Advieskantoor VGD focust op samenwerking in de organisatie

Dorien Aerts

Dorien Aerts

Business Group Lead Business Applications

Leestijd, 4 min.

Een feilloze samenwerking vormt de hoeksteen van een succesvolle organisatie. Ook bij VGD is dit van groot belang. VGD is een advieskantoor met vestigingen in Vlaanderen en Brussel, dat onafhankelijk financieel en fiscaal advies op maat aanbiedt en kleine en grote ondernemingen ondersteunt bij het realiseren van hun groeiambities.

Lange tijd werkte VGD met verschillende versies van handleidingen en documenten, die over alle kantoren verspreid waren en op verschillende locaties opgeslagen werden. Omdat het bedrijf ruim 250 medewerkers telt en gevestigd is op 13 locaties in Vlaanderen en in Brussel, is dat niet ideaal. Eén centraal punt dat alle recente en belangrijke documenten verzamelt, was dan ook zeer welkom.

De ICT-manager Philippe Kimpe: “Het objectief is dat iedere medewerker op het juiste moment over dezelfde actuele informatie beschikt. Bijvoorbeeld in het geval van een herziening van een wetsartikel.”

De vorige kennisbank, Lotus Notes, bleek niet accuraat genoeg. Bovendien werd alle belangrijke informatie via e-mail verspreid. De zoektocht naar een centraal punt waar alle informatiestromen samenkomen, werd opgestart. VGD maakte de keuze om een intranet uit te bouwen op basis van SharePoint met partner Netlease. “We werkten al enkele jaren met Office 365-toepassingen. Dit Office-pakket bevat ook SharePoint, wat interessante oplossingen biedt en tegemoetkomt aan onze bezorgdheden omtrent efficiëntie en nauwkeurigheid.”

VGD samenwerken organisatie

Iedereen is altijd mee

Waarom is samenwerking voor VGD zo belangrijk? Philippe vertelt: “We zijn een kennisbedrijf dat diensten verkoopt. Kennis moet altijd juist en accuraat zijn en medewerkers worden continu bijgeschoold. Heldere interne communicatie en gelijkluidende bronnen zijn voor ons essentieel.” Binnen VGD heeft elke medewerker specifieke kennis die bij verschillende cases van pas kan komen. Indien deze kennis onderling niet goed uitgewisseld wordt, kan het zijn dat collega’s niet over de juiste en meest recente gegevens beschikken wanneer ze dit nodig hebben.

“Het objectief is dat iedere medewerker op het juiste moment over dezelfde actuele informatie beschikt.”

Elke medewerker bij VGD is nu vertrouwd met de kennisbank op SharePoint via Office 365. Het intranet wordt via een welkomstpagina automatisch aangeboden zodra medewerkers hun computer hebben opgestart. “Onze medewerkers zijn veel onderweg en bij onze klanten. Het intranet is online beschikbaar. Zo hebben de medewerkers een continue communicatielijn met de VGD thuisbasis. We posten vakgebonden nieuwsartikelen, maar ook aankondigingen van een geboorte of huwelijk, trainingsvideo’s en teambuilding souvenirs.”

Medewerkers delen niet alleen algemene vakkennis en klantgegevens via SharePoint. Er zijn binnen VGD een aantal werkgroepen actief, zoals HR, Accountancy en Tax. De werkgroepen maken optimaal gebruik van het intranet. Ze hebben er hun eigen stek die ze zelf inrichten en waar ze zelf informatie posten. “Het HR-team heeft een discussieforum in het leven geroepen waarmee ze elke medewerker kunnen bereiken en gesprekken kunnen opzetten. Ook heeft het team op intranet een personeelshoekje ingericht waar nieuw personeel de belangrijkste informatie vinden voor een goede start bij onze organisatie,” vertelt Philippe.

vgd

250 mensen ertoe aanzetten om meteen het nieuwe intranet te gaan gebruiken is een uitdaging. VGD zette daarom in op videotrainingen en webinars. De trainingen worden gegeven via Skype for Business, dat ook deel uitmaakt van Office 365. “Via webinars wordt uitleg gegeven over de nieuwe SharePoint realisatie en haar toepassingen. De video’s zijn terug te vinden via SharePoint,” vertelt Philippe. Naast deze video-introductietraining maakt VGD volop gebruik van video als communicatiekanaal. Zo worden presentaties over vakthema’s gegeven door collega’s, die zijn opgenomen op video. Hiermee is het mogelijk om snel kennis te verspreiden en te delen binnen de organisatie.

Beter vergaderen zorgt voor betere samenwerking

“Ook onze onderlinge samenwerking is geoptimaliseerd dankzij Skype. Het levert tijdswinst op, maar ook kwalitatief betere communicatie naar collega’s en onze klanten toe. Iedereen beschikt nu over een mobiel kantoor. Waar ze zich ook bevinden, onze medewerkers kunnen bellen, chatten, bestanden delen, presenteren en video calls opzetten.” Philippe lacht: “Geen gedoe meer met conference calls pincodes, loodzware trolleys met documenten en per ongeluk gedeletet bestanden.”

Met plezier samenwerken

Naast de digitale stappen om beter samen te werken, wordt er bij VGD ook op een meer persoonlijk vlak gewerkt aan een optimale samenwerking. Philippe: “Alle medewerkers worden gestimuleerd om mee te denken vanuit hun eigen ervaringen. Er worden brainstormsessies gehouden waarin iedereen suggesties kan geven met het oog op vernieuwing. Daarnaast organiseren we teambuildingactiviteiten waarmee we onze medewerkers in een informele context met elkaar verbinden.” Philippe vervolgt: “Want plezier op het werk is erg belangrijk!

Investeren in de juiste mensen en in de juiste tools

Wat heeft de toekomst voor VGD nog in petto op het gebied van digitalisering? Philippe: “We zullen nu meer dan ooit blijven inzetten op Office 365. Voorlopig is dit bij ons als hybride oplossing via servers in ons datacenter geïmplementeerd, maar we willen 100% voor de cloud gaan.”

Gratis whitepaper: Vijf manieren om ervoor te zorgen dat werknemers geëngageerd en productief blijven

Hoe je de juiste technologie kunt verschaffen, zodat werknemers waar en wanneer dan ook en op de manier die zij willen, kunnen werken om je bedrijf te doen groeien

Bekijk welk Office 365 abonnement bij jou past

Bekijk het nu

Financiën en verzekeringen

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

Gezondheidszorg

  • Ziekenhuizen kunnen kosteloos videobellen via HiX en Microsoft Teams

    Ziekenhuizen kunnen kosteloos videobellen via HiX en Microsoft Teams

    Ziekenhuizen die met EPD (elektronisch patiëntendossier) HiX werken, kunnen het komend halfjaar kosteloos gebruikmaken van videobellen via Microsoft Teams.

  • Lync goede remedie voor artsen en patiënten

    Lync goede remedie voor artsen en patiënten

    Het UZ Brussel migreerde hun medewerkers naar Microsoft Lync. Daardoor beschikken ze nu over een programma voor chat, e-mail, telefonie, audio- en videoconferentie. Zo worden patiënten sneller en beter geholpen. Microsoft Lync werkt ook goed samen met andere technologieën, zoals de bestaande videoconferencing, de telefooncentrale en de andere Microsoft-toepassingen die het ziekenhuis gebruikt.  Zo kan […]

Industrie

  • Etex creëert moderne werkplek voor werknemers

    Etex creëert moderne werkplek voor werknemers

    In een poging om de innovatie te versnellen, de gefragmenteerde organisatie te verlaten en één grote geïntegreerde familie te creëren, omarmde het Belgische bedrijf Etex de kracht van de technologie en implementeerde het de samenwerkingstools van Microsoft. De fabrikant is bezig om de meeste van zijn systemen over te brengen naar Microsoft’s Azure en is van […]

  • Etex

    Etex gebruikt moderne tools om meer eenheid te creëren in haar bedrijf en zich beter op klanten te richten

    In de bouwsector moeten alle componenten op het juiste moment samenkomen om het optimale product te produceren. Etex, een Belgisch bedrijf dat bouwoplossingen maakt, helpt dit tot de dagelijkse praktijk te maken en zocht daarom een manier om productiviteit en samenwerking intern te verbeteren. Met locaties in meer dan 42 landen waar meer dan 15.000 […]

Onderwijs

  • Hoe je traditionele onderwijsmethodes verrijkt met Microsoft Teams

    Hoe je traditionele onderwijsmethodes verrijkt met Microsoft Teams

    COVID-19 heeft een enorme impact op de dagelijkse routines van miljoenen onderwijzers en studenten wereldwijd. Het Microsoft Education-team blijft zich inzetten om iedereen te helpen verbonden en betrokken te blijven via leren vanop afstand. En nu landen beginnen te herstellen van de crisis, helpt Microsoft scholen om zich vertrouwd te maken met ‘blended learning’ – […]

  • Een nieuwe kijk op onderwijs: van leren op afstand naar hybride leren

    Een nieuwe kijk op onderwijs: van leren op afstand naar hybride leren

    De COVID-19-pandemie heeft geleid tot een stortvloed aan reacties van diverse individuen en groepen over hoe het onderwijs getransformeerd kan worden. We kwamen tot de ontdekking dat er belangstelling bestaat voor de vraag: “Hoe kunnen we het best de nieuwe mogelijkheden aangrijpen die deze disruptie met zich meebrengt?” Wat mensen hard nodig hebben, zijn mogelijkheden om samen te werken en trajecten te vinden die het […]

Overheid

Retail