L’entreprise fusionnée Oh’Green se développe sans heurts grâce aux intégrations intelligentes dans le cloud

Oh’Green, société nouvellement créée, est une entreprise de jardinage issue de la fusion de trois entreprises solides. Outre les préoccupations habituelles, une fusion offre également d’énormes possibilités. L’entreprise a en effet réussi à développer judicieusement son infrastructure informatique. Oh’Green intègre les systèmes existants et les « serveurs sur site », et tire parti de la flexibilité du cloud pour rendre son informatique évolutive.

Fusion sans tracas

Oh’Green est le résultat de la récente fusion de trois sociétés de centres de jardinage : Walter Van Gastel, Oh’Green Group et Intratuin, et compte 12 magasins en Belgique. Les différents environnements informatiques indépendants existants dans ces trois entreprises ont rendu difficile la mise en réseau des données et des systèmes. La nouvelle entité voulait tout actualiser et centraliser mais, en même temps, garantir la continuité de ses activités. Il fallait bien évidemment envisager aussi l’aspect de l’évolutivité.

Oh’Green a décidé de minimiser les coûts informatiques en interne, de sous-traiter autant que possible et de migrer vers une plate-forme commune. Le choix s’est dès lors porté sur SAP comme système ERP pour l’ensemble de la société

Oh’Green a choisi de collaborer avec le partenaire Microsoft oXya Benelux, spécialiste de la maintenance des environnements SAP. La proposition d’oXya consistant à offrir un contrat de prestation de services (Service Level Agreement – SLA) et une garantie de service en plus de Microsoft Azure, a indiscutablement facilité la décision. En outre, il exploite la vitesse et la flexibilité du cloud en migrant les données vers un modèle Azure ‘Infrastructure as a Service’ (IaaS) et en déployant Office 365.

« La raison principale pour laquelle nous avons opté pour Azure au détriment d’autres solutions, est que ce système nous apporte la flexibilité et l’évolutivité dont nous avions besoin, d’autant plus que nous n’étions pas en mesure de déterminer la taille de la solution dont nous aurions besoin dans les années à venir, » – Koen Grauls, Business Process & IT Manager chez Oh’Green

La continuité des activités est cruciale

Pour Oh’Green, la continuité et la flexibilité sont des aspects essentiels afin d’évoluer ainsi en prenant en considération la rentabilité. Pour cette raison, lors de la fusion, nous avons largement tenu compte des fonctionnalités et du fonctionnement du système ERP existant.

En collaboration avec oXya, Oh’Green a migré son environnement SAP ECC ERP vers Azure sous SUSE Linux. Cette migration devait se faire selon un calendrier très serré, avant même l’ouverture d’un tout nouveau concept store Oh’Green en mars 2018 à Aarschot en Belgique.

oXya Benelux a atteint cet objectif et a réalisé la migration en seulement quatre mois, sans aucune indisponibilité du système. « Il était d’une importance capitale que nous puissions poursuivre nos activités tout au long de cette migration et tout s’est déroulé à merveille. Nous n’avons rencontré aucun problème. De plus, nous n’avons pas eu besoin d’investir dans une énorme infrastructure ni dans des collaborateurs informatiques supplémentaires. Avec Azure, nous pouvons nous adapter au fur et à mesure de notre croissance, ce qui représente un avantage considérable pour notre entreprise », déclare Koen Grauls.

La continuité est essentielle pour Oh’Green pour maintenir la disponibilité non seulement en périodes de pointe, telles que le printemps, les fêtes de fin d’année et le « Black Friday », mais aussi tous les samedis et dimanches en haute saison et également à long terme. À mesure que l’entreprise se développe, elle veut pouvoir le faire sans craindre les défaillances du système.

Les employés migrent vers Office 365

Initialement, les trois entreprises utilisaient Microsoft Office. Après la fusion et la migration vers Azure, la nouvelle entité a décidé de déployer Office 365. Les utilisateurs finaux ont accès aux données à l’aide d’un complément Excel appelé Analysis for Office, qui associe la puissance de l’outil BI à toutes les fonctionnalités d’Excel.

« Les utilisateurs qui occupent des postes plus opérationnels et qui n’ont pas de temps à consacrer aux analyses, obtiennent désormais des rapports standard contenant les informations les plus récentes et régulièrement mises à jour », affirme Koen Grauls.

Les sites web SharePoint améliorent la communication interne

Oh’Green a également amélioré la communication en interne à l’aide de sites de communication dans SharePoint. Ces sites constitueront à terme la colonne vertébrale de la communication et seront progressivement déployés pour aider les utilisateurs finaux. « Vu le degré très intuitif du système, il suffit de disposer de quelques collègues enthousiastes dans chaque département », ajoute Koen Grauls. Oh’Green se sert aussi de Microsoft Teams sous Office 365 pour le travail sur les projets et la collaboration.

« Teams offre une grande flexibilité pour réunir des groupes de personnes, que ce soit pour des projets temporaires ou pour une collaboration à long terme. Un autre avantage est que cette collaboration peut se faire sur base mobile. » – Koen Grauls, Business Process & IT Manager chez Oh’Green

L’intégration rapide de nouvelles fonctionnalités comme celle-ci n’est que le début pour Oh’Green, qui, depuis la migration vers Azure, a initié un certain nombre de nouvelles méthodes de travail et vise la standardisation des différents points de vente. Le processus se déroule maintenant à toute vitesse. Grauls est particulièrement enthousiaste de ces nouvelles possibilités et apprécie le fait qu’il suffise d’une court(e) présentation, démonstration ou workshop pour présenter les nouvelles fonctionnalités aux employés.