Slik jobber OBOS med sin KI-satsing og Copilot – Målet er smartere arbeidsprosesser og bedre rådgivning til kundene uten å øke bemanningen.
Allerede nå ser vi at vi kan spare tid samtidig som vi leverer bedre kvalitet i helt sentrale oppgaver, sier Hilde Rannem Rostad, direktør for strategi og forretningsutvikling i OBOS, Divisjon Forvaltning og Rådgivning
– Det var en aha-opplevelse, sier Hilde Rannem Rostad.
Hun er direktør for strategi og forretningsutvikling i OBOS, Divisjon Forvaltning og Rådgivning, og var tidlig ute med å se potensialet i generativ KI – og gi alle de 500 ansatte i divisjonen tilgang til lisens på Copilot.
– I starten handlet det mest om å få de ansatte til å ta i bruk og gjøre seg komfortable med verktøyet. Nå er vi kommet dit i adopsjonskurven at vi ser flere og flere relevante bruksområder, sier hun.
Forenkler styrehverdagen
Flere av disse bruksområdene handler om å gi de over 5 500 styrelederne i Obos forvaltede-boligselskaper en så enkel styrehverdag som mulig.
Kan for eksempel en skreddersydd chatbot – trent på alle relevante styredokumenter, lover og reguleringer på tvers av selskaper, sameier og borettslag – bidra til å svare på spørsmål og kutte ned på behandlingstid knyttet til rådgivning, vedtak og informasjon?
– Rådgiverne våre bruker mye tid på å lete seg gjennom dokumenter. Da vil det bli langt enklere når en digital assistent kan hente ut relevante data for dem. Det gir oss mer treffsikker rådgivning og raskere svar, sier Rostad.
Hun forteller at de allerede nå bruker KI i flere andre sentrale prosesser. Målet er klart – å levere bedre tjenester, uten å øke bemanningen.
– Allerede nå ser vi at vi kan spare tid samtidig som vi leverer bedre kvalitet i helt sentrale oppgaver. Blant annet kan styrene få bistand av Copilot til å skrive styrets innkalling til årsmøter, sier hun.
Satser på KI-agenter
Det neste på agendaen er å bli gode på KI-agenter – verktøy som jobber autonomt og håndterer oppgaver uten manuell styring.
– Vi har allerede flere agenter i drift, og her forventer vi betydelige effektuttak fremover. Og ikke minst: en enda bedre opplevelse for kundene, sier Rostad.
Hun viser til at det nå går langt raskere å håndtere oppgaver som tidligere krevde mye innsats: lage møtedokumenter, navigere i store tekstmengder og hente ut relevant informasjon på tvers av systemer.
– Det handler ikke bare om hurtighet, men også om å jobbe mer målrettet og strukturert. Resultatet er både høyere presisjon og bedre utnyttelse av kompetansen vår.
11,5 prosent raskere saksbehandling
En fersk Microsoft-rapport viser tydelige resultater, blant annet følgende gevinster knyttet til bruken av Copilot:
- 11,5 prosent raskere saksbehandling.
- 60 prosent reduksjon i behandlingstid for innkreving.
- 42 prosent høyere treffsikkerhet på interne spørsmål.
- 36 prosent økning i selvbetjeningsgrad blant ansatte.
– Vi ligger ikke nødvendigvis på de samme tallene enda, men retningen er klar. Det er her gevinstene ligger, og det er dette vi jobber mot. Når medarbeidere bruker mindre tid på rutineoppgaver, kan de bruke mer tid på relasjon, rådgivning og utvikling, sier Rostad.
For å lykkes med dette, holder det ikke med teknologi alene. Man må bygge en kultur for endring – der ansatte får både eierskap og trygghet i møte med nye verktøy.
– Jeg er opptatt av at dette ikke er et IT-prosjekt. Å gjøre organisasjonen «AI-ready» var faktisk den minste utfordringen. Det man må jobbe med er endringsledelse. Trygge de ansatte gjennom god opplæring, og ikke minst gjennom å inspirere og motivere, sier Rostad.
Hun trekker også frem hvor viktig det er å løfte frem de som går foran.
– Hvis jeg skal gi ett tips til de som er i starten av sin Copilot-reise er det å finne pionerer som gis tid til å bli skikkelig gode. De har blitt en uvurderlig kilde til kompetanseheving og inspirasjon.
Nøkkelen ligger i bred organisasjonsutvikling
Obos sin reise i adopsjonskurven speiler utviklingen man kan se i organisasjoner og bedrifter både her hjemme og i resten av verden
Som ved tidligere teknologiskifter – fra PC-en til internett og skyløsninger – skjer endringen ikke i enkeltprosjekter eller piloter, men gjennom bred organisasjonsutvikling, forklarer Petter Merok i Microsoft Norge:
– Første steg handler om å gi bred tilgang til KI-verktøy, samtidig som man håndterer budsjettbegrensninger. Deretter kommer fasen hvor man begynner å hente ut målbar verdi – der man bruker KI til å forbedre prosesser og dokumentere konkrete resultater.
– Organisasjoner vil bevege seg i ulikt tempo gjennom denne kurven – det finnes ikke én løsning som passer for alle. Men vi ser gang på gang: De som lykkes med å gi bred tilgang, måle effekten og justere underveis, får en langt større gevinst, sier han.
Samarbeider med Microsoft
Dette gjør de ikke alene. Rostad peker på samarbeidet med Microsoft som avgjørende for å realisere gevinstene – og for å holde tempoet oppe i en teknologihverdag som stadig endrer seg.
– Vi samarbeider også tett med Microsoft og deltar aktivt i å løfte hele byggebransjen gjennom KI. Nylig deltok jeg i arbeidet med et white paper om AI i byggenæringen, i regi av Proptech-Norge.
– Jeg er overbevist om at fremtiden handler om samarbeid og deling av kunnskap, og her spiller Microsoft en viktig rolle i å samle bransjen, sier hun.
Merok fra Microsoft Norge deler entusiasmen.
– For bedrifter som OBOS er det uvurdelig med sterke AI-stemmer som Hilde Rostad, sier Merok.
