Van Oord elimina los procesos manuales para acceder a los datos y a la información en tiempo real y en cualquier lugar

Miguel Maia

Al aprovechar las soluciones de inteligencia artificial basadas en la nube, una de las mayores flotas de dragado del mundo ha logrado mejorar sus procesos, liberar recursos y centrarse en la innovación y el crecimiento futuros.

Imagínate el escenario. Varios barcos repartidos por todo el mundo con la documentación y las certificaciones de equipos que su propio personal y las autoridades reguladoras les solicitan regularmente durante sus viajes. Ahora imagina que todos estos tipos de certificados se almacenan en varias ubicaciones, impresos y en formato digital en hardware heredado y en varios idiomas.

Los certificados deben renovarse cada año. Al igual que muchas empresas que no han tenido la suerte de nacer en un mundo sin papel y completamente digital, esta era la compleja situación a la que Van Oord se enfrentaba cada día. Importaciones manuales que requieren mucho tiempo y conllevan el riesgo del error humano, búsquedas difíciles y procesos de gran complejidad.

“Tenemos muchas certificaciones de diferentes proveedores de todo el mundo. A veces se envían por correo electrónico, a veces por correo ordinario. Teníamos numerosos procesos de trabajo diferentes, lo que dificultaba encontrar documentos específicos”, afirma Donny Gieskens, director del Centro de Competencia en la Nube de Van Oord. “Escanear o transcribir la información era un trabajo muy aburrido y laborioso. Nadie quería hacerlo. Teníamos muchos empleados que dedicaban su tiempo a estas actividades manuales”.

Mejora incremental

Para combatir este desafío, el departamento de TI de Van Oord comenzó a investigar nuevas formas de automatizar el proceso. Trabajaron con Wortell, partner de Microsoft, y como se esperaba, la propuesta resultante tuvo una respuesta muy positiva por parte de la empresa.

El plan consistía en crear una nueva ruta de importación automática de certificados basada en Azure y Computer Vision AI para escanear y procesar los documentos, almacenándolos en una única ubicación a la que cualquier persona de la empresa podría acceder a través de un sitio web.

En cuanto identificó el valor potencial, la empresa actuó rápidamente para implementar una solución que eliminaría los aspectos manuales rutinarios del trabajo con un proceso más moderno. Al trabajar con Wortell en tareas rápidas de dos semanas en un entorno de producción de Azure, los argumentos económicos se demostraron rápidamente y la aprobación crecía a medida que la implementación avanzaba, lo que garantizaba la disponibilidad del presupuesto y la participación de los principales intervinientes sin perjudicar las actividades cotidianas. Esta forma de trabajo también ha ayudado al equipo a gestionar los costes, evaluar los requisitos y adaptarse según las necesidades, gracias a la posibilidad de añadir nuevas funciones inmediatamente o en una etapa posterior.

El proceso finalizado funciona como un proceso de ventas en el que cada fase incluye una función de Azure distinta. La solución comienza con la recepción de un correo electrónico o al añadir documentos mediante la importación masiva y, a continuación, utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer información y almacenarla en Azure. La inteligencia se puede aplicar en cada una de estas etapas, según sea necesario, lo que permite a Van Oord desarrollar aún más su solución y el valor que proporcionará en el futuro.

Motor de arena de Vanoord por la noche

Motor de arena y una draga de Vanoord por la noche

Impacto inmediato

Con la solución implementada y en desarrollo, la automatización ha demostrado ser una gran ventaja para la empresa al permitir liberar recursos y reducir significativamente los tiempos de respuesta. Sin necesidad de utilizar sistemas complejos, con funcionalidades de carga e investigación sencillas, los empleados son los grandes beneficiarios de la utilización del nuevo proceso. Con disponibilidad e información en tiempo real, así como con la capacidad para buscar certificados y otra información a través de distintos de criterios, ahora tienen el tiempo y las herramientas para centrarse en el crecimiento del negocio.

A la gente siempre le preocupa que su trabajo se automatice. Como empresa familiar, era importante para nosotros explicar a los empleados que la tecnología no reemplazaría su trabajo, sino que les daría más tiempo para dedicarse a los aspectos más importantes e innovadores de sus funciones.

Además, la reducción de los procesos manuales ha sido significativa y supone un ahorro de unos cinco minutos por documento. La optimización de la búsqueda, que evita el proceso manual de digitalización, identificación y carga, permite ahorrar hasta 15 minutos por certificado.

Teniendo en cuenta que Van Oord procesa una media de 5000 certificados, con unos 50 nuevos por semana, el ahorro de tiempo está marcando una gran diferencia. Además, la disponibilidad de información en cualquier lugar, incluso en dispositivos móviles, proporciona un valor significativo tanto para los empleados que trabajan en la oficina como los que lo hacen en los propios barcos. Los plazos de entrega se han mejorado drásticamente al reducir el coste de manejar documentos en papel y ofrecer acceso inmediato a la información. Los retrasos habituales, que podían ser de varias semanas, ya no existen. Esto es particularmente útil en el caso de las auditorías de los barcos de Van Oord, ya que el sistema facilita la demostración exacta del cumplimiento de la empresa ante las autoridades reguladoras.

“Si tienes certificados en papel, solo están disponibles en la oficina”, dice Donny. “Ahora podemos acceder a esa información a través de un sitio web que se adapta al tamaño de la pantalla, lo que hace que sea accesible en cualquier dispositivo y lugar”.

Profundizar con los datos

Mediante la implementación de una solución moderna y ágil, Van Oord está bien posicionada para aprovechar su infraestructura basada en la nube y actualmente estudia nuevas características innovadoras para su implementación futura. Una de esas ideas es la capacidad de ofrecer a los clientes una versión segura y simplificada de la funcionalidad de búsqueda, lo que permite a terceros verificar el cumplimiento de los barcos por sí mismos.

La traducción automática de certificados a otros idiomas es otra mejora prevista para el proceso de importación y, por supuesto, cuanto más certificados se reciben y se almacenan, mayor es la oportunidad de aprovechar el aumento del volumen de datos.

Con el fin de señalar la fecha de vencimiento de los certificados a través del sistema, Van Oord y Wortell están empezando a investigar los posibles usos del aprendizaje de la máquina. Debido a los numerosos tipos de certificados que hay, determinar la fecha de vencimiento exacta en esta etapa temprana no es un proceso sencillo. Sin embargo, a medida que crece el número de certificados, también lo hace el potencial para analizarlos y perfeccionar los algoritmos de aprendizaje de la máquina para identificar diferentes tipos de datos y producir los resultados deseados. También hay planes en marcha para agregar los metadatos importados almacenados en Azure a SharePoint, proporcionando una funcionalidad de búsqueda más profunda e inteligente y la capacidad de visualizar e integrar datos con el entorno de Microsoft Office 365.

Puente de barco de dragado con tripulación trabajando

Puente de barco de dragado con tripulación en el trabajo

La ventaja de la nube

Sin una infraestructura instalada, la nueva solución de Van Oord resalta la ventaja de los flujos de trabajo basados en la nube en el desarrollo de una nueva solución empresarial. Esta funcionalidad de importación y búsqueda automatizada ha sido diseñada sin necesidad de adquirir un nuevo hardware y su infraestructura basada en la nube se adapta a las demandas de la empresa.

“Muestra realmente las ventajas de la nube”, afirma Donny. “Somos una empresa tradicional con servidores, aplicaciones heredadas y datos locales. Ahora podemos crear un sitio web con una lógica inteligente detrás de él, sin necesidad de adquirir hardware nuevo, y solo pagamos por lo que usamos”.

Al evitar los importantes costes iniciales, mejorar la seguridad y demostrar un claro valor empresarial, el proceso no solo ha mejorado el entorno de trabajo para quienes acceden a la nueva solución de Van Oord, sino que también ha mejorado el proceso de su equipo de TI.

“Van Oord es una compañía con 150 años de experiencia como contratista internacional de obras marítimas, con una cultura empresarial basada en el espíritu emprendedor y el compromiso de sus colaboradores. En este recorrido de transformación digital, nos volvemos más competentes en TI a cada paso que damos “, asegura Donny. “Fue un buen escaparate para nosotros, como departamento de TI, mostrar a la empresa lo que podemos hacer por ellos. Ahora que la compañía ha visto lo que la tecnología (más reciente) puede hacer, recibimos muchas más solicitudes”.

Ahora podemos crear un sitio web con una lógica inteligente detrás de él, sin necesidad de adquirir hardware nuevo, y solo pagamos por lo que usamos”.

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