Brandweer Limburg werkt beter samen met Office 365

Dorien Aerts

Dorien Aerts

CMO Belux

Leestijd, 5 min.

Door de hervorming van de brandweer vormen de honderden korpsen van vroeger nu 34 brandweerzones. Op 1 januari 2015 ontstond de Hulpverleningszone van Zuid-West Limburg als aparte entiteit met hoofdkantoor in Hasselt. Daar stond één persoon al een paar jaar in voor de IT, maar opeens moest die gaan zorgen voor een organisatie met 125 IT-gebruikers. Er was dus een andere aanpak nodig.

Voordeliger in de cloud

De Hulpverleningszone had de keuze tussen blijven werken met eigen, stilaan verouderde hardware of gaan voor software in de cloud. Eigen hardware brengt relatief hoge gebruiks- en onderhoudskosten met zich mee en een analyse wees uit dat cloudsoftware van bij de start goedkoper zou zijn. Bedoeling was ook om meer IT-toepassingen aan te bieden om beter samen te werken en gemakkelijker informatie te delen; indien mogelijk zonder extra middelen.

Als startpunt zou men de eigen mailservers en Microsoft Office 2007 vervangen door cloudsoftware. Maar de Hulpverleningszone wou verder gaan dan alleen beter e-mailbeheer. Het lastenboek vroeg expliciet om mogelijke extra’s op basis van de cloudsoftware. De opties die ITC bij Microsoft Office 365 voorstelde, waren het gebruik van SharePoint om informatie te delen en te bewaren, OneDrive voor een persoonlijk online archief, opleidingen aan eindgebruikers, opleidingen aan de IT, permanente ondersteuning aan de IT en SharePoint apps waaronder een ticketingsysteem.

Onder meer wegens deze voorstellen werd het lastenboek dan ook gewonnen door ITC. De andere criteria waren de aangeboden prijs en de projectaanpak. Peter Huysmans, IT-verantwoordelijke van de Hulpverleningszone Zuid-West Limburg: “ITC werkte heel concreet uit hoe wij gingen samenwerken en de taken verdelen bij de implementatie, de training en de verdere ondersteuning. Ze hebben rekening gehouden met het feit dat we een interne IT-dienst hebben die meewerkt aan het project, bijvoorbeeld door specifieke opleidingen en ondersteuning te voorzien.”

“We gaan stap voor stap steeds meer doen met Microsoft Office 365. We zijn van start gegaan met e-mail en gedeelde kalenders”, zegt Peter Huysmans. “Sinds half april komt hier een ticketingsysteem bij voor de helpdesk, een intranet en teamsites. De volgende fase, net na de zomervakantie, zal een SharePoint app voor onkostenvergoedingen zijn. Dat alles gebeurt volledig op basis van Office 365, waardoor we maar één platform moeten gebruiken, wat het voor ons veel eenvoudiger maakt. Bovendien gaat het om cloudsoftware, dus van onderhoud en back-ups zijn we ook verlost. Het bespaart ons veel tijd en geld.”

De training van de eindgebruikers heeft voor veel tractie gezorgd en sommigen werken op eigen houtje al met OneNote om hun notities bij te houden en Lync voor chat en videogesprekken. Peter Huysmans

BrandweerHasselt5PeterHuysmansJDB

Centraliseren en optimaliseren

Tot voor kort had elke medewerker en manager zowat een eigen manier van werken om planningen te maken, informatie te verspreiden en te communiceren met collega’s en de buitenwereld. Dat zorgde ongewild voor fouten en tijdverlies. Heel wat informatie werd dubbel bijgehouden of was moeilijk vindbaar. Met Office 365 heeft de organisatie de mogelijkheid om dit alles vlotter te laten verlopen door stelselmatig standaard manieren van werken in te voeren. Nu de verschillende kazernes in de regio moeten samenwerken, is de nieuwe software dus van groot belang om iedereen maximaal op dezelfde manier te laten werken.

Zo komt er binnenkort een intranet op basis van Office 365. “Met het intranet willen we natuurlijk de interne communicatie verbeteren, maar vanuit het perspectief van IT zijn er andere voordelen. We moeten niet investeren in extra hardware noch software en dus ook geen extra systemen onderhouden. Door Office 365 centraal te stellen in onze werking, kunnen we steeds meer toepassingen aanbieden die geen extra investeringen vragen op het vlak van IT.”

Door Office 365 centraal te stellen in onze werking, kunnen we steeds meer toepassingen aanbieden die geen extra investeringen vragen op het vlak van IT. Peter Huysmans

Verschillende ploegen hebben al hun eigen teamsite uitgebouwd. Daarop hebben ze een eigen verlofaanvraagsysteem uitgewerkt en gebruiken ze teamsites voor personeelsmededelingen en operationele planning. Peter Huysmans: “We beschouwen deze spontane initiatieven als een laboratorium voor nieuwe IT-projecten waarmee we onze werking verder zullen standaardiseren. Het is zeer leuk om te zien dat het initiatief van de mensen zelf komt en we gaan er zeker uit leren en zoveel mogelijk van overnemen.”

Beter overzicht op helpdesk

Ook de interne helpdesk krijgt een make-over. Peter Huysmans: “Medewerkers met een IT-probleem bellen momenteel of springen gewoon even binnen bij mij op kantoor. De opvolging daarvan verliep vroeger dus een beetje chaotisch, omdat we geen beheersysteem hadden. Deze ad hoc manier van werken, zorgde op zich voor problemen. Niet alleen was er geen overzicht van welke problemen vaak voorkwamen, maar uiteindelijk had ik amper nog tijd voor iets anders.”

Vanaf half april gaat de Hulpverleningszone daarom van start met Blockz Track. Dat is het ticketingsysteem van ITC, gebouwd op basis van SharePoint Online – onderdeel van Office 365. Peter Huysmans: “Deze app is opnieuw een voorbeeld van een toepassing die maar een kleine investering vraagt en zo goed als geen supplementair onderhoud. Ook administratief en budgettair is deze manier van werken interessant, want we moeten geen nieuw lastenboek uitbrengen voor een extra toepassing.” Blockz Track moet het melden en opvolgen van IT-problemen dus heel wat gemakkelijker maken. De eerste opdracht daarbij is om de mensen online te krijgen en op die manier de helpdesk te contacteren.

ITC heeft heel goed begrepen dat er moest samengewerkt worden met iemand van de interne IT en heeft concreet voorgesteld hoe ze die erbij zouden betrekken. Dit zorgde voor een goede wisselwerking. Peter Huysmans

BrandweerHasselt7PeterHuysmansJDB

Peter Huysmans besluit: “Dit alles moet ons de tijd geven om beter gepland met IT om te gaan. Dankzij het ticketingsysteem zullen we binnenkort precies weten hoeveel tijd nodig is om de gebruikers te ondersteunen. Zo kunnen we andere belangrijke projecten, zoals het optimaliseren van onze systemen en nieuwe toepassingen ontwikkelen op basis van Office 365, beter uitwerken.” Dat helpt om de werking van de nieuw opgerichte organisatie verder te centraliseren.

Gratis whitepaper: Vijf manieren om ervoor te zorgen dat werknemers geëngageerd en productief blijven

Hoe je de juiste technologie kunt verschaffen, zodat werknemers waar en wanneer dan ook en op de manier die zij willen, kunnen werken om je bedrijf te doen groeien

Bekijk welk Office 365 abonnement bij jou past

Bekijk het nu

Financiën en verzekeringen

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

Gezondheidszorg

  • Ervaringen met de Surface Hub in de praktijk

    Ervaringen met de Surface Hub in de praktijk

    Kennis delen en samenbrengen op afstand. Dat is een van de grootste uitdagingen bij samenwerking in de zorg. Zowel de samenwerking tussen artsen zelf, als met andere ziekenhuizen en met verschillende zorgverleners. Een expert bij jou op bezoek laten komen kost tijd, energie en geld. Drie vormen van uitgaven die we veel liever spenderen aan […]

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    De “Big Bang”-aanpak van digitale transformatie en hoe je dat voor elkaar krijgt

    Tegenwoordig bestaat de ‘normale gang van zaken’ niet meer. Verandering en innovatie zijn de nieuwe norm. Denk maar aan de veranderingen die je organisatie op dit moment doormaakt met nieuwe technologie en technieken die om nieuwe houdingen en verwachtingen vragen van zowel medewerkers als klanten. Alles verandert. Het enige wat al die veranderingen gemeen hebben, […]

Government

Industrie

  • De haven van North Sea Port.

    North Sea Port integreert en beveiligt haar operaties met Microsoft 365

    De fusie van Belgische Havenbedrijf Gent en Nederlandse Zeeland Seaports tot North Sea Port, ging gepaard met een keuze voor Microsoft 365. Het bedrijf koos voor een flexibele oplossing om hun IT-infrastructuur volledig te integreren. Cruciaal in deze operatie was het garanderen van de beveiliging in de organisatie. Voor de meer dan 300 medewerkers leidt […]

  • Etex creëert moderne werkplek voor werknemers

    Etex creëert moderne werkplek voor werknemers

    In een poging om de innovatie te versnellen, de gefragmenteerde organisatie te verlaten en één grote geïntegreerde familie te creëren, omarmde het Belgische bedrijf Etex de kracht van de technologie en implementeerde het de samenwerkingstools van Microsoft. De fabrikant is bezig om de meeste van zijn systemen over te brengen naar Microsoft’s Azure en is van […]

Onderwijs

  • Hoe je traditionele onderwijsmethodes verrijkt met Microsoft Teams

    Hoe je traditionele onderwijsmethodes verrijkt met Microsoft Teams

    COVID-19 heeft een enorme impact op de dagelijkse routines van miljoenen onderwijzers en studenten wereldwijd. Het Microsoft Education-team blijft zich inzetten om iedereen te helpen verbonden en betrokken te blijven via leren vanop afstand. En nu landen beginnen te herstellen van de crisis, helpt Microsoft scholen om zich vertrouwd te maken met ‘blended learning’ – […]

  • Een gids over de GDPR voor universiteiten

    Een gids over de GDPR voor universiteiten

    Met de nieuwe General Data Protection Regulation (GDPR) die vanaf 25 mei in werking treedt, kom je met dit gratis eBook – en andere nuttige bronnen – te weten hoe universiteiten zoals die van jou de juiste stappen kunnen ondernemen om aan deze verordening te voldoen. Jouw universiteit in een proces Je universiteit zit in […]

Overheid

Retail