Leestijd, 2 min.

Overal in onze organisatie staan privacygevoelige gegevens van onze medewerkers, maar vooral bij de HR-afdeling. Daarom neem ik het voortouw op weg naar compliancy richtlijnen die verbonden zijn aan de General Data Proctection Regulation (GDPR).

Het is je vast niet ontgaan dat op 25 mei 2018 de strengere privacywet is ingegaan. GDPR regelt hoe organisaties met persoonlijke data het best omgaan . Wij merken dat veel bedrijven denken dat ze compliant worden door met IT-oplossingen data van hun klanten beter te beschermen. Het gaat echter ook om de informatie van je eigen medewerkers. Een grote taak is daarom weggelegd voor de HR-afdeling.

Veel soorten data zijn privacygevoelig

De persoonsgegevens die beter beschermd moeten worden, zijn alle vormen van informatie die naar een persoon kunnen leiden. Zoals NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats), maar ook de digitale gebruikersnamen en IP-adressen. Bij alle informatie die je verwerkt, moet je je dus afvragen of de data herleidbaar zijn naar een individueel persoon. Dit soort informatie moet bijvoorbeeld na een sollicitatieprocedure of uitdiensttreding worden vernietigd.

Processen opnieuw tegen het licht

Dit betekent dat er behoorlijk wat werk aan de winkel is. Alle systemen moeten zo zijn ingericht dat digitale én papieren informatie ook echt verdwenen zijn. Iedereen heeft namelijk het recht om vergeten te worden en het recht om zijn gegevens in te zien, mee te nemen en te wijzigen. Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan omdat processen daar nog niet op zijn ingericht. Tegelijk zijn de meeste organisatie (nog) niet volledig digitaal, terwijl papieren en dossiers ook met terugwerkende kracht vernietigd moeten worden of worden omgezet in een digitale vorm. Als organisaties wel volledig papierloos werken, is het vernietigen van alle informatie niet gemakkelijk.

Veel data staat extern

Zo worden mails met sollicitatiebrieven rondgestuurd naar allerlei personen in de organisatie. Hoe zorg je ervoor dat deze mails verwijderd worden, wanneer de sollicitatieprocedure is geëindigd? Daarnaast zijn veel van dit soort processen uitbesteed en staat dit soort data niet intern. Onze payroll-organisatie staat bijvoorbeeld in Praag en de HR-helpdesk draait in India. Informatie uitwisseling tussen Microsoft en bijvoorbeeld pensioenfondsen, het UWV en arbo-organisaties betreffende onze medewerkers zijn meer dan een punt van aandacht.

Compliancy is vooral mensenwerk

Wij zien dat 30 procent van GDPR-compliance wordt opgelost met techniek, het overgrote deel is mensenwerk. Regelmatig zal de IT- met de HR-afdeling en de security specialist aan tafel moeten zitten om te analyseren of alles nog compliant verloopt. Daarnaast moeten medewerkers die in aanraking komen met tot personen herleidbare informatie getraind worden. Met één training ben je er niet. Hiervoor is een continu proces nodig, waardoor je huidige en nieuwe personeel up-to-date blijft met de wetgeving en de processen.

Wij helpen je op weg naar compliancy

Deze handige hupmiddelen kunnen jou ook sneller op weg helpen naar GDPR-compliancy. Zo is er een Assessment Tool. Daarmee kun je inzicht krijgen hoever de organisatie is met de voorbereiding op GDPR. Dat is goed nieuws voor de HR-afdeling, de organisatie en zeker niet in de laatste plaats voor je werknemers.

Gratis whitepaper: Data governance om aan GDPR te voldoen

Bescherm de privacy van persoonlijke gegevens door een doeltreffende data governance-strategie te organiseren

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

Gezondheidszorg

Industrie

  • Etex

    Etex gebruikt moderne tools om meer eenheid te creëren in haar bedrijf en zich beter op klanten te richten

    In de bouwsector moeten alle componenten op het juiste moment samenkomen om het optimale product te produceren. Etex, een Belgisch bedrijf dat bouwoplossingen maakt, helpt dit tot de dagelijkse praktijk te maken en zocht daarom een manier om productiviteit en samenwerking intern te verbeteren. Met locaties in meer dan 42 landen waar meer dan 15.000 […]

  • Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Toen COVID-19 begin 2020 zich over heel Europa verspreidde, gingen bedrijven een nieuw digitaal afhankelijk tijdperk in. Social distancing zorgde ervoor dat verschillende bedrijven de deuren moesten sluiten. Organisaties werden aangespoord andere virtuele manieren te vinden waarop collega’s elkaar konden ontmoeten en samenwerken. Voor de Belgische bouwmaterialenspecialist Etex was dit een uitdaging waar ze klaar […]

Onderwijs

Overheid

  • een hand met een video game afstandsbediening

    Belgische federale politie lost misdaden sneller op met Microsoft 365

    Als zoon van een politieofficier is Wim Liekens, directeur van de operationele politionele informatie, CGO en ICT (CIO) bij de Belgische federale politie, oppgegroeid met inzicht uit eerste hand over hoe teamwerk en tools samengaan om uitstekend politiewerk te bevorderen. In mijn 25 jaar als politieagent en 17 jaar bij de Belgische federale politie heb […]

  • Brandweer Limburg werkt beter samen met Office 365

    Brandweer Limburg werkt beter samen met Office 365

    Door de hervorming van de brandweer vormen de honderden korpsen van vroeger nu 34 brandweerzones. Op 1 januari 2015 ontstond de Hulpverleningszone van Zuid-West Limburg als aparte entiteit met hoofdkantoor in Hasselt. Daar stond één persoon al een paar jaar in voor de IT, maar opeens moest die gaan zorgen voor een organisatie met 125 […]

Retail

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

Klantverhalen

  • Slimmer samenwerken in de praktijk met Surface Hub

    Slimmer samenwerken in de praktijk met Surface Hub

    Technologie kan levens redden. Wanneer we expertise van artsen bundelen, weten we meer. Maar iedere keer een expert naar de andere locatie sturen, kost veel tijd, geld en energie. Daar is nu een oplossing voor: vergaderen op afstand met de Microsoft Surface Hub. Twee Belgische zorginstellingen namen alvast de proef op de som. Bekijk de […]

None

Pers

Security & Privacy

  • GDPR en retail: Vier GDPR-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

    GDPR en retail: Vier GDPR-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

    Ontdek hoe we je kunnen helpen om te voldoen aan de GDPR-vereisten met oplossingen van nu: Je huidige risicoprofiel evolueren “Hoe weet ik waaraan ik reeds voldoe en waarop ik moet letten?” Dat is een van de meest gestelde vragen van retailers over GDPR. Het is ook één van de moeilijkste vragen om te beantwoorden, […]

Tips

  • A woman holding a white mug

    Thuis werken. Wat ik heb geleerd als early adopter.

    Ik denk dat je me een ‘early adopter’ van het werk op afstand kunt noemen. Ongeveer 15 jaar geleden was ik verantwoordelijk voor mobiliteit en convergentie bij een groot telecombedrijf toen die concepten nog in de kinderschoenen stonden. Dus besloot ik dat ik zou proberen doen wat ik de hele dag verkondig en stond ik […]