Power Platform houdt Port of Rotterdam op koers

Een soepele doorstroming is cruciaal voor Port of Rotterdam. Efficiënt gebruik van de infrastructuur minimaliseert kosten en dat lukt alleen als het havenbedrijf digitaal topfit blijft. Dit gaat nu nog sneller omdat honderden medewerkers zonder programmeerervaring via Power Platform zelf apps bouwen en up-to-date houden. 

Zeven keer op rij is Port of Rotterdam uitgeroepen tot de efficiëntste haven van de wereld. Digitale innovatie is een belangrijke randvoorwaarde om vervoerders vlot en veilig in- en uit te laten varen. Daarom wil Port of Rotterdam zo veel mogelijk processen digitaliseren en automatiseren. “Bij ons is digitalisering trending en niet voor niets”, zegt Jeffrey de Vlaming, adviseur bij de divisie Havenmeester Port of Rotterdam. Met Power Platform hebben we gereedschap om apps te bouwen en processen te automatiseren, de herhaling uit werkzaamheden te halen en medewerkers blij te maken met goede oplossingen. Dit leidt tot een grote winst voor ons allemaal.”

“Dankzij het Power Platform kunnen we efficiënter ons werk doen en tijdrovende processen zelf automatiseren”

Jeffrey de Vlaming, adviseur bij de divisie Havenmeester – Port of Rotterdam

De Rotterdamse haven is groot en als een kapitein het gebied niet kent, kan dat zorgen voor vertragingen en onveilige situaties in het havengebied. Daarom zijn kapiteins van schepen groter dan 75 meter loodsplichtig, ter waarborging van een vlot en veilig verkeersproces. Kapiteins met bewezen lokale nautische kennis kunnen vrijgesteld worden van loodsplicht. Hiervoor kunnen zij een Pilotage Exemption Certificate (PEC) behalen.

Arbeidsintensieve en repeterende werkzaamheden

Het beheer van PEC-dossiers werd geregeld vanuit een omvangrijke Access-applicatie. Het onderhoud van deze applicatie was complex, kostte veel tijd en mistte een technisch beheerder. Bovendien waren de werkzaamheden in de applicatie arbeidsintensief en repeterend van aard. Zo verliep de uitgifte van PEC-certificaten per post. “Dat was geen efficiënt onderdeel van het werkproces, maar wel één waar procesautomatisering een grote winst zou kunnen opleveren.”

Zelf een app maken of uitbesteden?

De maker van de database ging uit dienst en daarmee liep de kennis ervan ook de deur uit. “Dat was problematisch, er was geen kennis in huis om de programmering van de bestaande applicatie bij te werken”. Bovendien wijzigde de wetgeving, waardoor we de Access-applicatie moesten vervangen. De IT-afdeling gaf Jeffrey twee keuzes: de nieuwe applicatie laten ontwikkelen of zelf een low code app bouwen met ondersteuning van een specialist. De specialist borgt de kwaliteit van het ontwikkelwerk en zorgt voor kennisoverdracht zodat de nieuwe applicatie in eigen beheer genomen kon worden.

Sneller ontwikkelen tegen lagere kosten

De keuze viel op het zelf ontwikkelen. Waarom? “Een specialist kost al snel 1.000 euro per dag, het scheelt significant als iemand uit je eigen organisatie dat doet. Misschien nog belangrijker is dat je sneller veranderingen kunt doorvoeren. Je weet hoe de app werkt én waar het pijn doet. Je hoeft de problematiek niet uit te leggen, maar je kunt het meteen zelf oplossen.”

Fotograaf: Kees Torn

Even een app bouwen?

Zelf een app bouwen zonder programmeerervaring klinkt bijna te mooi om waar te zijn. “Low code is geweldig, maar je moet er toch weer niet te licht over denken, het blijft softwareontwikkeling.” Dat bleek wel na App in a Day, een cursus bij Sogeti waarin je in een dag een eenvoudige app leert bouwen. Als je veel bedrijfslogica en wetgeving erin moet verwerken zoals bij de PEC-app, dan wordt het toch wel snel complex. Ik heb dan wel geen programmeerervaring. Maar kennis van IT-basisbeginselen is wel van belang, dat scheelt bij het bouwen van een Power App.”

Zelf in control

Jeffrey geeft toe dat hij zelf niet de PEC-app zonder hulp van een ontwikkelaar van Sogeti had kunnen maken. “Nu zou ik dat wel zonder hulp kunnen, maar het sparren was onontbeerlijk. Het contact was overigens goed en hij was makkelijk bereikbaar. Ik zorgde voor de vertaling vanuit de business en stukje bij beetje nam ik het ontwikkelen over en nu kan ik het zelf. Het aantal wijzigingen dat ik heb doorgevoerd is niet meer op één hand te tellen. Nu ben ik in control én hoef ik niet meer te wachten.”

Behulpzame community

“Ik ben blij dat ik nu zelf zo’n app kan maken, maar ook dat ze zo robuust zijn. Er zitten zoveel checks en balances in het systeem dat het niet kapot kan.” Wat Jeffrey ook handig vindt, is de ondersteuning: zo zit er een behulpzame community achter het Power Platform. Vragen kun je op het forum of één op één stellen. Daarnaast zijn er talloze online video’s die je verder helpen en met kant en klare sjablonen bouw je razendsnel apps. Dat doet hij nu niet alleen zelf, maar hij is ook de sparringpartner voor collega’s. Want bij Port of Rotterdam is Jeffrey lang niet meer de enige app-bouwer.

‘We hoefden niemand te stimuleren’

“Het citizen development begon na de introductie keihard te groeien! Het aantal bouwers van apps sprong bij ons in korte tijd van 20, naar 40 en nu zijn er wel 200 collega’s die automatiseren,” zegt Vedran Sukic, Architect bij Port of Rotterdam. “We hoefden niemand te stimuleren om ermee aan de slag te gaan.

Bijna het hele Power Platform wordt ingezet

Port of Rotterdam bouwt nu ook een ingewikkelder app, zoals voor het aanmaken van een proces verbaal. Dit kent dossieropbouw, een goedkeuringsstroom met verschillende medewerkers, en het insturen naar het ministerie en de goedkeuring komt weer terug. Ook dit maken ze met meerdere onderdelen van Power Platform zodat processen automatisch verlopen. “Ook onze business intelligence mensen gebruiken het om via Power BI data sneller om te zetten in inzicht. Ook ons robotics team is ermee aan de slag.”

Geen vis, maar een hengel

Port of Rotterdam bepaalt nu zelf de snelheid van automatisering en dat is volle kracht vooruit. Dankzij het gebruiksvriendelijke Power Platform bouwen ze nu zelf hun eenvoudige apps en zijn ze niet meer afhankelijk. “Het is precies zoals Sogeti het ons beloofde tijdens de eerste meeting over Power Platform: we willen jullie geen vis geven, maar een hengel zodat jullie het zelf kunnen doen. Dat had ik nog nooit gehoord, maar het klopt wel en nu automatiseren we in de hoogste versnelling.”