Leestijd, 2 min.

Overal in onze organisatie staan privacygevoelige gegevens van onze medewerkers, maar vooral bij de HR-afdeling. Daarom neem ik het voortouw op weg naar compliancy richtlijnen die verbonden zijn aan de General Data Proctection Regulation (GDPR).

Het is je vast niet ontgaan dat op 25 mei 2018 de strengere privacywet is ingegaan. GDPR regelt hoe organisaties met persoonlijke data het best omgaan . Wij merken dat veel bedrijven denken dat ze compliant worden door met IT-oplossingen data van hun klanten beter te beschermen. Het gaat echter ook om de informatie van je eigen medewerkers. Een grote taak is daarom weggelegd voor de HR-afdeling.

Veel soorten data zijn privacygevoelig

De persoonsgegevens die beter beschermd moeten worden, zijn alle vormen van informatie die naar een persoon kunnen leiden. Zoals NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats), maar ook de digitale gebruikersnamen en IP-adressen. Bij alle informatie die je verwerkt, moet je je dus afvragen of de data herleidbaar zijn naar een individueel persoon. Dit soort informatie moet bijvoorbeeld na een sollicitatieprocedure of uitdiensttreding worden vernietigd.

Processen opnieuw tegen het licht

Dit betekent dat er behoorlijk wat werk aan de winkel is. Alle systemen moeten zo zijn ingericht dat digitale én papieren informatie ook echt verdwenen zijn. Iedereen heeft namelijk het recht om vergeten te worden en het recht om zijn gegevens in te zien, mee te nemen en te wijzigen. Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan omdat processen daar nog niet op zijn ingericht. Tegelijk zijn de meeste organisatie (nog) niet volledig digitaal, terwijl papieren en dossiers ook met terugwerkende kracht vernietigd moeten worden of worden omgezet in een digitale vorm. Als organisaties wel volledig papierloos werken, is het vernietigen van alle informatie niet gemakkelijk.

Veel data staat extern

Zo worden mails met sollicitatiebrieven rondgestuurd naar allerlei personen in de organisatie. Hoe zorg je ervoor dat deze mails verwijderd worden, wanneer de sollicitatieprocedure is geëindigd? Daarnaast zijn veel van dit soort processen uitbesteed en staat dit soort data niet intern. Onze payroll-organisatie staat bijvoorbeeld in Praag en de HR-helpdesk draait in India. Informatie uitwisseling tussen Microsoft en bijvoorbeeld pensioenfondsen, het UWV en arbo-organisaties betreffende onze medewerkers zijn meer dan een punt van aandacht.

Compliancy is vooral mensenwerk

Wij zien dat 30 procent van GDPR-compliance wordt opgelost met techniek, het overgrote deel is mensenwerk. Regelmatig zal de IT- met de HR-afdeling en de security specialist aan tafel moeten zitten om te analyseren of alles nog compliant verloopt. Daarnaast moeten medewerkers die in aanraking komen met tot personen herleidbare informatie getraind worden. Met één training ben je er niet. Hiervoor is een continu proces nodig, waardoor je huidige en nieuwe personeel up-to-date blijft met de wetgeving en de processen.

Wij helpen je op weg naar compliancy

Deze handige hupmiddelen kunnen jou ook sneller op weg helpen naar GDPR-compliancy. Zo is er een Assessment Tool. Daarmee kun je inzicht krijgen hoever de organisatie is met de voorbereiding op GDPR. Dat is goed nieuws voor de HR-afdeling, de organisatie en zeker niet in de laatste plaats voor je werknemers.

Gratis whitepaper: Data governance om aan GDPR te voldoen

Bescherm de privacy van persoonlijke gegevens door een doeltreffende data governance-strategie te organiseren

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

Gezondheidszorg

  • Slimmer samenwerken in de praktijk met Surface Hub

    Slimmer samenwerken in de praktijk met Surface Hub

    Technologie kan levens redden. Wanneer we expertise van artsen bundelen, weten we meer. Maar iedere keer een expert naar de andere locatie sturen, kost veel tijd, geld en energie. Daar is nu een oplossing voor: vergaderen op afstand met de Microsoft Surface Hub. Twee Belgische zorginstellingen namen alvast de proef op de som. Bekijk de […]

  • Two female healthcare professionals looking at a tablet

    Virtual Care webinar

    Een bespreking van de Virtual Care-oplossingen mogelijk gemaakt door Microsoft Teams – tot leven gebracht door een casestudy in Italië.

Industrie

  • Etex

    Etex gebruikt moderne tools om meer eenheid te creëren in haar bedrijf en zich beter op klanten te richten

    In de bouwsector moeten alle componenten op het juiste moment samenkomen om het optimale product te produceren. Etex, een Belgisch bedrijf dat bouwoplossingen maakt, helpt dit tot de dagelijkse praktijk te maken en zocht daarom een manier om productiviteit en samenwerking intern te verbeteren. Met locaties in meer dan 42 landen waar meer dan 15.000 […]

  • De haven van North Sea Port.

    North Sea Port integreert en beveiligt haar operaties met Microsoft 365

    De fusie van Belgische Havenbedrijf Gent en Nederlandse Zeeland Seaports tot North Sea Port, ging gepaard met een keuze voor Microsoft 365. Het bedrijf koos voor een flexibele oplossing om hun IT-infrastructuur volledig te integreren. Cruciaal in deze operatie was het garanderen van de beveiliging in de organisatie. Voor de meer dan 300 medewerkers leidt […]

Onderwijs

  • een man die een laptopcomputer gebruikt die op een bureau zit

    Negen tips om van je les op afstand een succes te maken

    Koen Timmers, Microsoft Expert Educator fellow en docent Informatica, legt uit hoe technologie inspirerend online onderwijs kan ondersteunen.

  • Onderwijs Is Van Iedereen.

    Onderwijs Is Van Iedereen.

    Met vereende krachten kunnen we inclusief en toegankelijk onderwijs realiseren. Het onderwijs is in volle verandering en de motor van deze digitale versnelling de afgelopen 2 jaar was uiteraard de wereldwijde pandemie. Het heeft ons voor een immense uitdagingen geplaatst maar het volledige Vlaams onderwijsveld heeft enorme veerkracht, creativiteit en doorzettingsvermogen getoond om de continuïteit […]

Overheid

Retail

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

Klantverhalen

  • Fitness24Seven

    Fitness24Seven pronkt met intelligente communicatie

    Fitness24Seven is een van de snelst groeiende fitnessmerken in Europa. Maar het bedrijf moest teams die geografisch ver met elkaar werken in contact brengen en het delen van informatie binnen de organisatie verbeteren. Stefan Hult, Senior Consultant bij Stratiteq, verwoordt het als volgt: “Elke locatie bevond zich in hun eigen wereldje. Er bestond helemaal geen […]

None

  • Geef je creativiteit een boost met Sway

    Geef je creativiteit een boost met Sway

    Via Sway komen je ideeën tot leven, op al je toestellen, en deel je ze makkelijk met de wereld. Sway is er voor Windows 10, iPhone en iPad. Creëer en deel iets nieuw Wat je maakt in Sway is veel meer dan een traditioneel document. Sway helpt je je creaties en verhaal snel en makkelijk […]

Pers

Security & Privacy

Tips

  • Aan de slag met Word, Excel en PowerPoint op al je toestellen

    Aan de slag met Word, Excel en PowerPoint op al je toestellen

    De tijd dat je Word en Excel aankocht en enkel op je pc kon gebruiken, is voorgoed voorbij. De programma’s zijn nu onderdeel van Office 365, een voordelige abonnementsformule. Je hebt altijd en overal toegang tot de juiste tools op elk toestel, zelfs als je een Mac, iPad, iPhone of Android-toestel gebruikt. Office 365 komt […]