Not just an IT project but probably the largest and most important business project in recent time for Rosti

Malene Amini

Malene Amini

Head of Marketing

Læsetid, 4 min.

Swedish company Rosti has taken a leap into Microsoft cloud. Running on old ERP systems approaching end-of-life, the decision to digitize the business has already had an impact on efficiency gains and growth six months into the project. Today, the project is referred to as “a once-in-a-lifetime opportunity to streamline the business”. But in the beginning, the trigger point was disaster avoidance rather than business improvement.

“The operational reality was that change was needed to avoid risks. The lift to the cloud wasn’t at the first part of an overall strategy”, David Knight, COO of Rosti says in all honesty. However, this was soon to change. Obviously, when you do a transformation as the one Rosti has initiated, you want your investment back, and you want it to increase competitive advantages with the customers, and operational efficiency within the business. But it sometimes takes a new POV to see the bigger picture:

“When we began to look at the digital transformation not only as a cost but as a positive thing, the business strategy started to develop, and we saw all the opportunities that Dynamics 365 could give us”, David Knight states. Rosti mapped out all capabilities and security benefits that came with this approach: Shortened lead time, and positive impact on inventory management including improved inventory accuracy and order handling. “These improvements allow us to be more confident in terms of order commitment and improved lead time with customers which in the long run will drive growth through existing customers who see Rosti as a more responsive and reliable supplier”, David Knight says.

a man with glasses smiling We had a lot of manual work in order handling, and we have been able to automate that almost completely.

– Lasse Bjørn Jensen, Group IT Director, Rosti

Visible results are showing fast

Rosti has already gone live with the upgrade on its biggest site in China and the results are tangible. “We have already seen visible efficiency gains during the first six months – from order handling to invoice processing – amounting to 15 percent in cost savings,” Lasse Bjørn Jensen, Group IT Director at Rosti Group says. In all fairness the road was already paved for these savings, Lasse points out: “When you start these digitization processes you identify inappropriate methods and workflows, so the preparations alone made us look in the right places and prepare well for the implementation, which now allows us to see visible results quickly”.

A sprint – not a marathon

Rosti started the process by running a pilot as a pre-project with real data and real people. The key word is momentum and keeping up the pace “People tend to get bored and want to do something else if momentum is not kept in a project. That’s why it was important for us to run a sprint – not a marathon”, David Knight says and refers to the great help and assistance that Rosti received from both Microsoft and Microsoft partner Sprint 365 in that matter.

“Another learning is to tackle the most difficult and complex processes first. This took longer than we planned, but we learned so much that helped us in the following roll-out phases,” David states. Lasse Bjørn Jensen adds: “Furthermore, we wanted to take full ownership and not rely on consultants for years and years, so it was crucial that we got into the details from the start and created the team and the organizational structure dedicated to and engaged in making this transition work”.

This included the creation of a global SME team fully focused on utilizing existing capabilities in Dynamic 365 and a standardized template ensuring that everybody goes through the same process using the standard functionalities in Dynamics 365. Any changes must be approved by the steering committee. “This project is managed closely and with full engagement from the very top of our organization, which is crucial for success”, Lasse Bjørn Jensen says.

A man smilingWe assume that Dynamics can do everything we need – and we formed rules of engagement around that assumption.

– David Knight, COO, Rosti

Handling the competition for resources is key

Both David Knight and Lasse Bjørn Jensen look forward to implementing the model in its largest market in Europe. Positive feedback from other smaller sites makes them positive that this too will go well: “Human nature is that people don’t like change, but we have removed one of the worst road blockers by presenting a model where our project will carry the extra costs of people implementing the processes. This has encouraged our teams and reduced competition for resources that could ultimately hurt the project”, David Knight concludes.

Gratis e-bog: Styrk din ERP – gør din virksomhed fleksibel med Dynamics 365

Læs, hvordan opgradering til en cloudbaseret ERP med Microsoft Dynamics 365 hjælper dig med at gøre din virksomhed mere fleksibel

Find flere relaterede artikler pr. branche:

Detailhandel

Finans og forsikring

Government

Offentlig forvaltning

Produktion

  • En mand holder på en dåse spraymaling

    De ting, vi kan lære af AkzoNobels digitale transformation

    Kyndige virksomheder søger konstant efter måder til at forbedre deres drift og skille sig ud fra konkurrenterne. Lige fra organisatorisk omstrukturering til udvikling af helt nye forretningsmodeller – jagten på løbende forbedringer antager mange former. Men en fælles faktor i næsten alle moderne erhvervslederes planer er et fokus på teknologisk innovation. Indførelse af en ny teknologi kan […]

  • Malarenergi

    Fremtidens samfund: Forsyningsselskabet, som skruer op for varmen med AI

    Et svensk forsyningsselskab er nu på rejse i energi-innovation – understøttet af dynamisk samarbejde og AI-teknologi. I de vinterkolde byer i Norden kan forfrosne pendlere glæde sig ved, at der er varmt og lunt, når de kommer hjem. Ikke bare af økonomiske grunde eller for varmens skyld, men også for miljøets skyld er det afgørende […]

Sundhedspleje

Uddannelse

  • en gruppe mennesker, der sidder ved et bord ved hjælp af en bærbar computer

    Datadrevne marketingbeslutninger skal styrke arbejdet med relationer på Aalborg Universitet

    Med implementeringen af Microsoft Dynamics 365 Marketing ønsker Aalborg Universitet at professionalisere marketingindsatsen overfor alumner, studerende, virksomheder og øvrige samarbejdspartnere. Målet er, at flere datadrevne beslutninger kan øge værdien af både uformelle og formelle relationer og derigennem forbedre universitetets konkurrenceevne yderligere. Aalborg Universitet (AAU) er kendt som et af de universiteter i Danmark, der er […]

  • Pige, der studerer

    Mittelschule Kirchdorf: Gentænkning af hybrid læring gennem digitalisering med Surface og Teams

    “Målet var at skabe enkelhed både for vores elever og undervisere. Gennem vores digitaliseringsindsats har vi set, at brugen af teknologi som supplement til traditionel undervisning og læring er en investering i fremtiden, ikke kun for børn, men for alle involverede.” Martin Schnetzer, underviser og IT-administrator på Mittelschule Kirchdorf i Østrig reflekterer over den digitale […]

Find flere relaterede artikler pr. dossier:

Digital Transformation

  • To personer, der bruger Surface Go på et kontor

    Sådan transformerer teknologi offentlige myndigheders arbejde

    Offentlige myndigheder har det ultimative ansvar over for sine borgere. Borgerne er i højere grad afhængige af de serviceydelser, de leverer, end andre institutioner. Uanset om det handler om sundhedspleje, uddannelse, erhvervsliv, veje, tog eller vand, er det afgørende, at offentlige institutioner altid er på forkant med sociale og digitale tendenser. Cloud-baserede teknologier spiller en […]

Kundecases

  • A sunbed and an umbrella overlooking the ocean

    En tur til skyen sikrer forbedret effektivitet for Apollo

    Du tænker måske ikke over det arbejde, der foregår bag kulisserne, når du bestiller en ferie, men for Apollo – en af Nordens førende rejsearrangører – har det stor betydning. Hvor medarbejdere førhen måtte indtaste data manuelt i virksomhedens systemer, har Apollos beslutning om at flytte deres eksisterende CRM-system til Dynamics 365 låst op for […]

Kundehistorier

  • Aarhus Universitet sætter turbo på deres digitaliseringsrejse med Microsoft Power Apps

    Aarhus Universitet sætter turbo på deres digitaliseringsrejse med Microsoft Power Apps

    Aarhus Universitet er godt i gang med at realisere en ambitiøs digitaliseringsstrategi, så universitetet følger med den digitale udvikling og understøtter målsætningerne om bedre undervisning, læring, forskning og formidling samt en mere forenklet administration. I operationaliseringen af digitaliseringsstrategien indgår Microsoft Power Apps, som universitetet vil bruge til at komplementere systemlandskabet, hvor der er digitaliseringshuller, så […]

Sikkerhed og databeskyttelse

  • Nordfyns Kommune implementerer ekstra brugervenlig Office 365-løsning til 900 administrative brugere

    Nordfyns Kommune implementerer ekstra brugervenlig Office 365-løsning til 900 administrative brugere

    Forventninger om bedre økonomi, mere sikkerhed og flere digitaliseringsmuligheder er årsagerne til Nordfyns Kommunes implementering af skræddersyede Microsoft Office 365-løsninger på tværs af det pædagogiske og administrative it-miljø. For nogle år siden implementerede Nordfyns Kommune en særligt brugervenlig variant af Microsoft Office 365 til deres cirka 1.000 brugere på uddannelsesområdet. Det drejede sig om løsningerne […]

Tips

  • En gruppe bestående af tre kontormedarbejdere (to kvindelige og én mandlig) holder brainstorming i et uformelt kontormiljø. Begge kvinder bruger bærbare computere, mens manden skriver. En stor skærm ses i baggrunden.

    Tendenser for Modern Selling i 2019 – i 5 webinarer

    Forholdet mellem købere og sælgere bliver hver dag mere og mere kompliceret. Ethvert potentielt partnerskab kræver, at du finder den rigtige køber, fuldt ud forstår køberens forretning, har tjek på fremdriften i købscyklussen og engagerer køberen med det helt rigtige indhold – til den tid og på den måde, som køberen vil have det. Denne […]