Leestijd, 3 min.

Of ook 7 strategieën om je te kunnen focussen in een hectische werkomgeving

We praten veel over time management. Maar meestal missen we één essentieel element: de focus om taken af te werken in plaats van continu tussen taken te switchen. Soms moet je je geest even kunnen vertragen om te focussen op wat echt belangrijk is. 7 tips!

Plan een meeting … met jezelf

Wacht je tot een project urgent wordt voordat je eraan begint te werken, dan is het al te laat. Wil je je focussen, omzeil dan de zogenaamde ‘urgentiedruk’.
Plan een meeting met jezelf om alleen te werken op dat project of die taak. Laat je door niets of niemand afleiden, ook niet door de kleine meer dringende dingen. Maak er een prioriteit van om deze meeting altijd te laten doorgaan. Jij (en je brein) kunnen uitkijken naar echte ‘me-time’.

Zet jezelf in een lage versnelling

Om je makkelijk te focussen, neem je een pauze om aan je belangrijke projecten te werken. Misschien is dat wanneer je (vroeg) op kantoor bent, en je collega’s één voor één binnenkomen, of net na de lunch. In beide gevallen voorkom je dat je wordt afgeleid door quick wins net op ’t moment dat je je moet concentreren.

Neem een korte break

Heb je moeite om uit de get-it-done modus te komen, neem dan een kleine pauze. Doe een wandeling, al is het voor een paar minuten. Het zal je tot rust brengen en je helpen om in een meer creatieve sfeer te komen. Neem gas terug en denk na over het grotere geheel of project. Zo kun je strategischer nadenken (in plaats van alleen maar uitvoerend) en heb je al een eerste idee wanneer je aan je bureau gaat zitten.

Doe niet alles vanop dezelfde locatie

Kies een plek waar je je meest dringende, tactische taken uitvoert. Kies bewust voor een andere plaats waar je belangrijke zaken kunt doen: een conferentieruimte, thuis, bibliotheek of koffiebar.

Beantwoord geen mails of doe geen niet-dringende taken op deze plek. Zo weten je hersenen dat je op je ‘denk-plek’ je enkel op belangrijke projecten concentreert. Kies, indien mogelijk, een plek zonder internetverbinding.

Loop weg van je computer

Net zoals je je geest een associatie kunt laten maken tussen een locatie en een mentale activiteit, kan dat ook wanneer je voor een scherm zit.
Moet je creatief nadenken en merk je dat je naar je scherm zit te staren, probeer dan een ander medium. Neem pen en papier en orden je gedachten of teken een bord vol. Dit lijkt omslachtiger omdat je daarna nog je notities moet typen, maar het helpt je om sneller tot resultaten te komen, omdat je je brein vanaf het begin in de juiste modus krijgt.

Schakel tussen Belangrijk en Dringend

Lukt het niet met bovenstaande tips, schakel dan tussen de belangrijke en de dringende taak. Werk tien minuten op het belangrijke project en vervolgens vijf minuten op de dringende zaken. Of ga voor de verdeel-en-heers methode: maak een belangrijke taak in je project helemaal af voor je jezelf toestaat om een paar mails te beantwoorden. Dit is niet de meest efficiënte manier om een belangrijke taak uit te voeren, maar als het helpt om los te laten, wel de meest effectieve.

Doe een beroep op positieve ‘Peer Pressure’

Een tweede “fallback” scenario is om een collega te vragen om, samen met jou, verantwoordelijkheid te nemen. Misschien zitten jullie in hetzelfde schuitje en heeft die collega ook moeite om tijd vrij te maken voor zijn belangrijk project. Blok een moment (1 uur) in jullie kalenders en dwing elkaar om samen aan jullie respectieve belangrijke projecten te werken.
Of praat met je baas en zet een aantal check-ins in je agenda waar je updates geeft over je project.
Op deze manier zet je een belangrijke taak om in een dringende, en die ben je al gewend om snel af te handelen.

Natuurlijk zal er altijd wel een belangrijk bericht op je telefoon of pc binnenkomen, maar hopelijk helpen deze stappen je om tijd vrij te maken. Zo kun je je focussen op de minder dringende, maar belangrijke taken.

Gratis whitepaper: Vijf manieren om ervoor te zorgen dat werknemers geëngageerd en productief blijven

Hoe je de juiste technologie kunt verschaffen, zodat werknemers waar en wanneer dan ook en op de manier die zij willen, kunnen werken om je bedrijf te doen groeien

Bekijk welk Office 365 abonnement bij jou past

Bekijk het nu

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

Gezondheidszorg

  • Lync goede remedie voor artsen en patiënten

    Lync goede remedie voor artsen en patiënten

    Het UZ Brussel migreerde hun medewerkers naar Microsoft Lync. Daardoor beschikken ze nu over een programma voor chat, e-mail, telefonie, audio- en videoconferentie. Zo worden patiënten sneller en beter geholpen. Microsoft Lync werkt ook goed samen met andere technologieën, zoals de bestaande videoconferencing, de telefooncentrale en de andere Microsoft-toepassingen die het ziekenhuis gebruikt.  Zo kan […]

  • Ervaringen met de Surface Hub in de praktijk

    Ervaringen met de Surface Hub in de praktijk

    Kennis delen en samenbrengen op afstand. Dat is een van de grootste uitdagingen bij samenwerking in de zorg. Zowel de samenwerking tussen artsen zelf, als met andere ziekenhuizen en met verschillende zorgverleners. Een expert bij jou op bezoek laten komen kost tijd, energie en geld. Drie vormen van uitgaven die we veel liever spenderen aan […]

Industrie

Onderwijs

Overheid

  • Stad Luik: besluitvorming in moeilijke tijden vergemakkelijken

    Stad Luik: besluitvorming in moeilijke tijden vergemakkelijken

    Voor veel organisaties heeft de door COVID-19 opgelegde social distancing de dagelijkse activiteiten drastisch vertraagd – en voor sommigen zelfs stopgezet. Maar voor de lokale overheden in heel Europa, zoals de Belgische stad Luik, was vertragen geen optie. Van het ondersteunen van burgers en bedrijven tot het beschermen van eerstelijnswerkers, de stad Luik moest snel […]

  • Ineco

    Ineco verbetert de productiviteit van haar werknemers met moderne tools en AI

    Software dat niet meewerkt helpt mensen niet om meer gedaan te krijgen. En als het moeilijk is om bestanden te delen en samen te werken aan documenten, gaat dat ten koste van de productiviteit. Ineco, een Spaans bedrijf in de publieke sector, had dit in de gaten en probeert daarom medewerkers op een andere manier […]

Retail

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

Klantverhalen

  • Slimmer samenwerken in de praktijk met Surface Hub

    Slimmer samenwerken in de praktijk met Surface Hub

    Technologie kan levens redden. Wanneer we expertise van artsen bundelen, weten we meer. Maar iedere keer een expert naar de andere locatie sturen, kost veel tijd, geld en energie. Daar is nu een oplossing voor: vergaderen op afstand met de Microsoft Surface Hub. Twee Belgische zorginstellingen namen alvast de proef op de som. Bekijk de […]

None

  • Brandweer Limburg werkt beter samen met Office 365

    Brandweer Limburg werkt beter samen met Office 365

    Door de hervorming van de brandweer vormen de honderden korpsen van vroeger nu 34 brandweerzones. Op 1 januari 2015 ontstond de Hulpverleningszone van Zuid-West Limburg als aparte entiteit met hoofdkantoor in Hasselt. Daar stond één persoon al een paar jaar in voor de IT, maar opeens moest die gaan zorgen voor een organisatie met 125 […]

Pers

Security & Privacy

  • Gemoedsrust op het vlak van privacy en beveiliging

    Gemoedsrust op het vlak van privacy en beveiliging

    “Veilig opgeslagen in de cloud, compliant en beschermd door een eersteklas beveiliging: je gegevens, en de middelen die je gebruikt om ze te beschermen, kunnen ervoor zorgen dat je bedrijf echt beter presteert.” De wereld is inherent gevaarlijker dan ze ooit geweest is, en de cyberdreigingen waarmee we te maken krijgen, worden gesofisticeerder. Vandaag vormen […]

Tips

  • YSBtYW4gYW5kIGEgd29tYW4gc2l0dGluZyBhdCBhIHRhYmxl

    5 redenen waarom je vanaf vandaag Microsoft Teams moet gaan gebruiken

    Samenwerking en teamwork zijn de onderscheidende kenmerken voor moderne organisaties. Sinds de lancering is Microsoft Teams de snelst groeiende app in de geschiedenis van Microsoft geworden met meer dan 330.000 bedrijven wereldwijd die ervan gebruikmaken. Als je bij een van deze bedrijven werkt, ontdek je waarschijnlijk elke dag nieuwe manieren om de app te gebruiken. […]