Mihin muutosjohtamista tarvitaan liiketoiminta- ja ICT-hankkeissa? Onko isoissa järjestelmähankkeissa varaa jättää muutosjohtaminen tekemättä?
Aika ei tahdo riittää ja tekemättömien töiden lista sen kun vaan kasvaa. Pitkään jatkunut kiire vaikuttaa työntekijöihin ja työympäristöön eri tavoin. Tuttu tunne varmasti monille. Kun sähköpostiin tässä vaiheessa kilahtaa kilometrin mittainen maili uudesta CRM-järjestelmästä, voi kärsivällisyys olla koetuksella. Kun maili vielä lähetetään yhteismailiboksista, on ilmoitusluontoinen ja jättää lukijalleen liudan kysymyksiä antaen vain vähän vastauksia – vähemmästäkin syntyy vastareaktio. Ärtymys ja muutosvastarinta vaikuttavat motivaatioon. Tilanne on toki karrikoitu, mutta monelle valitettavan tuttu.
Yllä mainitussa tilanteessa ei mietitty viestiä eikä viestin vastaanottajaa. Yrityksen menestyksen kannalta strategisesti tärkeän hankkeen läpivienti vaatii organisaation sitoutumista monella tasolla. Isojen hankkeiden läpivienti ilman organisaation työntekijöiden osallistamista ja positiivista asennetta voi rampauttaa koko prosessin.
Kalliin järjestelmähankkeen ollessa kyseessä, onkin syytä kysyä – onko varaa jättää muutosjohtaminen tekemättä?
Miten muutosjohtamisen prosessit auttavat liiketoiminta- ja ICT-hankkeiden onnistumisessa?
Ihmisten käyttäytyminen ei muutu kehottamalla tai määräämällä. Tarvitaan muutokseen mukaan ottamista sekä innostavaa viestintää, jonka tukena on yhteinen ja kirkas näkemys siitä hyödystä, miksi muutos tehdään. Tarvitaan luottamusta ja hienovaraisempaa ja pidemmällä aikavälillä prosessoidumpaa muutosta ihmisen asenteessa. Onnistunut muutos vaatii ihmisten osallistamista ja mahdollisuutta vuorovaikutukseen.
Muutosjohtamisella varmistetaan oleellinen tieto ajoissa kaikille niille organisaation henkilöille, joita muutos koskettaa. Muutokseen liittyvien hyötyjen ja selkeän projektisuunnitelman viestintä sekä muutoksen piirissä olevien työntekijöiden mahdollisuus kysyä, antaa palautetta ja vaikuttaa muutokseen kasvattaa luottamusta siihen, että muutoksessa ollaan hyvällä asialla ja pyritään parempaan. Jokaisen työntekijän tulee nähdä muutoksessa myös henkilökohtainen etu; mitä hyötyä tästä on minulle.
Muutosjohtamisen prosessien hyödyntäminen antaa tilaa myös pienille epäonnistumisille prosessissa, kun muutoksen piirissä olevien työntekijöiden välille pyritään kasvattamaan luottamusta projektia kohtaan. Onnistunut viestintä kasvattaa luottamusta ja uskoa siihen, että hanke tulee onnistumaan ja auttaa organisaatiota pidemmällä aikavälillä. Kyse on ihmisten käyttäytymiseen vaikuttamisesta – hyvällä tavalla.
Miten tehdään onnistunut muutos?
Onnistuneen muutoksen johtamisessa on kaksi merkittävää tekijää ylitse muiden – selkeys ja työyhteisön viretaso. Tavoitteiden tulee olla selkeät – miksi muutokseen lähdettiin, ja mitä sillä halutaan saada aikaiseksi. Toisekseen työyhteisön virettä, hyvää pöhinää ja yhteisen tekemisen meininkiä on edesautettava muutoksen aikana. Selkeyttä lisää myös hyvä vuorovaikutus, johon kuuluu kertominen ja kysyminen – osallistetaan ihmisiä muutokseen kysymällä ovatko he sitä mieltä, että tästä on heille hyötyä ja autetaan löytämään oma hyöty jokaiselle sidosryhmälle. Siksi onkin hyvä tehdä muutoshankkeissa ydinporukan kanssa muutosvisio ja miettiä, ketkä kaikki kuuluvat muutoksen piiriin.
Muutosvisio on kiteytetty selvitys, mitä etua muutoksesta on koko organisaatiolle ja mihin organisaation osiin muutos vaikuttaa ja millä tavoin. Sidosryhmäanalyysissa tunnistetaan muutoksen piirissä olevat henkilöt ja kirkastetaan yhteinen näkemys ja miten sidosryhmiin vaikutetaan. Muuutosvisiota ja sidosryhmäanalyysia hyödynnetään muutosvaikutusten tunnistamisessa eri porukoille sekä projekti- ja viestintäsuunnitelman tekemisessä. Näiden tietojen ja suunnitelmien mukaan koulutetaan esimerkiksi muutosagentit, valmennetaan keskeiset muutoksessa mukana olevat työntekijät, järjestetään tarvittavat demot sekä muutosintrot ja prosessoidaan jatkotuen toiminnot.
Yhteisesti sovitut pelisäännöt sitouttavat
Jos ihmisiä ei kohdata, viestintä jää vaillinaiseksi ja vaikutuksen tapoja ei ole ennalta suunniteltu, kiireiset työntekijät jättävät muutosprosessin omaan arvoonsa. Eivät ota muutosta omakseen. Mahdollisuus vaikuttaa muutokseen lisää sen läpimenon edellytyksiä. Auttaa valtavasti, jos muutoksessa mukana olevat työntekijät saavat olla itse luomassa uusia pelisääntöjä uuden järjestelmän käyttöönotossa. Yhdessä sovitut pelisäännöt sitouttavat työntekijöitä toimimaan yhteisesti sovitun mukaisesti. Ja mahdollistaa myös esimerkiksi sen, että järjestelmässä hyödynnettävä tieto on ehjää ja vertailukelpoista, kun kaikki järjestelmään lisättävä tieto tuotetaan samalla tavoin.
Kiinnostuitko aiheesta? Accountorin osaava muutosjohtamisen tiimi auttaa muutoksen läpiviennissä. Ota yhteyttä Jani Rauhalaan, jani.rauhala@accountorenterprise.fi
