een zonsondergang over een houten omheining

Snellere processen dankzij Microsoft Dynamics 365 Business Central

Dorien Aerts

Dorien Aerts

Business Group Lead Business Applications

Leestijd, 5 min.

Group Machiels is wereldwijd actief in o.a. milieudiensten, hernieuwbare energie, vastgoed en houtskeletbouw. Het bedrijf heeft zijn thuishaven in Hasselt (België), maar heeft ook een stevige voet aan de grond in Zuid-Amerika (met Chili als uitvalsbasis). De bedrijfsstrategie van Group Machiels is gericht op duurzaamheid, innovatie en doorgedreven internationalisatie.

 

Voor de herimplementatie van het huidige ERP-pakket Microsoft Navision 2009 naar Dynamics 365 Business Central, ging Group Machiels de samenwerking aan met Microsoft partner Scapta. De focus lag daarbij op de optimalisering en digitalisering van goedkeurings- en financiële processen en de automatisering van standaard groepsrapportages.

 

De indrukwekkend snelle implementatie van Dynamics 365 Business Central (SaaS) was binnen een paar maanden een feit. Dankzij slimme analyses on-the-go, werd de software algauw omarmd binnen de organisatie en werd een grote efficiëntieslag geslagen.

 

Automatisering met Microsoft Dynamics 365 Business Central biedt ons gemak, en de mogelijkheid toekomstgericht te zijn en te blijven. Dankzij de cloud based-oplossing blijven we altijd up-to-date. Essentieel, in een digitaal landschap waarin upgrades en nieuwe features elkaar in razend tempo opvolgen. – Group Machiels

 

HET PROBLEEM

 

Bij het Belgische milieutechnologie familiebedrijf Group Machiels kwam het gros van de facturen op papier binnen, waarna deze manueel moesten worden ingeboekt. Facturen die wel digitaal binnenkwamen, werden uitgeprint en in mappen gestoken, voordat zij voor het goedkeuringsproces werden doorgegeven aan de juiste verantwoordelijke.

 

Deze goedkeuringsflow was al wel digitaal. De verantwoordelijken, voornamelijk unit managers en projectleiders, kennen ieder een afzonderlijke monetaire bevoegdheid. Elke functie is tot een specifiek bedrag bevoegd om te autoriseren, waardoor iedere schakel in het proces dus zijn of haar eigen taak heeft. Nadat alle stappen in het goedkeuringsproces waren doorlopen, werd een factuur bij de boekhouding afdeling aangeboden om financieel verwerkt te worden. Om het gehele purchase-to-pay-proces soepeler en sneller te laten verlopen, ging Group Machiels op zoek naar een goede SaaS-oplossing om deze processen mee te digitaliseren.

 

Daarnaast bestond de wens om groepsrapportages te automatiseren met een flexibele en gebruiksvriendelijke tool die medewerkers voldoende handvatten zou geven om zelf wijzigingen in door te voeren. In de oude situatie waren datasets namelijk dikwijls zo complex, dat medewerkers voor het beheer van hun BI-tool van een externe IT-partij afhankelijk waren. Group Machiels prefereerde een cloud based oplossing om de data centre footprint te verkleinen en de universele bereikbaarheid te vergroten. In de reeds ingezette overschakeling naar Office 365, was Microsoft Dynamics 365 Business Central een logische vervolgstap in het globale digitaliseringsproces.

 

Story image 3

 

DE OPLOSSING

 

In de zoektocht naar een SaaS-minded partner, kwam Group Machiels algauw bij Microsoft Partner Scapta terecht – een ICT-bedrijf dat hoog aangeschreven staat op het gebied van Dynamics 365 Business Central. In tegenstelling tot de voorheen gebruikte werkwijze met Microsoft Navision, werd gezocht naar zo veel mogelijk standaardisatie in de nieuwe software. Maatwerk moest tot een minimum worden teruggebracht.

 

In augustus 2019 begon Scapta met de eerste voorstudie van de processen zoals die toen waren, op basis van Navision. De conclusies die daaruit voortvloeiden, werden opgetekend in een werkdocument. Zodoende stonden alle business drivers al in een vroeg stadium helder op het netvlies van alle betrokkenen en kon vanuit daar verder worden gewerkt aan de implementatie.

 

Die implementatie gebeurde hands-on met behulp van het train-de-trainer-principe. Binnen het bedrijf werden key users aangewezen die vanaf dag één intensief aan de slag gingen met de nieuwe software. Het voordeel van de SaaS-omgeving, is dat deze dadelijk beschikbaar is. Zodoende kon de standaardsoftware van D365 BC direct op de werkplek getoond worden en konden key users er onmiddellijk mee aan de slag. XPR365 Financials zorgde voor een vlotte start en extra basis functionaliteiten. Voor de standaard rapportages en analyses werden Power BI en Jet Analytics geïmplementeerd, voor de optische tekenherkenning (OCR) van facturen, het automatisch inscannen en goedkeuren wordt gewerkt met Continia Document Capture.

 

Scapta ging pragmatisch te werk en analyseerde welke functionaliteiten het best werkten, en waar wellicht nog aanpassingen moesten worden gedaan. Dankzij de workshops en het leren on-the-go, ontpopten de key users zich tot ambassadeurs van de implementatie en werd draagvlak gecreëerd om de opgedane kennis vlot over de organisatie te verspreiden.

 

Story image 4

 

HET RESULTAAT

Omdat de key users vanaf het eerste uur al intensief zijn gaan werken met hun nieuwe software, voelden ze zich bij de livegang een stuk vertrouwder dan wanneer er een traject met een klassieke open analyse aan vooraf was gegaan. Het stressniveau bij de go-live was, mede dankzij het tweerichtingsverkeer in de implementatiefase, minimaal.

 

Group Machiels werkt nu grotendeels met een standaardoplossing van BC. Slechts in enkele gevallen, zoals voor de masterdata van de verschillende entiteiten van de organisatie, is maatwerk toegepast. Alle applicaties uit het nieuwe systeem werden dankzij het intensieve train-de-trainer-traject direct omarmd over de gehele breedte van de organisatie. Goedkeurings- en financiële processen zijn volledig gedigitaliseerd, waardoor papier nagenoeg overbodig is geworden en medewerkers aanzienlijk minder tijd kwijt zijn aan hun autorisatie taken.

 

Key users zijn naar een hoger niveau getild. Niet alleen hebben ze tijdens de workshops leren werken met nieuwe software, ze hebben enorm veel kennis opgedaan over de techniek achter hun software en de bronnen van hun data. Mochten wijzigingen nodig zijn, bijvoorbeeld in groepsrapportages in Power BI, dan kan dat in veel gevallen intern opgelost worden zonder een beroep te hoeven doen op een externe IT-partner – ook al blijft die mogelijkheid natuurlijk altijd bestaan.

 

Dankzij de implementatie van BC en de samenwerking met Scapta heeft Group Machiels een gebruiksvriendelijke tool in huis waardoor er effectiever en efficiënter gewerkt kan worden en de toekomst op dit vlak verzekerd is.

 

Toegewijd ownership en betrokkenheid van alle medewerkers hebben ervoor gezorgd dat er enorm veel werk is verzet in een kort tijdsframe. Met name de key users hebben zich durven en willen vastbijten in het nieuwe systeem. Dat, samen met de optimale samenwerking tussen Group Machiels en Scapta, was een absolute voorwaarde voor succes. – Group Machiels

Gratis e-book: Ben je klaar voor het nieuwe werken?

Creëer een werkplek om je medewerkers mee te activeren en te inspireren

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

Gezondheidszorg

  • Verpleegkundige Katrien Van Ouytsel poserend met een tablet.

    Meer tijd voor de patiënt dankzij slimme technologie

    Het Brugse NephroFlow vereenvoudigt het werk van verpleegkundig personeel in dialysecentra. Het dialysepakket met bijbehorende app die zij ontwikkelen, zorgt ervoor dat verpleegkundigen meer tijd kunnen besteden aan de zorg van patiënten dan aan administratie. Ook zijn artsen te allen tijde beter geïnformeerd en dat op een veilige manier. De toepassing die zowel via tablet […]

  • Openheid bracht Kind en Gezin naar cloudcomputing

    Openheid bracht Kind en Gezin naar cloudcomputing

    Weinig organisaties in ons land hebben zo’n lange traditie van flexibel werken als Kind en Gezin. Flexibiliteit en openheid brachten hen naar de cloud. Een voorbeeld voor andere Belgische organisaties of overheidsinstanties. Flexibele werkplaatsen bestaan al lang bij Kind en Gezin. ‘In 1998 gaven wij aan onze mensen de toelating om thuis te werken. Twee […]

Government

Industrie

  • Een man met een verfspuit in zijn handen

    Wat we kunnen leren van de digitale transformatie bij AkzoNobel

    Slimme bedrijven zijn altijd op zoek naar manieren om te verbeteren wat ze doen en zich te onderscheiden van de concurrentie. De zoektocht naar voortdurende verbetering kent vele vormen, van organisatorische herstructurering tot de ontwikkeling van compleet nieuwe bedrijfsmodellen. Maar bijna alle plannen van moderne managers hebben één ding gemeen: de focus ligt op technologische […]

  • Dankzij gedigitaliseerd documentenbeheer werkt Dewulf efficiënter

    Dankzij gedigitaliseerd documentenbeheer werkt Dewulf efficiënter

    De landbouwmachines van Dewulf ploegen, rooien, poten en sorteren. Maar achter dit fysieke product schuilt een uitgebreide administratieve organisatie. Het machinebedrijf Dewulf verwerkt jaarlijks zo’n 12.000 bestellingen. Dit betekent dus ook ruim 12.000 facturen. De verwerking hiervan was arbeidsintensief en het papieren archief was enorm. “Dat kan anders”, dacht het bedrijf. Met behulp van Microsoft […]

Onderwijs

  • Nyenrode Business Universiteit: databronnen verbinden op een uniforme manier

    Nyenrode Business Universiteit: databronnen verbinden op een uniforme manier

    Nyenrode Business Universiteit was volop bezig met de integratie van een nieuw financieel systeem op basis van SaaS, toen ze zich realiseerden dat het koppelen van deze oplossing aan allerlei andere systemen ingewikkelder werd dan ze hadden verwacht. Ze hebben daarom de hulp ingeroepen van Wortell, een lid van het Microsoft Partner Network. Wortell stelde […]

  • Meisje dat studeert

    Mittelschule Kirchdorf: hybride leren heruitvinden door middel van digitalisatie

    “We wilden eigenlijk gewoon dat het eenvoudig te gebruiken was voor onze leerlingen en leerkrachten. Tijdens het digitalisatieproces hebben we opgemerkt dat het gebruik van technologie als aanvulling op traditioneel onderwijs en leren een investering is voor de toekomst, niet alleen voor kinderen, maar voor iedereen.” Martin Schnetzer, leerkracht en IT-beheerder op de Mittelschule Kirchdorf, […]

Overheid

  • een groep mensen lopen voor een groot gebouw

    Imec toont visie op stadsplanning met een digital twin van Antwerpen

    Een digital twin is, zoals het woord het zegt, een digitale tweeling van een object. Deze techniek wordt al langer gebruikt in diverse industrieën zoals vliegtuig- en autobouw om virtuele testen en analyses uit te voeren, en dat in realtime. Voor het eerst is er ook een virtuele variant van een hele stad gemaakt, een […]

  • Dankzij automatisering biedt VLAIO klantgerichtere service

    Dankzij automatisering biedt VLAIO klantgerichtere service

    Digitalisering is aan de orde in elke organisatie, ook bij de overheid. Met het streven ‘radicaal digitaal’ te zijn en een datagedreven dienstverlening te hebben, is VLAIO (Agentschap Innoveren & Ondernemen) een voorbeeld van een overheidsorganisatie met een sterke, digitale ambitie. Na hun fusie had VLAIO een dringende behoefte aan een vlottere, interne samenwerking. Bedrijfsprocessen […]

Retail

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

Klantverhalen

  • LBC Tank Terminals optimaliseert klantenrelaties met geautomatiseerde survey 

    LBC Tank Terminals optimaliseert klantenrelaties met geautomatiseerde survey 

    Van klantenfeedback tot oplossingen op maat van de klant dankzij snelle en geautomatiseerde surveys. Dat is waar LBC Tank Terminals vandaag op inzet. Sinds kort worden alle gegevens van de klanten, input van vertegenwoordigers en zelfs de feedback van de klant zelf centraal via Microsoft Dynamics 365 opgeslagen. De communicatie tussen klanten en vertegenwoordigers verloopt […]

None

  • Microsoft ondersteunt voorlopers van de nieuwe economie met Take the lead

    Microsoft ondersteunt voorlopers van de nieuwe economie met Take the lead

    Digitale transformatie is de nieuwe industriële revolutie, en de impact is voelbaar in elke sector. Aan een ongekend tempo verandert technologie hoe we produceren, distribueren en consumeren. Door deze digitalisering moeten bedrijven zich heruitvinden en op zoek gaan naar nieuwe inkomstenstromen dankzij digitaal. Een programma waardoor je werknemers efficiënter en beter samenwerken, een e-commerceplatform waar […]

Pers

Security & Privacy

Tips

  • 5 manieren om je met data-inzichten voor te bereiden op de toekomst

    5 manieren om je met data-inzichten voor te bereiden op de toekomst

    Het tempo van de technologische verandering versnelt. Innovatieve disruptie is de norm. Het creëert kansen voor organisaties die nieuwe markten willen aanboren, maar ook voor bedrijven die willen evolueren. Hier zijn 5 manieren om de toekomst van je bedrijf te beïnvloeden. 1. Breng al je data bij elkaar Datavolume bij bedrijven groeit enorm. Of het nu gaat […]