Siirry pääsisältöön
Henkilö esittelee MyAnalyticsia isolta näytöltä

Vähemmän on enemmän – ajatuksia tuottavuudesta modernissa työympäristössä

Harri Mikkanen

Harri Mikkanen

Microsoft Surface liiketoimintajohtaja

Lukuaika, 5 min.

Tiedätkö mihin sinulla suurin osa päivästä nykyään menee töissä? Tutkimusten mukaan suurin osa tietotyöläisen päivästä kuluu kahteen asiaan – palaverissa istumiseen ja sähköposteihin. Atlassin tutkimuksen mukaan 47 % palavereista eivät ole edes tuottavia!

Henkilö esittelee MyAnalyticsia isolta näytöltä

Joten sopii kysyä, että tämäkö se suuri tuottavuusloikkamme on. Tämän lisäksi palaverien aloitukset kestävät nykyään keskimäärin 15 minuuttia – kertaat tämän palaveriin osallistujien määrällä niin voit jo mielessäsi laskea ROI:n Surface Hub -neuvotteluratkaisulle, jolla neuvotteluun liittyminen käy sekunneissa ja herätät tiimisi aivan uudella tavalla eloon.

Yksi epäkohta läsnä/etätyö-konsepteissa on mielestäni se, että olemme kollektiivisesti miettineet pääasiassa ”missä työtä tehdään” kun se isompi kysymys tämän rinnalla on ”miten työtä tehdään”. Yksi hyvin konkreettinen asia, jonka teimme Suomen Microsoftilla oli se, että siirsimme ”synkkapalaverit” suoraan Teamsiin, jossa keskustelut, muistiinpanot ja dokumentit ovat helposti tiimin saatavilla kommentoitavina. Teamsiähän voi käyttää yhtä lailla ajasta ja paikasta riippumatta. Tämän vaikutuksena palaverien määrä minulta puolittui ja sähköpostien määrä väheni 30 %.  Tukena tähän on Office 365 -palvelun MyAnalytics, joka havainnollistaa tietotyöläiselle, mihin päiväsi kuluu ja auttaa itseohjaamaan päivän kulkua ja sen kallisarvoisen fokusajan löytämistä. Mihin tätä kallisarvoista fokusaikaa voisi sitten käyttää?

Palaverieni määrä puolittui ja sähköpostien määrä väheni 30%

Luovuus taitona korostuu

Luovuus taitona tulee tässä robotiikan ja tekoälyn kasvavassa maailmassa nousemaan arvoon arvaamattomaan. Siksi on olennaista, ettei mikään saa olla meidän luovuuden esteenä, kun saamme sen mahtavan idean. Ihmiset ovat jo luola-ajoista asti piirtäneet sormella tai nokisella tikulla ajatuksiaan – koskettaminen ja kynän käyttö ovat meille äärimmäisen luonnollisia tapoja välittää ajatuksiamme ja hahmottaa asioita. Kosketusnäyttö ja digitaalisen kynän käyttö nousevat Windows 10:n ja modernien laitteiden osalta aivan uudelle tasolle.

Suoraan nettisivulle piirtäminen tai kirjoittaminen tai kynän käyttö Office-tuotteissa käy vaivattomasti ja tehostaa merkittävästi työskentelyä. Mutta sekalaisten kommenttien suman saaminen esimerkiksi Word-dokumentissa ei välttämättä ensi silmäyksellä aukea, joten Officessa on mahdollisuus kelata dokumenttiin piirretyt kommentit ajassa eteen- ja taaksepäin helpottaen lukijaa hahmottamaan kommentoijan ajatuksen juoksua.

Kolmiulotteisuus ja yhdistetty todellisuus on merkittävä osa Windows 10 -käyttökokemusta ja meille ihmisille, jotka elämme eittämättä kolmiulotteisessa maailmassa, on helpompaa ymmärtää monimutkaisia asioita kolmiulotteisesti. Windows 10 mahdollistaa 3D-kuvien luomisen ja muokkaamisen helposti Paint 3D -sovelluksella, luomuksien tutkimisen Yhdistetyn Todellisuuden Katseluohjelmalla ja liittämisen osaksi Office-dokumentteja kuten Powerpointtia, Wordia tai Exceliä!

Kolmiulotteinen polkupyörämalli Powerpointissa

Ei kompromisseja tietoturvan ja tuottavuuden välillä

Mielestäni tietoturvan ja tuottavuuden välillä ei pitäisi joutua tekemään kompromisseja, koska jos käyttäjien käyttökokemus ja heille tarjotut työkalut eivät tue moderneja työskentelymalleja, he aivan varmasti löytävät jonkin näppärän kuluttajapalvelun jolla tyhjiön täyttävät.

Juttelin taannoin pitkään IT- ja tietoturva-alalla työskennelleen isäni kanssa ja hän totesi mielestäni osuvasti: ”jos tietoturva olisi tekninen asia se olisi jo ratkaistu kauan aikaa sitten”. Tämä lausahdus laittoi ns. perspektiiviin sen, mitä Windows 10 -tietoturvassakin on lähdetty kehittämään: jokaista käyttäjää ja organisaatiota helpottavia ratkaisuja, jotka vähentävät ihmisvirheen riskiä. Esimerkiksi Dynamic Lock -ominaisuus, joka lukitsee PC:n, kun käyttäjä kävelee puhelimensa kanssa työasemalta pois. Tai Windows Hello, joka näppärästi kirjaa käyttäjän sisään biometrisellä tunnistamisella kuten kasvoilla tai sormenjäljellä.

Toki taustalla on laaja joukko kehittyvää tekniikkaa, joka vähentää tietoturvahyökkäysten jalansijaa ja joka eivät ole käyttäjälle näkyviä, mutta näkyvät yritykselle parantuneena tietoturvatasona. Viime kesän RansomWare-hyökkäyksen jälkimainingeissa nähtiin eräitä maailman nopeimpia suuryrityksen Windows 10-käyttöönottoja, kun hyökkäyksen saastuttamat yritykset halusivat nostaa kertaheitolla tietoturvatasoaan vastaavia hyökkäyksiä kohtaan.

Yhtä lailla yrityksissä tiimien kuluttajapikaviestiryhmät voivat vaarantaa yrityksen tietosuoja ja -turvan arvaamattomalla tavalla – siirtämällä nämä ryhmät Teamsiin yritys tarjoaisi käyttäjille käyttökokemuksen, joka palvelee heidän käyttötarvettaan ja olisi myös IT:n hallinnan piirissä.

Tuottavuus ei ole vain teknologisia harppauksia

Yksinkertainen on kaunista. Sama pätee mielestäni myös teknologiaan ja etenkin sen käyttöönottoon. Laite häviää tai hajoaa ja minun pitäisi saada nopeasti uusi laite käyttöön – kenellä on tänä päivänä aikaa odottaa päiviä tai jopa viikkoja, että IT toimittaa korvaavan PC:n? Seuraava askel yksinkertaisen käyttöönoton puolella on Microsoftin Autopilot, joka mahdollistaa käyttöönoton, ilman että IT koskee laitteeseen vaan loppukäyttäjä ottaa laitteen paketista ja suoraan ns. ”pakasta”, kirjautuu sisään työpaikan identiteetillä, määrittelee muutaman omaan käyttöön liittyvän asetuksen ja laite on käyttövalmis yrityksen sovelluksilla höystettynä.

Tuottavuus tämän päivän tietotyöläiselle ei ole enää teknologisia harppauksia vaan pääasiassa olemassa olevan teknologian järkevämpää käyttöä ja yhteisten sääntöjen selkeää luomista työpaikoilla. Kalentereissa voi ja pitää olla tyhjää tilaa, koska vain palavereissa istumalla fyysisesti tai virtuaalisesti ei työt tule tehtyä.

Maksuton webinaari: Kyberturvallisuuden tärkeimmät trendit Euroopassa

Tutustu kyberturvallisuuden eurooppalaisiin trendeihin ja ratkaisuihin uhkilta suojautumiseksi

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • Tehokasta oppimista ajasta ja paikasta riippumatta – näin Surface ja Office tukevat fysiikan professorin opetusfilosofiaa

    Tehokasta oppimista ajasta ja paikasta riippumatta – näin Surface ja Office tukevat fysiikan professorin opetusfilosofiaa

    Professori Pasi Vahimaan mielestä koronatilanne toi korkeakouluopetuksen digitalisaatiolle tervetulleen harppauksen. Hän on koonnut kurssimateriaalinsa Microsoft Teamsiin jo ennen koronaa, koska se tekee luentokokonaisuuksien tallentamisesta helppoa, selkeää ja nopeaa. Lisäksi Microsoft Surfacen ja OneNoten saumaton yhteispeli helpottaa kaavoja piirtävän fyysikon elämää. Itä-Suomen yliopiston professori Pasi Vahimaa tutkii ja opettaa fotoniikkaa, fysiikan osa-aluetta, joka keskittyy valon käyttäytymiseen. […]

  • Perinteisten opetusmenetelmien parantaminen Microsoft Teamsin avulla

    Perinteisten opetusmenetelmien parantaminen Microsoft Teamsin avulla

    COVID-19-epidemialla on ollut valtava vaikutus miljoonien opettajien ja oppilaiden rutiineihin ympäri maailmaa. Microsoft Education -tiimi on sitoutunut auttamaan kaikkia osapuolia pitämään toisiinsa yhteyttä ja toimimaan tehokkaasti etäopetuksessa. Kun nyt eri maat alkavat vähitellen selvitä kriisistä, Microsoft auttaa oppilaitoksia siirtymään “monimuoto-oppimiseen”. Siinä lähiopetus ja virtuaaliluokat yhdistyvät entistä tehokkaammaksi koulutusmalliksi.  Vaikka monet opettajat, oppilaat ja vanhemmat ehtivät […]

Teollisuus

  • Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Spitec heräsi omaan osaamattomuuteensa, kun puheet EU:n uudesta tietoturva-asetuksesta (GDPR) alkoivat. Ensin käytiin koulutuksissa itse. Sitten konsultointiin ammattilaista. Yhdessä kumppanin kanssa analysointiin nykytila ja määriteltiin kaikki välittömät tarpeet. Lista ei ollut pitkä, mutta tekemistä oli sitäkin enemmän. Ensin korjataan tietoturva, sitten uudistetaan laitehallinta. Siinä samalla koulutetaan tekijöille uuden asetuksen perusteet. Spitec teki järkevästi konsultoidessaan ammattilaista, […]

  • Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Halki jäisen meren seilaa hinaaja. Sen komentosillalla seisoo kapteeni, joka keskittyy ohjaamaan aluksensa turvallisesti 200 merimailin päähän Pohjois-Suomessa sijaitsevaan Tornioon. Matkan syy? Varma-alus hinaa juuri valmistunutta 110 tonnin painoista nesteytetyn maakaasun (LNG) säiliömoduulia Tornio Mangan terminaaliin, joka on yksi Pohjoismaiden suurimmista LNG-terminaaleista. Kun hinaaja saapuu perille tiheässä sumussa, hydraulinen nosturi ohjaa säiliön paikoilleen. Tämä tarkkaan […]

Terveydenhuolto

  • henkilö istuu kannettavan tietokoneen ääressä

    Nopea ja tehokas lähestymistapa digitalisaatioon – ja miten se onnistuu

    Tänä päivänä yritystoiminnan hoitaminen “tavalliseen tapaan” on jäämässä jalkoihin. Muutoksista ja mullistuksista on muodostunut uusi normaali. Ajattele niitä muutoksia, jotka vaikuttavat organisaatioosi juuri tällä hetkellä: uusi teknologia ja uudet tekniikat ohjaavat niin työntekijöiden kuin asiakkaiden uusia asenteita ja odotuksia. Kaikki on muuttumassa. Ja asia, joka yhdistää kaikkia näitä muutoksia, on nopeus. Ne tapahtuvat poikkeuksellisen nopealla […]

  • Two female healthcare professionals looking at a tablet

    Virtual Care -webinaari

    Keskustelu Microsoft Teamsin mahdollistamistä Virtual Care -ratkaisuista – jotka italiassa tehty tapaustutkimus herätti henkiin.

Vähittäiskauppa

  • Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

    Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

      Lue, miten voimme auttaa sinua täyttämään GDPR:n vaatimukset ratkaisuilla, jotka ovat saatavilla jo nyt: Arvioi nykyinen riskiprofiilisi “Mistä voin tietää, miltä osin noudatan jo säädöksiä ja mihin minun pitää seuraavaksi keskittyä?” Tämä on yksi yleisimmistä vähittäismyyjien GDPR:ään liittyvistä kysymyksistä. Se on myös yksi vaikeimmin vastattavista kysymyksistä, koska jokainen vähittäismyyjä on erilainen. Onneksi uusi Compliance Manager […]

  • Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    HeadBrands on perustamisvuodestaan 2010 asti kasvanut tasaista tahtia ja on nyt hiustenhoitotuotteiden johtava vähittäismyyjä Pohjoismaissa. HeadBrands tarvitsi modernin IT-ratkaisun, joka parantaa liiketoiminnan tuottavuutta ja tehostaa yhteistyötä sekä yrityksen sisällä että ulkoisesti. Tähän haasteeseen vastaamiseksi yritys päätti korvata useimmat käytössä olleet palvelunsa Microsoft 365 Businessilla. Kyseessä on täysin uusi ratkaisu, jossa yhdistyvät Microsoft Office 365:n, Windows […]

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Etex

    Etex käyttää nykyaikaisia työkaluja liiketoimintansa yhdistämisessä ja asiakaskeskeisyytensä parantamisessa

    Rakennusalalla kaikkien komponenttien on toimittava oikea-aikaisessa yhteistyössä, jotta lopputuote on mahdollisimman hyvä. Belgialaiselle rakennusratkaisuja valmistavalle Etexille tämä on jokapäiväistä todellisuutta, mutta samalla se halusi löytää keinoja tuottavuuden ja sisäisen yhteistyön parantamiseen. Yritys toimii yli 42 maassa ja työllistää yli 15 000 henkeä. Etexille digitaalinen muutos on avainasemassa sisäisten prosessien parantamisessa ja paremman asiakaspalvelun tarjoamisessa. Muutos […]

Digitalisaatio

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – Sulava tarjoaa työkulttuurin muutoksen rakennuspalikat

    Kumppaniblogi – Sulava tarjoaa työkulttuurin muutoksen rakennuspalikat

    Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista.   Työkultuuria ei muuteta hetkessä Isot muutokset organisaatiossa eivät tapahdu sattumalta. Ne vaativat toteutuakseen johdon tuen, määritellyt skenaariot, (paljon) tiedottamista ja usein myös kouluttamista. Ruoka- ja juomapakkausten asiantuntija Huhtamäki näki strategisen tarpeen sisäisen yhteistyön parantamiselle ja työtapojen tehostamiselle. Käytännössä he miettivät miten […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Kaksi henkilöä istuu ja seisoo tietokoneen ääressä

    Varjo-IT:n uhkien poistaminen

    Yksi liiketoiminnan suurimmista tietoturvauhkista on sisäinen. Onko sinulla valmiudet puuttua varjo-IT:n uhkaan? Microsoftin laaja Work Reworked -raportti osoittaa, että kun muutoksesta on muodostumassa kaikille yrityksille uusi normaali, tietoturvan uhkat eivät sijaitse vain organisaatioiden ulkopuolella vaan myös niiden sisällä. Vaatimusten vastaisten sovellusten laajamittainen käyttö tarjoaa avoimet ovet kyberrikollisuudelle. Kehityksen kärjessä pysymiseen ei ole koskaan aiemmin ollut […]

Vinkit

  • henkilö istuu työpöydällä olevan kannettavan tietokoneen ääressä

    Parhaat vinkit älykkäämpään etätyöhön Microsoft Teamsin avulla

    Etätyöskentelystä on muodostumassa monille uusi normaali, joten työntekijöiden on löydettävä erilaisia tapoja jatkaa tehokasta tiimitoimintaa. Microsoft Teams on suunniteltu pitämään kollegat tuottavasti yhteydessä toisiinsa sekä varmistamaan, että kaikki voivat jatkaa yhteistyötä yhtä tehokkaasti ja tietoturvallisesti kuin konttorissa. Riippumatta siitä, käytätkö Microsoft Teamsia valmiiksi vai etkö vielä ole ehtinyt kokeilemaan sitä, seuraavassa on kuusi vinkkiä, jotka […]