henkilö istuu pöydän ääressä ja käyttää kannettavaa tietokonetta
Lukuaika, 4 min.

Lukuisat ihmiset työskentelevät nyt kotoa käsin, joten etätyötaitojen hiomisesta ja tuottavuuden ylläpitämisestä on tullut entistäkin tärkeämpää. Olemme havainneet, että Microsoft Teamsin käyttö menestyksekkäässä ja turvallisessa etätyössä on lisääntynyt erittäin voimakkaasti. Riippumatta siitä, onko tämä työkalu sinulle aivan uusi tai järjestätkö kokouksiasi valmiiksi Teamsissa, haluamme varmistaa, että hyödynnät sen kaikkia yhteistyö- ja tietoturvatoimintoja.

Seuraavassa on yhdeksän parasta vinkkiä onnistuneiden ja turvallisten verkkokokousten järjestämiseen…

1. Pidä tietoturvallisesti yhteyttä organisaation sisäisiin ja ulkoisiin henkilöihin

Kun seuraavan kerran ajoitat kokouksen joko Microsoft Teamsissa tai Microsoft Outlookissa, voit yksinkertaisesti lisätä ulkoisten vieraiden sähköpostiosoitteet. Teams huolehtii kaikesta muusta: heille lähetetään sähköpostikutsu, joka sisältää täydelliset ohjeet verkkokokoukseen liittymiseen.

Vieraasi voi yksinkertaisesti napsauttaa linkkiä, kirjoittaa nimensä ja liittyä kokoukseen selaimellaan. Laajennuksien tai Teams-sovelluksen lataamiselle ei ole tarvetta.

2. Tarjoa mahdollisuus osallistua puhelimitse mistä käsin tahansa 

Teams on suunniteltu inklusiiviseksi, joten myös liikkuvat, ilman Internet-yhteyttä olevat tai puhelinneuvotteluja suosivat osallistujat pääsevät helposti mukaan.

Käyttäjät, joilla puhelinneuvottelutoiminto on otettuna käyttöön, näkevät soitto-ohjeet automaattisesti Teamsin kokouskutsuissa. Sisäänsoittonumeron napsauttaminen mobiililaitteella käynnistää puhelutoiminnon automaattisesti ja lisää jopa kokoustunnuksen. Numeroiden muistamiseen ei enää ole tarvetta.

3. Hyödynnä kokouksen hallintavaihtoehtoja täysimittaisesti 

Teams tarjoaa kokouksen järjestäjälle useita vaihtoehtoja verkkokokousten osallistujien roolien ja oikeuksien määrittämiseen.

Voit esimerkiksi luoda kokousaulan, jolloin järjestäjä voi määrittää, milloin tietyt henkilöt otetaan sisään kokoukseen. Tästä on hyötyä etenkin silloin, jos käsiteltävät aiheet ovat luottamuksellisia. Voit myös määrittää esittäjiä, mykistää osallistujia sekä käynnistää/lopettaa tallennuksen… ja nämä ovat vain muutamia tarjolla olevista valinnoista.

4. Järjestä kasvokkaisia videokeskusteluja 

Näinä aikoina, kun henkilökohtaiset tapaamiset ovat usein mahdottomia, verkkokokouksen järjestäminen videoyhteydellä on toiseksi paras vaihtoehto. Keskustelukumppanien ilmeiden ja eleiden näkeminen antaa paljon paremman käsityksen heidän sanoistaan.

Kaikkia Teams-kokouksen osallistujia on hyvä kannustaa ottamaan videoyhteys käyttöön, jotta keskustelusta tulee entistä henkilökohtaisempi ja mielekkäämpi. Jos et halua muiden häiriintyvän keittiösi omaperäisestä sisustuksesta tai ohikulkevasta lemmikistä, ota käyttöön taustan sumennus tai mukautettu tausta.

5. Jaa vain se, mitä tarvitset 

Monet meistä ovat huomanneet kokouksissa, että vähemmän on toisinaan enemmän. Kun jaat sisältöä Teams-kokouksissa, pystyt hallitsemaan sitä, mitä muut näkevät.

Voit päättää, haluatko näyttää koko työpöytäsi vai pelkästään tietyn ikkunan. Tästä on hyötyä etenkin silloin, kun et halua muiden näkevän arkaluonteisia tietoja. Voit myös pyytää jaetun työpöydän tai sovelluksen hallintaoikeuksia esittäjältä.

6. Kannusta kaikkia tekemään merkintöjä valkotaululle 

Vaikka kaikki eivät olekaan fyysisesti samassa huoneessa, se ei tarkoita, ettetkö voisi ideoida valkotaulun avulla.

Microsoft Whiteboard on integroitu jokaiseen Teams-kokoukseen, ja osallistujat voivat käyttää sitä niin kosketuksella, hiirellä kuin piirtokynällä. Whiteboard-sessiot tallennetaan osaksi jokaista kokousta, joten niitä voi tarkastella jälkeenpäin ja niihin voi viitata kokouksen chatissa.

7. Älä jätä kokousta väliin, vaikket olisi päässyt osallistumaan 

Olipa kyse muutaman minuutin myöhästymisestä tai osallistumisen estävästä päällekkäisyydestä, kaikki kutsutut eivät läheskään aina pääse paikalle kokouksen ajaksi. Sen sijaan, että heille jouduttaisiin järjestämään uusi kokous, voit yksinkertaisesti tallentaa Microsoft Teams -kokouksesi. Kokous tallennetaan pilvipalveluun ja linkki lisätään kokouksen chattiin. Osallistujat voivat myös tehdä hakuja kokouksen litteroinnista ja siirtyä haluamaansa kohtaan.

8. Seuraa puhetta tarkalleen  

Montako kertaa olet joutunut pyytämään – tai halunnut pyytää – jotakuta toistamaan sanansa neuvottelupuhelun aikana?

Selkeys on äärimmäisen tärkeää minkä tahansa kokouksen onnistumisen kannalta. Siksi on hyvä kannustaa osallistujia ottamaan käyttöön live-tekstitykset, jolloin he voivat seurata litterointia reaaliaikaisesti. Huonokuuloisten, puhuttua vierasta kieltä heikommin ymmärtävien ja meluisassa ympäristössä työskentelevien kannalta tämä on kerrassaan mullistava ominaisuus.

9. Valitse laitteita, jotka saavat sinut näyttämään ja kuulostamaan hyvältä 

Microsoft Surface on kehitetty modernia työtä ja Teams käyttöä varten. Lisäksi Microsoft tarjoaa koko joukon Teams-sertifioituja laitteita – ja niissä kaikissa on erinomaiset video- ja ääniominaisuudet. Voit muodostaa yhteyksiä ja aloittaa kokouksia yhdellä kosketuksella sekä valita, missä ja miten haluat työskennellä laitteilla, jotka on suunniteltu sopimaan kaikkiin tiloihin ja työtapoihin.

 

 

 

 

Hanki lisätukea

Tutustu siihen, miten Microsoft voi auttaa mitä tahansa organisaatiota vastaamaan tämän päivän haasteisiin

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • Kansainväliseksi 20 minuutissa

    Kansainväliseksi 20 minuutissa

    Miten oppilaat oppivat pitämään esitelmän ja keskustelemaan englanniksi, ja vielä lukemaan karttaa 20 minuutissa? Ottamalla videopuhelu- eli Skype-yhteyden toiselle puolelle maapalloa! Kello lähestyy varttia vailla yhtä iltapäivällä Kokkolassa Torkinmäen koulussa. Samaan aikaan Redmondissa Yhdysvalloissa kello on lähes kolme aamuyöllä. Vaikka kyseessä on kokenut joukko oppilaita ja opettajia, ilmassa on pientä jännitystä. Pian on alkamassa Skype-videopuhelu […]

  • GDPR-tietosuojaopas yliopistoille

    GDPR-tietosuojaopas yliopistoille

    EU:n uusi yleinen tietosuoja-asetus tulee voimaan 25. toukokuuta. Selvitä tämän maksuttoman e-kirjan ja muiden hyödyllisten materiaalien avulla, mitä yliopistojen tulee tehdä, jotta ne täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Vuodenkierto yliopistossa Yliopistossa on paljon ihmisiä, joita kutsutaan “rekisteröidyiksi”: opiskelijoita, opettajia, siivoojia, hallintohenkilöstöä ja monia muita. Aina uuden lukuvuoden alkaessa yliopistoon tulee uusia rekisteröityjä, joiden nimet, osoitteet, syntymäajat ja […]

Teollisuus

  • Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Halki jäisen meren seilaa hinaaja. Sen komentosillalla seisoo kapteeni, joka keskittyy ohjaamaan aluksensa turvallisesti 200 merimailin päähän Pohjois-Suomessa sijaitsevaan Tornioon. Matkan syy? Varma-alus hinaa juuri valmistunutta 110 tonnin painoista nesteytetyn maakaasun (LNG) säiliömoduulia Tornio Mangan terminaaliin, joka on yksi Pohjoismaiden suurimmista LNG-terminaaleista. Kun hinaaja saapuu perille tiheässä sumussa, hydraulinen nosturi ohjaa säiliön paikoilleen. Tämä tarkkaan […]

  • Etex

    Etex käyttää nykyaikaisia työkaluja liiketoimintansa yhdistämisessä ja asiakaskeskeisyytensä parantamisessa

    Rakennusalalla kaikkien komponenttien on toimittava oikea-aikaisessa yhteistyössä, jotta lopputuote on mahdollisimman hyvä. Belgialaiselle rakennusratkaisuja valmistavalle Etexille tämä on jokapäiväistä todellisuutta, mutta samalla se halusi löytää keinoja tuottavuuden ja sisäisen yhteistyön parantamiseen. Yritys toimii yli 42 maassa ja työllistää yli 15 000 henkeä. Etexille digitaalinen muutos on avainasemassa sisäisten prosessien parantamisessa ja paremman asiakaspalvelun tarjoamisessa. Muutos […]

Terveydenhuolto

  • HUS hyödyntää Hololens-teknologiaa yhteistyössä Disiorin kanssa

    HUS hyödyntää Hololens-teknologiaa yhteistyössä Disiorin kanssa

    Disior – uudet teknologiat lääkärien käytössä Disior kehittää lääkärien, insinöörien ja matemaatikkojen yhteistyönä täysin uudenlaista tapaa mallintaa ja analysoida luunmurtumia ja pehmytkudosta. Yhdessä HUS:n ja Microsoftin kanssa tehtävissä projekteissa tuodaan uutta teknologiaa potilastyöhön, leikkaussaleihin ja sairaalamaailmaan. Vuoropuhelu lääkärien ja insinöörien välillä varmistaa sen, että toiveet, tarpeet ja mahdollisuudet kohtaavat. Analyysiohjelmistot muuttavat potilaskuvan matemaattiseksi malliksi, jolloin […]

  • henkilö istuu kannettavan tietokoneen ääressä

    Nopea ja tehokas lähestymistapa digitalisaatioon – ja miten se onnistuu

    Tänä päivänä yritystoiminnan hoitaminen “tavalliseen tapaan” on jäämässä jalkoihin. Muutoksista ja mullistuksista on muodostunut uusi normaali. Ajattele niitä muutoksia, jotka vaikuttavat organisaatioosi juuri tällä hetkellä: uusi teknologia ja uudet tekniikat ohjaavat niin työntekijöiden kuin asiakkaiden uusia asenteita ja odotuksia. Kaikki on muuttumassa. Ja asia, joka yhdistää kaikkia näitä muutoksia, on nopeus. Ne tapahtuvat poikkeuksellisen nopealla […]

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

  • Ineco

    Ineco parantaa työntekijöiden tuottavuutta uudenaikaisilla työkaluilla ja tekoälyllä

    Ohjelmistojen kanssa kamppailu ei auta tehokkaammassa työnteossa. Samoin tuottavuus kärsii, jos tiedostojen jakaminen ja asiakirjojen muokkaus yhteistyössä on vaikeaa. Espanjan julkisella sektorilla toimiva Ineco ymmärtää tämän. Siksi se päätti muuttaa tapoja, joilla työntekijät ovat vuorovaikutuksessa teknologian ja toistensa kanssa. Ottamalla käyttöön Microsoft 365 -ratkaisun yli 2 800 työntekijälleen Ineco on yhdessä kumppaninsa Necsian kanssa parantanut […]

  • Iceland runs on Trust

    Miten pilvipalvelut auttoivat pientä kansakuntaa toteuttamaan suuria tavoitteita

    Joulukuussa 2015 Islannin hallitus käynnisti digitaalisen infrastruktuuriarvioinnin. Sillä oli käytössään yli 100 toimittajaa, joita hallitsi yli 100 IT-päällikköä kussakin julkisyhteisössä. Tehtävänanto oli selvä: toiminnan yksinkertaistaminen ja IT:n virtaviivaistaminen yli 20 000 käyttäjälle. Ratkaisu: Kaksi ja puoli vuotta myöhemmin tehtiin päätös: Microsoft 365 valittiin koko julkisen sektorin yhteiseksi pilviympäristöksi. Tämä on ensimmäinen kerta, kun jokin maa […]

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    HeadBrands on perustamisvuodestaan 2010 asti kasvanut tasaista tahtia ja on nyt hiustenhoitotuotteiden johtava vähittäismyyjä Pohjoismaissa. HeadBrands tarvitsi modernin IT-ratkaisun, joka parantaa liiketoiminnan tuottavuutta ja tehostaa yhteistyötä sekä yrityksen sisällä että ulkoisesti. Tähän haasteeseen vastaamiseksi yritys päätti korvata useimmat käytössä olleet palvelunsa Microsoft 365 Businessilla. Kyseessä on täysin uusi ratkaisu, jossa yhdistyvät Microsoft Office 365:n, Windows […]

Digitalisaatio

  • nainen istuu tuolissa puhumassa kännykällä

    7 oppia työn tulevaisuudesta

    Suomalainen työelämä on kevään jäljiltä murroksessa. Etätyö on tullut jäädäkseen, mikä vaatii yrityksiä ja organisaatioita sovittamaan työtilojaan uudenlaisiin yhteistyön tarpeisiin. Digitalisaatiossa moni yhteisö on tehnyt jättiharppauksen ja samalla ihmisyys ja luovuus nousevat uuteen arvoon tuottavuuden perustuksina. Paluuta vanhaan ei ole ja työnantajien sekä työntekijöiden on hyvä aika pohtia työntekemistä aivan uudesta näkökulmasta. Nämä havainnot perustuvat […]

Kumppaniblogi

  • Selkeä ja keskitetty ratkaisu organisaatioviestinnän ja tiimityön tarpeisiisi – Valo + Teams

    Selkeä ja keskitetty ratkaisu organisaatioviestinnän ja tiimityön tarpeisiisi – Valo + Teams

    Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista. Nykyään on olemassa erilaisia, toinen toistaan innovatiivisempia työkaluja ja työskentelyä helpottavia ratkaisuja, joiden väliltä valitseminen saattaa tuottaa haasteita. Tyypillisesti erilaisia ratkaisuja käytetään täyttämään erilaisia tarpeita, mutta työskentelyn suunnittelun ja itse työn tekemisen helpottamiseksi ja selkeyttämiseksi kannattaa keskittää toiminta yhteen paikkaan.   Valo(a) […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Mitä olen oppinut julkisen sektorin digitalisaatiosta ja luottamuksesta.

    Mitä olen oppinut julkisen sektorin digitalisaatiosta ja luottamuksesta.

    “Sen täytyy olla haastavaa.” Näin minulle toisinaan sanotaan, kun kerron roolistani julkisen sektorin digitalisaatiossa. Sen jälkeen samat ihmiset kertovat minulle vaikutelmastaan: julkiset palvelut ovat liian suuria ja hitaasti liikkuvia. Tietyssä mielessä he ovat oikeassa. Julkisella sektorilla on velvollisuus auttaa kansalaisia elämään terveellisempää, älyllisesti rikkaampaa, tasa-arvoisempaa ja inklusiivisempaa elämää. Ja tosiasia on, että tämä velvollisuus voi […]

Vinkit

  • henkilö istuu työpöydällä olevan kannettavan tietokoneen ääressä

    Parhaat vinkit älykkäämpään etätyöhön Microsoft Teamsin avulla

    Etätyöskentelystä on muodostumassa monille uusi normaali, joten työntekijöiden on löydettävä erilaisia tapoja jatkaa tehokasta tiimitoimintaa. Microsoft Teams on suunniteltu pitämään kollegat tuottavasti yhteydessä toisiinsa sekä varmistamaan, että kaikki voivat jatkaa yhteistyötä yhtä tehokkaasti ja tietoturvallisesti kuin konttorissa. Riippumatta siitä, käytätkö Microsoft Teamsia valmiiksi vai etkö vielä ole ehtinyt kokeilemaan sitä, seuraavassa on kuusi vinkkiä, jotka […]