Siirry pääsisältöön
Pulse
suuri tiili rakennus
Lukuaika, 2 min.

Koronaviruksen aiheuttamat poikkeusolosuhteet pakottivat valtaosan suomalaisista julkishallinnon organisaatioista etätöihin. Tämä tarkoitti monille organisaatioille myös rajua toimintatapojen muutosta – pitkään suunnitellut digitalisaatioprojektit pitikin saada maaliin heti ja työntekijät pilvipalvelujen käyttäjiksi parissa viikossa.

Yksi näistä digimuutoksen läpikäyneistä organisaatioista on Suomen eduskuntajonka noin tuhannen hengen yhteisö siirtyi Microsoft Teams -käyttäjiksi pikavauhtia huhtikuussa.  

Muutosprosessi oli todella nopeaKoronatilanne yllätti meidät – kuten koko Suomen – maaliskuun lopussa, jolloin noin 20 prosenttia eduskuntalaisista käytti päivittäin Office 365 -palveluja. Kahdessa kuukaudessa päivittäisten Office 365 -käyttäjien määrä eduskunnassa nousi 80 prosenttiin ja Teams-käyttäjien nollista 60 prosenttiin”, kertoo eduskunnan tietohallintopäällikkö Ari Apilo. ”Kiinnostus Teamsia kohtaan oli alusta alkaen suurta, ja jo ensimmäiseen Teams-infoon osallistui ennätysmäärä työntekijöitä. 

Kahdessa kuukaudessa päivittäisten Office 365 -käyttäjien määrä eduskunnassa nousi 80 prosenttiin ja Teams-käyttäjien nollista 60 prosenttiin.

Eduskunnan järjestelmiä käyttää 200 kansanedustajan ja näiden avustajien lisäksi myös eduskunnan virkamiehetryhmäkanslioiden työntekijät sekä muun muassa oikeusasiamiehen kanslian ja valtiontalouden tarkastusviraston henkilöstöEri työntekijäryhmien etätyökäytännöt ja työkalujen tarpeet eroavat toisistaan, mikä piti ottaa huomioon myös Office 365 – ja Teams-käyttöönotossa. 

Sähköposti ja kalenteri ovat tärkeitä kaikille käyttäjäryhmille, mutta kansanedustajilla mobiilikäyttö korostuu työn liikkuvan luonteen vuoksi. Koronavirus toi muutoksia etenkin kokouskäytäntöihin – esimerkiksi verkkokokouksia järjestettiin aikaisemmin lähinnä virkamiespuolella, mutta toisaalta poliittinen puoli ajoi aktiivisesti siirtymistä Skype-palavereista Teams-kokouksiin muun muassa parempien videokuvaominaisuuksien vuoksi”, Apilo kuvailee.  

Mihin digiloikan kanssa kipuilevien julkisen sektorin organisaatioiden kannattaisi nyt panostaa? Apilo korostaa kokeilukulttuurin ja rohkean pilotoinnin merkitystä. On myös tärkeää ymmärtää, että kaikkea uutta ei aina osata tai ehditä tehdä itse – osaavat kumppanit ovat kullanarvoisia etenkin, jos muutosprosessi on intensiivinen. Office 365 -käyttöönotossa eduskuntaa tuki Elisa, joka järjesti myös Teams-perehdytykset koko organisaatiolle ja syventävät koulutukset it-tuelle ja muille avainryhmille. Office 365 -pilvipalveluihin eduskunta päätyi, koska ne voitiin toteuttaa niin kutsutulla hybridipilvimallilla entisten palvelujen rinnalle ja koska Office 365 -palvelujen tietoturva ja toimintavarmuus ovat korkeat. Onnistunutta ja turvallista etätyötä olivat tukemassa myös Enfo päätelaitteidenCaverion AV-ratkaisujenCrayon lisenssienhallinnan ja Telia SOC-tietoturvapalvelujen toimittajina. 

Digitaalinen muutos on aina organisaationsa näköinen. Eduskunnan muutoksen keskiössä olivat etäosallistumismahdollisuudet, ja nyt Teamsissa järjestetään jo noin 130–140 kokousta päivittäin. Myös pikaviestit ovat löytäneet paikkansa organisaatiossa.  

Uskon, että Teams-videokokoukset ja -pikaviestit jäävät työkalupakkiimme pysyvästiTeamsin käytön laajentamisessa eduskunta seuraa myös Euroopan maiden parlamenttien käytäntöjä – esimerkiksi Norjassa ja Virossa Teams on jo otettu käyttöön valiokuntakokouksissa, ja Suomessakin asiaa pohditaan”, Apilo kertoo.  

Ylläpidä tuottavuutta näiden etätyöratkaisujen avulla

Tutustu, miten voit edistää tiimiesi yhteydenpitoa, tuottavuutta ja tietoturvaa

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

Teollisuus

  • Etex

    Etex käyttää nykyaikaisia työkaluja liiketoimintansa yhdistämisessä ja asiakaskeskeisyytensä parantamisessa

    Rakennusalalla kaikkien komponenttien on toimittava oikea-aikaisessa yhteistyössä, jotta lopputuote on mahdollisimman hyvä. Belgialaiselle rakennusratkaisuja valmistavalle Etexille tämä on jokapäiväistä todellisuutta, mutta samalla se halusi löytää keinoja tuottavuuden ja sisäisen yhteistyön parantamiseen. Yritys toimii yli 42 maassa ja työllistää yli 15 000 henkeä. Etexille digitaalinen muutos on avainasemassa sisäisten prosessien parantamisessa ja paremman asiakaspalvelun tarjoamisessa. Muutos […]

  • Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    HiQ konseptoi ja toteutti uuden intranetin ja modernit kollaboraatiotyökalut Normetille. Uusi SharePoint Online -intranet SmartNet, Microsoft Teams, Yammer ja modernit SharePoint-tiimisivustot ovat nyt 1 100 Normetilaisen käytössä 30 maassa. Tärkein tavoite projektissa oli sisäisen viestinnän ja työnteon helpottaminen ja tehostaminen. Käyttäjiä haluttiin myös rohkaista viestimään aktiivisemmin ja avoimemmin yli organisaatiorajojen. Muutoksen pääviesti oli: Let´s communicate […]

Terveydenhuolto

  • HUS hyödyntää Hololens-teknologiaa yhteistyössä Disiorin kanssa

    HUS hyödyntää Hololens-teknologiaa yhteistyössä Disiorin kanssa

    Disior – uudet teknologiat lääkärien käytössä Disior kehittää lääkärien, insinöörien ja matemaatikkojen yhteistyönä täysin uudenlaista tapaa mallintaa ja analysoida luunmurtumia ja pehmytkudosta. Yhdessä HUS:n ja Microsoftin kanssa tehtävissä projekteissa tuodaan uutta teknologiaa potilastyöhön, leikkaussaleihin ja sairaalamaailmaan. Vuoropuhelu lääkärien ja insinöörien välillä varmistaa sen, että toiveet, tarpeet ja mahdollisuudet kohtaavat. Analyysiohjelmistot muuttavat potilaskuvan matemaattiseksi malliksi, jolloin […]

  • logo

    Luottamuksen välttämättömyydestä terveydenhuollon digitalisaatiossa

    Puhelimeni oli soinut viikkokaupalla lähes tauotta, ja nyt se soi taas. ”Hei, Veronica, meillä on idea!” huudahti soittaja. Tunnistin Carlo Tacchettin heti, sillä olen tuntenut hänet lähes yhtä kauan kuin olen työskennellyt Microsoftilla. Hän toimii opettajana Vita-Salute San Raffaelen yliopistossa ja kokeellisen kuvantamisen keskuksen johtajana IRCCS San Raffaelessa, joka on Milanon merkittävimpiä sairaaloita. Tämä tapahtui […]

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Mies, jolla on silmälasit, hymyilee kameralle

    HUS: tietojen turvallinen jakaminen elintärkeitä päätöksiä varten

    Sairaudet ovat usein hyvin epäoikeudenmukaisia. Tämä valitettava totuus korostui jälleen kerran koronavirusepidemian yhteydessä alkuvuodesta 2020, kun monet terveydenhuolto-organisaatiot joutuivat kohtaamaan haasteita, joita maailmassa ei ollut esiintynyt kokonaiseen vuosisataan. Sairaalat edellyttivät nopeaa vastetta voidakseen hidastaa viruksen leviämistä ilman, että sillä on vaikutusta hoidon laatuun. Tällainen tilanne aiheuttaa paineita mille tahansa instituutiolle, mutta Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirille […]

Digitalisaatio

  • ryhmä ihmisiä, jotka istuvat pöydässä kannettavan tietokoneen avulla

    Fiksummin Yhdessä -työpaja

    Digitalisaation tuomista mahdollisuuksista ja muutoksista on tarjolla paljon tietoa ja usein on haastavaa arvioida miten edetä viisaasti muutoksessa. Fiksummin Yhdessä -työpajat ovat osallistavia oppimiskokemuksia, jotka tarjoavat työkaluja päätöksenteon helpottamiseen sekä keinoja tehokkaampaan työskentelyyn Microsoft 365:n avulla. Oikeilla työkaluilla ja aavistuksella rohkaisua pystytte mihin vain Fiksummin Yhdessä -työpajassa, jossa keskitytään digitalisaation tuomiin mahdollisuuksiin. Työpaja toteutetaan yhteistyössä […]

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – Sulava tarjoaa työkulttuurin muutoksen rakennuspalikat

    Kumppaniblogi – Sulava tarjoaa työkulttuurin muutoksen rakennuspalikat

    Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista.   Työkultuuria ei muuteta hetkessä Isot muutokset organisaatiossa eivät tapahdu sattumalta. Ne vaativat toteutuakseen johdon tuen, määritellyt skenaariot, (paljon) tiedottamista ja usein myös kouluttamista. Ruoka- ja juomapakkausten asiantuntija Huhtamäki näki strategisen tarpeen sisäisen yhteistyön parantamiselle ja työtapojen tehostamiselle. Käytännössä he miettivät miten […]

Tietoturva ja tietosuoja

Vinkit