Når optimalisering av virksomheten redder liv

Jo mindre tid som brukes på administrative prosesser, jo tidligere kommer nødhjelpen frem til flyktningleirene rundt om i verden. Derfor tar den dansks flyktninghjelpen i bruk Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations.

Samarbeid i hele organisasjonen er avgjørende

Hvordan forbedrer man samarbeidet i en global organisasjon med 7000 ansatte, over 150 kontorer og tusenvis av frivillige og prosjekter over hele verden?

Dette var spørsmålet som den danske flyktninghjelpen stilte seg. De hadde tidligere håndtert HR, økonomi, bidrag og logistikk gjennom flere IT-løsninger, noe som bød på en rekke utfordringer. Administrasjonssystemet for bidrag var proprietær programvare som gjorde arbeidet tungt og tidkrevende. Ansatte måtte manuelt håndtere hele forsyningskjeden i logistikkløsningen. HR-løsningen kunne ikke gi organisasjonen en samlet oversikt over alle ansatte, og økonomisystemet måtte byttes ut og oppgraderes.

En konsekvent plattform øker effektiviteten

Den danske flyktninghjelpen valgte å implementere Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations. Én sammenhengende og konsekvent plattform gjør at Dansk flyktninghjelp kan fungere som én organisasjon på tvers av landegrensene. HR-avdelingen får nå en global løsning som krever færre utskrifter av skjemaer. Administratorer får bedre oversikt og kan bruke mer tid på kompetanseutvikling av personalet. Økonomipersonalet til den danske flyktninghjelpen kan bruke en smidig skybasert løsning som gjør at data alltid er tilgjengelige i sanntid – uavhengig av hvilken stilling de ansatte har, og hvor de befinner seg i organisasjonen. Økonomiløsningen kan også integreres med HR, logistikk og bidrag. Dette betyr at den danske flyktninghjelpen kan samkjøre sine prosesser og få bedre innsikt i den samlede driften. Organisasjonen får en enkel, standardisert fremgangsmåte for håndtering av bidrag som støtter de varierende kravene til dokumentasjon og rapportering. Og logistikkpersonalet får en systemstøttet forsyningskjede som gir full oversikt over innkjøpsprosessen, noe som sikrer en raskere prosess fra finansiering til utsendelse av hjelp og bistand.

Raskere – og mer – hjelp

Hva som er sant for enhver annen organisasjon, gjelder også for den danske flyktninghjelpen: Jo flere arbeidsoppgaver man kan digitalisere, jo flere arbeidsoppgaver kan automatiseres. Dette gir flere fordeler:

• Med digital støtte for kjerneprosesser, kan den danske flyktninghjelpen bruke mer tid og flere økonomiske ressurser på å levere nødhjelp til flyktningleirer over hele verden
• Med standardisert funksjonalitet kan den danske flyktninghjelpen sikre at alle ansatte over hele verden har en ensartet måte å arbeide på, noe som øker datakvaliteten og gir færre feil i administrative prosesser
• Vedlikehold og oppgradering av ulike løsninger kan være ressurskrevende hvis flere leverandører må koordinere arbeidet. Ved å velge Microsoft Dynamics 365 får den danske flyktninghjelpen bare én leverandør å forholde seg til og én løsning å vedlikeholde