PH Cloud Service løfter hele Sven Bechs 100 års forretning op i skyen

PH Cloud Service løfter hele Sven Bechs 100 års forretning op i skyen.

Med Business Central får ledelsen bedre overblik over hele virksomheden og medarbejdere får timeregistrering direkte på mobilen integreret med økonomisystemet.

Introduktion

Sven Bech A/S har over 100 års erfaring indenfor anlægsgartnerbranchen. Det stiller dem i en unikt velegnet position overfor kunder. Men det betyder også, at de har behov for gode systemer, der kan håndtere deres forretning.

Før PH Cloud Service hjalp dem med at implementere Business Central, stod de for eksempel selv med ansvaret for deres on-site servere. Det begrænsede blandt andet mulighederne for timeregistrering, hvor det især var upraktisk for medarbejdere udenfor kontoret. Derfor gav det god mening med Business Central og en cloudløsning, hvor alle medarbejdere deler login til Office 365.

Vi slipper for selv at følge med i alt det nye i IT- verdenen og kan i stedet bruge tiden på at tjene penge med PH Cloud Service på holdet. De har sammensat en online løsning, hvor vi har fået alt samlet, og som bliver vedligeholdt løbende

— Michael Dall, CEO, Sven Bech A/S

Udfordringen

Før Sven Bech fik implementeret Business Central og flyttet deres systemer i skyen, baksede de med en on-site løsning, hvor de selv stod for at vedligeholde deres egne servere. Det var på mange måder en uholdbar løsning, men mere end noget andet, betød det, at medarbejdere udenfor kontoret havde svært ved at registrere og administere timer. Det var ikke sjældent, at timesedler blev tabt og forsvandt.

De havde, med andre ord, et ældre, statisk system. Det var tungt, besværligt at håndtere, og ikke mindst dyrt. Og så krævede det, man sad på kontoret, når man skulle arbejde i det.

Så målet var klart: En løsning, der gjorde det nemmere at bruge og logge på systemet, uanset lokation og tidspunkt på dagen. Hertil ville det også være en klar fordel at være foruden de on-site servere og vedligeholdelsen af dem.

Men med enhver opgradering opstår der også nye udfordringer på vejen mod løsningen. Ikke alene skulle al data migreres sikkert og korrekt. Det indebar også implementering og/eller opgradering af en lang række andre Microsoft produkter og løsninger. Business Central dækker nemlig det hele.

Ledelsen i Sven Bech havde nemlig nogle forbehold i forbindelse med Business Central og frygtede, det ikke ligefrem var helt så brugervenligt, som de kunne ønske. Derfor var det også vigtigt, at medarbejdere blev undervist og oplært i brugen af de programmer og systemer, de til daglig skulle sidde i — både så de brugte dem korrekt men også så de ikke følte sig overvældet og faldt tilbage i gamle vaner.

Løsningen

Skyen. At flytte hele deres system i skyen var ikke en løsning i sig selv — men det var et udgangspunkt, hvorfra PH Cloud Service, som har arbejdet sammen med Sven Bech i mange år, kunne rådgive og udvikle en løsning, der dækkede alle deres behov.

Sådan starter ethvert samarbejde for PH Cloud Service. Hvad end det er det første eller det tyvende projekt, de laver for kunden, så er første punkt på dagsordenen altid en samtale med kunden om deres udfordringer, og hvordan de bedst løser dem.

Hele idéen omkring Business Central opstod netop også som følge af tidligere samarbejde mellem de to virksomheder, hvor PH Cloud Service hjalp Sven Bech med at forbedre deres IT-infrastruktur. Da deres lønsystem viste sig at være for gammelt at flytte i skyen, begyndte de at overveje fordelene ved Business Central.

Slutresultatet

Hele projektet tog omkring tre måneder, hvor Sven Bech var aktivt med i processen i to-tre uger. Resten blev håndteret af PH Cloud Service, og mens Sven Bech stadig håber på mere brugervenlighed i Business Central, så er de meget tilfredse med løsningen.

I første fase agerede PH Cloud Service hovedsageligt rådgiver, hvor de i samarbejde med Sven Bech dykkede ned i den specifikke problemstilling og hvilke muligheder, der var. Det inkluderede alt fra teknisk rådgivning til visualisering af projektets enkelte dele og undervisning i brugen af de nye systemer, udarbejdelse af rapporter og meget mere.

Resultatet var en gnidningsløs implementation af Business Central. Det gør, at Sven Bechs medarbejdere i marken kan logge på systemet og registrere timer, når og hvor det bedst passer ind i deres skema.

Herudover har de fået al data samlet ét sted, hvilket er med til at give ledelsen et langt bedre overblik over forretningen.

Microsoft partner

Udover at være specialiseret i Microsoft produkter, gør PH Cloud Service ekstra meget ud af at holde kunden i hånden — før, under og ikke mindst efter implementering af løsningen.

Mange virksomheder indenfor branchen bryster sig ofte med deres skræddersyede løsninger og kundespecikke produktpakker, men PH Cloud Service foretrækker at efterleve det fremfor at tale om det. IT skal være et hjælpemiddel, for ledelse såvel som medarbejdere, og derfor sætter de brugervenlighed og enkelthed forrest.

Deres motto lyder, at de ikke sælger systemer men løsninger. Fordi det handler om mere end bare at levere et system baseret på kundens ønsker — det er mindst ligeså vigtigt at holde kunden i hånden efter løsningen er implementeret. Derfor gør PH Cloud Service en dyd ud af at være med kunden hele vejen, fra behovsanalyse til installation og undervisning i systemer.

Der er fuldstændig styr på det hele, og tingene bliver lavet som aftalt – og til tiden. Det er vi meget tilfredse med. Poul Hansen er den dygtigste IT-mand, vi nogensinde har haft kontakt med. Han tænker jo som en EDB maskine og er meget kompetent og dygtig. Servicen er rigtig god.

– Michael Dall, direktør i Sven Bech.