Henkilö esittelee MyAnalyticsia isolta näytöltä

Vähemmän on enemmän – ajatuksia tuottavuudesta modernissa työympäristössä

Harri Mikkanen

Harri Mikkanen

Microsoft Surface liiketoimintajohtaja

Lukuaika, 5 min.

Tiedätkö mihin sinulla suurin osa päivästä nykyään menee töissä? Tutkimusten mukaan suurin osa tietotyöläisen päivästä kuluu kahteen asiaan – palaverissa istumiseen ja sähköposteihin. Atlassin tutkimuksen mukaan 47 % palavereista eivät ole edes tuottavia!

Henkilö esittelee MyAnalyticsia isolta näytöltä

Joten sopii kysyä, että tämäkö se suuri tuottavuusloikkamme on. Tämän lisäksi palaverien aloitukset kestävät nykyään keskimäärin 15 minuuttia – kertaat tämän palaveriin osallistujien määrällä niin voit jo mielessäsi laskea ROI:n Surface Hub -neuvotteluratkaisulle, jolla neuvotteluun liittyminen käy sekunneissa ja herätät tiimisi aivan uudella tavalla eloon.

Yksi epäkohta läsnä/etätyö-konsepteissa on mielestäni se, että olemme kollektiivisesti miettineet pääasiassa ”missä työtä tehdään” kun se isompi kysymys tämän rinnalla on ”miten työtä tehdään”. Yksi hyvin konkreettinen asia, jonka teimme Suomen Microsoftilla oli se, että siirsimme ”synkkapalaverit” suoraan Teamsiin, jossa keskustelut, muistiinpanot ja dokumentit ovat helposti tiimin saatavilla kommentoitavina. Teamsiähän voi käyttää yhtä lailla ajasta ja paikasta riippumatta. Tämän vaikutuksena palaverien määrä minulta puolittui ja sähköpostien määrä väheni 30 %.  Tukena tähän on Office 365 -palvelun MyAnalytics, joka havainnollistaa tietotyöläiselle, mihin päiväsi kuluu ja auttaa itseohjaamaan päivän kulkua ja sen kallisarvoisen fokusajan löytämistä. Mihin tätä kallisarvoista fokusaikaa voisi sitten käyttää?

Palaverieni määrä puolittui ja sähköpostien määrä väheni 30%

Luovuus taitona korostuu

Luovuus taitona tulee tässä robotiikan ja tekoälyn kasvavassa maailmassa nousemaan arvoon arvaamattomaan. Siksi on olennaista, ettei mikään saa olla meidän luovuuden esteenä, kun saamme sen mahtavan idean. Ihmiset ovat jo luola-ajoista asti piirtäneet sormella tai nokisella tikulla ajatuksiaan – koskettaminen ja kynän käyttö ovat meille äärimmäisen luonnollisia tapoja välittää ajatuksiamme ja hahmottaa asioita. Kosketusnäyttö ja digitaalisen kynän käyttö nousevat Windows 10:n ja modernien laitteiden osalta aivan uudelle tasolle.

Suoraan nettisivulle piirtäminen tai kirjoittaminen tai kynän käyttö Office-tuotteissa käy vaivattomasti ja tehostaa merkittävästi työskentelyä. Mutta sekalaisten kommenttien suman saaminen esimerkiksi Word-dokumentissa ei välttämättä ensi silmäyksellä aukea, joten Officessa on mahdollisuus kelata dokumenttiin piirretyt kommentit ajassa eteen- ja taaksepäin helpottaen lukijaa hahmottamaan kommentoijan ajatuksen juoksua.

Kolmiulotteisuus ja yhdistetty todellisuus on merkittävä osa Windows 10 -käyttökokemusta ja meille ihmisille, jotka elämme eittämättä kolmiulotteisessa maailmassa, on helpompaa ymmärtää monimutkaisia asioita kolmiulotteisesti. Windows 10 mahdollistaa 3D-kuvien luomisen ja muokkaamisen helposti Paint 3D -sovelluksella, luomuksien tutkimisen Yhdistetyn Todellisuuden Katseluohjelmalla ja liittämisen osaksi Office-dokumentteja kuten Powerpointtia, Wordia tai Exceliä!

Kolmiulotteinen polkupyörämalli Powerpointissa

Ei kompromisseja tietoturvan ja tuottavuuden välillä

Mielestäni tietoturvan ja tuottavuuden välillä ei pitäisi joutua tekemään kompromisseja, koska jos käyttäjien käyttökokemus ja heille tarjotut työkalut eivät tue moderneja työskentelymalleja, he aivan varmasti löytävät jonkin näppärän kuluttajapalvelun jolla tyhjiön täyttävät.

Juttelin taannoin pitkään IT- ja tietoturva-alalla työskennelleen isäni kanssa ja hän totesi mielestäni osuvasti: ”jos tietoturva olisi tekninen asia se olisi jo ratkaistu kauan aikaa sitten”. Tämä lausahdus laittoi ns. perspektiiviin sen, mitä Windows 10 -tietoturvassakin on lähdetty kehittämään: jokaista käyttäjää ja organisaatiota helpottavia ratkaisuja, jotka vähentävät ihmisvirheen riskiä. Esimerkiksi Dynamic Lock -ominaisuus, joka lukitsee PC:n, kun käyttäjä kävelee puhelimensa kanssa työasemalta pois. Tai Windows Hello, joka näppärästi kirjaa käyttäjän sisään biometrisellä tunnistamisella kuten kasvoilla tai sormenjäljellä.

Toki taustalla on laaja joukko kehittyvää tekniikkaa, joka vähentää tietoturvahyökkäysten jalansijaa ja joka eivät ole käyttäjälle näkyviä, mutta näkyvät yritykselle parantuneena tietoturvatasona. Viime kesän RansomWare-hyökkäyksen jälkimainingeissa nähtiin eräitä maailman nopeimpia suuryrityksen Windows 10-käyttöönottoja, kun hyökkäyksen saastuttamat yritykset halusivat nostaa kertaheitolla tietoturvatasoaan vastaavia hyökkäyksiä kohtaan.

Yhtä lailla yrityksissä tiimien kuluttajapikaviestiryhmät voivat vaarantaa yrityksen tietosuoja ja -turvan arvaamattomalla tavalla – siirtämällä nämä ryhmät Teamsiin yritys tarjoaisi käyttäjille käyttökokemuksen, joka palvelee heidän käyttötarvettaan ja olisi myös IT:n hallinnan piirissä.

Tuottavuus ei ole vain teknologisia harppauksia

Yksinkertainen on kaunista. Sama pätee mielestäni myös teknologiaan ja etenkin sen käyttöönottoon. Laite häviää tai hajoaa ja minun pitäisi saada nopeasti uusi laite käyttöön – kenellä on tänä päivänä aikaa odottaa päiviä tai jopa viikkoja, että IT toimittaa korvaavan PC:n? Seuraava askel yksinkertaisen käyttöönoton puolella on Microsoftin Autopilot, joka mahdollistaa käyttöönoton, ilman että IT koskee laitteeseen vaan loppukäyttäjä ottaa laitteen paketista ja suoraan ns. ”pakasta”, kirjautuu sisään työpaikan identiteetillä, määrittelee muutaman omaan käyttöön liittyvän asetuksen ja laite on käyttövalmis yrityksen sovelluksilla höystettynä.

Tuottavuus tämän päivän tietotyöläiselle ei ole enää teknologisia harppauksia vaan pääasiassa olemassa olevan teknologian järkevämpää käyttöä ja yhteisten sääntöjen selkeää luomista työpaikoilla. Kalentereissa voi ja pitää olla tyhjää tilaa, koska vain palavereissa istumalla fyysisesti tai virtuaalisesti ei työt tule tehtyä.

Maksuton webinaari: Kyberturvallisuuden tärkeimmät trendit Euroopassa

Tutustu kyberturvallisuuden eurooppalaisiin trendeihin ja ratkaisuihin uhkilta suojautumiseksi

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • Tehokasta oppimista ajasta ja paikasta riippumatta – näin Surface ja Office tukevat fysiikan professorin opetusfilosofiaa

    Tehokasta oppimista ajasta ja paikasta riippumatta – näin Surface ja Office tukevat fysiikan professorin opetusfilosofiaa

    Professori Pasi Vahimaan mielestä koronatilanne toi korkeakouluopetuksen digitalisaatiolle tervetulleen harppauksen. Hän on koonnut kurssimateriaalinsa Microsoft Teamsiin jo ennen koronaa, koska se tekee luentokokonaisuuksien tallentamisesta helppoa, selkeää ja nopeaa. Lisäksi Microsoft Surfacen ja OneNoten saumaton yhteispeli helpottaa kaavoja piirtävän fyysikon elämää. Itä-Suomen yliopiston professori Pasi Vahimaa tutkii ja opettaa fotoniikkaa, fysiikan osa-aluetta, joka keskittyy valon käyttäytymiseen. […]

  • 1 TB maksutonta tilaa kesäkuvillesi!

    1 TB maksutonta tilaa kesäkuvillesi!

    Kesäloma! Sehän on jo täällä! Ennen kuin kirmaat kokonaan kesälaitumille, hyödynnä oppilaitoksesi tarjoamaa Office365-tiliä esimerkiksi kuvien ja videoiden tallentamiseen. Lataa puhelimeesi OneDrive-sovellus, niin muistosi ja kuvasi säilyvät, vaikka puhelin kastuisi kesäsateessa tai uintireissulla. Lisäämällä oppilaitoksesi Office365-tilin OneDriveen saat yhden teratavun maksutonta tallennustilaa kuvillesi! Katso ohjeet täältä. Toivotamme sinulle ikimuistosta kesälomaa!

Teollisuus

  • Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Spitec heräsi omaan osaamattomuuteensa, kun puheet EU:n uudesta tietoturva-asetuksesta (GDPR) alkoivat. Ensin käytiin koulutuksissa itse. Sitten konsultointiin ammattilaista. Yhdessä kumppanin kanssa analysointiin nykytila ja määriteltiin kaikki välittömät tarpeet. Lista ei ollut pitkä, mutta tekemistä oli sitäkin enemmän. Ensin korjataan tietoturva, sitten uudistetaan laitehallinta. Siinä samalla koulutetaan tekijöille uuden asetuksen perusteet. Spitec teki järkevästi konsultoidessaan ammattilaista, […]

  • henkilö istuu työpöydällä olevan kannettavan tietokoneen ääressä

    Ihmisten johtamisen kompassi haastavina aikoina

    Microsoftin Max Tchapeyou kertoo kuudesta omakohtaisesta tavasta, joiden avulla hän on työskennellyt tehokkaammin ja positiivisemmin tiiminsä kanssa.

Terveydenhuolto

  • Two female healthcare professionals looking at a tablet

    Virtual Care -webinaari

    Keskustelu Microsoft Teamsin mahdollistamistä Virtual Care -ratkaisuista – jotka italiassa tehty tapaustutkimus herätti henkiin.

  • Lataa: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

    Lataa: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

    Oikein valjastettuna digitalisaatio tarjoaa vastauksia moniin terveydenhoitoa ravisteleviin haasteisiin: väestön ikääntymisestä kroonisten sairauksien yleistymiseen ja teknologisista siiloista kyberuhkiin. Unelmien pelikirjaan olemme koonneet kattavan tietopaketin onnistumiseen: • Visio terveydenhuollon digimurroksesta • Terveydenhoidon esimerkkikäyttötapaukset • Kyvykkyyksien kehittämisen suunnitelma LATAA: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

  • Iceland runs on Trust

    Miten pilvipalvelut auttoivat pientä kansakuntaa toteuttamaan suuria tavoitteita

    Joulukuussa 2015 Islannin hallitus käynnisti digitaalisen infrastruktuuriarvioinnin. Sillä oli käytössään yli 100 toimittajaa, joita hallitsi yli 100 IT-päällikköä kussakin julkisyhteisössä. Tehtävänanto oli selvä: toiminnan yksinkertaistaminen ja IT:n virtaviivaistaminen yli 20 000 käyttäjälle. Ratkaisu: Kaksi ja puoli vuotta myöhemmin tehtiin päätös: Microsoft 365 valittiin koko julkisen sektorin yhteiseksi pilviympäristöksi. Tämä on ensimmäinen kerta, kun jokin maa […]

  • Ineco

    Ineco parantaa työntekijöiden tuottavuutta uudenaikaisilla työkaluilla ja tekoälyllä

    Ohjelmistojen kanssa kamppailu ei auta tehokkaammassa työnteossa. Samoin tuottavuus kärsii, jos tiedostojen jakaminen ja asiakirjojen muokkaus yhteistyössä on vaikeaa. Espanjan julkisella sektorilla toimiva Ineco ymmärtää tämän. Siksi se päätti muuttaa tapoja, joilla työntekijät ovat vuorovaikutuksessa teknologian ja toistensa kanssa. Ottamalla käyttöön Microsoft 365 -ratkaisun yli 2 800 työntekijälleen Ineco on yhdessä kumppaninsa Necsian kanssa parantanut […]

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Spitec heräsi omaan osaamattomuuteensa, kun puheet EU:n uudesta tietoturva-asetuksesta (GDPR) alkoivat. Ensin käytiin koulutuksissa itse. Sitten konsultointiin ammattilaista. Yhdessä kumppanin kanssa analysointiin nykytila ja määriteltiin kaikki välittömät tarpeet. Lista ei ollut pitkä, mutta tekemistä oli sitäkin enemmän. Ensin korjataan tietoturva, sitten uudistetaan laitehallinta. Siinä samalla koulutetaan tekijöille uuden asetuksen perusteet. Spitec teki järkevästi konsultoidessaan ammattilaista, […]

Digitalisaatio

  • Manufacturing

    Digian ratkaisuverstaalla kehitetään asiakasarvoa

    Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista.   Teollisuuden ja palvelun alalla yritykset haluavat aktiivisesti kehittää ja optimoida olemassa olevia ja luoda uusia prosesseja. Tämä tehdään palvelun ja tuotannon tehostamiseksi, kilpailukyvyn säilyttämiseksi ja jopa kilpailuedun saavuttamiseksi.Vaikka robottien maailma jo mainospuheissa kolkutteleekin rautaisella virtuaalikourallaan, asiakkaan onnelliseksi tekevä palvelun laatu on […]

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – HMD Globalille käyttöön HIQ Elevate Office 365 palvelut

    Kumppaniblogi – HMD Globalille käyttöön HIQ Elevate Office 365 palvelut

    Globaalin yhteistyön ja viestinnän mahdollistaminen sekä palvelua yli 500 käyttäjälle ensimmäisestä päivästä lähtien. HiQ toimitti HMD:lle Office 365 käyttöönoton, sisäisen viestinnän työkalut ja kollaboraatioympäristön pohjautuen Elevate -palveluihin Haaste: heti globaaliksi HMD Global perustettiin loppuvuonna 2016 Nokia-matkapuhelinten uudeksi kodiksi. Yrityksen toiminnan, organisaation ja liiketoimintaverkoston tuli olla alusta lähtien globaaleja. HMD Global tarvitsi yrityksen tarpeisiin räätälöidyn infrastruktuurin […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • henkilö istuu pöydän ääressä ja käyttää kannettavaa tietokonetta

    Sitoutumisemme Microsoft Teamsin yksityisyyteen ja tietoturvaan

    Videoneuvotteluista on tullut tänä päivänä suurempi osa päivittäistä elämäämme ja työtämme kuin koskaan ennen. Minä, tiimini ja muut Microsoftin työntekijät ovat sopeutuneet uuteen todellisuuteen, jossa näemme toistemme kodit koirineen, kissoineen ja muine perheenjäsenineen. Ympäri maailmaa työskentely, oppiminen sekä yhteydenpito kollegoiden, ystävien ja perheenjäsenten kanssa tapahtuu teknologian välityksellä. Olipa työpaikkana keittiön pöytä, olohuoneen sohva tai myös […]

Vinkit

  • Teams-webinaari 16.4.2018

    Teams-webinaari 16.4.2018

    Teams oppilaitoskäytössä. Kuka, mitä, missä, häh? Rekisteröidy ensin tästä. Saat hetken päästä sähköpostin, jossa on linkki 16.4.2018 tallennettuun noin tunnin mittaiseen Teams-webinaariin, jonka vetää Mustosen Pasi. Webinaari kannattaa aloittaa suoraan 9 minuutin kohdalta, niin pääsee heti asiaan. Hyvää webinaaria toivottaa Edu-tiimi!