Siirry pääsisältöön
Pulse
Henkilö esittelee MyAnalyticsia isolta näytöltä

Vähemmän on enemmän – ajatuksia tuottavuudesta modernissa työympäristössä

Harri Mikkanen

Harri Mikkanen

Microsoft Surface liiketoimintajohtaja

Lukuaika, 5 min.

Tiedätkö mihin sinulla suurin osa päivästä nykyään menee töissä? Tutkimusten mukaan suurin osa tietotyöläisen päivästä kuluu kahteen asiaan – palaverissa istumiseen ja sähköposteihin. Atlassin tutkimuksen mukaan 47 % palavereista eivät ole edes tuottavia!

Henkilö esittelee MyAnalyticsia isolta näytöltä

Joten sopii kysyä, että tämäkö se suuri tuottavuusloikkamme on. Tämän lisäksi palaverien aloitukset kestävät nykyään keskimäärin 15 minuuttia – kertaat tämän palaveriin osallistujien määrällä niin voit jo mielessäsi laskea ROI:n Surface Hub -neuvotteluratkaisulle, jolla neuvotteluun liittyminen käy sekunneissa ja herätät tiimisi aivan uudella tavalla eloon.

Yksi epäkohta läsnä/etätyö-konsepteissa on mielestäni se, että olemme kollektiivisesti miettineet pääasiassa ”missä työtä tehdään” kun se isompi kysymys tämän rinnalla on ”miten työtä tehdään”. Yksi hyvin konkreettinen asia, jonka teimme Suomen Microsoftilla oli se, että siirsimme ”synkkapalaverit” suoraan Teamsiin, jossa keskustelut, muistiinpanot ja dokumentit ovat helposti tiimin saatavilla kommentoitavina. Teamsiähän voi käyttää yhtä lailla ajasta ja paikasta riippumatta. Tämän vaikutuksena palaverien määrä minulta puolittui ja sähköpostien määrä väheni 30 %.  Tukena tähän on Office 365 -palvelun MyAnalytics, joka havainnollistaa tietotyöläiselle, mihin päiväsi kuluu ja auttaa itseohjaamaan päivän kulkua ja sen kallisarvoisen fokusajan löytämistä. Mihin tätä kallisarvoista fokusaikaa voisi sitten käyttää?

Palaverieni määrä puolittui ja sähköpostien määrä väheni 30%

Luovuus taitona korostuu

Luovuus taitona tulee tässä robotiikan ja tekoälyn kasvavassa maailmassa nousemaan arvoon arvaamattomaan. Siksi on olennaista, ettei mikään saa olla meidän luovuuden esteenä, kun saamme sen mahtavan idean. Ihmiset ovat jo luola-ajoista asti piirtäneet sormella tai nokisella tikulla ajatuksiaan – koskettaminen ja kynän käyttö ovat meille äärimmäisen luonnollisia tapoja välittää ajatuksiamme ja hahmottaa asioita. Kosketusnäyttö ja digitaalisen kynän käyttö nousevat Windows 10:n ja modernien laitteiden osalta aivan uudelle tasolle.

Suoraan nettisivulle piirtäminen tai kirjoittaminen tai kynän käyttö Office-tuotteissa käy vaivattomasti ja tehostaa merkittävästi työskentelyä. Mutta sekalaisten kommenttien suman saaminen esimerkiksi Word-dokumentissa ei välttämättä ensi silmäyksellä aukea, joten Officessa on mahdollisuus kelata dokumenttiin piirretyt kommentit ajassa eteen- ja taaksepäin helpottaen lukijaa hahmottamaan kommentoijan ajatuksen juoksua.

Kolmiulotteisuus ja yhdistetty todellisuus on merkittävä osa Windows 10 -käyttökokemusta ja meille ihmisille, jotka elämme eittämättä kolmiulotteisessa maailmassa, on helpompaa ymmärtää monimutkaisia asioita kolmiulotteisesti. Windows 10 mahdollistaa 3D-kuvien luomisen ja muokkaamisen helposti Paint 3D -sovelluksella, luomuksien tutkimisen Yhdistetyn Todellisuuden Katseluohjelmalla ja liittämisen osaksi Office-dokumentteja kuten Powerpointtia, Wordia tai Exceliä!

Kolmiulotteinen polkupyörämalli Powerpointissa

Ei kompromisseja tietoturvan ja tuottavuuden välillä

Mielestäni tietoturvan ja tuottavuuden välillä ei pitäisi joutua tekemään kompromisseja, koska jos käyttäjien käyttökokemus ja heille tarjotut työkalut eivät tue moderneja työskentelymalleja, he aivan varmasti löytävät jonkin näppärän kuluttajapalvelun jolla tyhjiön täyttävät.

Juttelin taannoin pitkään IT- ja tietoturva-alalla työskennelleen isäni kanssa ja hän totesi mielestäni osuvasti: ”jos tietoturva olisi tekninen asia se olisi jo ratkaistu kauan aikaa sitten”. Tämä lausahdus laittoi ns. perspektiiviin sen, mitä Windows 10 -tietoturvassakin on lähdetty kehittämään: jokaista käyttäjää ja organisaatiota helpottavia ratkaisuja, jotka vähentävät ihmisvirheen riskiä. Esimerkiksi Dynamic Lock -ominaisuus, joka lukitsee PC:n, kun käyttäjä kävelee puhelimensa kanssa työasemalta pois. Tai Windows Hello, joka näppärästi kirjaa käyttäjän sisään biometrisellä tunnistamisella kuten kasvoilla tai sormenjäljellä.

Toki taustalla on laaja joukko kehittyvää tekniikkaa, joka vähentää tietoturvahyökkäysten jalansijaa ja joka eivät ole käyttäjälle näkyviä, mutta näkyvät yritykselle parantuneena tietoturvatasona. Viime kesän RansomWare-hyökkäyksen jälkimainingeissa nähtiin eräitä maailman nopeimpia suuryrityksen Windows 10-käyttöönottoja, kun hyökkäyksen saastuttamat yritykset halusivat nostaa kertaheitolla tietoturvatasoaan vastaavia hyökkäyksiä kohtaan.

Yhtä lailla yrityksissä tiimien kuluttajapikaviestiryhmät voivat vaarantaa yrityksen tietosuoja ja -turvan arvaamattomalla tavalla – siirtämällä nämä ryhmät Teamsiin yritys tarjoaisi käyttäjille käyttökokemuksen, joka palvelee heidän käyttötarvettaan ja olisi myös IT:n hallinnan piirissä.

Tuottavuus ei ole vain teknologisia harppauksia

Yksinkertainen on kaunista. Sama pätee mielestäni myös teknologiaan ja etenkin sen käyttöönottoon. Laite häviää tai hajoaa ja minun pitäisi saada nopeasti uusi laite käyttöön – kenellä on tänä päivänä aikaa odottaa päiviä tai jopa viikkoja, että IT toimittaa korvaavan PC:n? Seuraava askel yksinkertaisen käyttöönoton puolella on Microsoftin Autopilot, joka mahdollistaa käyttöönoton, ilman että IT koskee laitteeseen vaan loppukäyttäjä ottaa laitteen paketista ja suoraan ns. ”pakasta”, kirjautuu sisään työpaikan identiteetillä, määrittelee muutaman omaan käyttöön liittyvän asetuksen ja laite on käyttövalmis yrityksen sovelluksilla höystettynä.

Tuottavuus tämän päivän tietotyöläiselle ei ole enää teknologisia harppauksia vaan pääasiassa olemassa olevan teknologian järkevämpää käyttöä ja yhteisten sääntöjen selkeää luomista työpaikoilla. Kalentereissa voi ja pitää olla tyhjää tilaa, koska vain palavereissa istumalla fyysisesti tai virtuaalisesti ei työt tule tehtyä.

Maksuton webinaari: Kyberturvallisuuden tärkeimmät trendit Euroopassa

Tutustu kyberturvallisuuden eurooppalaisiin trendeihin ja ratkaisuihin uhkilta suojautumiseksi

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • Skypellä POKEn tutkintotilaisuuksiin!

    Skypellä POKEn tutkintotilaisuuksiin!

    Teksti: Tuija Tiitinen Kuva: Pekka Ouli Miten saataisiin kätevämmin arvioitua tutkintotilaisuudet, kun opiskelija asuu monen sadan kilometrin päässä Äänekoskelta? Kysymys tuli ajankohtaiseksi Agco Suomi Oy:n myyjille suunnatun myynnin ammattitutkinnon aikana Pohjoisen Keski-Suomen ammattiopistossa (Poke) Äänekoskella vuonna 2016. Yrityksen varaosamyyjät työskentelevät ympäri Suomea Rovaniemeltä Turkuun ja Kokkolasta Joensuuhun, ja yritys halusi kouluttaa heitä koko maan verkoston […]

  • Kansainväliseksi 20 minuutissa

    Kansainväliseksi 20 minuutissa

    Miten oppilaat oppivat pitämään esitelmän ja keskustelemaan englanniksi, ja vielä lukemaan karttaa 20 minuutissa? Ottamalla videopuhelu- eli Skype-yhteyden toiselle puolelle maapalloa! Kello lähestyy varttia vailla yhtä iltapäivällä Kokkolassa Torkinmäen koulussa. Samaan aikaan Redmondissa Yhdysvalloissa kello on lähes kolme aamuyöllä. Vaikka kyseessä on kokenut joukko oppilaita ja opettajia, ilmassa on pientä jännitystä. Pian on alkamassa Skype-videopuhelu […]

Teollisuus

  • Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Spitec heräsi omaan osaamattomuuteensa, kun puheet EU:n uudesta tietoturva-asetuksesta (GDPR) alkoivat. Ensin käytiin koulutuksissa itse. Sitten konsultointiin ammattilaista. Yhdessä kumppanin kanssa analysointiin nykytila ja määriteltiin kaikki välittömät tarpeet. Lista ei ollut pitkä, mutta tekemistä oli sitäkin enemmän. Ensin korjataan tietoturva, sitten uudistetaan laitehallinta. Siinä samalla koulutetaan tekijöille uuden asetuksen perusteet. Spitec teki järkevästi konsultoidessaan ammattilaista, […]

  • henkilö istuu työpöydällä olevan kannettavan tietokoneen ääressä

    Ihmisten johtamisen kompassi haastavina aikoina

    Microsoftin Max Tchapeyou kertoo kuudesta omakohtaisesta tavasta, joiden avulla hän on työskennellyt tehokkaammin ja positiivisemmin tiiminsä kanssa.

Terveydenhuolto

  • Mies, jolla on silmälasit, hymyilee kameralle

    HUS: tietojen turvallinen jakaminen elintärkeitä päätöksiä varten

    Sairaudet ovat usein hyvin epäoikeudenmukaisia. Tämä valitettava totuus korostui jälleen kerran koronavirusepidemian yhteydessä alkuvuodesta 2020, kun monet terveydenhuolto-organisaatiot joutuivat kohtaamaan haasteita, joita maailmassa ei ollut esiintynyt kokonaiseen vuosisataan. Sairaalat edellyttivät nopeaa vastetta voidakseen hidastaa viruksen leviämistä ilman, että sillä on vaikutusta hoidon laatuun. Tällainen tilanne aiheuttaa paineita mille tahansa instituutiolle, mutta Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirille […]

  • nainen istuu pöydän ääressä

    Hoitotiimien voimaannuttaminen Microsoft 365:n uusilla työkaluilla

    Tutustu Microsoft 365 -tuottavuuspilvipalveluiden uusiin yhteistyö- ja viestintäominaisuuksiin, jotka parantavat lääkäreiden ja järjestelmänvalvojien tehokkuutta.

Vähittäiskauppa

  • Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

    Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

      Lue, miten voimme auttaa sinua täyttämään GDPR:n vaatimukset ratkaisuilla, jotka ovat saatavilla jo nyt: Arvioi nykyinen riskiprofiilisi “Mistä voin tietää, miltä osin noudatan jo säädöksiä ja mihin minun pitää seuraavaksi keskittyä?” Tämä on yksi yleisimmistä vähittäismyyjien GDPR:ään liittyvistä kysymyksistä. Se on myös yksi vaikeimmin vastattavista kysymyksistä, koska jokainen vähittäismyyjä on erilainen. Onneksi uusi Compliance Manager […]

  • Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    HeadBrands on perustamisvuodestaan 2010 asti kasvanut tasaista tahtia ja on nyt hiustenhoitotuotteiden johtava vähittäismyyjä Pohjoismaissa. HeadBrands tarvitsi modernin IT-ratkaisun, joka parantaa liiketoiminnan tuottavuutta ja tehostaa yhteistyötä sekä yrityksen sisällä että ulkoisesti. Tähän haasteeseen vastaamiseksi yritys päätti korvata useimmat käytössä olleet palvelunsa Microsoft 365 Businessilla. Kyseessä on täysin uusi ratkaisu, jossa yhdistyvät Microsoft Office 365:n, Windows […]

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Mies, jolla on silmälasit, hymyilee kameralle

    HUS: tietojen turvallinen jakaminen elintärkeitä päätöksiä varten

    Sairaudet ovat usein hyvin epäoikeudenmukaisia. Tämä valitettava totuus korostui jälleen kerran koronavirusepidemian yhteydessä alkuvuodesta 2020, kun monet terveydenhuolto-organisaatiot joutuivat kohtaamaan haasteita, joita maailmassa ei ollut esiintynyt kokonaiseen vuosisataan. Sairaalat edellyttivät nopeaa vastetta voidakseen hidastaa viruksen leviämistä ilman, että sillä on vaikutusta hoidon laatuun. Tällainen tilanne aiheuttaa paineita mille tahansa instituutiolle, mutta Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirille […]

Digitalisaatio

  • joukko ihmisiä istuu pöydän ääressä rakennuksen edessä

    Uuden työkulttuurin näkökulmia

    Elämme poikkeuksellisen kulttuurisen ja teknologisen muutoksen aikaa. Uusien sukupolvien siirtyessä työmarkkinoille työkulttuuri mukautuu uusiin ideoihin ja toimintatapoihin. Samalla teknologia on määrittelemässä työntekoa uudelleen. Kahdeksasta neljään -tyyppinen työpäivä tuntuu yhä vanhanaikaisemmalta, kun erilaiset yhteistyöteknologiat vapauttavat meidät työskentelemään missä tahansa ja viestimään milloin tahansa uusilla ja hämmästyttävillä tavoilla. Johtajien kannalta kyse on ennennäkemättömästä muutoksesta: se, kuinka yritykset […]

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – HiQ rakentaa intranetin ketterästi ja joustavasti

    Kumppaniblogi – HiQ rakentaa intranetin ketterästi ja joustavasti

    Kun Oras Groupin intranet kaipasi uutta ilmettä ja modernimpaa käyttökokemusta, IT Manager Aki Saurimaa kääntyi HiQ:n puoleen. Oras Groupilla on käytössä HiQ:n FRENDS-integraatioalusta, joka tuo kustannussäästöjä, lisää läpinäkyvyyttä ja parantaa virhetilanteiden hallintaa. Näistä lähtökohdista yhteistyön laajentaminen myös Office 365 Elevate -palveluihin oli luontevaa. “Sivuston selkeyttäminen, nopeuttaminen ja mobiilikäytön parantaminen olivat tärkeimpiä tavoitteita intrauudistuksessa. Vanhaan intraan […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Taistelussa kyberuhkia vastaan tarvitaan johtajien ja tietoturvapäälliköiden yhteistyötä

    Taistelussa kyberuhkia vastaan tarvitaan johtajien ja tietoturvapäälliköiden yhteistyötä

    Nykypäivänä tietomurrot ovat yleisiä ja käyvät kalliiksi kaikenkokoisille yrityksille. Sen takia johtajien ja tietoturvapäälliköiden tiivis yhteistyö on tärkeämpää kuin koskaan. Parempaa tietoturvaa ja menestystä yhteistyön avulla Toukokuussa 2018 tulee voimaan yleinen tietosuoja-asetus (GDPR), joka pakottaa kaikki yritykset tietojen suojauksen ja tietoturvan tiukempaan hallintaan. Kuinka voit varmistaa, että organisaatiosi on suojattu ja kykenevä menestymään, kun asetus […]

Vinkit

  • henkilö istuu pöydän ääressä ja käyttää kannettavaa tietokonetta

    Onnistuneiden ja turvallisten kokousten järjestäminen Microsoft Teamsissa

    Lukuisat ihmiset työskentelevät nyt kotoa käsin, joten etätyötaitojen hiomisesta ja tuottavuuden ylläpitämisestä on tullut entistäkin tärkeämpää. Olemme havainneet, että Microsoft Teamsin käyttö menestyksekkäässä ja turvallisessa etätyössä on lisääntynyt erittäin voimakkaasti. Riippumatta siitä, onko tämä työkalu sinulle aivan uusi tai järjestätkö kokouksiasi valmiiksi Teamsissa, haluamme varmistaa, että hyödynnät sen kaikkia yhteistyö- ja tietoturvatoimintoja. Seuraavassa on yhdeksän […]