Leestijd, 3 min.

Of ook 7 strategieën om je te kunnen focussen in een hectische werkomgeving

We praten veel over time management. Maar meestal missen we één essentieel element: de focus om taken af te werken in plaats van continu tussen taken te switchen. Soms moet je je geest even kunnen vertragen om te focussen op wat echt belangrijk is. 7 tips!

Plan een meeting … met jezelf

Wacht je tot een project urgent wordt voordat je eraan begint te werken, dan is het al te laat. Wil je je focussen, omzeil dan de zogenaamde ‘urgentiedruk’.
Plan een meeting met jezelf om alleen te werken op dat project of die taak. Laat je door niets of niemand afleiden, ook niet door de kleine meer dringende dingen. Maak er een prioriteit van om deze meeting altijd te laten doorgaan. Jij (en je brein) kunnen uitkijken naar echte ‘me-time’.

Zet jezelf in een lage versnelling

Om je makkelijk te focussen, neem je een pauze om aan je belangrijke projecten te werken. Misschien is dat wanneer je (vroeg) op kantoor bent, en je collega’s één voor één binnenkomen, of net na de lunch. In beide gevallen voorkom je dat je wordt afgeleid door quick wins net op ’t moment dat je je moet concentreren.

Neem een korte break

Heb je moeite om uit de get-it-done modus te komen, neem dan een kleine pauze. Doe een wandeling, al is het voor een paar minuten. Het zal je tot rust brengen en je helpen om in een meer creatieve sfeer te komen. Neem gas terug en denk na over het grotere geheel of project. Zo kun je strategischer nadenken (in plaats van alleen maar uitvoerend) en heb je al een eerste idee wanneer je aan je bureau gaat zitten.

Doe niet alles vanop dezelfde locatie

Kies een plek waar je je meest dringende, tactische taken uitvoert. Kies bewust voor een andere plaats waar je belangrijke zaken kunt doen: een conferentieruimte, thuis, bibliotheek of koffiebar.

Beantwoord geen mails of doe geen niet-dringende taken op deze plek. Zo weten je hersenen dat je op je ‘denk-plek’ je enkel op belangrijke projecten concentreert. Kies, indien mogelijk, een plek zonder internetverbinding.

Loop weg van je computer

Net zoals je je geest een associatie kunt laten maken tussen een locatie en een mentale activiteit, kan dat ook wanneer je voor een scherm zit.
Moet je creatief nadenken en merk je dat je naar je scherm zit te staren, probeer dan een ander medium. Neem pen en papier en orden je gedachten of teken een bord vol. Dit lijkt omslachtiger omdat je daarna nog je notities moet typen, maar het helpt je om sneller tot resultaten te komen, omdat je je brein vanaf het begin in de juiste modus krijgt.

Schakel tussen Belangrijk en Dringend

Lukt het niet met bovenstaande tips, schakel dan tussen de belangrijke en de dringende taak. Werk tien minuten op het belangrijke project en vervolgens vijf minuten op de dringende zaken. Of ga voor de verdeel-en-heers methode: maak een belangrijke taak in je project helemaal af voor je jezelf toestaat om een paar mails te beantwoorden. Dit is niet de meest efficiënte manier om een belangrijke taak uit te voeren, maar als het helpt om los te laten, wel de meest effectieve.

Doe een beroep op positieve ‘Peer Pressure’

Een tweede “fallback” scenario is om een collega te vragen om, samen met jou, verantwoordelijkheid te nemen. Misschien zitten jullie in hetzelfde schuitje en heeft die collega ook moeite om tijd vrij te maken voor zijn belangrijk project. Blok een moment (1 uur) in jullie kalenders en dwing elkaar om samen aan jullie respectieve belangrijke projecten te werken.
Of praat met je baas en zet een aantal check-ins in je agenda waar je updates geeft over je project.
Op deze manier zet je een belangrijke taak om in een dringende, en die ben je al gewend om snel af te handelen.

Natuurlijk zal er altijd wel een belangrijk bericht op je telefoon of pc binnenkomen, maar hopelijk helpen deze stappen je om tijd vrij te maken. Zo kun je je focussen op de minder dringende, maar belangrijke taken.

Gratis whitepaper: Vijf manieren om ervoor te zorgen dat werknemers geëngageerd en productief blijven

Hoe je de juiste technologie kunt verschaffen, zodat werknemers waar en wanneer dan ook en op de manier die zij willen, kunnen werken om je bedrijf te doen groeien

Bekijk welk Office 365 abonnement bij jou past

Bekijk het nu

Financiën en verzekeringen

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

  • een mens die voor een computer zit

    Liantis adviseert ondernemers digitaal met zijn platform My Liantis

    HR-dienstverlener Liantis brengt de nieuwe tool ‘Bedrijfsleidersbeheer’ uit op zijn online platform My Liantis. Hierdoor wordt het eenvoudiger voor boekhouders om de loonpakketten van hun klanten-zaakvoerders te bekijken, te beheren en sociale bijdragen en de tweede pensioenpijler te optimaliseren. Dankzij deze online tool is het bovendien niet langer nodig voor boekhouders om handmatig alle parameters […]

Gezondheidszorg

  • Verpleegkundige Bernard maakt komaf met administratief werk

    Verpleegkundige Bernard maakt komaf met administratief werk

    Bernard is thuisverpleegkundige en doet zijn werk met plezier. Zijn job gaat verder dan enkel het verzorgen van patiënten in hun eigen huis. Er komt ook administratief werk bij kijken. Voorheen nam dit papierwerk veel tijd in beslag, maar dat is nu verleden tijd. Via zijn tablet voert Bernard direct patiëntgegevens in die vervolgens centraal […]

  • Ervaringen met de Surface Hub in de praktijk

    Ervaringen met de Surface Hub in de praktijk

    Kennis delen en samenbrengen op afstand. Dat is een van de grootste uitdagingen bij samenwerking in de zorg. Zowel de samenwerking tussen artsen zelf, als met andere ziekenhuizen en met verschillende zorgverleners. Een expert bij jou op bezoek laten komen kost tijd, energie en geld. Drie vormen van uitgaven die we veel liever spenderen aan […]

Industrie

  • een groot schip in een watermassa

    Euronav stapte over op de cloud: “Spikes heeft samen met ons een uitstekende oplossing uitgewerkt”

    Euronav kende Spikes als een bedrijf dat zich sterk profileert in het ontwikkelen van functionele samenwerkingsoplossingen – met een expertise in Microsoft 365. Dat was precies de partner waarnaar Euronav op zoek was. Het feit dat Spikes, net als Euronav, gevestigd is in Antwerpen, was een groot pluspunt. Het bedrijf besloot de handen ineen te […]

  • Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Toen COVID-19 begin 2020 zich over heel Europa verspreidde, gingen bedrijven een nieuw digitaal afhankelijk tijdperk in. Social distancing zorgde ervoor dat verschillende bedrijven de deuren moesten sluiten. Organisaties werden aangespoord andere virtuele manieren te vinden waarop collega’s elkaar konden ontmoeten en samenwerken. Voor de Belgische bouwmaterialenspecialist Etex was dit een uitdaging waar ze klaar […]

Onderwijs

Overheid

Retail

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend blijven uitbreiden. Het bedrijf   is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om de meeste vorige services te […]

  • GDPR en retail: Vier GDPR-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

    GDPR en retail: Vier GDPR-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

    Ontdek hoe we je kunnen helpen om te voldoen aan de GDPR-vereisten met oplossingen van nu: Je huidige risicoprofiel evolueren “Hoe weet ik waaraan ik reeds voldoe en waarop ik moet letten?” Dat is een van de meest gestelde vragen van retailers over GDPR. Het is ook één van de moeilijkste vragen om te beantwoorden, […]