Didattica ibrida e GDPR: mantenere sicurezza e conformità nelle scuole in tempi eccezionali

Negli ultimi sei mesi il settore dell’istruzione ha dovuto affrontare sfide completamente diverse da quelle a cui era abituato.

Gli studenti rendono al meglio quando usufruiscono di un apprendimento personalizzato. Con le scuole che si sono adattate rapidamente alla didattica a distanza o ibrida, l’utilizzo della tecnologia per creare nuove esperienze che soddisfino le esigenze degli studenti è diventato più importante che mai. Al centro della nuova esperienza di apprendimento c’è una solida base di sicurezza, privacy e conformità, che consente a studenti e docenti di lavorare all’interno di un ambiente sicuro e protetto e di aprire la porta a nuove opportunità di innovazione.

Il settore dell’istruzione ha un panorama ampio e complesso da tenere presente quando si tratta di sicurezza, conformità e normative come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), che introduce sfide uniche per la didattica ibrida. Può essere difficile sapere da dove cominciare. Ogni scuola gestisce grandi quantità di “dati personali”, molti dei quali riguardano minori, e deve quindi rispettare norme più severe quando gestisce le informazioni personali.

Per aiutare gli istituti di istruzione a gestire questa nuova realtà, Microsoft ha messo insieme una serie di linee guida volte a fornire assistenza per essere conformi al GDPR. Agli istituti è richiesto di aggiornare le politiche sulla privacy personali, implementare o rafforzare i controlli sulla protezione dei dati e le procedure di notifica delle violazioni, implementare politiche altamente trasparenti e investire ulteriormente nell’IT e nella formazione.

Utilizzo delle nuove linee guida

Lo scopo delle nuove linee guida è quello di aiutare gli istituti di istruzione a gestire le minacce che sono sorte dall’interruzione della didattica tradizionale, affinchè siano in grado di adottare tutte le norme GDPR.

Le linee guida comprendono in maniera esaustiva, esempi concreti ed elenchi delle cose da fare tratti dalla Guida introduttiva sul GDPR per l’istruzione esistente e devono essere lette assieme a tale documento. Entrambe le risorse sono destinate al personale IT con conoscenze di base sulla gestione di Microsoft 365.

Le nuove linee guida non sono destinate a essere lette dalla prima all’ultima pagina. Al contrario, ogni argomento a cui viene fatto riferimento nella Guida introduttiva sul GDPR per l’istruzione ha una sezione corrispondente nel nuovo documento che include esempi e assistenza passo-passo su come eseguire la configurazione effettiva.

In questo modo, i lettori ottengono una buona linea di base di configurazione su cui basarsi per soddisfare la conformità GDPR.

Il GDPR si applica alle istituzioni che hanno una presenza fisica nell’Unione europea, a organizzazioni che forniscono beni e servizi ai cittadini dell’UE o che raccolgono e analizzano dati legati ai residenti dell’UE. Tuttavia, gli istituti di istruzione in qualsiasi parte del mondo possono utilizzare questi documenti come una preziosa guida alle procedure consigliate, dal momento che il GDPR rappresenta alcune delle regole più severe a livello globale.

Quattro passaggi chiari verso la conformità

In collaborazione con l’attuale Guida introduttiva sul GDPR per l’istruzione, le nuove linee guida forniscono chiare procedure consigliate per l’implementazione del GDPR. Il processo è costituito da quattro passaggi chiave:

1. Analisi: identificare i dati personali di cui si è in possesso e dove risiedono

I dati personali vengono spesso archiviati in più posizioni, tra cui messaggi di posta elettronica, documenti, database, supporti rimovibili, metadati, file di log e backup. Il primo compito consiste nell’identificare dove vengono raccolti e memorizzati i dati personali.

2. Gestione: controllare le modalità di accesso e trattamento dei dati personali

Il primo passo nella gestione dei dati personali è quello di definire il motivo per cui è necessario raccoglierli in primo luogo. Chiediti come ciò è di aiuto all’offerta dell’istruzione. Considera come deve essere raccolto, dove verrà archiviato, quali entità supporteranno tale processo, chi deve accedervi e come abilitare le modifiche e le eliminazioni.

3. Protezione: stabilire controlli di sicurezza per prevenire, rilevare e risolvere vulnerabilità e violazioni dei dati

La sicurezza è uno dei punti di attenzione chiave nel nostro mondo digitalizzato. I requisiti GDPR includono protezione fisica, sicurezza della rete, sicurezza dell’archiviazione, sicurezza informatica, gestione delle identità, controllo degli accessi, crittografia e mitigazione dei rischi. Analizza la modalità di monitoraggio dei sistemi, di identificazione delle violazioni, di calcolo dell’impatto di eventuali violazioni, quindi di risposta e ripresa.

4. Report: conservare la documentazione obbligatoria, gestire le richieste di dati e le notifiche di violazione

Un principio chiave del GDPR è la responsabilità. Sarà necessario creare audit trail chiari sull’elaborazione, le classificazioni e terze parti con accesso ai dati personali, incluse le misure di sicurezza organizzative e tecniche, nonché i tempi di conservazione dei dati. Potrebbe essere necessario eseguire valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati (VIPD). Un VIPD richiede alle organizzazioni di identificare e analizzare l’impatto di un’attività di elaborazione proposta sulla protezione dei dati personali.