Siirry pääsisältöön
henkilö istuu pöydän ääressä ja käyttää kannettavaa tietokonetta

Onnistuneiden ja turvallisten kokousten järjestäminen Microsoft Teamsissa

Harri Mikkanen

Harri Mikkanen

Microsoft Surface liiketoimintajohtaja

Lukuaika, 4 min.

Lukuisat ihmiset työskentelevät nyt kotoa käsin, joten etätyötaitojen hiomisesta ja tuottavuuden ylläpitämisestä on tullut entistäkin tärkeämpää. Olemme havainneet, että Microsoft Teamsin käyttö menestyksekkäässä ja turvallisessa etätyössä on lisääntynyt erittäin voimakkaasti. Riippumatta siitä, onko tämä työkalu sinulle aivan uusi tai järjestätkö kokouksiasi valmiiksi Teamsissa, haluamme varmistaa, että hyödynnät sen kaikkia yhteistyö- ja tietoturvatoimintoja.

Seuraavassa on yhdeksän parasta vinkkiä onnistuneiden ja turvallisten verkkokokousten järjestämiseen…

1. Pidä tietoturvallisesti yhteyttä organisaation sisäisiin ja ulkoisiin henkilöihin

Kun seuraavan kerran ajoitat kokouksen joko Microsoft Teamsissa tai Microsoft Outlookissa, voit yksinkertaisesti lisätä ulkoisten vieraiden sähköpostiosoitteet. Teams huolehtii kaikesta muusta: heille lähetetään sähköpostikutsu, joka sisältää täydelliset ohjeet verkkokokoukseen liittymiseen.

Vieraasi voi yksinkertaisesti napsauttaa linkkiä, kirjoittaa nimensä ja liittyä kokoukseen selaimellaan. Laajennuksien tai Teams-sovelluksen lataamiselle ei ole tarvetta.

2. Tarjoa mahdollisuus osallistua puhelimitse mistä käsin tahansa 

Teams on suunniteltu inklusiiviseksi, joten myös liikkuvat, ilman Internet-yhteyttä olevat tai puhelinneuvotteluja suosivat osallistujat pääsevät helposti mukaan.

Käyttäjät, joilla puhelinneuvottelutoiminto on otettuna käyttöön, näkevät soitto-ohjeet automaattisesti Teamsin kokouskutsuissa. Sisäänsoittonumeron napsauttaminen mobiililaitteella käynnistää puhelutoiminnon automaattisesti ja lisää jopa kokoustunnuksen. Numeroiden muistamiseen ei enää ole tarvetta.

3. Hyödynnä kokouksen hallintavaihtoehtoja täysimittaisesti 

Teams tarjoaa kokouksen järjestäjälle useita vaihtoehtoja verkkokokousten osallistujien roolien ja oikeuksien määrittämiseen.

Voit esimerkiksi luoda kokousaulan, jolloin järjestäjä voi määrittää, milloin tietyt henkilöt otetaan sisään kokoukseen. Tästä on hyötyä etenkin silloin, jos käsiteltävät aiheet ovat luottamuksellisia. Voit myös määrittää esittäjiä, mykistää osallistujia sekä käynnistää/lopettaa tallennuksen… ja nämä ovat vain muutamia tarjolla olevista valinnoista.

4. Järjestä kasvokkaisia videokeskusteluja 

Näinä aikoina, kun henkilökohtaiset tapaamiset ovat usein mahdottomia, verkkokokouksen järjestäminen videoyhteydellä on toiseksi paras vaihtoehto. Keskustelukumppanien ilmeiden ja eleiden näkeminen antaa paljon paremman käsityksen heidän sanoistaan.

Kaikkia Teams-kokouksen osallistujia on hyvä kannustaa ottamaan videoyhteys käyttöön, jotta keskustelusta tulee entistä henkilökohtaisempi ja mielekkäämpi. Jos et halua muiden häiriintyvän keittiösi omaperäisestä sisustuksesta tai ohikulkevasta lemmikistä, ota käyttöön taustan sumennus tai mukautettu tausta.

5. Jaa vain se, mitä tarvitset 

Monet meistä ovat huomanneet kokouksissa, että vähemmän on toisinaan enemmän. Kun jaat sisältöä Teams-kokouksissa, pystyt hallitsemaan sitä, mitä muut näkevät.

Voit päättää, haluatko näyttää koko työpöytäsi vai pelkästään tietyn ikkunan. Tästä on hyötyä etenkin silloin, kun et halua muiden näkevän arkaluonteisia tietoja. Voit myös pyytää jaetun työpöydän tai sovelluksen hallintaoikeuksia esittäjältä.

6. Kannusta kaikkia tekemään merkintöjä valkotaululle 

Vaikka kaikki eivät olekaan fyysisesti samassa huoneessa, se ei tarkoita, ettetkö voisi ideoida valkotaulun avulla.

Microsoft Whiteboard on integroitu jokaiseen Teams-kokoukseen, ja osallistujat voivat käyttää sitä niin kosketuksella, hiirellä kuin piirtokynällä. Whiteboard-sessiot tallennetaan osaksi jokaista kokousta, joten niitä voi tarkastella jälkeenpäin ja niihin voi viitata kokouksen chatissa.

7. Älä jätä kokousta väliin, vaikket olisi päässyt osallistumaan 

Olipa kyse muutaman minuutin myöhästymisestä tai osallistumisen estävästä päällekkäisyydestä, kaikki kutsutut eivät läheskään aina pääse paikalle kokouksen ajaksi. Sen sijaan, että heille jouduttaisiin järjestämään uusi kokous, voit yksinkertaisesti tallentaa Microsoft Teams -kokouksesi. Kokous tallennetaan pilvipalveluun ja linkki lisätään kokouksen chattiin. Osallistujat voivat myös tehdä hakuja kokouksen litteroinnista ja siirtyä haluamaansa kohtaan.

8. Seuraa puhetta tarkalleen  

Montako kertaa olet joutunut pyytämään – tai halunnut pyytää – jotakuta toistamaan sanansa neuvottelupuhelun aikana?

Selkeys on äärimmäisen tärkeää minkä tahansa kokouksen onnistumisen kannalta. Siksi on hyvä kannustaa osallistujia ottamaan käyttöön live-tekstitykset, jolloin he voivat seurata litterointia reaaliaikaisesti. Huonokuuloisten, puhuttua vierasta kieltä heikommin ymmärtävien ja meluisassa ympäristössä työskentelevien kannalta tämä on kerrassaan mullistava ominaisuus.

9. Valitse laitteita, jotka saavat sinut näyttämään ja kuulostamaan hyvältä 

Microsoft Surface on kehitetty modernia työtä ja Teams käyttöä varten. Lisäksi Microsoft tarjoaa koko joukon Teams-sertifioituja laitteita – ja niissä kaikissa on erinomaiset video- ja ääniominaisuudet. Voit muodostaa yhteyksiä ja aloittaa kokouksia yhdellä kosketuksella sekä valita, missä ja miten haluat työskennellä laitteilla, jotka on suunniteltu sopimaan kaikkiin tiloihin ja työtapoihin.

 

 

 

 

Hanki lisätukea

Tutustu siihen, miten Microsoft voi auttaa mitä tahansa organisaatiota vastaamaan tämän päivän haasteisiin

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • nainen käyttää kannettavaa tietokonetta

    Tutustu, miten voit tarjota tehokkaampaa opetusta “hybridioppimisen” avulla

    COVID-19-epidemian alusta lähtien koulutusalan asiakkaamme ovat toteuttaneet hämmästyttäviä asioita ylläpitääkseen oppilaiden sitoutumista opetukseen kotioloissa. Olipa kyse verkko-oppimisen innovaatioista tai yhteishengen kohottamisesta valokuva- ja ruoanlaittohaasteiden avulla, oppilaat ja opettajat ovat osoittaneet poikkeuksellista sisukkuutta näinä vaikeina aikoina. Koulut ja yliopistot ovat havainneet sen poikkeuksellisen lisäarvon, jota verkko-oppiminen pystyy tarjoamaan. Vaikka maailma alkaa nyt ottaa pieniä askeleita kohti […]

  • Wilma

    Wilma

    Ajattelepa, jos opettajalla näkyisi Wilmassa oppilasryhmä, siellä olisi myös nappi “Tee tästä ryhmästä Teams-ryhmä”. Tällainen nappi on jo pilottikäytössä muutamassa kunnassa. Primuksesta voidaan tuoda valmiit oppilasryhmät Teamsiin yhdellä napin painalluksella. Wilmassa on tämä valmius jo olemassa, ja Enterin kehittämä nappi voidaan ottaa käyttöön yhteistyössä kunnan ja kunnan tietohallinnon kanssa. Myöhemmin Teamsiin tulee myös valmiina ominaisuus, […]

Teollisuus

  • Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Halki jäisen meren seilaa hinaaja. Sen komentosillalla seisoo kapteeni, joka keskittyy ohjaamaan aluksensa turvallisesti 200 merimailin päähän Pohjois-Suomessa sijaitsevaan Tornioon. Matkan syy? Varma-alus hinaa juuri valmistunutta 110 tonnin painoista nesteytetyn maakaasun (LNG) säiliömoduulia Tornio Mangan terminaaliin, joka on yksi Pohjoismaiden suurimmista LNG-terminaaleista. Kun hinaaja saapuu perille tiheässä sumussa, hydraulinen nosturi ohjaa säiliön paikoilleen. Tämä tarkkaan […]

  • Etex

    Etex käyttää nykyaikaisia työkaluja liiketoimintansa yhdistämisessä ja asiakaskeskeisyytensä parantamisessa

    Rakennusalalla kaikkien komponenttien on toimittava oikea-aikaisessa yhteistyössä, jotta lopputuote on mahdollisimman hyvä. Belgialaiselle rakennusratkaisuja valmistavalle Etexille tämä on jokapäiväistä todellisuutta, mutta samalla se halusi löytää keinoja tuottavuuden ja sisäisen yhteistyön parantamiseen. Yritys toimii yli 42 maassa ja työllistää yli 15 000 henkeä. Etexille digitaalinen muutos on avainasemassa sisäisten prosessien parantamisessa ja paremman asiakaspalvelun tarjoamisessa. Muutos […]

Terveydenhuolto

  • Two female healthcare professionals looking at a tablet

    Virtual Care -webinaari

    Keskustelu Microsoft Teamsin mahdollistamistä Virtual Care -ratkaisuista – jotka italiassa tehty tapaustutkimus herätti henkiin.

  • henkilö istuu kannettavan tietokoneen ääressä

    Nopea ja tehokas lähestymistapa digitalisaatioon – ja miten se onnistuu

    Tänä päivänä yritystoiminnan hoitaminen “tavalliseen tapaan” on jäämässä jalkoihin. Muutoksista ja mullistuksista on muodostunut uusi normaali. Ajattele niitä muutoksia, jotka vaikuttavat organisaatioosi juuri tällä hetkellä: uusi teknologia ja uudet tekniikat ohjaavat niin työntekijöiden kuin asiakkaiden uusia asenteita ja odotuksia. Kaikki on muuttumassa. Ja asia, joka yhdistää kaikkia näitä muutoksia, on nopeus. Ne tapahtuvat poikkeuksellisen nopealla […]

Vähittäiskauppa

  • Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

    Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

      Lue, miten voimme auttaa sinua täyttämään GDPR:n vaatimukset ratkaisuilla, jotka ovat saatavilla jo nyt: Arvioi nykyinen riskiprofiilisi “Mistä voin tietää, miltä osin noudatan jo säädöksiä ja mihin minun pitää seuraavaksi keskittyä?” Tämä on yksi yleisimmistä vähittäismyyjien GDPR:ään liittyvistä kysymyksistä. Se on myös yksi vaikeimmin vastattavista kysymyksistä, koska jokainen vähittäismyyjä on erilainen. Onneksi uusi Compliance Manager […]

  • Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    HeadBrands on perustamisvuodestaan 2010 asti kasvanut tasaista tahtia ja on nyt hiustenhoitotuotteiden johtava vähittäismyyjä Pohjoismaissa. HeadBrands tarvitsi modernin IT-ratkaisun, joka parantaa liiketoiminnan tuottavuutta ja tehostaa yhteistyötä sekä yrityksen sisällä että ulkoisesti. Tähän haasteeseen vastaamiseksi yritys päätti korvata useimmat käytössä olleet palvelunsa Microsoft 365 Businessilla. Kyseessä on täysin uusi ratkaisu, jossa yhdistyvät Microsoft Office 365:n, Windows […]

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Vene Söderhamnissa

    Riskialtis, huonosti suojattu tiedostojen jakaminen toimi inspiraationa muutokselle julkishallinnossa.

    “Tämä tiedosto on liian suuri lähetettäväksi.” Tuttu tilanne meille kaikille. Kun aikataulussa on pysyttävä ja suuri tiedosto ei lähde vastaanottajalle, riskialttiit julkiset tiedostonsiirtopalvelut alkavat yhtäkkiä näyttää houkuttelevilta vaihtoehdoilta. Käytännöllisyys menee tietoturvan edelle. Julkishallinnoille tästä aiheutuu järjestelmän ongelma ja lisäksi valtavia tietoturvariskejä. Ruotsalaisen Söderhamnin rannikkoalueen paikallishallinto päätti, ettei se kiirehtisi kieltämään tätä toimintaa vaan sen sijaan […]

Digitalisaatio

  • Tutkimus: Tulevaisuuden johtajat vaativat yrityksiltä digikulttuuria – työyhteisön merkitys säilyy jatkossakin

    Tutkimus: Tulevaisuuden johtajat vaativat yrityksiltä digikulttuuria – työyhteisön merkitys säilyy jatkossakin

    Suomalaisten nuorten tulevaisuuden yritysjohtajien mukaan työyhteisön merkitys säilyy, vaikka digitalisaatio vähentääkin fyysisiä kohtaamisia työpaikalla. Työ muuttuu projektiluotoiseksi ja liikkuva ja etänä tehtävä työ ovat yleisempää kuin toimistolla työskentely. Digitalisaatiossa epäonnistuneet yritykset eivät selviä. Tutkimuksen mukaan työtiimit hajaantuvat ja kohtaavat entistä harvemmin tulevaisuudessa, ja fyysisen kontaktin työkavereiden kanssa korvaavat entistä useammin digitaaliset työkalut. Jopa 68 prosenttia […]

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – HMD Globalille käyttöön HIQ Elevate Office 365 palvelut

    Kumppaniblogi – HMD Globalille käyttöön HIQ Elevate Office 365 palvelut

    Globaalin yhteistyön ja viestinnän mahdollistaminen sekä palvelua yli 500 käyttäjälle ensimmäisestä päivästä lähtien. HiQ toimitti HMD:lle Office 365 käyttöönoton, sisäisen viestinnän työkalut ja kollaboraatioympäristön pohjautuen Elevate -palveluihin Haaste: heti globaaliksi HMD Global perustettiin loppuvuonna 2016 Nokia-matkapuhelinten uudeksi kodiksi. Yrityksen toiminnan, organisaation ja liiketoimintaverkoston tuli olla alusta lähtien globaaleja. HMD Global tarvitsi yrityksen tarpeisiin räätälöidyn infrastruktuurin […]

Tietoturva ja tietosuoja

Vinkit