Van Oord supprime les opérations manuelles pour accéder à des données en temps réel depuis n’importe où

En tirant parti de solutions d’intelligence artificielle basées sur le Cloud, l’une des plus importantes flottes de dragage au monde est parvenue à améliorer ses processus, à libérer des ressources et à se focaliser sur ses innovations à venir et sa future croissance.

Imaginez le scénario suivant : Une multitude de navires répartis dans différents endroits du monde, contenant des équipements accompagnés de documentations et de certifications qui font régulièrement l’objet d’une demande par le personnel interne et les organes législatifs, et ce tout au long du voyage des navires. Imaginez maintenant que ces nombreux types de certificats sont conservés au format papier ou numérique sur du matériel d’ancienne génération, dans plusieurs endroits et en plusieurs langues.

Par ailleurs, ces documents doivent être renouvelés chaque année. Comme bon nombre d’entreprises qui n’ont pas eu le privilège de voir le jour dans un monde sans papier et totalement numérisé, celle de Van Oord se trouvait quotidiennement confrontée à une situation compliquée : On parle ici d’un quotidien fait d’importations manuelles chronophages comportant un risque d’erreur humaine, mais aussi de recherches complexes et de processus d’audit pénibles.

« Nous gérons d’innombrables certificats partout dans le monde, en provenance de multiples fournisseurs. Ils sont envoyés par e-mail ou par courrier selon le cas. Et nos processus de travail étaient tout aussi nombreux, ce qui rendait la recherche de documents spécifiques difficile,» explique Donny Gieskens, responsable du centre des compétences cloud de Van Oord. « Les tâches de numérisation ou de saisie d’informations étaient très rébarbatives et contraignantes. Ce n’était pas le genre de travail que nos collaborateurs étaient enchantés d’accomplir. Un grand nombre d’employés passaient leur temps à réaliser ces activités manuelles. »

Amélioration progressive

Pour surmonter ce défi, le service informatique de Van Oord a étudié de nouvelles façons d’automatiser le processus aux côtés de Wortell, un partenaire de Microsoft. Sans surprise, la proposition à laquelle ils sont parvenus a été accueillie de manière très positive par la société.

Ce plan consistait à mettre en place un nouveau procédé pour l’importation automatique des certificats. Van Oord a mis à profit les solutions Azure et API Vision par ordinateur, pour numériser et traiter les documents, les stockant ensuite à un emplacement unique et accessible par tous les collaborateurs de l’entreprise via un site Web.

Consciente de la valeur potentielle, la société de dragage a agi rapidement pour mettre en œuvre une solution qui supprimerait les aspects manuels et sans intérêt des tâches concernées pour les remplacer par un processus modernisé. En collaborant par sessions accélérées de deux semaines avec Wortell, à l’aide d’un environnement de production Azure, il a rapidement été possible de démontrer la rentabilité du projet. La solution a reçu un soutien croissant au fur et à mesure de sa mise en place, permettant ainsi de garantir la disponibilité du budget et la participation des parties prenantes sans avoir d’impact sur les activités quotidiennes. Cette manière de travailler a également aidé l’équipe à gérer les coûts, à évaluer les contraintes et à s’adapter le cas échéant, avec la possibilité d’apporter de nouvelles fonctionnalités immédiatement ou à un stade ultérieur.

Le processus finalisé fonctionne comme un canal d’acheminement, chaque étape intégrant une fonction Azure particulière. Tout commence par la réception d’un e-mail ou l’ajout de documents via une importation en bloc. Puis la solution utilise la technologie de numérisation par reconnaissance optique de caractères (ROC) pour extraire les données et les stocker dans Azure. À chacune de ces étapes, Van Oord peut réagir et prendre des décisions pour continuer de développer sa solution et augmenter la valeur qu’elle apportera à l’avenir.

Impact immédiat

Depuis que la solution est en place et que son développement se poursuit, l’automatisation a largement démontré son efficacité auprès de l’entreprise, libérant des ressources et réduisant les temps d’intervention de manière considérable. Pas de système complexe à utiliser, simplement une fonctionnalité de téléchargement et de recherche : autant dire que ce nouveau processus fait la joie des employés. Grâce à une disponibilité et des renseignements fournis en temps réel, à la possibilité de rechercher des certificats et autres informations en fonction de divers critères, ils disposent désormais du temps et des outils pour se concentrer sur la croissance des activités.

L’automatisation des tâches est un sujet constant d’inquiétude. Nous sommes une entreprise familiale, et en tant que telle, nous tenions à expliquer aux employés que la technologie ne supprimerait pas leur poste, mais leur donnerait le temps de se consacrer à des aspects plus importants et novateurs de leurs fonctions.

D’autant plus que la réduction des processus manuels est notable : environ cinq minutes de traitement en moins par document. Si l’on inclut l’optimisation de la recherche ainsi que la suppression de la numérisation, de l’étiquetage et du téléchargement manuels, on gagne jusqu’à 15 minutes par certificat.

Étant donné que Van Oord gère en moyenne près de 5 000 certificats, avec une cinquantaine de documents ajoutés par semaine, ce gain de temps représente un énorme changement.
De plus, la disponibilité des informations où que l’on soit, y compris sur des appareils mobiles, est une forte valeur ajoutée à la fois pour les collaborateurs dans les bureaux et pour ceux travaillant sur les navires. Les délais d’exécution ont désormais été sensiblement raccourcis, réduisant ainsi le coût de traitement des documents et fournissant un accès immédiat aux informations, sans les retards habituels qui pouvaient s’élever à plusieurs semaines. Cela se révèle particulièrement utile en cas d’audit des navires de Van Oord et aide celle-ci à démontrer précisément sa conformité aux organismes de réglementation à l’aide du nouveau système.

« S’il existe des certificats papier, ils sont uniquement disponibles dans nos bureaux », précise M. Gieskens. « Nous pouvons maintenant accéder à ces informations via un site Web qui s’adapte à toute taille d’écran, ce qui le rend consultable sur tout appareil, n’importe où dans le monde. »

Aller plus loin grâce aux données

En déployant une solution moderne et flexible, Van Oord est bien placée pour tirer parti de son infrastructure basée sur le Cloud. L’entreprise examine actuellement un certain nombre de fonctions innovantes en vue d’une future intégration de celles-ci. Parmi ces idées figure la possibilité d’offrir aux clients une version sécurisée et simplifiée de la fonction de recherche, pour permettre à des tiers de vérifier eux-mêmes la conformité des navires.

La traduction automatisée des certificats dans d’autres langues est un autre complément prévu pour le processus d’importation et, bien sûr, à mesure que le nombre de certificats reçus et stockés s’accroît, il en est de même pour les opportunités d’exploitation des données.

Dans l’optique de signaler l’expiration des certificats via le système, Van Oord et Wortell commencent à réfléchir aux applications potentielles de l’apprentissage automatique. Vu le nombre de types de certificats différents, le processus permettant de déterminer la date d’expiration exacte n’est pas simple à ce stade du processus. Toutefois, plus le nombre de certificats augmente, plus il devient possible de les analyser pour former des algorithmes d’apprentissage automatique à identifier différents types de données qui produiront les résultats désirés. Il est également prévu d’ajouter dans SharePoint les métadonnées importées et stockées dans Azure. Cela permettrait de proposer une fonction de recherche approfondie et plus intelligente, en plus de la possibilité de visualiser les données et de les intégrer à l’environnement Microsoft Office 365.

L’avantage du Cloud

Ne se fondant sur aucune infrastructure préexistante, la nouvelle solution de Van Oord met en évidence l’avantage des flux de travail basés sur le cloud lors du développement d’une nouvelle solution d’entreprise. Cette fonction d’importation automatisée et de recherche a été élaborée sans la nécessité de recourir à du nouveau matériel, et son infrastructure basée sur le cloud s’adapte aux exigences de la société.

Selon M. Gieskens, « cela témoigne véritablement des avantages du cloud. Nous sommes une entreprise traditionnelle avec des serveurs sur site, des applications et données d’ancienne génération. Pourtant, nous pouvons désormais lancer un site Web soutenu par une logique intelligente, sans qu’il ne soit nécessaire de posséder de nouveaux équipements, et tout cela en étant facturés sur la base de notre utilisation. »

Suppression de coûts initiaux élevés, renforcement de la sécurité et démonstration d’une valeur ajoutée indéniable pour l’entreprise : le processus a optimisé l’environnement de travail non pas uniquement pour ceux qui ont accès à la nouvelle solution de Van Oord, mais également pour son service informatique.

« Van Oord est forte de 150 ans d’expérience en tant qu’agent d’affrètement international. Sa culture d’entreprise est donc marquée par l’entrepreneuriat et l’engagement des employés. Au fil de notre transformation numérique, nous augmentons chaque jour notre expertise informatique », affirme M. Gieskens. « Ce projet a constitué une belle vitrine pour nous, le service informatique, car il nous a permis de montrer à Van Oord ce que nous pouvions lui apporter. Maintenant que ces personnes ont vu ce dont les (dernières) technologies étaient capables, nous recevons plus de demandes de leur part. »

Nous pouvons désormais lancer un site Web soutenu par une logique intelligente, sans qu’il ne soit nécessaire de posséder de nouveaux équipements, et tout cela en étant facturés sur la base de notre utilisation.