Tämän päivän pienyrityksillä on valmiiksi riittävästi haasteita, eikä IT:n pidä antaa muodostua menestyksen esteeksi. Mutta miten voit varmistaa, että käyttämäsi järjestelmä toimii tukenasi eikä hidasteenasi?
Kuluttajina edellytämme, että saumattomat yhteydet tarjoavat meille kaiken haluamamme sisällön silloin, kun sitä tarvitsemme. Useimmat meistä omaksuvat tämän asenteen myös työpaikalla. Odotamme, että työkalut ovat intuitiivisia ja auttavat kasvattamaan tietämystämme mahdollisimman vähällä vaivalla. Jos siis haluat työntekijöiden mukautuvan uusiin työskentelytapoihin, niistä on tehtävä heidän näkökulmastaan helppoja.
Eikä riitä, että tiimit voivat työskennellä saumattomasti ja joustavasti. Tämän ohella kaiken on oltava tietoturvallista. Viimeaikaiset tutkimukset osoittavat, että 85 %:lla pk-yrityksistä on todellisia huolia tietoturvaan liittyen, ja 56 % näistä yrityksistä pitää sitä ensisijaisena prioriteettina. Nämä huolet ovat myös täysin perusteltuja, sillä 43 % kaikista kyberhyökkäyksistä kohdistuu pk-yrityksiin.
Vankka tietoturva
Tietoturva on tuttu aihepiiri Paule Ka‘lle, menestyvälle 30-vuotiaalle pariisilaiselle muotibrändille. Se on joutunut lukuisien kehittyneiden verkkouhkien uhriksi, ja sen hieman yli 200 työntekijän joukossa on vain yksi IT-ammattilainen. Yrityksellä oli tarve parantaa tietoturvaansa tasolle, jota usein edellyttävät monta kertaa suuremmat toimijat.
Teknologiakumppani Be-Cloudin avustuksella Paule Ka vaihtoi Lotus Notesista Microsoft 365 Businessiin, joka yhdistää Microsoft Office 365:n ja Windows 10:n sekä kehittyneitä tietoturva- ja laitehallintaominaisuuksia.
“Parempi tietoturva tekee meistä paremman yrityksen”, sanoo varatoimitusjohtaja Alain Quillet. “Kun voimme keksittyä yksinomaan tuotteiden luontiin ja liiketoiminnan kehittämiseen, olemme vapaita kasvamaan. Microsoft 365 on tarjonnut meille seuraavan vaiheen omassa kehityksessämme.”
Saumaton yhteistyö
Alankomaissa toimiva NHG (Netherlands National Mortgage Guarantee) ei kenties ole kooltaan kovin suuri, mutta 1,4 miljoonaa asunnonomistajaa tukeutuu sen lainavakuutuksiin.
Yritys tukeutuu entistä enemmän liikkuviin työntekijöihin voidakseen tehdä sujuvaa yhteistyötä ulkopuolisten toimijoiden kanssa. Uusiin toimitiloihin siirryttyään NHG ymmärsi monien työntekijöiden työmatkan pidentyvän, joten sen oli tullut aika ottaa käyttöön joustavampi IT-järjestelmä.
Yritys tarjosi kaikkien työntekijöidensä käyttöön Microsoft Surface -laitteita – kevyitä hybridikannettavia, jotka tukevat myös tablettitilaa. Tämä antoi heille tietoturvallisen pääsyn kaikkiin tietoihin ja toimintoihin, joita he tarvitsevat liikkeellä ollessaan.
Kun NHG:n henkilöstö tänä päivänä tekee virtuaalista yhteistyötä, he voivat jakaa näyttönsä etäyhteydellä Microsoft Teamsin avulla. Kaikki jaetut tiedot kerätään nyt Microsoft SharePointiin, josta on muodostunut kaiken viestinnän luonnollinen keskus. Sisällön jakaminen sähköpostin välityksellä on jäänyt menneisyyteen.
“Ajatuksena oli siirtyä pilveen, jotta työntekijät voivat työskennellä tietoturvallisessa ympäristössä missä tahansa”, kertoo NHG:n IT-päällikkö Arthur van de Woestijne. “Koska toimimme rahoitusalalla, meihin sovelletaan tiukkoja säädöksiä – ei pelkästään EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimuksia. Siksi Microsoft oli meille selkeästi ensisijainen valinta.”
Helppo vaatimusten huomiointi
Monien pk-yritysten tavoin Ledarnan IT-ratkaisut kasvoivat orgaanisesti: 150 työntekijää tottui käyttämään haluamiaan laitteistoja ja ohjelmistoja. Kun Ruotsin ainoan johtoryhmätason työntekijöille suunnatun ammattiliiton jäsenmäärä kasvoi 90 000:een vain kahdessa vuodessa, useiden eri teknologioiden hallinta ei enää ollut käytännössä mahdollista.
Vastauksen tarjosivat Surface-tuoteperheen laitteisiin pohjautuva pilvialusta ja Microsoft 365. Tämä vaihdos auttoi Ledarnaa vähentämään IT-ratkaisujensa monimutkaisuutta ja kustannuksia, ja liiton työntekijät asettuivat nopeasti kannattamaan muutosta.
“Nyt tarjolla on niin monenlaisia Surface-laitteistoja, että jokaiselle löytyy jotakin”, sanoo IT-johtaja Alex Tsarapatsanis. “Henkilöstömme käyttää Surfacen kosketusominaisuuksia tavoilla, joilla he eivät koskaan aikaisemmin olleet käyttäneet laitteita. Parasta on se, että kun he avaavat kannettavansa, kaikki yksinkertaisesti toimii.”
Entä sitten tietoturva? “Hiljaisuuden ansiosta tiedämme, että se toimii”, kertoo IT-apulaisjohtaja Niclas Ström. “Tämä tarkoittaa, että emme vastaanota kovinkaan monia tukipyyntöjä, eivätkä käyttäjät anna kielteistä palautetta. Nämä parannukset ovat olleet hyvin mielenkiintoisia.”
Microsoft 365 helpottaa elämää
Microsoft 365 yhdistää Office 365:n luokkansa parhaat tuottavuusominaisuudet yksinkertaiseen laitehallintaan ja älykkääseen tietoturvaan, mikä mahdollistaa yrityksen henkilöstön verkottamisen ja suojaamisen.
