Lesetid, 5 min.

I en organisasjon med over 7000 ansatte som alle skal ha egne digitale arbeidsverktøy, kan større IT-prosjekter bli svært tidkrevende.

For to år siden satt Universitetet i Oslos sentrale IT-enhet (USIT) i gang en ambisiøs modernisering av klientdriften. Nå har omleggingen begynt å bære frukter.

– Målet har vært å gi våre ansatte større mulighet til selvbetjening – og frigi tid fra IT-personell, sier Anders Vinger, sjef for USITs seksjon for klientnær drift.


(Anders Vinger)

Det var Vinger som hadde visjonen. Ved USIT så de at de brukte unødvendig mye tid på å klargjøre datamaskiner for bruk. Prosessen krevde tre steg:

  1. Enhetene ble bestilt og levert til IT-organisasjonen.
  2. Her måtte maskinene «tankes», det vil si at universitetets Windows-oppsett ble installert.
  3. Deretter ble maskinene videresendt til brukeren.

De tre stegene spiste mye tid. Bare «å tanke» en maskin kan i noen tilfeller ta timesvis. I tillegg kan det ta lang tid å få sendt maskinen til sluttbrukeren – avhengig av hvor i verden vedkommende befinner seg.

Nå går det derimot mye raskere. Ved hjelp av de skybaserte Microsoft-tjenestene Autopilot og Intune – basert på Microsoft 365 – unngår universitetet at IT-organisasjonen blir en flaskehals. Sluttbrukeren får nå en ferdig installert maskin rett til pulten – uten at IT engang trenger å røre den.

– Vi har hele tiden tenkt på brukeren. Hvorfor skal vi bruke så lang tid på dette, når brukeren kan få maskinen direkte fra leverandør? Tidligere har denne prosessen krevd mye tilpasningsarbeid – det gjør den ikke i samme grad lenger, sier Ernesto Antonio Gonzalez Benitez, som er prosjektleder for den nye løsningen.


(Ernesto Antonio Gonzalez Benitez)

Det naturlige valget

USIT vurderte flere alternativer, men det ble etter hvert åpenbart at Microsofts skytjenester var det beste og mest naturlige valget.

Autopilot kobler automatisk en ny maskin med riktig UiO-ansatt, mens Intune sørger for at enheten får verktøyene og innstillingen den trenger. Her inngår blant annet nettverkspassord, UiO-tilpassede innstillinger og nødvendig programvare.

Det gjør at prosessen blir langt mer strømlinjeformet for de ansatte: De bestiller selv en enhet fra UiOs enhetsportefølje som leveres til pulten på jobb eller hjemmekontoret. Brukeren trenger kun å pakke ut maskinen, koble til strøm og skru den på. Når maskinen starter opp, kobles den til universitetets nettverk og laster automatisk ned riktige innstillinger for den spesifikke brukeren.

Oppdateringer er også mindre krevende nå, mener Benitez.

– Ja, Windows-oppdateringer er mye mindre jobb på de nye maskinene, og vi kan være langt mer proaktive og utbedre potensielle problemer når vi ser at maskiner krasjer. Vi har fått langt bedre oversikt over maskinparken vår, sier han.

Fleksibelt for brukeren

– Under pandemien har vi sett en svært positiv gevinst med denne løsningen. Den siste tiden har det jo vært store utfordringer knyttet til levering av IT-utstyr. Nå har vi derimot muligheten til å gå utenfor standardutvalget av maskiner. Det er mulig å finne en tilgjengelig maskin hos en grossist, og koble den til UiOs løsninger med standard oppsett, sier Vinger.

– Vi har for eksempel hatt en bruker i Paris og forskere i Afrika som har hatt behov for maskiner. Tidligere måtte vi sende enheter fra Oslo, men med den nye løsningen kunne de få nye maskiner rett fra leverandør og få den satt opp rimelig kjapt, forklarer Benitez.

Benitez var med på å tegne arkitekturen for den nye løsningen, og har hele veien jobbet hands on med den tekniske utformingen. Han forteller at USIT har fått svært god hjelp fra Microsoft gjennom hele prosessen.

– Vi ble umiddelbart satt i kontakt med svært kunnskapsrike folk i Microsofts Customer Acceleration Team. Vi har ukentlige møter med dem der vi kan gi tilbakemeldinger og diskutere det rent tekniske. De lytter til våre innspill og har til og med gjort endringer i programvaren ut fra våre tilbakemeldinger, forklarer Benitez, og legger til:

– Dette er ikke support der de løser problemene for oss, men snarere veiledning der vi sammen finner ut hvordan deres produkter kan tilpasses vår bruk på best mulig måte.

Baner vei for andre

En av de Benitez og Vinger har hatt mye kontakt med de siste årene, er Håvard Haukeberg. Han er områdeansvarlig for høyere utdanning og forskning i Microsoft.

Haukeberg forteller at det mange i utdanningssektoren som ser til UiO og løsningen deres, og han berømmer USIT for arbeidet de har lagt ned.

– De har gjort mye for å tilpasse egen klientdrift, i tillegg til at de har jobbet ekstremt tett med våre spesialister på området. De har raskt bedt om veiledning og fått de avklaringene de trenger for å ta informerte valg mens de setter opp løsningen sin, sier Haukeberg.

Ifølge Haukeberg er det særlig tre ting USIT har lykkes med:

  • De har sørget for god forankring hos UiO-ledelsen og i avdelingen for klientdrift.
  • De har hatt dedikerte personer som jobber med implementeringen, og som ønsket å gjennomføre prosjektet fra A til Å.
  • De har ikke vært redde for å prøve og teste ut ulike løsninger.

– De innså også noe viktig: at de kan spørre oss om hjelp. For få benytter seg av det, selv om det ikke koster dem noe ekstra. Jeg tror også noen vegrer seg for å spørre om hjelp fordi de ønsker å gjøre det selv, men det er jo nettopp det vi ønsker å hjelpe institusjonene med. Det gjør vi ved å legge til rette for kompetanseoverføring. Samtidig arbeider Microsoft-spesialister og de dyktige IT-arbeiderne hos universitetet sammen mot felles løsning, sier Haukeberg, og legger til:

– UiO ser at vi driver med kompetanseoverføring – at vi gjør dem i stand til å ta i bruk fersk teknologi og drifte det på en moderne måte.

Universitetsplassen

Gratis whitepaper: Hvordan teknologi hjelper bedrifter med å få fullt utbytte av ideer

Skap et bedre arbeidsmiljø der de ansatte har utstyr og muligheter til å generere nye ideer

Oppdag flere relaterte artikler per bransje:

Detaljhandel

Finans og forsikring

Government

Helseomsorg

  • En kvinne gjennomgår en skanning

    Prediktivt vedlikehold forbedrer livskvaliteten til kreftpasienter

    Kreft rammer mer enn 17 millioner mennesker årlig, og man antar at tallet vil øke dramatisk de kommende årene. Derfor er effektiv og kostnadseffektiv behandling viktig. IBA Worldwide, en ledende utvikler av medisinsk utstyr for kreftbehandling, har klart å redusere vedlikeholdskostnader og forbedre reparasjonstiden for enheter som etter at de tok i bruk Microsoft Azure […]

  • Microsoft på Arendalsuka: Helsedatarevolusjon uten spilleregler?

    Microsoft på Arendalsuka: Helsedatarevolusjon uten spilleregler?

    Tid: Arendalsuka, onsdag 18. august kl. 15.00-16.00 Sted: Spisestedet Vitenbiten i Sørlandet kunnskapshavn, Kystveien 2, Arendal Arrangør: Microsoft Norge Stream: Helsedatarevolusjon uten spilleregler?   Helsedata – en kilde til bedre og mer bærekraftige helsetjenester og flere arbeidsplasser. Hva skal til for å utnytte våre felles helsedata på forsvarlig vis? Mange er opptatt av mulighetene som åpner seg gjennom bedre tilgang til helsedata. Norge har over flere tiår bygget helseregistre med høy datakvalitet. Disse er […]

Industri

Offentlig sektor

Utdanning

  • Jente som gjør skolearbeid

    Mittelschule Kirchdorf: Fornyer hybrid læring gjennom digitalisering med Surface og Teams

    «Vi ville gjøre alt enklest mulig for både lærere og elever. Digitaliseringen vår har vist oss at teknologibasert undervisning er et nyttig tillegg til den tradisjonelle undervisningen og en investering i fremtiden – for alle, ikke bare for barna.» Martin Schnetzer er lærer og IT administrator ved Mittelschule Kirchdorf i Østerrike. Han snakker om den […]

Oppdag flere relaterte artikler per dossier:

Digital Transformation

  • To personer som bruker en Surface Go på kontoret

    Hvordan teknologi transformerer offentlig sektor

    Myndighetene har det endelige ansvaret for alle borgerne i et land. Borgerne er helt avhengige av tjenestene fra det offentlige. Enten det gjelder helsevesen, utdanningssektor, næringsliv, veier, jernbane, vann eller annet, så må det offentliges etater og institusjoner være i front når det gjelder sosiale og digitale trender. Skydrevet teknologi spiller en avgjørende rolle i […]

Kundehistorier

Sikkerhet og personvern

  • Går du glipp av mulighetene i skyen?

    Går du glipp av mulighetene i skyen?

    Ingen kan spå hvordan morgendagen blir, men vi vet at den vil preges av to viktige trender som smelter sammen – skyløsninger og kunstig intelligens. La oss starte med det viktigste først: Skytjenester gjør dine data tilgjengelige for deg. Det betyr at du kan bruke historiske data for å forstå noe som skjer i dag. […]

Tips

  • Gruppe av to kvinner og én mann som driver idémyldring i uformelle kontoromgivelser. Begge kvinnene bruker bærbare datamaskiner, mens mannen skriver. I bakgrunnen er det en stor skjerm.

    Moderne salgstrender for 2019 i fem webinarer

    Forholdet mellom kjøpere og selgere blir mer komplisert for hver dag som går. Hvert potensielle partnerskap krever at man finner den rette kjøperen, at man har en god forståelse av kjøperens virksomhet, at man følger med på fremdriften gjennom kjøpssyklusen, og at man engasjerer kjøperen med det rette innholdet – når og på den måten […]