Van Oord eliminerer manuelle processer for at få adgang til data i realtid og indsigt fra ethvert sted

Takket være cloudbaserede AI-løsninger var en af verdens største flåder af opmudringsfartøjer i stand til at forbedre sine processer, frigøre ressourcer og fokusere på fremtidig innovation og vækst.

Forestil dig scenariet: Flere skibe rundt omkring i verden har udstyrsdokumentation og certificeringer, som det interne personale og de lovgivende organer hyppigt anmoder om at se, mens fartøjerne er ude at sejle. Forestil dig nu, at disse mange typer certifikater opbevares flere steder i trykte og digitale formater på ældre hardware og på flere sprog.

Certifikaterne skal også fornyes hvert år. Som så mange andre virksomheder, der ikke er papirløse, er dette den komplekse situation, som virksomheden Van Oord stod over for hver eneste dag. Tidskrævende, manuelle importer med risiko for menneskelige fejl, vanskelige søgninger og besværlige revisionsprocesser.

“Vi har et hav af certifikater rundt omkring i verden fra en lang række leverandører, leveret via mail og med posten. Vi havde en masse forskellige arbejdsgange, hvilket gjorde det svært at finde bestemte dokumenter,” fortæller Donny Gieskens, chef for Van Oords Cloud Competence Center. “Scanningen eller indtastningen af oplysninger var manuelle og tidskrævende, og ingen havde lyst til at gøre det. Vi havde en masse personer, der brugte tid på at udføre disse manuelle aktiviteter.”

Trinvise forbedringer

For at løse denne udfordring udforskede Van Oords it-afdeling nye måder til at automatisere processen på. Dette skete sammen med Microsoft-partneren Wortell. Det resulterede i et løsningsforslag, der ikke overraskende blev godt modtaget af virksomheden.

Planen var at indføre en ny arbejdsgang til automatisk import af certifikater. Azure og Computer Vision AI skulle udnyttes til at scanne og behandle dokumenterne, der blev gemt på en enkelt placering og blev gjort tilgængelige for alle i virksomheden via et websted.

Virksomheden indså den potentielle værdi og handlede hurtigt for at implementere en løsning, der afskaffede de ensformige manuelle aspekter af jobbet til fordel for en mere moderne proces. Virksomheden arbejdede med Wortell i to uger ad gangen og anvendte et Azure-produktionsmiljø. Business casen blev hurtigt demonstreret og blev gradvist godkendt i takt med, at gennemførelsen skred frem, for at sikre, at budgettet var til rådighed, og at centrale aktører var i stand til at bruge systemet, uden at det gik ud over de daglige aktiviteter. Ved at arbejde på denne måde var teamet også i stand til at holde styr på omkostningerne, evaluere kravene og tilpasse efter behov, og der var mulighed for at tilføje nye funktioner undervejs eller på et senere tidspunkt.

Den endelige proces fungerer ligesom en rørledning, hvor hvert trin har en forskellig Azure-funktion. Løsningen starter med, at der modtages en e-mail eller tilføjes dokumenter via masseimport. Derefter benyttes der optisk tegnkendelse til scanningen for at udtrække oplysninger og gemme dem i Azure. Intelligens kan anvendes på enhver af disse faser efter behov. Derved kan Van Oord videreudvikle løsningen og den værdi, den tilfører i fremtiden.

Van Oord-sandmotor, et opmudringsfartøj, om natten

Øjeblikkelig virkning

Nu, hvor løsningen er på plads og fortsat udvikles, har automatisering været en stor gevinst for virksomheden, fordi den frigør ressourcer og reducerer svartiderne. Da der ikke skal bruges komplekse systemer, men blot enkle upload- og søgefunktioner, nyder medarbejderne at gøre brug af den nye proces. Takket være tilgængelighed og indsigt i realtid samt muligheden for at søge efter certifikater og andre typer oplysninger på tværs af en række kriterier, har de nu tiden og de rette værktøjer til at fokusere på virksomhedens vækst.

Folk er altid bange for, at deres arbejde kan blive automatiseret. Som familievirksomhed var det vigtigt for os at forklare medarbejderne, at teknologien ikke ville erstatte deres job, men give dem mere tid til de mere meningsfulde og innovative aspekter af deres roller.

Og det manuelle arbejde er blevet reduceret betragteligt – ca. fem minutter pr. dokument. Når søgningsoptimering er inkluderet, og den manuelle scannings-, tagging- og uploadproces springes over, stiger besparelsen helt op til 15 minutter pr. certifikat.

I betragtning af, at Van Oord i gennemsnit håndterer op til 5.000 certifikater, og der tilføjes ca. 50 om ugen, gør tidsbesparelsen en enorm forskel. Derudover giver adgangen til oplysninger hvor som helst, herunder på mobilenheder, markante fordele for både medarbejderne på kontoret og på selve fartøjerne. Turnaround-tiderne er nu blevet dramatisk forbedret, hvilket har reduceret omkostningerne til håndtering af papirdokumenter og giver øjeblikkelig adgang til oplysninger, uden de traditionelle forsinkelser, der kunne vare i ugevis. Dette er især nyttigt i forbindelse med revisioner af Van Oord-fartøjer, og systemet hjælper virksomheden med at fremvise korrekt overholdelse af standarder over for lovgivende organer.

“Hvis du har papircertifikater, er de kun tilgængelige på kontoret”, fortæller Donny. “Nu kan vi få adgang til oplysningerne via et websted, der tilpasser sig skærmstørrelsen, så den kan bruges på enhver enhed og hvor som helst”.

Gå dybere med data

Ved at implementere en moderne og fleksibel løsning er Van Oord godt rustet til at drage fordel af sin cloudbaserede infrastruktur, og virksomheden er i øjeblikket ved at undersøge en række innovative nye funktioner, som skal implementeres i fremtiden. Blandt idéerne kan nævnes muligheden for at tilbyde kunderne en sikker og forenklet version af søgefunktionen, så tredjeparter selv kan kontrollere, at et fartøj overholder bestemte standarder.

En anden planlagt tilføjelse til importprocessen er automatisk oversættelse af certifikater på fremmedsprog, og efterhånden som flere certifikater modtages og lagres, bliver der selvfølgelig også flere muligheder for at udnytte dataene.

Van Oord og Wortell har et ønske om, at systemet skal markere, når certifikater er ved at udløbe, og parterne er begyndt at undersøge potentielle anvendelser af machine learning. De mange forskellige typer certifikater gør det ret besværligt at fastslå præcise udløbsdatoer på dette tidlige tidspunkt. Men i takt med, at antallet af certifikater stiger, er der et større potentiale for at analysere dem og oplære machine learning-algoritmer i at identificere forskellige datatyper for at opnå de ønskede resultater. Der er også igangværende planer om at tilføje importerede metadata, der er gemt i Azure, til SharePoint. Det vil give en mere avanceret og intelligent søgefunktionalitet samt mulighed for at visualisere og integrere data i Microsoft Office 365-miljøet.

Opmudringsskibsbro med besætningen på arbejde

Fordelen ved en cloud-løsning

Uden en eksisterende infrastruktur fremhæver Van Oords nye løsning fordelene ved cloudbaserede arbejdsprocesser under udviklingen af en ny virksomhedsløsning. Denne automatiserede import- og søgefunktionalitet er blevet udviklet uden behov for ny hardware, og dens cloudbaserede infrastruktur kan tilpasses virksomhedens behov.

“Det viser virkelig fordelene ved en cloud-løsning”, siger Donny. “Vi er en traditionel virksomhed med on-premise-servere, legacy-programmer og data. Men nu kan vi lave et websted baseret på intelligent logik, helt uden behov for ny hardware, og kun betale for det, vi bruger”.

Ved at undgå betydelige startomkostninger, øge sikkerheden og påvise en klar og tydelig forretningsmæssig værdi har processen ikke kun forbedret arbejdsmiljøet for dem med adgang til Van Oords nye løsning, men også for it-medarbejderne.

“Van Oord er et selskab med 150 års erfaring som international marineentreprenør, og virksomhedskulturen er baseret på iværksætterånd og engagerede medarbejdere. I vores digitale transformation er vi blevet mere it-kyndige for hver dag”, siger Donny. “Det var et godt udstillingsvindue for os i it-afdelingen til at vise virksomheden, hvad vi kan gøre for dem. Vi får flere henvendelser fra virksomheden, nu hvor de har set, hvad den nyeste teknologi kan udrette”.

Nu kan vi lave et websted baseret på intelligent logik, helt uden behov for ny hardware, og kun betale for det, vi bruger.