DSB: Copilot for M365 kan skabe unik værdi for vores medarbejdere, men er endnu ikke en schweizerkniv

Kit Ingwersen

Kit Ingwersen

Go-To-Market Lead - Modern Work

Læsetid, 5 min.

Fotograf Christina Henriksen / DSB

”Drømmescenariet er, at vi med værktøjer som Copilot for M365 og generativ AI i almindelighed kan skabe gladere medarbejdere, fordi de bruger deres tid på det, der er vigtigt og overlader resten til digitale assistenter”, indleder Ingrid Hagberg, som er Senior Projektleder i DSBs strategiafdeling. ”Samtidig er vi meget opmærksomme på, at disse værktøjer ikke alene skal bruges til at hæve tempoet. Det har jeg reflekteret en del over”.

DSB har siden sommeren 2023 haft et strategisk fokus på kunstig intelligens og mere specifikt; hvordan nye redskaber som Copilot for M365 kan supportere allerede eksisterende AI-værktøjer, som er tilgængelige på tværs af DSB. Det indebar blandt andet, at organisationen i slutningen af 2023 igangsatte en test og et otte ugers sprintforløb af netop Copilot for M365 for at udforske, hvordan det nye værktøj kan understøtte medarbejdere og optimere arbejdsprocesser i DSB.

“Vi skal ikke fokusere på alle muligheder inden for Copilot, men på de muligheder, der skaber værdi for den enkelte rolle”.

– Ingrid Hagberg, Senior Projektleder, Strategi i DSB

Kollektiv læring som udgangspunkt

”Vi greb chancen, da Copilot for M365 blev tilgængeligt den 1. november. Vi bruger allerede mange dele af Microsoft 365-suiten og vi ønskede at udforske synergierne mellem vores eksisterende værktøjer og de nye funktionaliteter i denne specifikke Copilot,” siger Ingrid Hagberg og refererer til en medarbejder, der konstaterede, at potentialet i Copilot for M365 ligger i muligheden for at koble værktøjet til de applikationer, DSB allerede bruger i forvejen.

Sammen med et dedikeret team designede Ingrid Hagberg et omfattende testforløb med 300 brugere fordelt på tre grupper. ”Vi vidste, at vi måtte have en bred tilgang til vores testforløb. Det var vigtigt for os at have ambassadører fra forskellige afdelinger, der kunne bringe deres direkte erfaringer tilbage til deres teams og skabe kollektiv læring – især fordi vi ikke vidste, hvad Copilot for M365 egentlig kunne,” siger Ingrid Hagberg og fortsætter: ”Udvalgte afdelinger havde superbrugere, som fik mere intensiv træning og blev fulgt tættere, og som vi også havde tiltænkt en ambassadør-rolle. Derudover havde vi en gruppe testpersoner, der bestod af ledere og en tredje gruppe af nysgerrige medarbejdere, som selv fik lov til at lege med værktøjet uden en masse retningslinjer og vejledning. På den måde kunne vi teste forskellige scenarier og også hvor meget træning og uddannelse, der egentlig var nødvendigt.”

Tre parametre guidede testen

I DSB identificerede Ingrid Hagberg og teamet tre kriterier, der var afsættet for testforløbet: 1) Kunne Copilot for M365 hjælpe til at skabe højere produktivitet? 2) Kunne det hjælpe til at skabe højere kvalitet? 3) Kunne det understøtte moderne måder at arbejde på?

Samtidig definerede DSB sammen med Microsoft-partneren Fellowmind et evalueringsforløb, der både bestod af kvalitative interviews og kvantitative data for at måle oplevede tidsbesparelser på ugentligt niveau og generel tilfredshed med værktøjet. ”Vi definerede målepunkter, men ikke egentlige mål. For os handlede det primært om at udforske værktøjet bredt. Det var præmissen, som alle 300 medarbejdere købte ind på,” siger Ingrid og fortsætter: ”Potentialet af produktet er uden tvivl stort. Især i de dele af forretningen hvor der er store kommunikationsflows, og hvor Copilot for M365 kan hjælpe med mødetransskribering, tekstopsummering og -behandling, men det kræver en adfærdsændring, som ikke nås på otte uger. Det er et længere træk at bruge de funktionaliteter, der rent faktisk kan lette vores arbejde systematisk.”

På tværs af de tre grupper er der identificeret produktivitetsgevinster. 79% af brugerne og 84% af superbrugerne har angivet, at de kan spare tid ved at bruge Copilot for M365 med en gennemsnitlig selv-vurderet besparelse på 34 min. per uge. 48% oplever, at det kan hjælpe med at forbedre kvaliteten af deres arbejde, og 84% mener, at det understøtter en moderne måde at arbejde på.

DSB oplevede også en sammenhæng mellem tilfredshed med Copilot for M365 og sparet tid. Faktisk rapporterer den andel, der er mest tilfredse med Copilot – og som også bruger værktøjet mest – de største tidsbesparelser. To tredjedele af superbrugerne oplever, at de bruger mindre tid på at tage mødereferater og generelt følge op på møder ved at anvende Copilot for M365, og 80% af de samme superbrugere oplever, at det er nemmere at komme i gang med en opgave, fordi de ikke skal starte fra et blankt stykke papir.

“En god arbejdsplads tiltrækker talent – og medarbejdere vil gerne have gode værktøjer, der letter deres arbejde”.

– Ingrid Hagberg, Senior Projektleder, Strategi i DSB

Det handler ikke altid om mere træning, men om den rigtige træning

De tre testgrupper i DSB fik forskellig træning. Derfor er det også blevet klart for Ingrid Hagberg og teamet, at det ikke nødvendigvis er mængden af træning, der gør den afgørende forskel.

”Det er meget tydeligt, at vi ikke skal fokusere på alle de muligheder, som Copilot for M365 kan skabe. Vi skal fokusere dér, hvor det giver værdi for den enkelte rolle. Her skal vores kollektive læring fra testforløbet komme den individuelle medarbejder til gode. For træning i et testforløb er alt andet lige generisk, og nu bliver opgaven at tilpasse læringsforløb til den enkelte rolle, så vi maksimerer værdien”, siger hun. ”Vi har samlet en række Copilot for M365 use-cases og jeg tror på, at vi skal have de ”small wins” kommunikeret ud i forretningen, så flere kan se, hvordan de med fordel kan bruge værktøjet. Og så skal vi holde øje med udviklingen. Copilot for M365 er et nyt produkt, som udvikler sig hele tiden, så vi skal følge med og sikre, at vi også er opdateret. Nu er vi i hvert fald godt i gang.”

Oplev, hvordan detailhandlere digitalt kan nytænke deres virksomheder for at overleve og trives

Læs "Nytænk virksomheden i den digitale tidsalder" og udforsk mulighederne for digital transformation

Find flere relaterede artikler pr. branche:

Detailhandel

Finans og forsikring

Government

Offentlig forvaltning

  • A skyscraper in a city

    Den ‘Gov Pod’-serien: Microsoft i regeringen

    Få mere at vide om, hvordan cloud computing, nye teknologier og blockchain kan forbedre medarbejdernes og borgernes liv.

  • To personer, der bruger Surface Go på et kontor

    Sådan transformerer teknologi offentlige myndigheders arbejde

    Offentlige myndigheder har det ultimative ansvar over for sine borgere. Borgerne er i højere grad afhængige af de serviceydelser, de leverer, end andre institutioner. Uanset om det handler om sundhedspleje, uddannelse, erhvervsliv, veje, tog eller vand, er det afgørende, at offentlige institutioner altid er på forkant med sociale og digitale tendenser. Cloud-baserede teknologier spiller en […]

Produktion

  • Shedding light on the best of what’s next in technology at the first-ever Microsoft Ignite Denmark

    Shedding light on the best of what’s next in technology at the first-ever Microsoft Ignite Denmark

    At Microsoft Ignite Denmark local tech leaders and Microsoft experts were invited to explore the latest innovations in AI. From immersive breakout sessions to excellent networking opportunities, participants gained insights into leveraging state-of-the-art AI advancements for enhanced productivity and collaboration within their organizations. On March 21st, the very first edition of Microsoft Ignite Denmark 2024 […]

  • Afdækning: 4 vigtige Field Service-tendenser for 2018

    Afdækning: 4 vigtige Field Service-tendenser for 2018

    Vores verden er under konstant udvikling med innovativ ny teknologi, internetforbundne enheder og skiftende medarbejder- og kundebehov. Hvilke tendenser former fremtiden inden for Field Service-branchen, og hvordan kan du tage hånd om dem? Tendens 1: At få de rigtige værktøjer i de rigtige hænder “Det handler om at uddelegere mere end blot den simple opgave, der […]

Sundhedspleje

Uddannelse

  • Nordfyns Kommune implementerer ekstra brugervenlig Office 365-løsning til 900 administrative brugere

    Nordfyns Kommune implementerer ekstra brugervenlig Office 365-løsning til 900 administrative brugere

    Forventninger om bedre økonomi, mere sikkerhed og flere digitaliseringsmuligheder er årsagerne til Nordfyns Kommunes implementering af skræddersyede Microsoft Office 365-løsninger på tværs af det pædagogiske og administrative it-miljø. For nogle år siden implementerede Nordfyns Kommune en særligt brugervenlig variant af Microsoft Office 365 til deres cirka 1.000 brugere på uddannelsesområdet. Det drejede sig om løsningerne […]

  • Nyenrode Business Universitet: Forbinde datakilder på en samlet måde

    Nyenrode Business Universitet: Forbinde datakilder på en samlet måde

    Nyenrode Business Universitet var i gang med at integrere et nyt SaaS-baseret finansielt system, da de indså, at processen med at forbinde denne løsning med så mange andre systemer ville være mere kompliceret end forventet. De søgte derefter hjælp hos Wortell, et medlem af Microsoft Partner Network, som foreslog at introducere Azure Unified Pipeline som […]

Find flere relaterede artikler pr. dossier:

Digital Transformation

Kundecases

Kundehistorier

  • Aarhus Universitet sætter turbo på deres digitaliseringsrejse med Microsoft Power Apps

    Aarhus Universitet sætter turbo på deres digitaliseringsrejse med Microsoft Power Apps

    Aarhus Universitet er godt i gang med at realisere en ambitiøs digitaliseringsstrategi, så universitetet følger med den digitale udvikling og understøtter målsætningerne om bedre undervisning, læring, forskning og formidling samt en mere forenklet administration. I operationaliseringen af digitaliseringsstrategien indgår Microsoft Power Apps, som universitetet vil bruge til at komplementere systemlandskabet, hvor der er digitaliseringshuller, så […]

Sikkerhed og databeskyttelse

Tips

  • En gruppe bestående af tre kontormedarbejdere (to kvindelige og én mandlig) holder brainstorming i et uformelt kontormiljø. Begge kvinder bruger bærbare computere, mens manden skriver. En stor skærm ses i baggrunden.

    Tendenser for Modern Selling i 2019 – i 5 webinarer

    Forholdet mellem købere og sælgere bliver hver dag mere og mere kompliceret. Ethvert potentielt partnerskab kræver, at du finder den rigtige køber, fuldt ud forstår køberens forretning, har tjek på fremdriften i købscyklussen og engagerer køberen med det helt rigtige indhold – til den tid og på den måde, som køberen vil have det. Denne […]