Vähemmän on enemmän – ajatuksia tuottavuudesta modernissa työympäristössä

19 maaliskuu 2018 · Lukuaika 5 min.

Tiedätkö mihin sinulla suurin osa päivästä nykyään menee töissä? Tutkimusten mukaan suurin osa tietotyöläisen päivästä kuluu kahteen asiaan – palaverissa istumiseen ja sähköposteihin. Atlassin tutkimuksen mukaan 47 % palavereista eivät ole edes tuottavia!

Henkilö esittelee MyAnalyticsia isolta näytöltä

Joten sopii kysyä, että tämäkö se suuri tuottavuusloikkamme on. Tämän lisäksi palaverien aloitukset kestävät nykyään keskimäärin 15 minuuttia – kertaat tämän palaveriin osallistujien määrällä niin voit jo mielessäsi laskea ROI:n Surface Hub -neuvotteluratkaisulle, jolla neuvotteluun liittyminen käy sekunneissa ja herätät tiimisi aivan uudella tavalla eloon.

Yksi epäkohta läsnä/etätyö-konsepteissa on mielestäni se, että olemme kollektiivisesti miettineet pääasiassa ”missä työtä tehdään” kun se isompi kysymys tämän rinnalla on ”miten työtä tehdään”. Yksi hyvin konkreettinen asia, jonka teimme Suomen Microsoftilla oli se, että siirsimme ”synkkapalaverit” suoraan Teamsiin, jossa keskustelut, muistiinpanot ja dokumentit ovat helposti tiimin saatavilla kommentoitavina. Teamsiähän voi käyttää yhtä lailla ajasta ja paikasta riippumatta. Tämän vaikutuksena palaverien määrä minulta puolittui ja sähköpostien määrä väheni 30 %.  Tukena tähän on Office 365 -palvelun MyAnalytics, joka havainnollistaa tietotyöläiselle, mihin päiväsi kuluu ja auttaa itseohjaamaan päivän kulkua ja sen kallisarvoisen fokusajan löytämistä. Mihin tätä kallisarvoista fokusaikaa voisi sitten käyttää?

Palaverieni määrä puolittui ja sähköpostien määrä väheni 30%

Luovuus taitona korostuu

Luovuus taitona tulee tässä robotiikan ja tekoälyn kasvavassa maailmassa nousemaan arvoon arvaamattomaan. Siksi on olennaista, ettei mikään saa olla meidän luovuuden esteenä, kun saamme sen mahtavan idean. Ihmiset ovat jo luola-ajoista asti piirtäneet sormella tai nokisella tikulla ajatuksiaan – koskettaminen ja kynän käyttö ovat meille äärimmäisen luonnollisia tapoja välittää ajatuksiamme ja hahmottaa asioita. Kosketusnäyttö ja digitaalisen kynän käyttö nousevat Windows 10:n ja modernien laitteiden osalta aivan uudelle tasolle.

Suoraan nettisivulle piirtäminen tai kirjoittaminen tai kynän käyttö Office-tuotteissa käy vaivattomasti ja tehostaa merkittävästi työskentelyä. Mutta sekalaisten kommenttien suman saaminen esimerkiksi Word-dokumentissa ei välttämättä ensi silmäyksellä aukea, joten Officessa on mahdollisuus kelata dokumenttiin piirretyt kommentit ajassa eteen- ja taaksepäin helpottaen lukijaa hahmottamaan kommentoijan ajatuksen juoksua.

Kolmiulotteisuus ja yhdistetty todellisuus on merkittävä osa Windows 10 -käyttökokemusta ja meille ihmisille, jotka elämme eittämättä kolmiulotteisessa maailmassa, on helpompaa ymmärtää monimutkaisia asioita kolmiulotteisesti. Windows 10 mahdollistaa 3D-kuvien luomisen ja muokkaamisen helposti Paint 3D -sovelluksella, luomuksien tutkimisen Yhdistetyn Todellisuuden Katseluohjelmalla ja liittämisen osaksi Office-dokumentteja kuten Powerpointtia, Wordia tai Exceliä!

Kolmiulotteinen polkupyörämalli Powerpointissa

Ei kompromisseja tietoturvan ja tuottavuuden välillä

Mielestäni tietoturvan ja tuottavuuden välillä ei pitäisi joutua tekemään kompromisseja, koska jos käyttäjien käyttökokemus ja heille tarjotut työkalut eivät tue moderneja työskentelymalleja, he aivan varmasti löytävät jonkin näppärän kuluttajapalvelun jolla tyhjiön täyttävät.

Juttelin taannoin pitkään IT- ja tietoturva-alalla työskennelleen isäni kanssa ja hän totesi mielestäni osuvasti: ”jos tietoturva olisi tekninen asia se olisi jo ratkaistu kauan aikaa sitten”. Tämä lausahdus laittoi ns. perspektiiviin sen, mitä Windows 10 -tietoturvassakin on lähdetty kehittämään: jokaista käyttäjää ja organisaatiota helpottavia ratkaisuja, jotka vähentävät ihmisvirheen riskiä. Esimerkiksi Dynamic Lock -ominaisuus, joka lukitsee PC:n, kun käyttäjä kävelee puhelimensa kanssa työasemalta pois. Tai Windows Hello, joka näppärästi kirjaa käyttäjän sisään biometrisellä tunnistamisella kuten kasvoilla tai sormenjäljellä.

Toki taustalla on laaja joukko kehittyvää tekniikkaa, joka vähentää tietoturvahyökkäysten jalansijaa ja joka eivät ole käyttäjälle näkyviä, mutta näkyvät yritykselle parantuneena tietoturvatasona. Viime kesän RansomWare-hyökkäyksen jälkimainingeissa nähtiin eräitä maailman nopeimpia suuryrityksen Windows 10-käyttöönottoja, kun hyökkäyksen saastuttamat yritykset halusivat nostaa kertaheitolla tietoturvatasoaan vastaavia hyökkäyksiä kohtaan.

Yhtä lailla yrityksissä tiimien kuluttajapikaviestiryhmät voivat vaarantaa yrityksen tietosuoja ja -turvan arvaamattomalla tavalla – siirtämällä nämä ryhmät Teamsiin yritys tarjoaisi käyttäjille käyttökokemuksen, joka palvelee heidän käyttötarvettaan ja olisi myös IT:n hallinnan piirissä.

Tuottavuus ei ole vain teknologisia harppauksia

Yksinkertainen on kaunista. Sama pätee mielestäni myös teknologiaan ja etenkin sen käyttöönottoon. Laite häviää tai hajoaa ja minun pitäisi saada nopeasti uusi laite käyttöön – kenellä on tänä päivänä aikaa odottaa päiviä tai jopa viikkoja, että IT toimittaa korvaavan PC:n? Seuraava askel yksinkertaisen käyttöönoton puolella on Microsoftin Autopilot, joka mahdollistaa käyttöönoton, ilman että IT koskee laitteeseen vaan loppukäyttäjä ottaa laitteen paketista ja suoraan ns. ”pakasta”, kirjautuu sisään työpaikan identiteetillä, määrittelee muutaman omaan käyttöön liittyvän asetuksen ja laite on käyttövalmis yrityksen sovelluksilla höystettynä.

Tuottavuus tämän päivän tietotyöläiselle ei ole enää teknologisia harppauksia vaan pääasiassa olemassa olevan teknologian järkevämpää käyttöä ja yhteisten sääntöjen selkeää luomista työpaikoilla. Kalentereissa voi ja pitää olla tyhjää tilaa, koska vain palavereissa istumalla fyysisesti tai virtuaalisesti ei työt tule tehtyä.