Advieskantoor VGD focust op samenwerking in de organisatie

Dorien Aerts

Dorien Aerts

Business Group Lead Business Applications

Leestijd, 4 min.

Een feilloze samenwerking vormt de hoeksteen van een succesvolle organisatie. Ook bij VGD is dit van groot belang. VGD is een advieskantoor met vestigingen in Vlaanderen en Brussel, dat onafhankelijk financieel en fiscaal advies op maat aanbiedt en kleine en grote ondernemingen ondersteunt bij het realiseren van hun groeiambities.

Lange tijd werkte VGD met verschillende versies van handleidingen en documenten, die over alle kantoren verspreid waren en op verschillende locaties opgeslagen werden. Omdat het bedrijf ruim 250 medewerkers telt en gevestigd is op 13 locaties in Vlaanderen en in Brussel, is dat niet ideaal. Eén centraal punt dat alle recente en belangrijke documenten verzamelt, was dan ook zeer welkom.

De ICT-manager Philippe Kimpe: “Het objectief is dat iedere medewerker op het juiste moment over dezelfde actuele informatie beschikt. Bijvoorbeeld in het geval van een herziening van een wetsartikel.”

De vorige kennisbank, Lotus Notes, bleek niet accuraat genoeg. Bovendien werd alle belangrijke informatie via e-mail verspreid. De zoektocht naar een centraal punt waar alle informatiestromen samenkomen, werd opgestart. VGD maakte de keuze om een intranet uit te bouwen op basis van SharePoint met partner Netlease. “We werkten al enkele jaren met Office 365-toepassingen. Dit Office-pakket bevat ook SharePoint, wat interessante oplossingen biedt en tegemoetkomt aan onze bezorgdheden omtrent efficiëntie en nauwkeurigheid.”

VGD samenwerken organisatie

Iedereen is altijd mee

Waarom is samenwerking voor VGD zo belangrijk? Philippe vertelt: “We zijn een kennisbedrijf dat diensten verkoopt. Kennis moet altijd juist en accuraat zijn en medewerkers worden continu bijgeschoold. Heldere interne communicatie en gelijkluidende bronnen zijn voor ons essentieel.” Binnen VGD heeft elke medewerker specifieke kennis die bij verschillende cases van pas kan komen. Indien deze kennis onderling niet goed uitgewisseld wordt, kan het zijn dat collega’s niet over de juiste en meest recente gegevens beschikken wanneer ze dit nodig hebben.

“Het objectief is dat iedere medewerker op het juiste moment over dezelfde actuele informatie beschikt.”

Elke medewerker bij VGD is nu vertrouwd met de kennisbank op SharePoint via Office 365. Het intranet wordt via een welkomstpagina automatisch aangeboden zodra medewerkers hun computer hebben opgestart. “Onze medewerkers zijn veel onderweg en bij onze klanten. Het intranet is online beschikbaar. Zo hebben de medewerkers een continue communicatielijn met de VGD thuisbasis. We posten vakgebonden nieuwsartikelen, maar ook aankondigingen van een geboorte of huwelijk, trainingsvideo’s en teambuilding souvenirs.”

Medewerkers delen niet alleen algemene vakkennis en klantgegevens via SharePoint. Er zijn binnen VGD een aantal werkgroepen actief, zoals HR, Accountancy en Tax. De werkgroepen maken optimaal gebruik van het intranet. Ze hebben er hun eigen stek die ze zelf inrichten en waar ze zelf informatie posten. “Het HR-team heeft een discussieforum in het leven geroepen waarmee ze elke medewerker kunnen bereiken en gesprekken kunnen opzetten. Ook heeft het team op intranet een personeelshoekje ingericht waar nieuw personeel de belangrijkste informatie vinden voor een goede start bij onze organisatie,” vertelt Philippe.

vgd

250 mensen ertoe aanzetten om meteen het nieuwe intranet te gaan gebruiken is een uitdaging. VGD zette daarom in op videotrainingen en webinars. De trainingen worden gegeven via Skype for Business, dat ook deel uitmaakt van Office 365. “Via webinars wordt uitleg gegeven over de nieuwe SharePoint realisatie en haar toepassingen. De video’s zijn terug te vinden via SharePoint,” vertelt Philippe. Naast deze video-introductietraining maakt VGD volop gebruik van video als communicatiekanaal. Zo worden presentaties over vakthema’s gegeven door collega’s, die zijn opgenomen op video. Hiermee is het mogelijk om snel kennis te verspreiden en te delen binnen de organisatie.

Beter vergaderen zorgt voor betere samenwerking

“Ook onze onderlinge samenwerking is geoptimaliseerd dankzij Skype. Het levert tijdswinst op, maar ook kwalitatief betere communicatie naar collega’s en onze klanten toe. Iedereen beschikt nu over een mobiel kantoor. Waar ze zich ook bevinden, onze medewerkers kunnen bellen, chatten, bestanden delen, presenteren en video calls opzetten.” Philippe lacht: “Geen gedoe meer met conference calls pincodes, loodzware trolleys met documenten en per ongeluk gedeletet bestanden.”

Met plezier samenwerken

Naast de digitale stappen om beter samen te werken, wordt er bij VGD ook op een meer persoonlijk vlak gewerkt aan een optimale samenwerking. Philippe: “Alle medewerkers worden gestimuleerd om mee te denken vanuit hun eigen ervaringen. Er worden brainstormsessies gehouden waarin iedereen suggesties kan geven met het oog op vernieuwing. Daarnaast organiseren we teambuildingactiviteiten waarmee we onze medewerkers in een informele context met elkaar verbinden.” Philippe vervolgt: “Want plezier op het werk is erg belangrijk!

Investeren in de juiste mensen en in de juiste tools

Wat heeft de toekomst voor VGD nog in petto op het gebied van digitalisering? Philippe: “We zullen nu meer dan ooit blijven inzetten op Office 365. Voorlopig is dit bij ons als hybride oplossing via servers in ons datacenter geïmplementeerd, maar we willen 100% voor de cloud gaan.”

Gratis whitepaper: Vijf manieren om ervoor te zorgen dat werknemers geëngageerd en productief blijven

Hoe je de juiste technologie kunt verschaffen, zodat werknemers waar en wanneer dan ook en op de manier die zij willen, kunnen werken om je bedrijf te doen groeien

Bekijk welk Office 365 abonnement bij jou past

Bekijk het nu

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

Gezondheidszorg

  • Ervaringen met de Surface Hub in de praktijk

    Ervaringen met de Surface Hub in de praktijk

    Kennis delen en samenbrengen op afstand. Dat is een van de grootste uitdagingen bij samenwerking in de zorg. Zowel de samenwerking tussen artsen zelf, als met andere ziekenhuizen en met verschillende zorgverleners. Een expert bij jou op bezoek laten komen kost tijd, energie en geld. Drie vormen van uitgaven die we veel liever spenderen aan […]

  • Vergaderen zonder je bureau te verlaten in UZ Leuven

    Vergaderen zonder je bureau te verlaten in UZ Leuven

    Dag en nacht goede communicatie is voor ziekenhuizen van cruciaal belang. Tegelijkertijd mogen de kosten hiervoor niet te hoog oplopen. UZ Leuven begrijpt dat maar al te goed en bevordert daarom de flexibiliteit met videogesprekken via Skype voor Bedrijven. De communicatie tussen medewerkers van UZ Leuven en andere ziekenhuizen in de regio verliep voorheen tamelijk […]

Industrie

  • Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Toen COVID-19 begin 2020 zich over heel Europa verspreidde, gingen bedrijven een nieuw digitaal afhankelijk tijdperk in. Social distancing zorgde ervoor dat verschillende bedrijven de deuren moesten sluiten. Organisaties werden aangespoord andere virtuele manieren te vinden waarop collega’s elkaar konden ontmoeten en samenwerken. Voor de Belgische bouwmaterialenspecialist Etex was dit een uitdaging waar ze klaar […]

  • De haven van North Sea Port.

    North Sea Port integreert en beveiligt haar operaties met Microsoft 365

    De fusie van Belgische Havenbedrijf Gent en Nederlandse Zeeland Seaports tot North Sea Port, ging gepaard met een keuze voor Microsoft 365. Het bedrijf koos voor een flexibele oplossing om hun IT-infrastructuur volledig te integreren. Cruciaal in deze operatie was het garanderen van de beveiliging in de organisatie. Voor de meer dan 300 medewerkers leidt […]

Onderwijs

  • Hoe je traditionele onderwijsmethodes verrijkt met Microsoft Teams

    Hoe je traditionele onderwijsmethodes verrijkt met Microsoft Teams

    COVID-19 heeft een enorme impact op de dagelijkse routines van miljoenen onderwijzers en studenten wereldwijd. Het Microsoft Education-team blijft zich inzetten om iedereen te helpen verbonden en betrokken te blijven via leren vanop afstand. En nu landen beginnen te herstellen van de crisis, helpt Microsoft scholen om zich vertrouwd te maken met ‘blended learning’ – […]

  • Een gids over de GDPR voor scholen

    Een gids over de GDPR voor scholen

    Een gids over de GDPR voor scholen Met de nieuwe General Data Protection Regulation (GDPR) die vanaf 25 mei in werking treedt, kom je met dit gratis eBook – en andere nuttige bronnen – te weten hoe scholen zoals die van jou de juiste stappen kunnen ondernemen om aan deze verordening te voldoen. Jouw school […]

Overheid

  • Ineco

    Ineco verbetert de productiviteit van haar werknemers met moderne tools en AI

    Software dat niet meewerkt helpt mensen niet om meer gedaan te krijgen. En als het moeilijk is om bestanden te delen en samen te werken aan documenten, gaat dat ten koste van de productiviteit. Ineco, een Spaans bedrijf in de publieke sector, had dit in de gaten en probeert daarom medewerkers op een andere manier […]

  • Iceland runs on Trust

    Hoe de cloud een klein land hielp om grote ambities te verwezenlijken

    In december 2015 voerde de IJslandse regering een herziening van de digitale infrastructuur in. Met meer dan 100 verschillende leveranciers die beheerd worden door meer dan 100 IT-managers in elke publieke instelling, was de opdracht duidelijk: de activiteiten vereenvoudigen en de IT stroomlijnen voor meer dan 20.000 gebruikers. De oplossing: Twee en een half jaar […]

Retail

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend blijven uitbreiden. Het bedrijf   is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om de meeste vorige services te […]

  • GDPR en retail: Vier GDPR-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

    GDPR en retail: Vier GDPR-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

    Ontdek hoe we je kunnen helpen om te voldoen aan de GDPR-vereisten met oplossingen van nu: Je huidige risicoprofiel evolueren “Hoe weet ik waaraan ik reeds voldoe en waarop ik moet letten?” Dat is een van de meest gestelde vragen van retailers over GDPR. Het is ook één van de moeilijkste vragen om te beantwoorden, […]

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    De “Big Bang”-aanpak van digitale transformatie en hoe je dat voor elkaar krijgt

    Tegenwoordig bestaat de ‘normale gang van zaken’ niet meer. Verandering en innovatie zijn de nieuwe norm. Denk maar aan de veranderingen die je organisatie op dit moment doormaakt met nieuwe technologie en technieken die om nieuwe houdingen en verwachtingen vragen van zowel medewerkers als klanten. Alles verandert. Het enige wat al die veranderingen gemeen hebben, […]

Klantverhalen

  • Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Toen COVID-19 begin 2020 zich over heel Europa verspreidde, gingen bedrijven een nieuw digitaal afhankelijk tijdperk in. Social distancing zorgde ervoor dat verschillende bedrijven de deuren moesten sluiten. Organisaties werden aangespoord andere virtuele manieren te vinden waarop collega’s elkaar konden ontmoeten en samenwerken. Voor de Belgische bouwmaterialenspecialist Etex was dit een uitdaging waar ze klaar […]

None

  • Word, Excel en PowerPoint voor de hele familie met Office 365 Home

    Word, Excel en PowerPoint voor de hele familie met Office 365 Home

    Woon je onder één dak met je familie? En heeft iedereen zijn eigen pc, tablet en/of smartphone? Dan is er goed nieuws voor jullie! Als je een Office 365 Home-abonnement neemt, zijn Word, Excel en alle andere Office-toepassingen al lang niet meer enkel voor jou, maar voor je hele familie beschikbaar. Met Office 365 Home […]

Pers

Security & Privacy

  • iemand die aan een tafel zit en een laptop gebruikt

    Onze inzet voor privacy en veiligheid in Microsoft Teams

    Meer dan ooit zijn videovergaderingen een groot deel geworden van ons dagelijks leven en werk. Mijn team bij Microsoft en ik hebben ons aangepast aan de nieuwe realiteit waarbij we elkaars huis zien, inclusief honden, katten en andere gezinsleden. Iedereen over de hele wereld werkt, leert en communiceert nu met collega’s, vrienden en familie dankzij […]

Tips

  • 3 tips om efficiënter te werken in je bedrijf dankzij MyAnalytics

    3 tips om efficiënter te werken in je bedrijf dankzij MyAnalytics

    Er zijn meer hulpmiddelen dan ooit om werk gedaan te krijgen. Van e-mail tot videogesprekken, tot gedeelde documenten waarin je tegelijkertijd samenwerkt. Toch lijkt het alsof er nog niet genoeg tijd zit in een dag. Als je efficiënter wilt werken, is MyAnalytics in Office 365 heel handig. MyAnalytics geeft je inzicht waar je tijd kunt […]