suuri tiili rakennus
Lukuaika, 2 min.

Koronaviruksen aiheuttamat poikkeusolosuhteet pakottivat valtaosan suomalaisista julkishallinnon organisaatioista etätöihin. Tämä tarkoitti monille organisaatioille myös rajua toimintatapojen muutosta – pitkään suunnitellut digitalisaatioprojektit pitikin saada maaliin heti ja työntekijät pilvipalvelujen käyttäjiksi parissa viikossa.

Yksi näistä digimuutoksen läpikäyneistä organisaatioista on Suomen eduskuntajonka noin tuhannen hengen yhteisö siirtyi Microsoft Teams -käyttäjiksi pikavauhtia huhtikuussa.  

Muutosprosessi oli todella nopeaKoronatilanne yllätti meidät – kuten koko Suomen – maaliskuun lopussa, jolloin noin 20 prosenttia eduskuntalaisista käytti päivittäin Office 365 -palveluja. Kahdessa kuukaudessa päivittäisten Office 365 -käyttäjien määrä eduskunnassa nousi 80 prosenttiin ja Teams-käyttäjien nollista 60 prosenttiin”, kertoo eduskunnan tietohallintopäällikkö Ari Apilo. ”Kiinnostus Teamsia kohtaan oli alusta alkaen suurta, ja jo ensimmäiseen Teams-infoon osallistui ennätysmäärä työntekijöitä. 

Kahdessa kuukaudessa päivittäisten Office 365 -käyttäjien määrä eduskunnassa nousi 80 prosenttiin ja Teams-käyttäjien nollista 60 prosenttiin.

Eduskunnan järjestelmiä käyttää 200 kansanedustajan ja näiden avustajien lisäksi myös eduskunnan virkamiehetryhmäkanslioiden työntekijät sekä muun muassa oikeusasiamiehen kanslian ja valtiontalouden tarkastusviraston henkilöstöEri työntekijäryhmien etätyökäytännöt ja työkalujen tarpeet eroavat toisistaan, mikä piti ottaa huomioon myös Office 365 – ja Teams-käyttöönotossa. 

Sähköposti ja kalenteri ovat tärkeitä kaikille käyttäjäryhmille, mutta kansanedustajilla mobiilikäyttö korostuu työn liikkuvan luonteen vuoksi. Koronavirus toi muutoksia etenkin kokouskäytäntöihin – esimerkiksi verkkokokouksia järjestettiin aikaisemmin lähinnä virkamiespuolella, mutta toisaalta poliittinen puoli ajoi aktiivisesti siirtymistä Skype-palavereista Teams-kokouksiin muun muassa parempien videokuvaominaisuuksien vuoksi”, Apilo kuvailee.  

Mihin digiloikan kanssa kipuilevien julkisen sektorin organisaatioiden kannattaisi nyt panostaa? Apilo korostaa kokeilukulttuurin ja rohkean pilotoinnin merkitystä. On myös tärkeää ymmärtää, että kaikkea uutta ei aina osata tai ehditä tehdä itse – osaavat kumppanit ovat kullanarvoisia etenkin, jos muutosprosessi on intensiivinen. Office 365 -käyttöönotossa eduskuntaa tuki Elisa, joka järjesti myös Teams-perehdytykset koko organisaatiolle ja syventävät koulutukset it-tuelle ja muille avainryhmille. Office 365 -pilvipalveluihin eduskunta päätyi, koska ne voitiin toteuttaa niin kutsutulla hybridipilvimallilla entisten palvelujen rinnalle ja koska Office 365 -palvelujen tietoturva ja toimintavarmuus ovat korkeat. Onnistunutta ja turvallista etätyötä olivat tukemassa myös Enfo päätelaitteidenCaverion AV-ratkaisujenCrayon lisenssienhallinnan ja Telia SOC-tietoturvapalvelujen toimittajina. 

Digitaalinen muutos on aina organisaationsa näköinen. Eduskunnan muutoksen keskiössä olivat etäosallistumismahdollisuudet, ja nyt Teamsissa järjestetään jo noin 130–140 kokousta päivittäin. Myös pikaviestit ovat löytäneet paikkansa organisaatiossa.  

Uskon, että Teams-videokokoukset ja -pikaviestit jäävät työkalupakkiimme pysyvästiTeamsin käytön laajentamisessa eduskunta seuraa myös Euroopan maiden parlamenttien käytäntöjä – esimerkiksi Norjassa ja Virossa Teams on jo otettu käyttöön valiokuntakokouksissa, ja Suomessakin asiaa pohditaan”, Apilo kertoo.  

Ylläpidä tuottavuutta näiden etätyöratkaisujen avulla

Tutustu, miten voit edistää tiimiesi yhteydenpitoa, tuottavuutta ja tietoturvaa

Koulutus

  • Lomasuunnitelma <3 OneNote

    Lomasuunnitelma <3 OneNote

    Passi, liput, hammasharja..? Suunnitteletko matkaa tai kesälomareissua ystäviesi tai perheesi kanssa? Hyödynnä oppilaitoksesi tarjoamaa Office365-tiliä lomasuunnittelussa. Luo suunnitelmasi OneNotella, tallenna se OneDriveen ja jaa se sitten läheistesi kanssa. Voit asentaa Office365:n ohjelmat, myös OneNoten, jopa viidelle eri päätelaitteelle. Olemassa olevaa suunnitelmaa voi päivittää myös Office Onlinella. Kirjaudu O365-tunnuksillasi osoitteeseen http://portal.office.com/, ja päivitä suunnitelmaasi lennossa puhelimella, […]

  • Hämeenkylän koulussa matematiikkaa ja fysiikkaa opiskellaan digitaalisen kynän avulla

    Hämeenkylän koulussa matematiikkaa ja fysiikkaa opiskellaan digitaalisen kynän avulla

    Vantaan Hämeenkylän matematiikan ja fysiikan opettaja Timo Järvenpää käyttää aktiivisesti teknologiaa opetuksessa. Alla hän kertoo, miten hän hyödyntää oppilaiden kanssa uusia Acerin B118-kynälaitteita ja Office365-pilvipalvelua.   7. luokkalaisten valinnaiskurssilla oppilaat opiskelivat ohjelmointia BBC Micro:bitin avulla. Osa oppilaista halusi myös ensimmäisellä tunnilla tutustua laajemmin digitaalisen kynän ominaisuuksiin kokeilemalla Paint.net mahdollisuuksia. Tietokoneen digitaalisen kynän käyttökokemus ja toiminta ovat […]

Teollisuus

  • Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Spitec heräsi omaan osaamattomuuteensa, kun puheet EU:n uudesta tietoturva-asetuksesta (GDPR) alkoivat. Ensin käytiin koulutuksissa itse. Sitten konsultointiin ammattilaista. Yhdessä kumppanin kanssa analysointiin nykytila ja määriteltiin kaikki välittömät tarpeet. Lista ei ollut pitkä, mutta tekemistä oli sitäkin enemmän. Ensin korjataan tietoturva, sitten uudistetaan laitehallinta. Siinä samalla koulutetaan tekijöille uuden asetuksen perusteet. Spitec teki järkevästi konsultoidessaan ammattilaista, […]

  • Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    HiQ konseptoi ja toteutti uuden intranetin ja modernit kollaboraatiotyökalut Normetille. Uusi SharePoint Online -intranet SmartNet, Microsoft Teams, Yammer ja modernit SharePoint-tiimisivustot ovat nyt 1 100 Normetilaisen käytössä 30 maassa. Tärkein tavoite projektissa oli sisäisen viestinnän ja työnteon helpottaminen ja tehostaminen. Käyttäjiä haluttiin myös rohkaista viestimään aktiivisemmin ja avoimemmin yli organisaatiorajojen. Muutoksen pääviesti oli: Let´s communicate […]

Terveydenhuolto

  • Lataa: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

    Lataa: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

    Oikein valjastettuna digitalisaatio tarjoaa vastauksia moniin terveydenhoitoa ravisteleviin haasteisiin: väestön ikääntymisestä kroonisten sairauksien yleistymiseen ja teknologisista siiloista kyberuhkiin. Unelmien pelikirjaan olemme koonneet kattavan tietopaketin onnistumiseen: • Visio terveydenhuollon digimurroksesta • Terveydenhoidon esimerkkikäyttötapaukset • Kyvykkyyksien kehittämisen suunnitelma LATAA: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

  • Digitalisaatio luo mahdollisuuksia terveydenhoitoalalle

    Digitalisaatio luo mahdollisuuksia terveydenhoitoalalle

    Digitalisaatio tarkoittaa mahtavia mahdollisuuksia terveydenhoitoalalle. Se on toimiala, joka saa digitalisaatiosta kaikista eniten hyötyä irti. Microsoftin ja meidän kumppaniekosysteemimme rooli terveydenhuollon digitalisaatiossa on auttaa ymmärtämään teknologian potentiaali, jota tarkastelemme neljästä eri näkökulmasta. Tervetuloa mukaan!

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

  • Iceland runs on Trust

    Miten pilvipalvelut auttoivat pientä kansakuntaa toteuttamaan suuria tavoitteita

    Joulukuussa 2015 Islannin hallitus käynnisti digitaalisen infrastruktuuriarvioinnin. Sillä oli käytössään yli 100 toimittajaa, joita hallitsi yli 100 IT-päällikköä kussakin julkisyhteisössä. Tehtävänanto oli selvä: toiminnan yksinkertaistaminen ja IT:n virtaviivaistaminen yli 20 000 käyttäjälle. Ratkaisu: Kaksi ja puoli vuotta myöhemmin tehtiin päätös: Microsoft 365 valittiin koko julkisen sektorin yhteiseksi pilviympäristöksi. Tämä on ensimmäinen kerta, kun jokin maa […]

  • Ineco

    Ineco parantaa työntekijöiden tuottavuutta uudenaikaisilla työkaluilla ja tekoälyllä

    Ohjelmistojen kanssa kamppailu ei auta tehokkaammassa työnteossa. Samoin tuottavuus kärsii, jos tiedostojen jakaminen ja asiakirjojen muokkaus yhteistyössä on vaikeaa. Espanjan julkisella sektorilla toimiva Ineco ymmärtää tämän. Siksi se päätti muuttaa tapoja, joilla työntekijät ovat vuorovaikutuksessa teknologian ja toistensa kanssa. Ottamalla käyttöön Microsoft 365 -ratkaisun yli 2 800 työntekijälleen Ineco on yhdessä kumppaninsa Necsian kanssa parantanut […]