een persoon die voor een gebouw staat
Leestijd, 6 min.

AluK, Luxemburgse leverancier van aluminiumprofielen, moest de verkoopprocessen van zijn bedrijfseenheden op elkaar afstemmen. Het bedrijf koos voor Microsoft Dynamics 365 om gegevens te centraliseren en de marketing, de verkoop en de klantendienst in alle landen te standaardiseren.

Door wereldwijd hun geïsoleerde CRM-systemen te vervangen door één enkele consistente verkoopdatabase kan AluK snellere en nauwkeurigere beslissingen nemen. AluK, als wereldwijde ontwerper van aluminiumsystemen, kende een snelle groei door acquisities. Daardoor ontdekte het bedrijf snel dat zijn nieuwe, niet-geconnecteerde activiteiten het moeilijk maakten voor de wereldwijde planning, besluitvorming en uitwisseling van best practices.

Elk van de negen kantoren wereldwijd gebruikte een ander of helemaal geen CRM-systeem, wat problematisch bleek voor het bedrijf. Naast het ontwerpen van aluminium bouwsystemen, zorgt AluK voor de productie van de materialen en de verkoop. Het bedrijf wilde in één oogopslag zien wie wat verkocht op internationaal vlak. De gefragmenteerde en inconsistente data sets binnen elke businessunit stonden in de weg van de lancering van zijn wereldwijde verkoopstrategie. Om de beste en meest recente gegevens ter beschikking te stellen van leidinggevenden, viel de keuze van AluK op Microsoft Dynamics 365 om zo over te stappen op één standaard CRM-systeem. Het bedrijf wilde een oplossing die zijn huidige sales kon beheren, maar tegelijk toekomstbestendig was om uiteindelijk klantendienst- en marketinggegevens te omvatten.

een groep mensen die in een kamer staan

AluK kantoor in België.

“Sommige van onze bedrijfseenheden maakten veel gebruik van CRM, anderen waren terughoudender. Delen van ons salesteam vertrouwden op CRM om dagelijkse activiteiten, en individuele en jaarlijkse doelen te controleren. Sommigen hadden deze financiële gegevens bij het ERP (Enterprise Resource Planning) geïntegreerd, maar elders was er helemaal geen systeem,” vertelt projectmanager bij AluK Adrien Noisette. Om dit probleem op te lossen heeft het bedrijf binnen het jaar het uniforme CRM-systeem uitgerold in het Verenigd Koninkrijk, België, Nederland, Italië, Frankrijk, Dubai, Singapore, India en China. Het managementteam werkte samen met IT-partner Prodware om alle data te centraliseren, waar snel resultaat werd geboekt.

AluK kan nu duidelijk projecten en prospectiewerk beheren via een sterk, uniform proces. Het bedrijf heeft er ook voor gekozen om duidelijke doelen aan het CRM-systeem toe te voegen, die oorspronkelijk niet gepland waren bij de beginfase. “De mensen van Prodware waren echt van meet af aan betrokken bij de analyse toen wij experts uit het bedrijf bijeenbrachten om de nodige specificaties, vereisten en functionaliteiten op papier te zetten”, legt projectmanager Noisette uit. “Zij reisden over de hele wereld met ons mee om de software in te zetten, de gebruikers te trainen en te ondersteunen.” Noisette vervolgt: “Het opzetten van een omgeving zoals Microsoft Dynamics 365 is niet iets wat je op een dag leert. Het is dus noodzakelijk om samen te werken met bedrijven die in dit soort oplossingen zijn gespecialiseerd.”

Projectsupervisor Arnaud Tomat, IT-directeur van AluK Group, legt de enorme omvang van de uitdaging uit en merkt op dat dit een van de eerste keren was dat het bedrijf een database op wereldniveau bouwde. “We wilden ook verkoopgegevens verzamelen om wereldwijde business intelligence te voeden”, zegt hij. “We hebben nu zicht op alle niveaus van de organisatie, van commerciële mensen ter plekke tot onze CEO, die de geconsolideerde informatie kan zien.” Tomat gelooft dat het ultieme succes van het project te maken heeft met het vermogen van Dynamics 365 om te worden aangepast aan de persoonlijke noden en meer bepaald aan de hele AluK-onderneming.

“Op wereldniveau hebben we hierdoor onze uniforme commerciële strategie efficiënt kunnen ondersteunen. Het bespaart ons tijd en stelt ons in staat betere beslissingen te nemen.”- Arnaud Tomat, IT-directeur van AluK Group

Technologie die de juiste talen spreekt

De complexe uitrol werd in fasen opgedeeld. Fase één voor verkoop begon in januari 2018 en de oplossing werd om de paar weken vrijgegeven aan verschillende businessunits tot december. Noisette vond het geweldig dat de oplossing in alle AluK-omgevingen was geïntegreerd, gezien het bedrijf al gebruik maakte van Microsoft Azure Active Directory, Windows-servers en Office 365. “We hebben voor Dynamics 365 gekozen vanwege zijn wereldwijde dekking”, zegt Noisette. “We gebruiken het in vier talen.” De uitdaging was te stoppen met de oude tools en de juiste strategie te ontwikkelen voor de invoering en de opleiding van gebruikers in alle landen. Dit zou ervoor zorgen dat al onze verkopers een beter zicht hebben op hun sales pipeline, doelstellingen en inkomsten. En dat betekende dat ons hoofdkantoor in Luxemburg een geconsolideerd beeld had van alle cijfers van het bedrijf.”

AluK overwon deze problemen door twee belangrijke gebruikers van elke bedrijfseenheid te betrekken bij het ontwerp en de specificatie van het systeem ― en door ze op te leiden om gelokaliseerde, één-op-één of algemene ondersteuning te bieden aan medewerkers ter plaatse.
“We hebben veel gegevens gemigreerd, we moesten die checken en de consistentie ervan controleren vooraleer we eraan begonnen”, legt Noisette uit. “Vervolgens hebben we lokaal verschillende trainingen aangeboden, gevolgd door e-mail- en Skype-ondersteuning en online sessies om de twee weken over een ander onderwerp, zoals de nieuwste release of de laatste verbeteringen. Dit proces is nog steeds aan de gang.

“We hebben voor Dynamics 365 gekozen vanwege zijn wereldwijde dekking. We gebruiken het in vier talen.” – Adrien Noisette, Projectmanager

een groep mensen die voor een gebouw staat

Een positieve toekomst, tastbare voordelen

Het nieuwe systeem heeft lokale IT-teams in staat gesteld om hun inspanningen anders in te zetten, waarbij het beheer van geïsoleerde CRM’s achterwege werd gelaten. Datataken, zoals het maken en plannen van wekelijkse afspraken, worden nu bijgehouden. Volgens Noisette kan het Dynamics 365-platform worden gebruikt op manieren waarmee de verkoopteams al vertrouwd zijn, zoals het werken op tablets of het gebruik van onlinebrowsers. Dat is een enorme prestatie aangezien veel werknemers in de bouwsector niet altijd bedreven zijn in het gebruik van technologie.

Het ‘multichannel’ karakter was ook een positief aspect. Noisette legt uit: “Het feit dat onze verkoopteams het konden gebruiken op hun telefoons en tablets wanneer zij op de baan zijn, werd zeer positief ontvangen. Onze verkoopteams zijn vrij intensieve gebruikers van de Outlook-app op online toestellen. Dit betekende dat we elk verkoopteam konden ondersteunen op basis van hun gedrag. Het feit dat verkoopgegevens voor iedereen in real-time toegankelijk waren, bleek voor ons ook zeer nuttig.”

Het bedrijf werkt nu aan fase twee, opnieuw met hulp van partner Prodware. “Het plan is nu om alle functies die verband hebben met onze klanten in de CRM te brengen”, merkt Noisette op. “We willen een specifieke module maken waar het klantendienstteam informatie kan delen met het verkoopteam. Onze marketingteams kunnen vervolgens campagnes uitvoeren met behulp van de gecentraliseerde database.” “Het doel op lange termijn is een uniek, 360° beeld van elke klant in de CRM te integreren”, concludeert Noisette, “zodat we informatie over hen krijgen en met hen kunnen communiceren via verschillende communicatiekanalen.”

Gratis e-book: De Total Economic Impact™ van Microsoft Dynamics 365 voor Klantenservice

Ontdek de financiële impact van Dynamics 365 voor Klantenservice en beoordeel of jouw bedrijf er baat zou kunnen bij hebben

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

Gezondheidszorg

Government

Industrie

Onderwijs

  • Meisje dat studeert

    Mittelschule Kirchdorf: hybride leren heruitvinden door middel van digitalisatie

    “We wilden eigenlijk gewoon dat het eenvoudig te gebruiken was voor onze leerlingen en leerkrachten. Tijdens het digitalisatieproces hebben we opgemerkt dat het gebruik van technologie als aanvulling op traditioneel onderwijs en leren een investering is voor de toekomst, niet alleen voor kinderen, maar voor iedereen.” Martin Schnetzer, leerkracht en IT-beheerder op de Mittelschule Kirchdorf, […]

  • Nyenrode Business Universiteit: databronnen verbinden op een uniforme manier

    Nyenrode Business Universiteit: databronnen verbinden op een uniforme manier

    Nyenrode Business Universiteit was volop bezig met de integratie van een nieuw financieel systeem op basis van SaaS, toen ze zich realiseerden dat het koppelen van deze oplossing aan allerlei andere systemen ingewikkelder werd dan ze hadden verwacht. Ze hebben daarom de hulp ingeroepen van Wortell, een lid van het Microsoft Partner Network. Wortell stelde […]

Overheid

Retail

  • Winkelpersoneel dat naar een scherm kijkt en het aanwijst

    Help je winkelpersoneel om uitmuntende ervaringen te creëren

    Consument hebben meer informatie en een grotere keuze dan ooit. Daarom bieden winkelervaringen een uitgelezen kans om klanten te verrassen en je te onderscheiden, en niet alleen qua prijs. De digitale shoprevolutie heeft ons toegang gegeven tot meer informatie en winkels dan we ons twee decennia geleden onmogelijk hadden kunnen voorstellen. En het heeft ook onze […]

  • Data-driven sales zorgt voor betere klantenservice en efficiënter stockbeheer bij Van de Velde 

    Data-driven sales zorgt voor betere klantenservice en efficiënter stockbeheer bij Van de Velde 

    Lingeriefabrikant Van de Velde staat als Belgisch familiebedrijf gekend om de passie voor mooie én comfortabele lingerie voor vrouwen. De passie voor lingerie zowel als de klantgerichte aanpak mogen de laatste 100 jaar dan wel onveranderd zijn gebleven, de recente digitale transformatie heeft voor een nog betere service aan de retailpartners, een data-driven salesaanpak en een efficiënter stockbeheer gezorgd.  Van kennis van […]

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

  • een persoon die voor een winkel staat

    AR Metallizing investeert in digitale transformatie met Microsoft Dynamics

    Veel bedrijven ondergaan een digitale transformatie, omdat de noodzaak daartoe groot is. Digitalisatie raakt namelijk alles: marketing, klantrelaties, boekhouding. In de bijbehorende strategie speelt de cloud een belangrijke rol. Steeds meer bedrijven kiezen bewust voor ‘software as a service’. Ook AR Metallizing, marktleider in gemetalliseerd papier en karton voor consumentenverpakkingen, investeert in de digitale transformatie. […]

Klantverhalen

  • een persoon die zich voor een deur bevindt

    Soenen Hendrik gebruikt mixed reality om bedrijfsprocessen te optimaliseren

    Via HoloLens, de mixed reality-technologie van Microsoft voor bedrijven, zien klanten van de Belgische machinefabrikant Soenen Hendrik de hoogtechnologische installaties levensecht in hun eigen bedrijf. Klanten reageren lyrisch. Niet alleen stijgen de salesresultaten, maar ook worden klanten beter begeleid voor en na de verkoop. Soenen Hendrik was op zoek naar een innovatieve en intuïtieve manier […]

None

Pers

Security & Privacy

Tips

  • Zó voorkom je digitale rampen in 5 stappen

    Zó voorkom je digitale rampen in 5 stappen

    Het verlies van belangrijke gegevens door een brand, wateroverlast of malafide software is voor iedere organisatie een ramp. De ramp zelf kun je niet altijd voorkomen, maar de gevolgen vaak wel. In één keer zekerheid Bij een digitale ramp is het belangrijk dat je de situatie zo snel mogelijk herstelt. Met een back-up voorkom je […]