmer werken met Outlook dankzij deze 6 handige tips

    Slimmer werken met Outlook dankzij deze 6 handige tips

    Microsoft Outlook is een vast onderdeel in het Office pakket waarmee je onder andere je mails beheert. Zelfs als je denkt alle trucjes voor een vlotter gebruik van Outlook onder de knie te hebben, dan bestaan er nog altijd onbekende shortcuts die het werk een stuk aangenamer maken! 1. Kort lontje en te snel op […]