Brandweer Limburg werkt beter samen met Office 365

Dorien Aerts

Dorien Aerts

Business Group Lead Business Applications

Leestijd, 5 min.

Door de hervorming van de brandweer vormen de honderden korpsen van vroeger nu 34 brandweerzones. Op 1 januari 2015 ontstond de Hulpverleningszone van Zuid-West Limburg als aparte entiteit met hoofdkantoor in Hasselt. Daar stond één persoon al een paar jaar in voor de IT, maar opeens moest die gaan zorgen voor een organisatie met 125 IT-gebruikers. Er was dus een andere aanpak nodig.

Voordeliger in de cloud

De Hulpverleningszone had de keuze tussen blijven werken met eigen, stilaan verouderde hardware of gaan voor software in de cloud. Eigen hardware brengt relatief hoge gebruiks- en onderhoudskosten met zich mee en een analyse wees uit dat cloudsoftware van bij de start goedkoper zou zijn. Bedoeling was ook om meer IT-toepassingen aan te bieden om beter samen te werken en gemakkelijker informatie te delen; indien mogelijk zonder extra middelen.

Als startpunt zou men de eigen mailservers en Microsoft Office 2007 vervangen door cloudsoftware. Maar de Hulpverleningszone wou verder gaan dan alleen beter e-mailbeheer. Het lastenboek vroeg expliciet om mogelijke extra’s op basis van de cloudsoftware. De opties die ITC bij Microsoft Office 365 voorstelde, waren het gebruik van SharePoint om informatie te delen en te bewaren, OneDrive voor een persoonlijk online archief, opleidingen aan eindgebruikers, opleidingen aan de IT, permanente ondersteuning aan de IT en SharePoint apps waaronder een ticketingsysteem.

Onder meer wegens deze voorstellen werd het lastenboek dan ook gewonnen door ITC. De andere criteria waren de aangeboden prijs en de projectaanpak. Peter Huysmans, IT-verantwoordelijke van de Hulpverleningszone Zuid-West Limburg: “ITC werkte heel concreet uit hoe wij gingen samenwerken en de taken verdelen bij de implementatie, de training en de verdere ondersteuning. Ze hebben rekening gehouden met het feit dat we een interne IT-dienst hebben die meewerkt aan het project, bijvoorbeeld door specifieke opleidingen en ondersteuning te voorzien.”

“We gaan stap voor stap steeds meer doen met Microsoft Office 365. We zijn van start gegaan met e-mail en gedeelde kalenders”, zegt Peter Huysmans. “Sinds half april komt hier een ticketingsysteem bij voor de helpdesk, een intranet en teamsites. De volgende fase, net na de zomervakantie, zal een SharePoint app voor onkostenvergoedingen zijn. Dat alles gebeurt volledig op basis van Office 365, waardoor we maar één platform moeten gebruiken, wat het voor ons veel eenvoudiger maakt. Bovendien gaat het om cloudsoftware, dus van onderhoud en back-ups zijn we ook verlost. Het bespaart ons veel tijd en geld.”

De training van de eindgebruikers heeft voor veel tractie gezorgd en sommigen werken op eigen houtje al met OneNote om hun notities bij te houden en Lync voor chat en videogesprekken. Peter Huysmans

BrandweerHasselt5PeterHuysmansJDB

Centraliseren en optimaliseren

Tot voor kort had elke medewerker en manager zowat een eigen manier van werken om planningen te maken, informatie te verspreiden en te communiceren met collega’s en de buitenwereld. Dat zorgde ongewild voor fouten en tijdverlies. Heel wat informatie werd dubbel bijgehouden of was moeilijk vindbaar. Met Office 365 heeft de organisatie de mogelijkheid om dit alles vlotter te laten verlopen door stelselmatig standaard manieren van werken in te voeren. Nu de verschillende kazernes in de regio moeten samenwerken, is de nieuwe software dus van groot belang om iedereen maximaal op dezelfde manier te laten werken.

Zo komt er binnenkort een intranet op basis van Office 365. “Met het intranet willen we natuurlijk de interne communicatie verbeteren, maar vanuit het perspectief van IT zijn er andere voordelen. We moeten niet investeren in extra hardware noch software en dus ook geen extra systemen onderhouden. Door Office 365 centraal te stellen in onze werking, kunnen we steeds meer toepassingen aanbieden die geen extra investeringen vragen op het vlak van IT.”

Door Office 365 centraal te stellen in onze werking, kunnen we steeds meer toepassingen aanbieden die geen extra investeringen vragen op het vlak van IT. Peter Huysmans

Verschillende ploegen hebben al hun eigen teamsite uitgebouwd. Daarop hebben ze een eigen verlofaanvraagsysteem uitgewerkt en gebruiken ze teamsites voor personeelsmededelingen en operationele planning. Peter Huysmans: “We beschouwen deze spontane initiatieven als een laboratorium voor nieuwe IT-projecten waarmee we onze werking verder zullen standaardiseren. Het is zeer leuk om te zien dat het initiatief van de mensen zelf komt en we gaan er zeker uit leren en zoveel mogelijk van overnemen.”

Beter overzicht op helpdesk

Ook de interne helpdesk krijgt een make-over. Peter Huysmans: “Medewerkers met een IT-probleem bellen momenteel of springen gewoon even binnen bij mij op kantoor. De opvolging daarvan verliep vroeger dus een beetje chaotisch, omdat we geen beheersysteem hadden. Deze ad hoc manier van werken, zorgde op zich voor problemen. Niet alleen was er geen overzicht van welke problemen vaak voorkwamen, maar uiteindelijk had ik amper nog tijd voor iets anders.”

Vanaf half april gaat de Hulpverleningszone daarom van start met Blockz Track. Dat is het ticketingsysteem van ITC, gebouwd op basis van SharePoint Online – onderdeel van Office 365. Peter Huysmans: “Deze app is opnieuw een voorbeeld van een toepassing die maar een kleine investering vraagt en zo goed als geen supplementair onderhoud. Ook administratief en budgettair is deze manier van werken interessant, want we moeten geen nieuw lastenboek uitbrengen voor een extra toepassing.” Blockz Track moet het melden en opvolgen van IT-problemen dus heel wat gemakkelijker maken. De eerste opdracht daarbij is om de mensen online te krijgen en op die manier de helpdesk te contacteren.

ITC heeft heel goed begrepen dat er moest samengewerkt worden met iemand van de interne IT en heeft concreet voorgesteld hoe ze die erbij zouden betrekken. Dit zorgde voor een goede wisselwerking. Peter Huysmans

BrandweerHasselt7PeterHuysmansJDB

Peter Huysmans besluit: “Dit alles moet ons de tijd geven om beter gepland met IT om te gaan. Dankzij het ticketingsysteem zullen we binnenkort precies weten hoeveel tijd nodig is om de gebruikers te ondersteunen. Zo kunnen we andere belangrijke projecten, zoals het optimaliseren van onze systemen en nieuwe toepassingen ontwikkelen op basis van Office 365, beter uitwerken.” Dat helpt om de werking van de nieuw opgerichte organisatie verder te centraliseren.

Gratis whitepaper: Vijf manieren om ervoor te zorgen dat werknemers geëngageerd en productief blijven

Hoe je de juiste technologie kunt verschaffen, zodat werknemers waar en wanneer dan ook en op de manier die zij willen, kunnen werken om je bedrijf te doen groeien

Bekijk welk Office 365 abonnement bij jou past

Bekijk het nu

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

Gezondheidszorg

Industrie

Onderwijs

Overheid

Retail

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend blijven uitbreiden. Het bedrijf   is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om de meeste vorige services te […]

  • GDPR en retail: Vier GDPR-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

    GDPR en retail: Vier GDPR-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

    Ontdek hoe we je kunnen helpen om te voldoen aan de GDPR-vereisten met oplossingen van nu: Je huidige risicoprofiel evolueren “Hoe weet ik waaraan ik reeds voldoe en waarop ik moet letten?” Dat is een van de meest gestelde vragen van retailers over GDPR. Het is ook één van de moeilijkste vragen om te beantwoorden, […]

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

Klantverhalen

  • Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Toen COVID-19 begin 2020 zich over heel Europa verspreidde, gingen bedrijven een nieuw digitaal afhankelijk tijdperk in. Social distancing zorgde ervoor dat verschillende bedrijven de deuren moesten sluiten. Organisaties werden aangespoord andere virtuele manieren te vinden waarop collega’s elkaar konden ontmoeten en samenwerken. Voor de Belgische bouwmaterialenspecialist Etex was dit een uitdaging waar ze klaar […]

None

  • Wil je een auto of wil je mobiele technologie?

    Wil je een auto of wil je mobiele technologie?

    Wil je ook graag effectiever werken wanneer, waar, hoe jij het wil? En wat heb je ervoor nodig? Waar zou jij blij van worden: een auto of full fledge mobiele ondersteuning? Microsoft gaf Ipsos MORI opdracht om een onderzoek te doen bij 5555 medewerkers van KMO’s. De interviews werden gehouden in Groot-Brittannië, Polen, Spanje, Nederland, […]

Pers

Security & Privacy

  • Gemoedsrust op het vlak van privacy en beveiliging

    Gemoedsrust op het vlak van privacy en beveiliging

    “Veilig opgeslagen in de cloud, compliant en beschermd door een eersteklas beveiliging: je gegevens, en de middelen die je gebruikt om ze te beschermen, kunnen ervoor zorgen dat je bedrijf echt beter presteert.” De wereld is inherent gevaarlijker dan ze ooit geweest is, en de cyberdreigingen waarmee we te maken krijgen, worden gesofisticeerder. Vandaag vormen […]

Tips

  • Eenvoudig samenwerken in één Word-document met Office 2016

    Eenvoudig samenwerken in één Word-document met Office 2016

    Ben je student en werk je met een projectgroep aan een concept of maak je samen met een collega een rapportage? Door Office 2016 vanuit OneDrive te gebruiken wordt samenwerken in één bestand nog eenvoudiger. Het is nu mogelijk om met z’n allen tegelijk in één document te werken zonder dat je elkaars stukken overschrijft. Oftewel, […]