Brandweer Limburg werkt beter samen met Office 365

Dorien Aerts

Dorien Aerts

Business Group Lead Business Applications

Leestijd, 5 min.

Door de hervorming van de brandweer vormen de honderden korpsen van vroeger nu 34 brandweerzones. Op 1 januari 2015 ontstond de Hulpverleningszone van Zuid-West Limburg als aparte entiteit met hoofdkantoor in Hasselt. Daar stond één persoon al een paar jaar in voor de IT, maar opeens moest die gaan zorgen voor een organisatie met 125 IT-gebruikers. Er was dus een andere aanpak nodig.

Voordeliger in de cloud

De Hulpverleningszone had de keuze tussen blijven werken met eigen, stilaan verouderde hardware of gaan voor software in de cloud. Eigen hardware brengt relatief hoge gebruiks- en onderhoudskosten met zich mee en een analyse wees uit dat cloudsoftware van bij de start goedkoper zou zijn. Bedoeling was ook om meer IT-toepassingen aan te bieden om beter samen te werken en gemakkelijker informatie te delen; indien mogelijk zonder extra middelen.

Als startpunt zou men de eigen mailservers en Microsoft Office 2007 vervangen door cloudsoftware. Maar de Hulpverleningszone wou verder gaan dan alleen beter e-mailbeheer. Het lastenboek vroeg expliciet om mogelijke extra’s op basis van de cloudsoftware. De opties die ITC bij Microsoft Office 365 voorstelde, waren het gebruik van SharePoint om informatie te delen en te bewaren, OneDrive voor een persoonlijk online archief, opleidingen aan eindgebruikers, opleidingen aan de IT, permanente ondersteuning aan de IT en SharePoint apps waaronder een ticketingsysteem.

Onder meer wegens deze voorstellen werd het lastenboek dan ook gewonnen door ITC. De andere criteria waren de aangeboden prijs en de projectaanpak. Peter Huysmans, IT-verantwoordelijke van de Hulpverleningszone Zuid-West Limburg: “ITC werkte heel concreet uit hoe wij gingen samenwerken en de taken verdelen bij de implementatie, de training en de verdere ondersteuning. Ze hebben rekening gehouden met het feit dat we een interne IT-dienst hebben die meewerkt aan het project, bijvoorbeeld door specifieke opleidingen en ondersteuning te voorzien.”

“We gaan stap voor stap steeds meer doen met Microsoft Office 365. We zijn van start gegaan met e-mail en gedeelde kalenders”, zegt Peter Huysmans. “Sinds half april komt hier een ticketingsysteem bij voor de helpdesk, een intranet en teamsites. De volgende fase, net na de zomervakantie, zal een SharePoint app voor onkostenvergoedingen zijn. Dat alles gebeurt volledig op basis van Office 365, waardoor we maar één platform moeten gebruiken, wat het voor ons veel eenvoudiger maakt. Bovendien gaat het om cloudsoftware, dus van onderhoud en back-ups zijn we ook verlost. Het bespaart ons veel tijd en geld.”

De training van de eindgebruikers heeft voor veel tractie gezorgd en sommigen werken op eigen houtje al met OneNote om hun notities bij te houden en Lync voor chat en videogesprekken. Peter Huysmans

BrandweerHasselt5PeterHuysmansJDB

Centraliseren en optimaliseren

Tot voor kort had elke medewerker en manager zowat een eigen manier van werken om planningen te maken, informatie te verspreiden en te communiceren met collega’s en de buitenwereld. Dat zorgde ongewild voor fouten en tijdverlies. Heel wat informatie werd dubbel bijgehouden of was moeilijk vindbaar. Met Office 365 heeft de organisatie de mogelijkheid om dit alles vlotter te laten verlopen door stelselmatig standaard manieren van werken in te voeren. Nu de verschillende kazernes in de regio moeten samenwerken, is de nieuwe software dus van groot belang om iedereen maximaal op dezelfde manier te laten werken.

Zo komt er binnenkort een intranet op basis van Office 365. “Met het intranet willen we natuurlijk de interne communicatie verbeteren, maar vanuit het perspectief van IT zijn er andere voordelen. We moeten niet investeren in extra hardware noch software en dus ook geen extra systemen onderhouden. Door Office 365 centraal te stellen in onze werking, kunnen we steeds meer toepassingen aanbieden die geen extra investeringen vragen op het vlak van IT.”

Door Office 365 centraal te stellen in onze werking, kunnen we steeds meer toepassingen aanbieden die geen extra investeringen vragen op het vlak van IT. Peter Huysmans

Verschillende ploegen hebben al hun eigen teamsite uitgebouwd. Daarop hebben ze een eigen verlofaanvraagsysteem uitgewerkt en gebruiken ze teamsites voor personeelsmededelingen en operationele planning. Peter Huysmans: “We beschouwen deze spontane initiatieven als een laboratorium voor nieuwe IT-projecten waarmee we onze werking verder zullen standaardiseren. Het is zeer leuk om te zien dat het initiatief van de mensen zelf komt en we gaan er zeker uit leren en zoveel mogelijk van overnemen.”

Beter overzicht op helpdesk

Ook de interne helpdesk krijgt een make-over. Peter Huysmans: “Medewerkers met een IT-probleem bellen momenteel of springen gewoon even binnen bij mij op kantoor. De opvolging daarvan verliep vroeger dus een beetje chaotisch, omdat we geen beheersysteem hadden. Deze ad hoc manier van werken, zorgde op zich voor problemen. Niet alleen was er geen overzicht van welke problemen vaak voorkwamen, maar uiteindelijk had ik amper nog tijd voor iets anders.”

Vanaf half april gaat de Hulpverleningszone daarom van start met Blockz Track. Dat is het ticketingsysteem van ITC, gebouwd op basis van SharePoint Online – onderdeel van Office 365. Peter Huysmans: “Deze app is opnieuw een voorbeeld van een toepassing die maar een kleine investering vraagt en zo goed als geen supplementair onderhoud. Ook administratief en budgettair is deze manier van werken interessant, want we moeten geen nieuw lastenboek uitbrengen voor een extra toepassing.” Blockz Track moet het melden en opvolgen van IT-problemen dus heel wat gemakkelijker maken. De eerste opdracht daarbij is om de mensen online te krijgen en op die manier de helpdesk te contacteren.

ITC heeft heel goed begrepen dat er moest samengewerkt worden met iemand van de interne IT en heeft concreet voorgesteld hoe ze die erbij zouden betrekken. Dit zorgde voor een goede wisselwerking. Peter Huysmans

BrandweerHasselt7PeterHuysmansJDB

Peter Huysmans besluit: “Dit alles moet ons de tijd geven om beter gepland met IT om te gaan. Dankzij het ticketingsysteem zullen we binnenkort precies weten hoeveel tijd nodig is om de gebruikers te ondersteunen. Zo kunnen we andere belangrijke projecten, zoals het optimaliseren van onze systemen en nieuwe toepassingen ontwikkelen op basis van Office 365, beter uitwerken.” Dat helpt om de werking van de nieuw opgerichte organisatie verder te centraliseren.

Gratis whitepaper: Vijf manieren om ervoor te zorgen dat werknemers geëngageerd en productief blijven

Hoe je de juiste technologie kunt verschaffen, zodat werknemers waar en wanneer dan ook en op de manier die zij willen, kunnen werken om je bedrijf te doen groeien

Bekijk welk Office 365 abonnement bij jou past

Bekijk het nu

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

Gezondheidszorg

Industrie

  • De haven van North Sea Port.

    North Sea Port integreert en beveiligt haar operaties met Microsoft 365

    De fusie van Belgische Havenbedrijf Gent en Nederlandse Zeeland Seaports tot North Sea Port, ging gepaard met een keuze voor Microsoft 365. Het bedrijf koos voor een flexibele oplossing om hun IT-infrastructuur volledig te integreren. Cruciaal in deze operatie was het garanderen van de beveiliging in de organisatie. Voor de meer dan 300 medewerkers leidt […]

  • Etex

    Etex gebruikt moderne tools om meer eenheid te creëren in haar bedrijf en zich beter op klanten te richten

    In de bouwsector moeten alle componenten op het juiste moment samenkomen om het optimale product te produceren. Etex, een Belgisch bedrijf dat bouwoplossingen maakt, helpt dit tot de dagelijkse praktijk te maken en zocht daarom een manier om productiviteit en samenwerking intern te verbeteren. Met locaties in meer dan 42 landen waar meer dan 15.000 […]

Onderwijs

  • een man die een laptopcomputer gebruikt die op een bureau zit

    Negen tips om van je les op afstand een succes te maken

    Koen Timmers, Microsoft Expert Educator fellow en docent Informatica, legt uit hoe technologie inspirerend online onderwijs kan ondersteunen.

  • Een nieuwe kijk op onderwijs: van leren op afstand naar hybride leren

    Een nieuwe kijk op onderwijs: van leren op afstand naar hybride leren

    De COVID-19-pandemie heeft geleid tot een stortvloed aan reacties van diverse individuen en groepen over hoe het onderwijs getransformeerd kan worden. We kwamen tot de ontdekking dat er belangstelling bestaat voor de vraag: “Hoe kunnen we het best de nieuwe mogelijkheden aangrijpen die deze disruptie met zich meebrengt?” Wat mensen hard nodig hebben, zijn mogelijkheden om samen te werken en trajecten te vinden die het […]

Overheid

  • Ineco

    Ineco verbetert de productiviteit van haar werknemers met moderne tools en AI

    Software dat niet meewerkt helpt mensen niet om meer gedaan te krijgen. En als het moeilijk is om bestanden te delen en samen te werken aan documenten, gaat dat ten koste van de productiviteit. Ineco, een Spaans bedrijf in de publieke sector, had dit in de gaten en probeert daarom medewerkers op een andere manier […]

  • Een boot in Söderhamn

    Ontdek hoe riskante, onveilige bestandsdeling een overheidsinstantie inspireerde

    “Dit bestand is te groot om te verzenden.” We kennen het allemaal. Als de tijd dringt en een bestand is te groot om veilig te verzenden, worden riskante openbare methoden voor bestandsoverdracht ineens heel aantrekkelijk. Veiligheid wordt overboord gegooid en maakt plaats voor gemak. Voor lokale overheden creëert dit een systematisch probleem en enorme veiligheidsrisico’s. […]

Retail

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

Klantverhalen

  • ConXioN zet 40 000 wielrenners in de Cloud

    ConXioN zet 40 000 wielrenners in de Cloud

    ConXioN is ICT-huisleverancier van Wielerbond Vlaanderen, die onlangs alles in de cloud bracht. De hele ICT-infrastructuur is door ConXioN in de cloud opgezet en wordt door hen onderhouden. “We hebben wel een kleine ICT-afdeling, maar die kan, naast ontwikkeling, onmogelijk opvolgen wat er allemaal beweegt in ICT-land en zich met ICT-infrastuctuurbeheer bezighouden zoals de nodige […]

None

  • Stel jezelf de vraag: je data of je leven?

    Stel jezelf de vraag: je data of je leven?

    Stel je voor, je bent onderweg naar een klant en wilt nog heel snel een offerte consulteren of bewerken. Dat wil je uiteraard doen op de meest recente versie én op een veilige manier. Geheime werkbestanden, gevoelige informatie en foto’s: het is allemaal te vinden op onze (zakelijke) pc. Bewerk en bewaar je informatie zorgvuldig in […]

Pers

Security & Privacy

  • een man met een gestreept shirt kijkt naar de camera

    De 9 beste manieren waarop Microsoft IT zijn medewerkers helpt om van thuis uit te werken

    Van Milaan tot Puget Sound zijn tienduizenden Microsoft-medewerkers van thuis uit gaan werken als gevolg van de COVID-19-uitbraak. Veel van onze klanten hebben ons gevraagd om te delen hoe we samenwerking en werken op afstand mogelijk maken voor zo’n groot personeelsbestand. Dit zijn de negen belangrijkste factoren vanuit een compliance- en veiligheidsperspectief: 1. Gebruikersidentiteit en toegang […]

Tips

  • iemand die aan een bureau voor een laptopcomputer zit

    De beste tips om slimmer vanop afstand te werken met Microsoft Teams

    Nu vanop afstand werken voor velen het nieuwe normaal is, moeten mensen nieuwe manieren vinden om effectief te functioneren als een team. Microsoft Teams werd ontworpen om collega’s productief te verbinden en te verzekeren dat iedereen even goed, efficiënt en veilig kan (samen)werken als op kantoor. Dus, of je het nu al gebruikt of het […]