DSB: Copilot for M365 kan skabe unik værdi for vores medarbejdere, men er endnu ikke en schweizerkniv

Fotograf Christina Henriksen / DSB

”Drømmescenariet er, at vi med værktøjer som Copilot for M365 og generativ AI i almindelighed kan skabe gladere medarbejdere, fordi de bruger deres tid på det, der er vigtigt og overlader resten til digitale assistenter”, indleder Ingrid Hagberg, som er Senior Projektleder i DSBs strategiafdeling. ”Samtidig er vi meget opmærksomme på, at disse værktøjer ikke alene skal bruges til at hæve tempoet. Det har jeg reflekteret en del over”.

DSB har siden sommeren 2023 haft et strategisk fokus på kunstig intelligens og mere specifikt; hvordan nye redskaber som Copilot for M365 kan supportere allerede eksisterende AI-værktøjer, som er tilgængelige på tværs af DSB. Det indebar blandt andet, at organisationen i slutningen af 2023 igangsatte en test og et otte ugers sprintforløb af netop Copilot for M365 for at udforske, hvordan det nye værktøj kan understøtte medarbejdere og optimere arbejdsprocesser i DSB.

“Vi skal ikke fokusere på alle muligheder inden for Copilot, men på de muligheder, der skaber værdi for den enkelte rolle”.

– Ingrid Hagberg, Senior Projektleder, Strategi i DSB

Kollektiv læring som udgangspunkt

”Vi greb chancen, da Copilot for M365 blev tilgængeligt den 1. november. Vi bruger allerede mange dele af Microsoft 365-suiten og vi ønskede at udforske synergierne mellem vores eksisterende værktøjer og de nye funktionaliteter i denne specifikke Copilot,” siger Ingrid Hagberg og refererer til en medarbejder, der konstaterede, at potentialet i Copilot for M365 ligger i muligheden for at koble værktøjet til de applikationer, DSB allerede bruger i forvejen.

Sammen med et dedikeret team designede Ingrid Hagberg et omfattende testforløb med 300 brugere fordelt på tre grupper. ”Vi vidste, at vi måtte have en bred tilgang til vores testforløb. Det var vigtigt for os at have ambassadører fra forskellige afdelinger, der kunne bringe deres direkte erfaringer tilbage til deres teams og skabe kollektiv læring – især fordi vi ikke vidste, hvad Copilot for M365 egentlig kunne,” siger Ingrid Hagberg og fortsætter: ”Udvalgte afdelinger havde superbrugere, som fik mere intensiv træning og blev fulgt tættere, og som vi også havde tiltænkt en ambassadør-rolle. Derudover havde vi en gruppe testpersoner, der bestod af ledere og en tredje gruppe af nysgerrige medarbejdere, som selv fik lov til at lege med værktøjet uden en masse retningslinjer og vejledning. På den måde kunne vi teste forskellige scenarier og også hvor meget træning og uddannelse, der egentlig var nødvendigt.”

Tre parametre guidede testen

I DSB identificerede Ingrid Hagberg og teamet tre kriterier, der var afsættet for testforløbet: 1) Kunne Copilot for M365 hjælpe til at skabe højere produktivitet? 2) Kunne det hjælpe til at skabe højere kvalitet? 3) Kunne det understøtte moderne måder at arbejde på?

Samtidig definerede DSB sammen med Microsoft-partneren Fellowmind et evalueringsforløb, der både bestod af kvalitative interviews og kvantitative data for at måle oplevede tidsbesparelser på ugentligt niveau og generel tilfredshed med værktøjet. ”Vi definerede målepunkter, men ikke egentlige mål. For os handlede det primært om at udforske værktøjet bredt. Det var præmissen, som alle 300 medarbejdere købte ind på,” siger Ingrid og fortsætter: ”Potentialet af produktet er uden tvivl stort. Især i de dele af forretningen hvor der er store kommunikationsflows, og hvor Copilot for M365 kan hjælpe med mødetransskribering, tekstopsummering og -behandling, men det kræver en adfærdsændring, som ikke nås på otte uger. Det er et længere træk at bruge de funktionaliteter, der rent faktisk kan lette vores arbejde systematisk.”

På tværs af de tre grupper er der identificeret produktivitetsgevinster. 79% af brugerne og 84% af superbrugerne har angivet, at de kan spare tid ved at bruge Copilot for M365 med en gennemsnitlig selv-vurderet besparelse på 34 min. per uge. 48% oplever, at det kan hjælpe med at forbedre kvaliteten af deres arbejde, og 84% mener, at det understøtter en moderne måde at arbejde på.

DSB oplevede også en sammenhæng mellem tilfredshed med Copilot for M365 og sparet tid. Faktisk rapporterer den andel, der er mest tilfredse med Copilot – og som også bruger værktøjet mest – de største tidsbesparelser. To tredjedele af superbrugerne oplever, at de bruger mindre tid på at tage mødereferater og generelt følge op på møder ved at anvende Copilot for M365, og 80% af de samme superbrugere oplever, at det er nemmere at komme i gang med en opgave, fordi de ikke skal starte fra et blankt stykke papir.

“En god arbejdsplads tiltrækker talent – og medarbejdere vil gerne have gode værktøjer, der letter deres arbejde”.

– Ingrid Hagberg, Senior Projektleder, Strategi i DSB

Det handler ikke altid om mere træning, men om den rigtige træning

De tre testgrupper i DSB fik forskellig træning. Derfor er det også blevet klart for Ingrid Hagberg og teamet, at det ikke nødvendigvis er mængden af træning, der gør den afgørende forskel.

”Det er meget tydeligt, at vi ikke skal fokusere på alle de muligheder, som Copilot for M365 kan skabe. Vi skal fokusere dér, hvor det giver værdi for den enkelte rolle. Her skal vores kollektive læring fra testforløbet komme den individuelle medarbejder til gode. For træning i et testforløb er alt andet lige generisk, og nu bliver opgaven at tilpasse læringsforløb til den enkelte rolle, så vi maksimerer værdien”, siger hun. ”Vi har samlet en række Copilot for M365 use-cases og jeg tror på, at vi skal have de ”small wins” kommunikeret ud i forretningen, så flere kan se, hvordan de med fordel kan bruge værktøjet. Og så skal vi holde øje med udviklingen. Copilot for M365 er et nyt produkt, som udvikler sig hele tiden, så vi skal følge med og sikre, at vi også er opdateret. Nu er vi i hvert fald godt i gang.”