Ayuntamiento de Lleida: transformar el sector público con un lugar de trabajo moderno y virtual

«En el Ayuntamiento de Lleida, tenemos otra forma de pensar. Adoptamos nuevas tecnologías. Y cuando vemos que pueden aportar valor real al trabajo que hacemos, buscamos una manera de hacerlo posible».

Carles GinéSabaté, director de planificación de implementación de sistemas del Ayuntamiento de Lleida, reflexiona sobre el planteamiento abierto de la transformación digital de su organización y de cómo ha beneficiado a su equipo y a los ciudadanos a los que prestan servicios durante este año tan turbulento para todos.

«Durante el confinamiento del país, toda nuestra plantilla se vio obligada a trabajar a distancia», explica Giné. «Esta disrupción nos hizo darnos cuenta de que debíamos simplificar la gestión de los servicios y ampliar su accesibilidad para todo el mundo. Comprendimos que debemos buscar soluciones tecnológicas que sean fáciles de implementar y mantener».

Tras empezar a mover algunas de las cargas de trabajo de las organizaciones al cloud, el Ayuntamiento de Lleida comenzó a trabajar en la implementación de Microsoft Windows Virtual Desktop para facilitar el teletrabajo antes del estallido de la pandemia de la COVID-19 en marzo de 2020.

«El trabajo que ya habíamos hecho y el énfasis que habíamos puesto en convertirnos en una organización centrada en el cloud nos permitió implementar Windows Virtual Desktop para 650 usuarios en tan solo un fin de semana», comenta Giné.

«Gracias a ello, pudimos seguir operando sin interrupciones».

El cambio ha comenzado

Con sede en la provincia de Lleida, Cataluña, el Ayuntamiento de Lleida cuenta con 1600 funcionarios que prestan servicios vitales a los 140 000 ciudadanos de la localidad.

El ayuntamiento lleva operando desde 1264, prestando sus servicios a los ciudadanos, cara a cara, durante la gran mayoría de ese tiempo, en línea con otros ayuntamientos y servicios públicos. «La administración pública sigue utilizando operaciones y procedimientos ineficientes», explica Laura Sunyol Bert, coordinadora de organización y políticas digitales (directora de informática). «Durante mucho tiempo, cada empleado tenía una mesa, una silla, un teléfono y un montón de papeles».

Pero rompiendo la tradición, el Ayuntamiento de Lleida se ha comprometido a transformar digitalmente sus operaciones en los últimos tiempos para convertirse en la primera administración local en implementar una solución basada en el cloud.

Cuando el ayuntamiento conoció los desarrollos en la tecnología de Azure y, en concreto, Microsoft Windows Virtual Desktop, en la conferencia de Ignite de 2019, inició conversaciones con Microsoft para implementar el producto en febrero del año siguiente.

«Decidimos trabajar con Seidor, un partner de Microsoft, para realizar pruebas del entorno antes de diseñar una estrategia de tres años para transformar digitalmente la administración pública», comenta Giné.

«Nuestra intención era implementar gradualmente la nueva solución de Azure debido al temor de algunos miembros de nuestro equipo». añade.

«La media de edad de nuestros empleados es de 47 años y muchos de ellos tienen más de 60 años. Los conocimientos digitales no han formado parte de nuestros criterios de contratación hasta hace muy poco, por lo que no todo el mundo se siente cómodo adoptando nuevas tecnologías», explica Jordina Freixanet, segunda teniente alcalde del Ayuntamiento de Lleida.

Pero cuando las circunstancias fuera de su control obligaron a los empleados a aceptar el reto de adoptar nuevas tecnologías, el Ayuntamiento de Lleida, gracias a esta visión de futuro, estaba preparado para afrontar uno de sus mayores retos hasta la fecha.

Una crisis mundial exige una solución digital acelerada

«Cuando la pandemia de la COVID-19 estalló en marzo de 2020, el gobierno español ordenó a sus ciudadanos trabajar en remoto. Así que el viernes 13 de marzo cerramos las puertas», recuerda Giné. El equipo de TI tuvo que actuar rápidamente para acelerar la ejecución de la estrategia digital que habían planeado anteriormente, destinada a minimizar cualquier disrupción en los servicios del ayuntamiento.

Después de haber adquirido la licencia para Windows 10 de Telefónica, partner de Microsoft, el equipo comenzó el proceso de implementación, con la ayuda de Microsoft FastTrack. El lunes 16 de marzo el equipo había configurado Windows Virtual Desktop para 650 de sus empleados.

«Fue un poco frenético, pero conseguimos hacerlo», comenta Giné.

A pesar de la impresionante hazaña del ayuntamiento que supuso realizar un cambio de tal magnitud casi de la noche a la mañana, muchos de sus empleados requerían formación en la nueva tecnología.

«Abordamos este problema proporcionando formación online sobre productos específicos como Microsoft OneDrive y Microsoft Teams», explica Sunyol. «Creamos un canal y grabamos vídeos cortos que los usuarios podían ver en casa para aprender a usar la nueva tecnología».

No pasó mucho tiempo antes de que los funcionarios que previamente se habían mostrado reacios reconocieran los muchos beneficios que había supuesto la migración de sus procesos a la plataforma en el cloud.

La nueva tecnología demuestra ser valiosa

Los funcionarios del Ayuntamiento de Lleida han visto beneficios inmediatos en la nueva tecnología, ya que una mayor flexibilidad les ha permitido trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Con Microsoft Windows Virtual Desktop, los empleados ahora pueden ejecutar un navegador web desde su ordenador personal para acceder a todas las aplicaciones y recursos de la red interna.

«La transformación digital ha ayudado a los empleados a desarrollarse profesionalmente», señala Freixanet. «Ha fomentado la colaboración y ha permitido una mayor coordinación y liderazgo».

Como el equipo ha podido seguir trabajando virtualmente, los procesos ininterrumpidos y simplificados han mejorado los servicios que prestan a los numerosos ciudadanos de Lleida. «Hemos sido capaces de responder rápidamente a las necesidades de nuestros usuarios aumentando los recursos digitales durante nuestras horas más concurridas», comenta Giné.

Las operaciones diarias del ayuntamiento también mejoraron enormemente como resultado del proyecto de digitalización, desde la reducción de los viajes hasta la capacidad de firmar facturas digitalmente. «La aplicación de la tecnología dentro de la administración pública nos ha permitido automatizar los procesos y hacer que todo sea más rastreable y transparente, y con la inteligencia artificial y la gestión de datos ahora podemos prever problemas futuros», explica Sunyol.

Esta nueva tecnología ha ayudado al Ayuntamiento de Lleida a ahorrar costes, ya que también han visto una reducción en el uso de papel y las impresoras, y los edificios del ayuntamiento local están más vacíos. De hecho, el cierre de las puertas de sus edificios marcó un nuevo hito para la administración local: el ayuntamiento celebró su primera sesión plenaria telemática remota con Microsoft Teams.

«Las sesiones plenarias municipales tienen un requisito legal que obliga a que sean accesibles al público», explica Giné. «Realizamos sesiones totalmente telemáticas con algunos de los concejales conectándonos a Microsoft Teams a través de cámaras de vídeo que estaban en el salón de plenos. Como habíamos activado Microsoft Authenticator, pudimos usar los formularios como herramienta para realizar la votación electrónicamente».

Avanzar en la transformación del sector público

El éxito de la adopción de nuevas tecnologías por parte del Ayuntamiento de Lleida este año no ha pasado desapercibido. «Desde que realizamos la implementación de Microsoft Windows Virtual Desktop», comenta Giné, «hemos recibido llamadas de diferentes organismos públicos preguntando sobre nuestra experiencia con esta tecnología y cómo logramos implementarla tan rápidamente y con tanto éxito.

Así que espero que nuestro trabajo pueda inspirar a otras organizaciones del sector público a adoptar la tecnología digital y las prácticas de trabajo más eficientes y flexibles que permite», añade.

Desde el inicio del confinamiento del país, han surgido varios proyectos de digitalización en otros sectores de la organización. El Ayuntamiento de Lleida ha creado una hoja de ruta para unir los diferentes departamentos, colocando la tecnología en el centro del proceso, como punto de partida para coordinar las siguientes iniciativas de digitalización y seguir mejorando sus servicios.

«Lo que hemos visto en el último año es un cambio sin precedentes y disruptivo en la administración de esta organización», comenta Giné. «Hemos visto cómo se pueden automatizar cada vez más tareas utilizando datos y la inteligencia artificial, y cómo esto puede beneficiarnos. Lo que prácticamente hemos hecho es reinventarnos a nosotros mismos como organización desde un punto de vista operativo.

Pero es un cambio necesario en un mundo en el que la gente no solo quiere, sino que espera, recibir servicios al instante».