Leestijd, 2 min.

Overal in onze organisatie staan privacygevoelige gegevens van onze medewerkers, maar vooral bij de HR-afdeling. Daarom neem ik het voortouw op weg naar compliancy richtlijnen die verbonden zijn aan de General Data Proctection Regulation (GDPR).

Het is je vast niet ontgaan dat op 25 mei 2018 de strengere privacywet is ingegaan. GDPR regelt hoe organisaties met persoonlijke data het best omgaan . Wij merken dat veel bedrijven denken dat ze compliant worden door met IT-oplossingen data van hun klanten beter te beschermen. Het gaat echter ook om de informatie van je eigen medewerkers. Een grote taak is daarom weggelegd voor de HR-afdeling.

Veel soorten data zijn privacygevoelig

De persoonsgegevens die beter beschermd moeten worden, zijn alle vormen van informatie die naar een persoon kunnen leiden. Zoals NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats), maar ook de digitale gebruikersnamen en IP-adressen. Bij alle informatie die je verwerkt, moet je je dus afvragen of de data herleidbaar zijn naar een individueel persoon. Dit soort informatie moet bijvoorbeeld na een sollicitatieprocedure of uitdiensttreding worden vernietigd.

Processen opnieuw tegen het licht

Dit betekent dat er behoorlijk wat werk aan de winkel is. Alle systemen moeten zo zijn ingericht dat digitale én papieren informatie ook echt verdwenen zijn. Iedereen heeft namelijk het recht om vergeten te worden en het recht om zijn gegevens in te zien, mee te nemen en te wijzigen. Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan omdat processen daar nog niet op zijn ingericht. Tegelijk zijn de meeste organisatie (nog) niet volledig digitaal, terwijl papieren en dossiers ook met terugwerkende kracht vernietigd moeten worden of worden omgezet in een digitale vorm. Als organisaties wel volledig papierloos werken, is het vernietigen van alle informatie niet gemakkelijk.

Veel data staat extern

Zo worden mails met sollicitatiebrieven rondgestuurd naar allerlei personen in de organisatie. Hoe zorg je ervoor dat deze mails verwijderd worden, wanneer de sollicitatieprocedure is geëindigd? Daarnaast zijn veel van dit soort processen uitbesteed en staat dit soort data niet intern. Onze payroll-organisatie staat bijvoorbeeld in Praag en de HR-helpdesk draait in India. Informatie uitwisseling tussen Microsoft en bijvoorbeeld pensioenfondsen, het UWV en arbo-organisaties betreffende onze medewerkers zijn meer dan een punt van aandacht.

Compliancy is vooral mensenwerk

Wij zien dat 30 procent van GDPR-compliance wordt opgelost met techniek, het overgrote deel is mensenwerk. Regelmatig zal de IT- met de HR-afdeling en de security specialist aan tafel moeten zitten om te analyseren of alles nog compliant verloopt. Daarnaast moeten medewerkers die in aanraking komen met tot personen herleidbare informatie getraind worden. Met één training ben je er niet. Hiervoor is een continu proces nodig, waardoor je huidige en nieuwe personeel up-to-date blijft met de wetgeving en de processen.

Wij helpen je op weg naar compliancy

Deze handige hupmiddelen kunnen jou ook sneller op weg helpen naar GDPR-compliancy. Zo is er een Assessment Tool. Daarmee kun je inzicht krijgen hoever de organisatie is met de voorbereiding op GDPR. Dat is goed nieuws voor de HR-afdeling, de organisatie en zeker niet in de laatste plaats voor je werknemers.

Gratis whitepaper: Data governance om aan GDPR te voldoen

Bescherm de privacy van persoonlijke gegevens door een doeltreffende data governance-strategie te organiseren

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

Gezondheidszorg

  • Ervaringen met de Surface Hub in de praktijk

    Ervaringen met de Surface Hub in de praktijk

    Kennis delen en samenbrengen op afstand. Dat is een van de grootste uitdagingen bij samenwerking in de zorg. Zowel de samenwerking tussen artsen zelf, als met andere ziekenhuizen en met verschillende zorgverleners. Een expert bij jou op bezoek laten komen kost tijd, energie en geld. Drie vormen van uitgaven die we veel liever spenderen aan […]

  • Verpleegkundige Bernard maakt komaf met administratief werk

    Verpleegkundige Bernard maakt komaf met administratief werk

    Bernard is thuisverpleegkundige en doet zijn werk met plezier. Zijn job gaat verder dan enkel het verzorgen van patiënten in hun eigen huis. Er komt ook administratief werk bij kijken. Voorheen nam dit papierwerk veel tijd in beslag, maar dat is nu verleden tijd. Via zijn tablet voert Bernard direct patiëntgegevens in die vervolgens centraal […]

Industrie

  • De haven van North Sea Port.

    North Sea Port integreert en beveiligt haar operaties met Microsoft 365

    De fusie van Belgische Havenbedrijf Gent en Nederlandse Zeeland Seaports tot North Sea Port, ging gepaard met een keuze voor Microsoft 365. Het bedrijf koos voor een flexibele oplossing om hun IT-infrastructuur volledig te integreren. Cruciaal in deze operatie was het garanderen van de beveiliging in de organisatie. Voor de meer dan 300 medewerkers leidt […]

  • Etex creëert moderne werkplek voor werknemers

    Etex creëert moderne werkplek voor werknemers

    In een poging om de innovatie te versnellen, de gefragmenteerde organisatie te verlaten en één grote geïntegreerde familie te creëren, omarmde het Belgische bedrijf Etex de kracht van de technologie en implementeerde het de samenwerkingstools van Microsoft. De fabrikant is bezig om de meeste van zijn systemen over te brengen naar Microsoft’s Azure en is van […]

Onderwijs

  • Hoe je traditionele onderwijsmethodes verrijkt met Microsoft Teams

    Hoe je traditionele onderwijsmethodes verrijkt met Microsoft Teams

    COVID-19 heeft een enorme impact op de dagelijkse routines van miljoenen onderwijzers en studenten wereldwijd. Het Microsoft Education-team blijft zich inzetten om iedereen te helpen verbonden en betrokken te blijven via leren vanop afstand. En nu landen beginnen te herstellen van de crisis, helpt Microsoft scholen om zich vertrouwd te maken met ‘blended learning’ – […]

  • een vrouw die een laptop gebruikt

    Ontdek hoe je beter onderwijs kunt bieden met behulp van ‘blended learning’

    Sinds de uitbraak van COVID-19 hebben onze klanten in het onderwijs fantastische dingen gedaan om leerlingen betrokken te houden terwijl ze van thuis uit leren. Van eLearning-innovaties tot motiveren met foto- en kookuitdagingen – leerkrachten en leerlingen hebben een buitengewone veerkracht getoond tijdens een moeilijke periode. Scholen en universiteiten hebben gezien dat online leren een […]

Overheid

Retail

  • GDPR en retail: Vier GDPR-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

    GDPR en retail: Vier GDPR-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

    Ontdek hoe we je kunnen helpen om te voldoen aan de GDPR-vereisten met oplossingen van nu: Je huidige risicoprofiel evolueren “Hoe weet ik waaraan ik reeds voldoe en waarop ik moet letten?” Dat is een van de meest gestelde vragen van retailers over GDPR. Het is ook één van de moeilijkste vragen om te beantwoorden, […]

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend blijven uitbreiden. Het bedrijf   is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om de meeste vorige services te […]

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

Klantverhalen

  • Bij Proximus heeft iedere werknemer zijn eigen persoonlijke assistent in de Cloud

    Bij Proximus heeft iedere werknemer zijn eigen persoonlijke assistent in de Cloud

    U kent ze wel, de complexe softwarepakketten om uw verlof aan te vragen waar werkgever én werknemer veel tijd mee verliezen. Wat als verlof aanvragen ook snel, makkelijk en veilig kon? Een vraag die ook Proximus bezighield. Al bijna zes maanden vereenvoudigt Belgiës grootste telecomoperator het leven van zijn medewerkers met Spencer. Die persoonlijke assistent-app […]

None

  • Voldoet jouw organisatie al aan de spelregels van GDPR?

    Voldoet jouw organisatie al aan de spelregels van GDPR?

    General Data Protection Regulation of GDPR staat nu al op de lijst van buzzwoorden van het jaar 2017. Een mooi modewoord, maar wat betekent het eigenlijk? Wel handig om te weten, want ook jij krijgt ermee te maken. Het heeft betrekking op alle organisaties die werken met gegevens van inwoners van de Europese Unie. Het […]

Pers

Security & Privacy

  • Gemoedsrust op het vlak van privacy en beveiliging

    Gemoedsrust op het vlak van privacy en beveiliging

    “Veilig opgeslagen in de cloud, compliant en beschermd door een eersteklas beveiliging: je gegevens, en de middelen die je gebruikt om ze te beschermen, kunnen ervoor zorgen dat je bedrijf echt beter presteert.” De wereld is inherent gevaarlijker dan ze ooit geweest is, en de cyberdreigingen waarmee we te maken krijgen, worden gesofisticeerder. Vandaag vormen […]

Tips