Advieskantoor VGD focust op samenwerking in de organisatie

Dorien Aerts

Dorien Aerts

Business Group Lead Business Applications

Leestijd, 4 min.

Een feilloze samenwerking vormt de hoeksteen van een succesvolle organisatie. Ook bij VGD is dit van groot belang. VGD is een advieskantoor met vestigingen in Vlaanderen en Brussel, dat onafhankelijk financieel en fiscaal advies op maat aanbiedt en kleine en grote ondernemingen ondersteunt bij het realiseren van hun groeiambities.

Lange tijd werkte VGD met verschillende versies van handleidingen en documenten, die over alle kantoren verspreid waren en op verschillende locaties opgeslagen werden. Omdat het bedrijf ruim 250 medewerkers telt en gevestigd is op 13 locaties in Vlaanderen en in Brussel, is dat niet ideaal. Eén centraal punt dat alle recente en belangrijke documenten verzamelt, was dan ook zeer welkom.

De ICT-manager Philippe Kimpe: “Het objectief is dat iedere medewerker op het juiste moment over dezelfde actuele informatie beschikt. Bijvoorbeeld in het geval van een herziening van een wetsartikel.”

De vorige kennisbank, Lotus Notes, bleek niet accuraat genoeg. Bovendien werd alle belangrijke informatie via e-mail verspreid. De zoektocht naar een centraal punt waar alle informatiestromen samenkomen, werd opgestart. VGD maakte de keuze om een intranet uit te bouwen op basis van SharePoint met partner Netlease. “We werkten al enkele jaren met Office 365-toepassingen. Dit Office-pakket bevat ook SharePoint, wat interessante oplossingen biedt en tegemoetkomt aan onze bezorgdheden omtrent efficiëntie en nauwkeurigheid.”

VGD samenwerken organisatie

Iedereen is altijd mee

Waarom is samenwerking voor VGD zo belangrijk? Philippe vertelt: “We zijn een kennisbedrijf dat diensten verkoopt. Kennis moet altijd juist en accuraat zijn en medewerkers worden continu bijgeschoold. Heldere interne communicatie en gelijkluidende bronnen zijn voor ons essentieel.” Binnen VGD heeft elke medewerker specifieke kennis die bij verschillende cases van pas kan komen. Indien deze kennis onderling niet goed uitgewisseld wordt, kan het zijn dat collega’s niet over de juiste en meest recente gegevens beschikken wanneer ze dit nodig hebben.

“Het objectief is dat iedere medewerker op het juiste moment over dezelfde actuele informatie beschikt.”

Elke medewerker bij VGD is nu vertrouwd met de kennisbank op SharePoint via Office 365. Het intranet wordt via een welkomstpagina automatisch aangeboden zodra medewerkers hun computer hebben opgestart. “Onze medewerkers zijn veel onderweg en bij onze klanten. Het intranet is online beschikbaar. Zo hebben de medewerkers een continue communicatielijn met de VGD thuisbasis. We posten vakgebonden nieuwsartikelen, maar ook aankondigingen van een geboorte of huwelijk, trainingsvideo’s en teambuilding souvenirs.”

Medewerkers delen niet alleen algemene vakkennis en klantgegevens via SharePoint. Er zijn binnen VGD een aantal werkgroepen actief, zoals HR, Accountancy en Tax. De werkgroepen maken optimaal gebruik van het intranet. Ze hebben er hun eigen stek die ze zelf inrichten en waar ze zelf informatie posten. “Het HR-team heeft een discussieforum in het leven geroepen waarmee ze elke medewerker kunnen bereiken en gesprekken kunnen opzetten. Ook heeft het team op intranet een personeelshoekje ingericht waar nieuw personeel de belangrijkste informatie vinden voor een goede start bij onze organisatie,” vertelt Philippe.

vgd

250 mensen ertoe aanzetten om meteen het nieuwe intranet te gaan gebruiken is een uitdaging. VGD zette daarom in op videotrainingen en webinars. De trainingen worden gegeven via Skype for Business, dat ook deel uitmaakt van Office 365. “Via webinars wordt uitleg gegeven over de nieuwe SharePoint realisatie en haar toepassingen. De video’s zijn terug te vinden via SharePoint,” vertelt Philippe. Naast deze video-introductietraining maakt VGD volop gebruik van video als communicatiekanaal. Zo worden presentaties over vakthema’s gegeven door collega’s, die zijn opgenomen op video. Hiermee is het mogelijk om snel kennis te verspreiden en te delen binnen de organisatie.

Beter vergaderen zorgt voor betere samenwerking

“Ook onze onderlinge samenwerking is geoptimaliseerd dankzij Skype. Het levert tijdswinst op, maar ook kwalitatief betere communicatie naar collega’s en onze klanten toe. Iedereen beschikt nu over een mobiel kantoor. Waar ze zich ook bevinden, onze medewerkers kunnen bellen, chatten, bestanden delen, presenteren en video calls opzetten.” Philippe lacht: “Geen gedoe meer met conference calls pincodes, loodzware trolleys met documenten en per ongeluk gedeletet bestanden.”

Met plezier samenwerken

Naast de digitale stappen om beter samen te werken, wordt er bij VGD ook op een meer persoonlijk vlak gewerkt aan een optimale samenwerking. Philippe: “Alle medewerkers worden gestimuleerd om mee te denken vanuit hun eigen ervaringen. Er worden brainstormsessies gehouden waarin iedereen suggesties kan geven met het oog op vernieuwing. Daarnaast organiseren we teambuildingactiviteiten waarmee we onze medewerkers in een informele context met elkaar verbinden.” Philippe vervolgt: “Want plezier op het werk is erg belangrijk!

Investeren in de juiste mensen en in de juiste tools

Wat heeft de toekomst voor VGD nog in petto op het gebied van digitalisering? Philippe: “We zullen nu meer dan ooit blijven inzetten op Office 365. Voorlopig is dit bij ons als hybride oplossing via servers in ons datacenter geïmplementeerd, maar we willen 100% voor de cloud gaan.”

Gratis whitepaper: Vijf manieren om ervoor te zorgen dat werknemers geëngageerd en productief blijven

Hoe je de juiste technologie kunt verschaffen, zodat werknemers waar en wanneer dan ook en op de manier die zij willen, kunnen werken om je bedrijf te doen groeien

Bekijk welk Office 365 abonnement bij jou past

Bekijk het nu

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

Gezondheidszorg

Industrie

Onderwijs

  • Hoe je traditionele onderwijsmethodes verrijkt met Microsoft Teams

    Hoe je traditionele onderwijsmethodes verrijkt met Microsoft Teams

    COVID-19 heeft een enorme impact op de dagelijkse routines van miljoenen onderwijzers en studenten wereldwijd. Het Microsoft Education-team blijft zich inzetten om iedereen te helpen verbonden en betrokken te blijven via leren vanop afstand. En nu landen beginnen te herstellen van de crisis, helpt Microsoft scholen om zich vertrouwd te maken met ‘blended learning’ – […]

  • Een nieuwe kijk op onderwijs: van leren op afstand naar hybride leren

    Een nieuwe kijk op onderwijs: van leren op afstand naar hybride leren

    De COVID-19-pandemie heeft geleid tot een stortvloed aan reacties van diverse individuen en groepen over hoe het onderwijs getransformeerd kan worden. We kwamen tot de ontdekking dat er belangstelling bestaat voor de vraag: “Hoe kunnen we het best de nieuwe mogelijkheden aangrijpen die deze disruptie met zich meebrengt?” Wat mensen hard nodig hebben, zijn mogelijkheden om samen te werken en trajecten te vinden die het […]

Overheid

  • Ineco

    Ineco verbetert de productiviteit van haar werknemers met moderne tools en AI

    Software dat niet meewerkt helpt mensen niet om meer gedaan te krijgen. En als het moeilijk is om bestanden te delen en samen te werken aan documenten, gaat dat ten koste van de productiviteit. Ineco, een Spaans bedrijf in de publieke sector, had dit in de gaten en probeert daarom medewerkers op een andere manier […]

  • Iceland runs on Trust

    Hoe de cloud een klein land hielp om grote ambities te verwezenlijken

    In december 2015 voerde de IJslandse regering een herziening van de digitale infrastructuur in. Met meer dan 100 verschillende leveranciers die beheerd worden door meer dan 100 IT-managers in elke publieke instelling, was de opdracht duidelijk: de activiteiten vereenvoudigen en de IT stroomlijnen voor meer dan 20.000 gebruikers. De oplossing: Twee en een half jaar […]

Retail

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

Klantverhalen

  • Stad Luik: besluitvorming in moeilijke tijden vergemakkelijken

    Stad Luik: besluitvorming in moeilijke tijden vergemakkelijken

    Voor veel organisaties heeft de door COVID-19 opgelegde social distancing de dagelijkse activiteiten drastisch vertraagd – en voor sommigen zelfs stopgezet. Maar voor de lokale overheden in heel Europa, zoals de Belgische stad Luik, was vertragen geen optie. Van het ondersteunen van burgers en bedrijven tot het beschermen van eerstelijnswerkers, de stad Luik moest snel […]

None

  • Is het kantoor van de toekomst al jouw kantoor vandaag?

    Is het kantoor van de toekomst al jouw kantoor vandaag?

    Werk je vandaag ook vaker buiten de kantoortijden omdat je dan rustig zaken kunt afwerken? Maar doe je ook wel eens een telefoontje naar de bank op kantoor? Vaststelling: het kantoor van de toekomst zal steeds minder op een kantoor en steeds meer op een thuissituatie gaan lijken! Microsoft gaf Ipsos MORI opdracht om een […]

Pers

Security & Privacy

  • Stel jezelf de vraag: je data of je leven?

    Stel jezelf de vraag: je data of je leven?

    Stel je voor, je bent onderweg naar een klant en wilt nog heel snel een offerte consulteren of bewerken. Dat wil je uiteraard doen op de meest recente versie én op een veilige manier. Geheime werkbestanden, gevoelige informatie en foto’s: het is allemaal te vinden op onze (zakelijke) pc. Bewerk en bewaar je informatie zorgvuldig in […]

Tips