Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

Toen COVID-19 begin 2020 zich over heel Europa verspreidde, gingen bedrijven een nieuw digitaal afhankelijk tijdperk in.

Social distancing zorgde ervoor dat verschillende bedrijven de deuren moesten sluiten. Organisaties werden aangespoord andere virtuele manieren te vinden waarop collega’s elkaar konden ontmoeten en samenwerken. Voor de Belgische bouwmaterialenspecialist Etex was dit een uitdaging waar ze klaar voor waren aangezien ze al op de cloud gebaseerde infrastructuur en samenwerkingstools hadden geïmplementeerd in 2018.

“We beschikten al over een ‘digital-first’ oplossing om iedereen van op afstand te laten werken” zegt Dirk Altgassen, CIO van Etex Group. “De meeste werknemers waren gewend aan de technologie en gebruikten deze als onderdeel van hun dagelijkse activiteiten. Toen de beslissing werd genomen, verliep de overgang dus heel soepel.”

Doordat duizenden Etex werknemers vertrouwd waren met deze tools konden ze wereldwijd overstappen naar telewerken en dit met minimale hinder. 40% van de werknemers werken nu voor het eerst van thuis uit waardoor Etex’s IT departement hen snel van op afstand moest ondersteunen.

“In het verleden zouden we meer discussie hebben gevoerd over welke software mensen graag gebruiken” verklaart Bert Janssens, Head of Technology bij Etex. “Dit moest echter snel uitgerold worden zodat iedereen kon blijven verder werken – in enkele dagen merkten we reeds een significante stijging in gebruik en adoptie, en iedereen bedankte ons hiervoor.”

De mens centraal stellen in het bedrijf

Etex Group, opgericht in 1905, is een internationaal familiebedrijf gespecialiseerd in bouwmaterialen, met 101 productielocaties in 42 landen en een jaarlijkse omzet van ongeveer drie miljard euro.

Etex heeft wereldwijd meer dan 13.000 werknemers. Het bedrijf zorgt ervoor dat het zijn personeel de beste samenwerkingshulpmiddelen en -vaardigheden biedt via ‘Connect & Care’ – een belangrijke bedrijfswaarde die hen ertoe aanzet om teamwerk te koesteren en nieuwe manieren van werken te vinden. Het was deze aanpak in 2018 die Etex ertoe bracht een nieuwe op de cloud gebaseerde infrastructuur te implementeren via Microsoft Azure en Microsoft 365.

In maart 2020 leidde social distancing tot de sluiting van verschillende productielocaties. Het IT-team van Etex was ervan overtuigd dat ze de nodige tools hadden om werknemers van thuis uit te laten werken.

“We concentreerden ons op de niet-fabrieksarbeiders – we hadden 9.000 Microsoft 365-gebruikers met toegang tot Microsoft Teams die op afstand konden werken” zegt Janssens. “Ongeveer 60% gebruikte Teams al dus onze focus lag op het overtuigen van de andere 40% om het platform te gebruiken zodat iedereen kon samenwerken.”

“Een paar jaar geleden zijn we met deze transformatie begonnen maar het is pas toen COVID-19 toesloeg dat iedereen de waarde van deze tools en het systeem als geheel is gaan inzien.”

Snel een nieuwe oplossing adopteren

Omdat ze geen nieuwe technologie moesten uitrollen, lag de belangrijkste focus van Etex op een adoptieprogramma dat via het intranet van het bedrijf werd gehost. Dit programma ging gepaard met e-learning en online trainingssessies om de voordelen van de Microsoft 365-tools te communiceren. Dit werkte samen met een aangepast programma genaamd “GoTeams” om afdelingen te begeleiden bij het gebruik van nieuwe manieren van werken op digitale platforms.

“Sommigen gebruikten Teams elke dag en anderen hadden het nog nooit geprobeerd, er was dus een leercurve die we moesten aanpakken” legt Bert uit. “Hierbij moesten we niet alleen uitleggen hoe je vergaderingen kunt starten en presentaties kunt delen, maar we zorgden er ook voor dat mensen nieuwe manieren vonden om niet-werkgerelateerde gesprekken voort te zetten.”

“Je komt niemand meer tegen bij de koffiemachine – je moet ze actief benaderen via Teams chat of zelf opbellen. Het is die nieuwe mentaliteit die we moesten overbrengen en deze communicaties hielpen om vast te stellen hoe iedereen deze tools in het dagelijkse leven kon gebruiken.”

“Als je thuis bent en de ene meeting de andere opvolgt, realiseer je je misschien niet dat je al 12 uur achter een scherm zit,” voegt hij toe. “We wilden dat iedereen niet alleen de juiste tools had, maar ook de juiste begeleiding voor thuiswerken zoals hoe je dag organiseren, wanneer pauzes inlassen en eenvoudige oefeningen om het verschil te maken tussen thuiswerken en thuis zijn.”

Het intranet bood ook training over andere relevante onderwerpen, zoals de veilige toegang tot cloudgegevens van thuis uit of het gebruik van Microsofts multifactoriële authenticatie – een recente upgrade van de 2-factor authenticatie om de gegevensbeveiliging van Etex buiten het kantoor te vergroten.

“De onlinetraining was geweldig omdat honderden werknemers tegelijkertijd deze informatie konden krijgen” herinnert Dirk zich. “Het was ook gemakkelijk om deze te vertalen en uit te rollen in onze Etex-regio’s. Als intern programma konden we de training eenvoudig delen met onze lokale kantoren, zonder telkens het wiel te moeten heruitvinden.”

Overgang naar een digitale werkplek

Microsoft Teams is binnen Etex een essentieel hulpmiddel geworden, met in het begin veel sceptici die terughoudend waren om Skype voor bedrijven achter te laten maar nu fervente voorstanders zijn van het platform.

“Vóór COVID-19 hadden we ongeveer 8.000 Teams-activiteiten per dag” zegt Bert. “Een week later waren er dat 40.000, waaruit blijkt dat mensen zich snel kunnen aanpassen wanneer alles digitaal wordt.”

Microsoft Teams is naast een veilig platform voor vergaderingen en het delen van vertrouwelijke gegevens ook een tool waar werknemers hun eigen teams creëren om efficiënter samen te werken aan projecten – een eigenschap waar Dirk grote fan van is.

“Het is een geweldige manier om onze lopende projecten te beheren” zegt hij. “Na het creëren van een ticket is een nieuw teams kanaal binnen enkele minuten beschikbaar. Daarna heeft de paginabeheerder de volledige controle over wie toegang heeft zonder dat IT er nog moet tussenkomen – wat het voor alle NDA-projecten veel eenvoudiger maakt.”

Basis voor blended werken

Nu Etex zijn kantoren begint te heropenen, gelooft Dirk dat het succes van telewerken in de toekomst een nieuwe flexibiliteit voor werknemers zal bieden.

“We laten slechts 40% mensen toe in ons hoofdkantoor om de social distancing te respecteren” zegt hij. “We hebben een Microsoft Power-app gemaakt waarmee werknemers een bureau kunnen boeken, velen blijven echter graag van thuis uit werken. Het is een geweldig flexibel werkmodel dat we in de toekomst kunnen testen – in elke regio kantoorruimtes verminderen om de kosten te drukken.”

Met een app die momenteel in ontwikkeling is om fabrieksarbeiders te verbinden met de rest van de organisatie, is Etex’s toewijding om te innoveren en betere manieren te vinden om zijn werknemers bij elkaar te brengen lovenswaardig – een waarde die haar nut heeft bewezen in deze zeer onzekere tijden voor bedrijven overal ter wereld.