henkilö istuu pöydän ääressä ja käyttää kannettavaa tietokonetta

Onnistuneiden ja turvallisten kokousten järjestäminen Microsoft Teamsissa

Harri Mikkanen

Harri Mikkanen

Microsoft Surface liiketoimintajohtaja

Lukuaika, 4 min.

Lukuisat ihmiset työskentelevät nyt kotoa käsin, joten etätyötaitojen hiomisesta ja tuottavuuden ylläpitämisestä on tullut entistäkin tärkeämpää. Olemme havainneet, että Microsoft Teamsin käyttö menestyksekkäässä ja turvallisessa etätyössä on lisääntynyt erittäin voimakkaasti. Riippumatta siitä, onko tämä työkalu sinulle aivan uusi tai järjestätkö kokouksiasi valmiiksi Teamsissa, haluamme varmistaa, että hyödynnät sen kaikkia yhteistyö- ja tietoturvatoimintoja.

Seuraavassa on yhdeksän parasta vinkkiä onnistuneiden ja turvallisten verkkokokousten järjestämiseen…

1. Pidä tietoturvallisesti yhteyttä organisaation sisäisiin ja ulkoisiin henkilöihin

Kun seuraavan kerran ajoitat kokouksen joko Microsoft Teamsissa tai Microsoft Outlookissa, voit yksinkertaisesti lisätä ulkoisten vieraiden sähköpostiosoitteet. Teams huolehtii kaikesta muusta: heille lähetetään sähköpostikutsu, joka sisältää täydelliset ohjeet verkkokokoukseen liittymiseen.

Vieraasi voi yksinkertaisesti napsauttaa linkkiä, kirjoittaa nimensä ja liittyä kokoukseen selaimellaan. Laajennuksien tai Teams-sovelluksen lataamiselle ei ole tarvetta.

2. Tarjoa mahdollisuus osallistua puhelimitse mistä käsin tahansa 

Teams on suunniteltu inklusiiviseksi, joten myös liikkuvat, ilman Internet-yhteyttä olevat tai puhelinneuvotteluja suosivat osallistujat pääsevät helposti mukaan.

Käyttäjät, joilla puhelinneuvottelutoiminto on otettuna käyttöön, näkevät soitto-ohjeet automaattisesti Teamsin kokouskutsuissa. Sisäänsoittonumeron napsauttaminen mobiililaitteella käynnistää puhelutoiminnon automaattisesti ja lisää jopa kokoustunnuksen. Numeroiden muistamiseen ei enää ole tarvetta.

3. Hyödynnä kokouksen hallintavaihtoehtoja täysimittaisesti 

Teams tarjoaa kokouksen järjestäjälle useita vaihtoehtoja verkkokokousten osallistujien roolien ja oikeuksien määrittämiseen.

Voit esimerkiksi luoda kokousaulan, jolloin järjestäjä voi määrittää, milloin tietyt henkilöt otetaan sisään kokoukseen. Tästä on hyötyä etenkin silloin, jos käsiteltävät aiheet ovat luottamuksellisia. Voit myös määrittää esittäjiä, mykistää osallistujia sekä käynnistää/lopettaa tallennuksen… ja nämä ovat vain muutamia tarjolla olevista valinnoista.

4. Järjestä kasvokkaisia videokeskusteluja 

Näinä aikoina, kun henkilökohtaiset tapaamiset ovat usein mahdottomia, verkkokokouksen järjestäminen videoyhteydellä on toiseksi paras vaihtoehto. Keskustelukumppanien ilmeiden ja eleiden näkeminen antaa paljon paremman käsityksen heidän sanoistaan.

Kaikkia Teams-kokouksen osallistujia on hyvä kannustaa ottamaan videoyhteys käyttöön, jotta keskustelusta tulee entistä henkilökohtaisempi ja mielekkäämpi. Jos et halua muiden häiriintyvän keittiösi omaperäisestä sisustuksesta tai ohikulkevasta lemmikistä, ota käyttöön taustan sumennus tai mukautettu tausta.

5. Jaa vain se, mitä tarvitset 

Monet meistä ovat huomanneet kokouksissa, että vähemmän on toisinaan enemmän. Kun jaat sisältöä Teams-kokouksissa, pystyt hallitsemaan sitä, mitä muut näkevät.

Voit päättää, haluatko näyttää koko työpöytäsi vai pelkästään tietyn ikkunan. Tästä on hyötyä etenkin silloin, kun et halua muiden näkevän arkaluonteisia tietoja. Voit myös pyytää jaetun työpöydän tai sovelluksen hallintaoikeuksia esittäjältä.

6. Kannusta kaikkia tekemään merkintöjä valkotaululle 

Vaikka kaikki eivät olekaan fyysisesti samassa huoneessa, se ei tarkoita, ettetkö voisi ideoida valkotaulun avulla.

Microsoft Whiteboard on integroitu jokaiseen Teams-kokoukseen, ja osallistujat voivat käyttää sitä niin kosketuksella, hiirellä kuin piirtokynällä. Whiteboard-sessiot tallennetaan osaksi jokaista kokousta, joten niitä voi tarkastella jälkeenpäin ja niihin voi viitata kokouksen chatissa.

7. Älä jätä kokousta väliin, vaikket olisi päässyt osallistumaan 

Olipa kyse muutaman minuutin myöhästymisestä tai osallistumisen estävästä päällekkäisyydestä, kaikki kutsutut eivät läheskään aina pääse paikalle kokouksen ajaksi. Sen sijaan, että heille jouduttaisiin järjestämään uusi kokous, voit yksinkertaisesti tallentaa Microsoft Teams -kokouksesi. Kokous tallennetaan pilvipalveluun ja linkki lisätään kokouksen chattiin. Osallistujat voivat myös tehdä hakuja kokouksen litteroinnista ja siirtyä haluamaansa kohtaan.

8. Seuraa puhetta tarkalleen  

Montako kertaa olet joutunut pyytämään – tai halunnut pyytää – jotakuta toistamaan sanansa neuvottelupuhelun aikana?

Selkeys on äärimmäisen tärkeää minkä tahansa kokouksen onnistumisen kannalta. Siksi on hyvä kannustaa osallistujia ottamaan käyttöön live-tekstitykset, jolloin he voivat seurata litterointia reaaliaikaisesti. Huonokuuloisten, puhuttua vierasta kieltä heikommin ymmärtävien ja meluisassa ympäristössä työskentelevien kannalta tämä on kerrassaan mullistava ominaisuus.

9. Valitse laitteita, jotka saavat sinut näyttämään ja kuulostamaan hyvältä 

Microsoft Surface on kehitetty modernia työtä ja Teams käyttöä varten. Lisäksi Microsoft tarjoaa koko joukon Teams-sertifioituja laitteita – ja niissä kaikissa on erinomaiset video- ja ääniominaisuudet. Voit muodostaa yhteyksiä ja aloittaa kokouksia yhdellä kosketuksella sekä valita, missä ja miten haluat työskennellä laitteilla, jotka on suunniteltu sopimaan kaikkiin tiloihin ja työtapoihin.

 

 

 

 

Hanki lisätukea

Tutustu siihen, miten Microsoft voi auttaa mitä tahansa organisaatiota vastaamaan tämän päivän haasteisiin

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • Oppiminen on elinikäinen diili – PopUpCollegessa opiskelijat pääsevät keskelle liike-elämää

    Oppiminen on elinikäinen diili – PopUpCollegessa opiskelijat pääsevät keskelle liike-elämää

    Business College Helsingin PopUpCollege on voittanut kansainvälisen koulutusalan innovaatiopalkinnon ja nuoret opiskelijat lähtevät kokeilemaan uutta ratkaisua nimeltä Linda AI. Onko koskaan käynyt niin, että olet innostunut jostain hetkellisesti, mutta innostus laantuu ja unohdat asian? Näillä sanoilla alkaa Kaswu Oy:n toimitusjohtaja Mikko Ojasen puhe Business College Helsingin nuorille opiskelijoille Kauppakeskus Redissä ja moni samaistuu kommenttiin. Kaswun […]

  • Teams opetuksessa 2/3: Tehtävien palautus Metropoliassa

    Teams opetuksessa 2/3: Tehtävien palautus Metropoliassa

    Hannu Turunen, MIE-sertifioitu fysiikan lehtori Metropoliasta, kertoo esimerkin, kuinka heillä Metropoliassa hyödynnetään Teamsiä tehtävien palautuksessa. ”Tietyillä kursseilla saattaa olla jopa 100 opiskelijaa.” ”Aiemmin tehtävän palautus tehtiin niin, että jokainen palautti henkilökohtaisesti tehtävän paperisena. Kävin kaikki läpi, ja tehtävät arvosteltiin asteikolla hyväksytty tai hylätty. Kun kurssilla on 100 opiskelijaa, ja jokaisen tehtävän läpikäymiseen menee 3 minuuttia, […]

Teollisuus

  • henkilö istuu työpöydällä olevan kannettavan tietokoneen ääressä

    Ihmisten johtamisen kompassi haastavina aikoina

    Microsoftin Max Tchapeyou kertoo kuudesta omakohtaisesta tavasta, joiden avulla hän on työskennellyt tehokkaammin ja positiivisemmin tiiminsä kanssa.

  • Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Spitec heräsi omaan osaamattomuuteensa, kun puheet EU:n uudesta tietoturva-asetuksesta (GDPR) alkoivat. Ensin käytiin koulutuksissa itse. Sitten konsultointiin ammattilaista. Yhdessä kumppanin kanssa analysointiin nykytila ja määriteltiin kaikki välittömät tarpeet. Lista ei ollut pitkä, mutta tekemistä oli sitäkin enemmän. Ensin korjataan tietoturva, sitten uudistetaan laitehallinta. Siinä samalla koulutetaan tekijöille uuden asetuksen perusteet. Spitec teki järkevästi konsultoidessaan ammattilaista, […]

Terveydenhuolto

  • Terveydenhuolto uudistuu neljällä alueella

    Terveydenhuolto uudistuu neljällä alueella

    1. Osallista potilaasi Parempi hoitotulos ja hoitokokemus. Suomen terveydenhuolto: Potilaan osallistaminen from Microsoft Suomi 2. Vapauta henkilökunta tuottavampaan työhön Tehokkuus ja tuottavuus 3. Optimoi kliiniset ja operatiiviset toimintosi Datan hyödyntäminen Suomalainen terveydenhuolto: Optimoi kliiniset ja operatiiviset toimintosi from Microsoft Suomi 4. Uudista hoitokokemus Älykkäät laitteet Terveydenhuolto Suomessa – Uudistunut hoitopolku from Microsoft Suomi    

  • Lataa: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

    Lataa: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

    Oikein valjastettuna digitalisaatio tarjoaa vastauksia moniin terveydenhoitoa ravisteleviin haasteisiin: väestön ikääntymisestä kroonisten sairauksien yleistymiseen ja teknologisista siiloista kyberuhkiin. Unelmien pelikirjaan olemme koonneet kattavan tietopaketin onnistumiseen: • Visio terveydenhuollon digimurroksesta • Terveydenhoidon esimerkkikäyttötapaukset • Kyvykkyyksien kehittämisen suunnitelma LATAA: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

Vähittäiskauppa

  • Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

    Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

      Lue, miten voimme auttaa sinua täyttämään GDPR:n vaatimukset ratkaisuilla, jotka ovat saatavilla jo nyt: Arvioi nykyinen riskiprofiilisi “Mistä voin tietää, miltä osin noudatan jo säädöksiä ja mihin minun pitää seuraavaksi keskittyä?” Tämä on yksi yleisimmistä vähittäismyyjien GDPR:ään liittyvistä kysymyksistä. Se on myös yksi vaikeimmin vastattavista kysymyksistä, koska jokainen vähittäismyyjä on erilainen. Onneksi uusi Compliance Manager […]

  • Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    HeadBrands on perustamisvuodestaan 2010 asti kasvanut tasaista tahtia ja on nyt hiustenhoitotuotteiden johtava vähittäismyyjä Pohjoismaissa. HeadBrands tarvitsi modernin IT-ratkaisun, joka parantaa liiketoiminnan tuottavuutta ja tehostaa yhteistyötä sekä yrityksen sisällä että ulkoisesti. Tähän haasteeseen vastaamiseksi yritys päätti korvata useimmat käytössä olleet palvelunsa Microsoft 365 Businessilla. Kyseessä on täysin uusi ratkaisu, jossa yhdistyvät Microsoft Office 365:n, Windows […]

Valtionhallinto

  • Iceland runs on Trust

    Miten pilvipalvelut auttoivat pientä kansakuntaa toteuttamaan suuria tavoitteita

    Joulukuussa 2015 Islannin hallitus käynnisti digitaalisen infrastruktuuriarvioinnin. Sillä oli käytössään yli 100 toimittajaa, joita hallitsi yli 100 IT-päällikköä kussakin julkisyhteisössä. Tehtävänanto oli selvä: toiminnan yksinkertaistaminen ja IT:n virtaviivaistaminen yli 20 000 käyttäjälle. Ratkaisu: Kaksi ja puoli vuotta myöhemmin tehtiin päätös: Microsoft 365 valittiin koko julkisen sektorin yhteiseksi pilviympäristöksi. Tämä on ensimmäinen kerta, kun jokin maa […]

  • Ineco

    Ineco parantaa työntekijöiden tuottavuutta uudenaikaisilla työkaluilla ja tekoälyllä

    Ohjelmistojen kanssa kamppailu ei auta tehokkaammassa työnteossa. Samoin tuottavuus kärsii, jos tiedostojen jakaminen ja asiakirjojen muokkaus yhteistyössä on vaikeaa. Espanjan julkisella sektorilla toimiva Ineco ymmärtää tämän. Siksi se päätti muuttaa tapoja, joilla työntekijät ovat vuorovaikutuksessa teknologian ja toistensa kanssa. Ottamalla käyttöön Microsoft 365 -ratkaisun yli 2 800 työntekijälleen Ineco on yhdessä kumppaninsa Necsian kanssa parantanut […]

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Etex

    Etex käyttää nykyaikaisia työkaluja liiketoimintansa yhdistämisessä ja asiakaskeskeisyytensä parantamisessa

    Rakennusalalla kaikkien komponenttien on toimittava oikea-aikaisessa yhteistyössä, jotta lopputuote on mahdollisimman hyvä. Belgialaiselle rakennusratkaisuja valmistavalle Etexille tämä on jokapäiväistä todellisuutta, mutta samalla se halusi löytää keinoja tuottavuuden ja sisäisen yhteistyön parantamiseen. Yritys toimii yli 42 maassa ja työllistää yli 15 000 henkeä. Etexille digitaalinen muutos on avainasemassa sisäisten prosessien parantamisessa ja paremman asiakaspalvelun tarjoamisessa. Muutos […]

Digitalisaatio

  • Neljän henkilön tiimi työskentelee yhdessä

    Miten johtajat voivat auttaa tiimejä menestymään yhdistämällä teknologiaa tunneälyyn

    Vanhat rajat työn ja muun elämän välillä ovat hälvenemässä. Tänä päivänä käytämme LinkedIniä verkostoitumiseen junamatkojemme aikana, laadimme esityksiä yhteistyössä maailman toisella puolella sijaitsevien kollegoiden kanssa, lounastamme ystävien kesken työpalaverien välillä – ja käytämme sovelluksia lounaan tilaamiseen Teams-puhelun aikana. Tapamme luoda, tehdä yhteistyötä, olla vuorovaikutuksessa ja viestiä ovat muuttuneet suuresti – eikä pelkästään viimeisten 50 vuoden […]

Kumppaniblogi

  • ryhmä ihmisiä istuu pöydässä

    Avoimella yhteistyöllä kohti yhteisiä tavoitteita

    Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista.    Tulevaisuuden henkilöstöpalvelua muuttuviin tarpeisiin Seure, Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän ja HUS:in omistama henkilöstöpalveluyhtiö, auttaa asiakkaitaan vakituisten työntekijöiden poissaolojen paikkaamisessa. Seuren toiminta on työvoimaintensiivisten toimialojen työvoimapulan ja lisääntyvien tarpeiden myötä kasvanut viime vuosina valtavasti. Taustalla on muun muassa useiden kunta-alan työntekijöiden tuleva eläkkeelle siirtyminen, […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Woman with yellow hat stepping out of yellow cab with a Surface

    Nyt on aika tehdä mistä tahansa paikasta turvallisin paikka luomiseen

    Pysyvä työpiste yhdessä toimistossa samassa kaupunginosassa – nämä päivät ovat luetut. Olemme liikkeessä, miltei kirjaimellisesti. Nykypäivän maailmassa tarvitaan entistä enemmän joustavuutta: ajattelemiseen, luomiseen ja jakamiseen missä tahansa sekä kaikkialla. Sen täytyy olla lisäksi mahdollista täysin turvallisesti. Uudenlaista tiimityötä  Yritykset omaksuvat uusia yhteistyötapoja. Tämä mullistaa ajatteluamme siitä, mitä pidämme työnä ja miten työ sopii yhteen vapaa-ajan kanssa. […]

Vinkit

  • A woman holding a white mug

    Työskentely kotoa käsin. Mitä olen oppinut varhaisena omaksujana.

    Minua voisi varmaankin kutsua etätyön “varhaiseksi omaksujaksi”. Noin 15 vuotta sitten olin vastuussa työntekijöiden liikkuvuudesta ja teknologisista yhteenliittymistä suuressa televiestintäalan yrityksessä, kun nämä konseptit olivat vasta aluillaan. Siksi päätin yrittää toimia sanojeni mittaisesti ja vaadin, että voin tehdä etätöitä niin usein kuin mahdollista. Kieltäydyin jopa laajakaistasta ja valokuidusta – sen sijaan tukeuduin vanhaan Vodafone Connect […]