Henkilö esittelee MyAnalyticsia isolta näytöltä

Vähemmän on enemmän – ajatuksia tuottavuudesta modernissa työympäristössä

Harri Mikkanen

Harri Mikkanen

Microsoft Surface liiketoimintajohtaja

Lukuaika, 5 min.

Tiedätkö mihin sinulla suurin osa päivästä nykyään menee töissä? Tutkimusten mukaan suurin osa tietotyöläisen päivästä kuluu kahteen asiaan – palaverissa istumiseen ja sähköposteihin. Atlassin tutkimuksen mukaan 47 % palavereista eivät ole edes tuottavia!

Henkilö esittelee MyAnalyticsia isolta näytöltä

Joten sopii kysyä, että tämäkö se suuri tuottavuusloikkamme on. Tämän lisäksi palaverien aloitukset kestävät nykyään keskimäärin 15 minuuttia – kertaat tämän palaveriin osallistujien määrällä niin voit jo mielessäsi laskea ROI:n Surface Hub -neuvotteluratkaisulle, jolla neuvotteluun liittyminen käy sekunneissa ja herätät tiimisi aivan uudella tavalla eloon.

Yksi epäkohta läsnä/etätyö-konsepteissa on mielestäni se, että olemme kollektiivisesti miettineet pääasiassa ”missä työtä tehdään” kun se isompi kysymys tämän rinnalla on ”miten työtä tehdään”. Yksi hyvin konkreettinen asia, jonka teimme Suomen Microsoftilla oli se, että siirsimme ”synkkapalaverit” suoraan Teamsiin, jossa keskustelut, muistiinpanot ja dokumentit ovat helposti tiimin saatavilla kommentoitavina. Teamsiähän voi käyttää yhtä lailla ajasta ja paikasta riippumatta. Tämän vaikutuksena palaverien määrä minulta puolittui ja sähköpostien määrä väheni 30 %.  Tukena tähän on Office 365 -palvelun MyAnalytics, joka havainnollistaa tietotyöläiselle, mihin päiväsi kuluu ja auttaa itseohjaamaan päivän kulkua ja sen kallisarvoisen fokusajan löytämistä. Mihin tätä kallisarvoista fokusaikaa voisi sitten käyttää?

Palaverieni määrä puolittui ja sähköpostien määrä väheni 30%

Luovuus taitona korostuu

Luovuus taitona tulee tässä robotiikan ja tekoälyn kasvavassa maailmassa nousemaan arvoon arvaamattomaan. Siksi on olennaista, ettei mikään saa olla meidän luovuuden esteenä, kun saamme sen mahtavan idean. Ihmiset ovat jo luola-ajoista asti piirtäneet sormella tai nokisella tikulla ajatuksiaan – koskettaminen ja kynän käyttö ovat meille äärimmäisen luonnollisia tapoja välittää ajatuksiamme ja hahmottaa asioita. Kosketusnäyttö ja digitaalisen kynän käyttö nousevat Windows 10:n ja modernien laitteiden osalta aivan uudelle tasolle.

Suoraan nettisivulle piirtäminen tai kirjoittaminen tai kynän käyttö Office-tuotteissa käy vaivattomasti ja tehostaa merkittävästi työskentelyä. Mutta sekalaisten kommenttien suman saaminen esimerkiksi Word-dokumentissa ei välttämättä ensi silmäyksellä aukea, joten Officessa on mahdollisuus kelata dokumenttiin piirretyt kommentit ajassa eteen- ja taaksepäin helpottaen lukijaa hahmottamaan kommentoijan ajatuksen juoksua.

Kolmiulotteisuus ja yhdistetty todellisuus on merkittävä osa Windows 10 -käyttökokemusta ja meille ihmisille, jotka elämme eittämättä kolmiulotteisessa maailmassa, on helpompaa ymmärtää monimutkaisia asioita kolmiulotteisesti. Windows 10 mahdollistaa 3D-kuvien luomisen ja muokkaamisen helposti Paint 3D -sovelluksella, luomuksien tutkimisen Yhdistetyn Todellisuuden Katseluohjelmalla ja liittämisen osaksi Office-dokumentteja kuten Powerpointtia, Wordia tai Exceliä!

Kolmiulotteinen polkupyörämalli Powerpointissa

Ei kompromisseja tietoturvan ja tuottavuuden välillä

Mielestäni tietoturvan ja tuottavuuden välillä ei pitäisi joutua tekemään kompromisseja, koska jos käyttäjien käyttökokemus ja heille tarjotut työkalut eivät tue moderneja työskentelymalleja, he aivan varmasti löytävät jonkin näppärän kuluttajapalvelun jolla tyhjiön täyttävät.

Juttelin taannoin pitkään IT- ja tietoturva-alalla työskennelleen isäni kanssa ja hän totesi mielestäni osuvasti: ”jos tietoturva olisi tekninen asia se olisi jo ratkaistu kauan aikaa sitten”. Tämä lausahdus laittoi ns. perspektiiviin sen, mitä Windows 10 -tietoturvassakin on lähdetty kehittämään: jokaista käyttäjää ja organisaatiota helpottavia ratkaisuja, jotka vähentävät ihmisvirheen riskiä. Esimerkiksi Dynamic Lock -ominaisuus, joka lukitsee PC:n, kun käyttäjä kävelee puhelimensa kanssa työasemalta pois. Tai Windows Hello, joka näppärästi kirjaa käyttäjän sisään biometrisellä tunnistamisella kuten kasvoilla tai sormenjäljellä.

Toki taustalla on laaja joukko kehittyvää tekniikkaa, joka vähentää tietoturvahyökkäysten jalansijaa ja joka eivät ole käyttäjälle näkyviä, mutta näkyvät yritykselle parantuneena tietoturvatasona. Viime kesän RansomWare-hyökkäyksen jälkimainingeissa nähtiin eräitä maailman nopeimpia suuryrityksen Windows 10-käyttöönottoja, kun hyökkäyksen saastuttamat yritykset halusivat nostaa kertaheitolla tietoturvatasoaan vastaavia hyökkäyksiä kohtaan.

Yhtä lailla yrityksissä tiimien kuluttajapikaviestiryhmät voivat vaarantaa yrityksen tietosuoja ja -turvan arvaamattomalla tavalla – siirtämällä nämä ryhmät Teamsiin yritys tarjoaisi käyttäjille käyttökokemuksen, joka palvelee heidän käyttötarvettaan ja olisi myös IT:n hallinnan piirissä.

Tuottavuus ei ole vain teknologisia harppauksia

Yksinkertainen on kaunista. Sama pätee mielestäni myös teknologiaan ja etenkin sen käyttöönottoon. Laite häviää tai hajoaa ja minun pitäisi saada nopeasti uusi laite käyttöön – kenellä on tänä päivänä aikaa odottaa päiviä tai jopa viikkoja, että IT toimittaa korvaavan PC:n? Seuraava askel yksinkertaisen käyttöönoton puolella on Microsoftin Autopilot, joka mahdollistaa käyttöönoton, ilman että IT koskee laitteeseen vaan loppukäyttäjä ottaa laitteen paketista ja suoraan ns. ”pakasta”, kirjautuu sisään työpaikan identiteetillä, määrittelee muutaman omaan käyttöön liittyvän asetuksen ja laite on käyttövalmis yrityksen sovelluksilla höystettynä.

Tuottavuus tämän päivän tietotyöläiselle ei ole enää teknologisia harppauksia vaan pääasiassa olemassa olevan teknologian järkevämpää käyttöä ja yhteisten sääntöjen selkeää luomista työpaikoilla. Kalentereissa voi ja pitää olla tyhjää tilaa, koska vain palavereissa istumalla fyysisesti tai virtuaalisesti ei työt tule tehtyä.

Maksuton webinaari: Kyberturvallisuuden tärkeimmät trendit Euroopassa

Tutustu kyberturvallisuuden eurooppalaisiin trendeihin ja ratkaisuihin uhkilta suojautumiseksi

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • Teams opetuksessa 1/3: Projektityökurssit Metropoliassa

    Teams opetuksessa 1/3: Projektityökurssit Metropoliassa

    Hannu Turunen, MIE-sertifioitu fysiikan lehtori Metropoliasta, kertoo esimerkin, kuinka heillä Metropoliassa hyödynnetään Teamsiä. Hannu on työskennellyt neljä vuotta digimentorin roolissa Metropoliassa. Hänen toimenkuvaansa kuuluu digistrategian jalkautus, eli erilaisten ohjelmistojen ja työkalujen testaus sekä niiden soveltaminen opetustyöhön. Työn tulokset ja parhaat käytännöt hän jakaa henkilökunnalle ja tukee ohjelmistojen käyttöönotossa ja pedagogisessa soveltamisessa tarvittaessa. ”Kokeilen aika lennosta […]

  • Skypellä POKEn tutkintotilaisuuksiin!

    Skypellä POKEn tutkintotilaisuuksiin!

    Teksti: Tuija Tiitinen Kuva: Pekka Ouli Miten saataisiin kätevämmin arvioitua tutkintotilaisuudet, kun opiskelija asuu monen sadan kilometrin päässä Äänekoskelta? Kysymys tuli ajankohtaiseksi Agco Suomi Oy:n myyjille suunnatun myynnin ammattitutkinnon aikana Pohjoisen Keski-Suomen ammattiopistossa (Poke) Äänekoskella vuonna 2016. Yrityksen varaosamyyjät työskentelevät ympäri Suomea Rovaniemeltä Turkuun ja Kokkolasta Joensuuhun, ja yritys halusi kouluttaa heitä koko maan verkoston […]

Teollisuus

  • Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Halki jäisen meren seilaa hinaaja. Sen komentosillalla seisoo kapteeni, joka keskittyy ohjaamaan aluksensa turvallisesti 200 merimailin päähän Pohjois-Suomessa sijaitsevaan Tornioon. Matkan syy? Varma-alus hinaa juuri valmistunutta 110 tonnin painoista nesteytetyn maakaasun (LNG) säiliömoduulia Tornio Mangan terminaaliin, joka on yksi Pohjoismaiden suurimmista LNG-terminaaleista. Kun hinaaja saapuu perille tiheässä sumussa, hydraulinen nosturi ohjaa säiliön paikoilleen. Tämä tarkkaan […]

  • Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    HiQ konseptoi ja toteutti uuden intranetin ja modernit kollaboraatiotyökalut Normetille. Uusi SharePoint Online -intranet SmartNet, Microsoft Teams, Yammer ja modernit SharePoint-tiimisivustot ovat nyt 1 100 Normetilaisen käytössä 30 maassa. Tärkein tavoite projektissa oli sisäisen viestinnän ja työnteon helpottaminen ja tehostaminen. Käyttäjiä haluttiin myös rohkaista viestimään aktiivisemmin ja avoimemmin yli organisaatiorajojen. Muutoksen pääviesti oli: Let´s communicate […]

Terveydenhuolto

  • logo

    Luottamuksen välttämättömyydestä terveydenhuollon digitalisaatiossa

    Puhelimeni oli soinut viikkokaupalla lähes tauotta, ja nyt se soi taas. ”Hei, Veronica, meillä on idea!” huudahti soittaja. Tunnistin Carlo Tacchettin heti, sillä olen tuntenut hänet lähes yhtä kauan kuin olen työskennellyt Microsoftilla. Hän toimii opettajana Vita-Salute San Raffaelen yliopistossa ja kokeellisen kuvantamisen keskuksen johtajana IRCCS San Raffaelessa, joka on Milanon merkittävimpiä sairaaloita. Tämä tapahtui […]

  • henkilö istuu kannettavan tietokoneen ääressä

    Nopea ja tehokas lähestymistapa digitalisaatioon – ja miten se onnistuu

    Tänä päivänä yritystoiminnan hoitaminen “tavalliseen tapaan” on jäämässä jalkoihin. Muutoksista ja mullistuksista on muodostunut uusi normaali. Ajattele niitä muutoksia, jotka vaikuttavat organisaatioosi juuri tällä hetkellä: uusi teknologia ja uudet tekniikat ohjaavat niin työntekijöiden kuin asiakkaiden uusia asenteita ja odotuksia. Kaikki on muuttumassa. Ja asia, joka yhdistää kaikkia näitä muutoksia, on nopeus. Ne tapahtuvat poikkeuksellisen nopealla […]

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

  • Ineco

    Ineco parantaa työntekijöiden tuottavuutta uudenaikaisilla työkaluilla ja tekoälyllä

    Ohjelmistojen kanssa kamppailu ei auta tehokkaammassa työnteossa. Samoin tuottavuus kärsii, jos tiedostojen jakaminen ja asiakirjojen muokkaus yhteistyössä on vaikeaa. Espanjan julkisella sektorilla toimiva Ineco ymmärtää tämän. Siksi se päätti muuttaa tapoja, joilla työntekijät ovat vuorovaikutuksessa teknologian ja toistensa kanssa. Ottamalla käyttöön Microsoft 365 -ratkaisun yli 2 800 työntekijälleen Ineco on yhdessä kumppaninsa Necsian kanssa parantanut […]

  • Iceland runs on Trust

    Miten pilvipalvelut auttoivat pientä kansakuntaa toteuttamaan suuria tavoitteita

    Joulukuussa 2015 Islannin hallitus käynnisti digitaalisen infrastruktuuriarvioinnin. Sillä oli käytössään yli 100 toimittajaa, joita hallitsi yli 100 IT-päällikköä kussakin julkisyhteisössä. Tehtävänanto oli selvä: toiminnan yksinkertaistaminen ja IT:n virtaviivaistaminen yli 20 000 käyttäjälle. Ratkaisu: Kaksi ja puoli vuotta myöhemmin tehtiin päätös: Microsoft 365 valittiin koko julkisen sektorin yhteiseksi pilviympäristöksi. Tämä on ensimmäinen kerta, kun jokin maa […]

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Qentinel – tieto tuo itseluottamusta

    Qentinel – tieto tuo itseluottamusta

    Qentinel on laatubusineksessä – Qentinelin missio ja tarkoitus on taata asiakkaidensa digitaalisten investointien tuottavuus, kannattavuus ja ennen kaikkea laatu. Qentinelin riveistä löytyy yli sata työntekijää ja suurin osa työstä tehdään tiimeissä. Tällöin tiedon liikkuminen oikeat välineet ja ajantasaisuus on onnistumisen kannalta kriittistä. Sisäistä toimintakulttuuria lähdettiinkin kehittämään Microsoftin, ATEAn ja Cloudrivenin avulla. Ensin hankittiin oikeat välineet […]

Digitalisaatio

  • Iceland runs on Trust

    Miten pilvipalvelut auttoivat pientä kansakuntaa toteuttamaan suuria tavoitteita

    Joulukuussa 2015 Islannin hallitus käynnisti digitaalisen infrastruktuuriarvioinnin. Sillä oli käytössään yli 100 toimittajaa, joita hallitsi yli 100 IT-päällikköä kussakin julkisyhteisössä. Tehtävänanto oli selvä: toiminnan yksinkertaistaminen ja IT:n virtaviivaistaminen yli 20 000 käyttäjälle. Ratkaisu: Kaksi ja puoli vuotta myöhemmin tehtiin päätös: Microsoft 365 valittiin koko julkisen sektorin yhteiseksi pilviympäristöksi. Tämä on ensimmäinen kerta, kun jokin maa […]

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    HiQ konseptoi ja toteutti uuden intranetin ja modernit kollaboraatiotyökalut Normetille. Uusi SharePoint Online -intranet SmartNet, Microsoft Teams, Yammer ja modernit SharePoint-tiimisivustot ovat nyt 1 100 Normetilaisen käytössä 30 maassa. Tärkein tavoite projektissa oli sisäisen viestinnän ja työnteon helpottaminen ja tehostaminen. Käyttäjiä haluttiin myös rohkaista viestimään aktiivisemmin ja avoimemmin yli organisaatiorajojen. Muutoksen pääviesti oli: Let´s communicate […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Halki jäisen meren seilaa hinaaja. Sen komentosillalla seisoo kapteeni, joka keskittyy ohjaamaan aluksensa turvallisesti 200 merimailin päähän Pohjois-Suomessa sijaitsevaan Tornioon. Matkan syy? Varma-alus hinaa juuri valmistunutta 110 tonnin painoista nesteytetyn maakaasun (LNG) säiliömoduulia Tornio Mangan terminaaliin, joka on yksi Pohjoismaiden suurimmista LNG-terminaaleista. Kun hinaaja saapuu perille tiheässä sumussa, hydraulinen nosturi ohjaa säiliön paikoilleen. Tämä tarkkaan […]

Vinkit

  • YSBtYW4gYW5kIGEgd29tYW4gc2l0dGluZyBhdCBhIHRhYmxl

    Viisi syytä sille, miksi sinun kannattaa aloittaa Microsoft Teamsin käyttö jo tänään

    Yhteistyö ja tiimityö ovat nykyajan organisaatioiden keskeisiä piirteitä. Lanseerauksensa jälkeen Microsoft Teamsista on tullut nopeimmin kasvava sovellus Microsoftin historiassa. Sitä on ryhtynyt käyttämään yli 330 000 yritystä ympäri maailmaa. Jos työskentelet jossakin näistä yrityksistä, olet jo saattanut keksiä uusia tapoja käyttää sovellusta päivittäisessä työssäsi. Mutta jos näin ei ole, seuraavassa on kerrottu viisi syytä sille, […]