Leestijd, 3 min.

Of ook 7 strategieën om je te kunnen focussen in een hectische werkomgeving

We praten veel over time management. Maar meestal missen we één essentieel element: de focus om taken af te werken in plaats van continu tussen taken te switchen. Soms moet je je geest even kunnen vertragen om te focussen op wat echt belangrijk is. 7 tips!

Plan een meeting … met jezelf

Wacht je tot een project urgent wordt voordat je eraan begint te werken, dan is het al te laat. Wil je je focussen, omzeil dan de zogenaamde ‘urgentiedruk’.
Plan een meeting met jezelf om alleen te werken op dat project of die taak. Laat je door niets of niemand afleiden, ook niet door de kleine meer dringende dingen. Maak er een prioriteit van om deze meeting altijd te laten doorgaan. Jij (en je brein) kunnen uitkijken naar echte ‘me-time’.

Zet jezelf in een lage versnelling

Om je makkelijk te focussen, neem je een pauze om aan je belangrijke projecten te werken. Misschien is dat wanneer je (vroeg) op kantoor bent, en je collega’s één voor één binnenkomen, of net na de lunch. In beide gevallen voorkom je dat je wordt afgeleid door quick wins net op ’t moment dat je je moet concentreren.

Neem een korte break

Heb je moeite om uit de get-it-done modus te komen, neem dan een kleine pauze. Doe een wandeling, al is het voor een paar minuten. Het zal je tot rust brengen en je helpen om in een meer creatieve sfeer te komen. Neem gas terug en denk na over het grotere geheel of project. Zo kun je strategischer nadenken (in plaats van alleen maar uitvoerend) en heb je al een eerste idee wanneer je aan je bureau gaat zitten.

Doe niet alles vanop dezelfde locatie

Kies een plek waar je je meest dringende, tactische taken uitvoert. Kies bewust voor een andere plaats waar je belangrijke zaken kunt doen: een conferentieruimte, thuis, bibliotheek of koffiebar.

Beantwoord geen mails of doe geen niet-dringende taken op deze plek. Zo weten je hersenen dat je op je ‘denk-plek’ je enkel op belangrijke projecten concentreert. Kies, indien mogelijk, een plek zonder internetverbinding.

Loop weg van je computer

Net zoals je je geest een associatie kunt laten maken tussen een locatie en een mentale activiteit, kan dat ook wanneer je voor een scherm zit.
Moet je creatief nadenken en merk je dat je naar je scherm zit te staren, probeer dan een ander medium. Neem pen en papier en orden je gedachten of teken een bord vol. Dit lijkt omslachtiger omdat je daarna nog je notities moet typen, maar het helpt je om sneller tot resultaten te komen, omdat je je brein vanaf het begin in de juiste modus krijgt.

Schakel tussen Belangrijk en Dringend

Lukt het niet met bovenstaande tips, schakel dan tussen de belangrijke en de dringende taak. Werk tien minuten op het belangrijke project en vervolgens vijf minuten op de dringende zaken. Of ga voor de verdeel-en-heers methode: maak een belangrijke taak in je project helemaal af voor je jezelf toestaat om een paar mails te beantwoorden. Dit is niet de meest efficiënte manier om een belangrijke taak uit te voeren, maar als het helpt om los te laten, wel de meest effectieve.

Doe een beroep op positieve ‘Peer Pressure’

Een tweede “fallback” scenario is om een collega te vragen om, samen met jou, verantwoordelijkheid te nemen. Misschien zitten jullie in hetzelfde schuitje en heeft die collega ook moeite om tijd vrij te maken voor zijn belangrijk project. Blok een moment (1 uur) in jullie kalenders en dwing elkaar om samen aan jullie respectieve belangrijke projecten te werken.
Of praat met je baas en zet een aantal check-ins in je agenda waar je updates geeft over je project.
Op deze manier zet je een belangrijke taak om in een dringende, en die ben je al gewend om snel af te handelen.

Natuurlijk zal er altijd wel een belangrijk bericht op je telefoon of pc binnenkomen, maar hopelijk helpen deze stappen je om tijd vrij te maken. Zo kun je je focussen op de minder dringende, maar belangrijke taken.

Gratis whitepaper: Vijf manieren om ervoor te zorgen dat werknemers geëngageerd en productief blijven

Hoe je de juiste technologie kunt verschaffen, zodat werknemers waar en wanneer dan ook en op de manier die zij willen, kunnen werken om je bedrijf te doen groeien

Bekijk welk Office 365 abonnement bij jou past

Bekijk het nu

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

Gezondheidszorg

  • Verpleegkundige Bernard maakt komaf met administratief werk

    Verpleegkundige Bernard maakt komaf met administratief werk

    Bernard is thuisverpleegkundige en doet zijn werk met plezier. Zijn job gaat verder dan enkel het verzorgen van patiënten in hun eigen huis. Er komt ook administratief werk bij kijken. Voorheen nam dit papierwerk veel tijd in beslag, maar dat is nu verleden tijd. Via zijn tablet voert Bernard direct patiëntgegevens in die vervolgens centraal […]

  • logo

    Waarom vertrouwen het sleutelelement is in de digitale transformatie van de gezondheidszorg.

    Mijn telefoon stond al weken roodgloeiend. Nu rinkelde hij alweer. “Veronica,” zei de stem aan de andere kant, “we hebben een idee!” Ik herkende de stem meteen. Ik ken Carlo Tachetti al bijna evenlang als dat ik voor Microsoft werk. Hij is professor aan de Universiteit van Vita-Salute San Raffaele en directeur van het Experimental […]

Industrie

Onderwijs

  • Onderwijs Is Van Iedereen.

    Onderwijs Is Van Iedereen.

    Met vereende krachten kunnen we inclusief en toegankelijk onderwijs realiseren. Het onderwijs is in volle verandering en de motor van deze digitale versnelling de afgelopen 2 jaar was uiteraard de wereldwijde pandemie. Het heeft ons voor een immense uitdagingen geplaatst maar het volledige Vlaams onderwijsveld heeft enorme veerkracht, creativiteit en doorzettingsvermogen getoond om de continuïteit […]

  • Een nieuwe kijk op onderwijs: van leren op afstand naar hybride leren

    Een nieuwe kijk op onderwijs: van leren op afstand naar hybride leren

    De COVID-19-pandemie heeft geleid tot een stortvloed aan reacties van diverse individuen en groepen over hoe het onderwijs getransformeerd kan worden. We kwamen tot de ontdekking dat er belangstelling bestaat voor de vraag: “Hoe kunnen we het best de nieuwe mogelijkheden aangrijpen die deze disruptie met zich meebrengt?” Wat mensen hard nodig hebben, zijn mogelijkheden om samen te werken en trajecten te vinden die het […]

Overheid

  • Ineco

    Ineco verbetert de productiviteit van haar werknemers met moderne tools en AI

    Software dat niet meewerkt helpt mensen niet om meer gedaan te krijgen. En als het moeilijk is om bestanden te delen en samen te werken aan documenten, gaat dat ten koste van de productiviteit. Ineco, een Spaans bedrijf in de publieke sector, had dit in de gaten en probeert daarom medewerkers op een andere manier […]

  • Brandweer Limburg werkt beter samen met Office 365

    Brandweer Limburg werkt beter samen met Office 365

    Door de hervorming van de brandweer vormen de honderden korpsen van vroeger nu 34 brandweerzones. Op 1 januari 2015 ontstond de Hulpverleningszone van Zuid-West Limburg als aparte entiteit met hoofdkantoor in Hasselt. Daar stond één persoon al een paar jaar in voor de IT, maar opeens moest die gaan zorgen voor een organisatie met 125 […]

Retail

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

Klantverhalen

  • Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Toen COVID-19 begin 2020 zich over heel Europa verspreidde, gingen bedrijven een nieuw digitaal afhankelijk tijdperk in. Social distancing zorgde ervoor dat verschillende bedrijven de deuren moesten sluiten. Organisaties werden aangespoord andere virtuele manieren te vinden waarop collega’s elkaar konden ontmoeten en samenwerken. Voor de Belgische bouwmaterialenspecialist Etex was dit een uitdaging waar ze klaar […]

None

  • Mama’s zijn de master in productiviteit!

    Mama’s zijn de master in productiviteit!

    De vele informatie en communicatie die er elke dag op ons afkomt, van Facebook berichten tot e-mails op het werk, kalenderherinneringen en nieuwsbrieven waarop we ons registreren, de nood om dit de beheren wordt elke dag prangender. Microsoft gaf onderzoeksbureau Ipsos MORI opdracht om een wereldwijd onderzoek te doen bij 18-65 jarigen om de verandering […]

Pers

Security & Privacy

  • Vrouw die met de handen in de haren zit en merkt dat haar computer gehackt is.

    Een ongevraagde telefoon van Microsoft? Inhaken!

    Het ontbreekt cyberciminelen niet aan inspiratie. We ontvangen regelmatig berichten dat consumenten worden opgebeld door oplichters die zich voordoen als medewerkers van Microsoft. Let op: het gaat hier in alle gevallen om zogenaamde phishing-aanvallen, waarbij criminelen privacygevoelige informatie proberen te stelen. Hieronder vind je enkele tips om te vermijden dat je in de val loopt. […]

Tips

  • Vijf manieren om ervoor te zorgen dat werknemers geëngageerd en productief blijven

    Vijf manieren om ervoor te zorgen dat werknemers geëngageerd en productief blijven

    Je bedrijf zal nooit over een krachtiger concurrentievoordeel beschikken dan je werknemers. Maak je de juiste keuzes om dat voordeel  ten volle te benutten – of er zelfs maar aan vast te houden? Help je werknemers geëngageerd, tevreden en productief te blijven Slechts 13% van de werknemers wereldwijd is enorm geëngageerd en enorm tevreden over […]