Håkon Sveen
Azure Business Lead at Microsoft
En taxitur i Barcelona ble vendepunktet. Nå er Handelshøyskolen BI rigget for fremtiden – med en moderne, skalerbar plattform i Azure.
Sommeren 2023, Barcelona: IT-ledelsen på Handelshøyskolen BI praier en taxi.
De skal hjem til hotellet etter en dag på konferansen Gartner-symposiet. Her har tusenvis av IT-ledere fra hele Europa blitt presentert for det nyeste av det nye innen KI og teknologi.
– Det var kjempeinspirerende, sier Anders Handberg, direktør for Enterprise IT ved Handelshøyskolen BI.
Likevel var diskusjonen i taxien alt annet enn produktiv.
– Det endte med at noen spøkefullt sa: «Kanskje vi bare skal ta en kanne bensin, sette en fyrstikk mot serverrommet og starte på nytt?», gjenforteller Handberg.
«Ignorer de oransje lysene»
Teknologien de så i Barcelona var fantastisk. Men i kjelleren på universitetet var det kaos.
Der ventet en utdatert tech-stack med fysiske servere og kabelspaghetti. 25 år gamle databaser «modifisert inn i ville granskauen» og post-it-lapper med beskjed om «å ignorere de oransje lysene».
Ikke bare utgjorde infrastrukturen en alvorlig sikkerhetsrisiko for BI. Den gjorde det også praktisk talt umulig å utvikle nye digitale tjenester hurtig, utnytte KI og møte krav og forventninger i et marked som endret seg lynraskt.
Dette gapet mellom tilgjengelig teknologi og utdatert infrastruktur er en velkjent utfordring i høyere utdanning, forteller Håvard Siegel Haukeberg, områdeansvarlig for høyere utdanning i Microsoft Norge.
– BI konkurrerer om mange av de samme ressursene og kompetansen som andre institusjoner. Samtidig forventer både studenter og ansatte tjenester og teknologi som holder tritt med utviklingen, sier han.
Han peker på at endringstakten i utdanningssektoren nå er større enn på mange år.
– Tempoet øker. Kravene øker. Det er blitt avgjørende for sektoren å sikre infrastrukturen sin og bygge fleksibilitet rundt data, KI og nye læringsformer.
Handelshøyskolen BI er en av landets største og mest attraktive utdanningsinstitusjoner – kjent for å ligge langt fremme på digitale løsninger
Men behovene er sammensatte. De skal treffe tusenvis av studenter, forskere, forelesere og ansatte, og det krever en lang rekke spesialiserte løsninger og fagsystemer som bør henge sømløst sammen.
Handberg sier at grunnmuren som bar alt dette, var i ferd med å gi etter for sin egen vekt.
– Heldigvis hørte vi på det nest beste forslaget i taxien: La oss ta med dette til styret, og forklare at her må vi gjøre et reelt løft på tech-stacken.
Det var helt avgjørende å gjøre styret tydelig oppmerksom på hvor sårbar den tekniske plattformen faktisk var, forteller Handberg.
Når det ble synlig, kom også moderniseringsbehovet inn som en konkret strategisk bestilling fra toppledelsen. Dette skulle vise seg å være avgjørende for det som senere skulle skje i et raskt tempo.
I den digitale strategien ble det slått fast at IT skulle styrke BI sin digitale infrastruktur gjennom en mer modulær arkitektur, og sikre bedre tilgang til og bruk av data.
– Det gikk fra å være noe vi i IT ønsket oss, til å bli et tydelig mandat fra toppen, og forankringen vi trengte for å ta gode valg videre.
Ifølge Haukeberg i Microsoft Norge, er dette et punkt der mange institusjoner stopper opp.
– Det er krevende å skape enighet på tvers av ansatte, studenter, tillitsvalgte og IT-organisasjonen. BI har vært grundige og åpne i prosessen, og klart å samle en hel organisasjon bak et felles veivalg. Det har vært helt avgjørende.
Med en solid digital strategi og forankring hos ledelsen, kunne de peke ut noen hovedretninger for arbeidet videre.
Det første var behovet for en arkitektur som gjorde det mulig å omstille seg raskere og utvikle nye løsninger uten å bli holdt igjen av gammelt teknisk gjeld.
– Før måtte alt vi lagde sys sammen med det gamle on-premise-miljøet vårt. Det gjorde utviklingsarbeidet tungt, dyrt og unødvendig komplisert, sier Handberg.
Det neste handlet om data readiness.
– Det er ikke noe vits å snakke om sanntidsinnsikt, KI eller automatisering hvis du ikke har kontroll og kvalitet på dataene dine.
I tillegg trengte de digitale systemer som var robuste og sikre.
Løsningen ble å flytte infrastrukturen til skyen. Valget falt på å bygge plattformen i Azure, i samarbeid med konsulentselskapet Devoteam, et av landets ledende fagmiljøer på Microsoft-teknologi og moderne driftsmodeller.
De kom inn med tung erfaring både på skyarkitektur og det som ofte er minst like krevende: endringsledelse og kompetansebygging.
– Devoteam er ikke en aktør som bare leverer en løsning og forsvinner. De visste at en så omfattende migrering krever at menneskene som skal bruke plattformen, utvikler seg i takt med teknologien. Det var helt avgjørende for oss, sier Handberg.
De mente også at hele flyttingen kunne gjøres på seks måneder.
– Vi var ikke nye i sky. Vi hadde allerede en del Azure-kapabiliteter. Men dette var noe helt annet.
Første steg var å bygge en skikkelig cloud foundation: en standardisert grunnplattform i Azure, med sikkerhet, tilgangsstyring, nettverk og drift satt opp etter Microsofts beste praksis.
– Vi trengte en plattform som var trygg fra bunnen av, og som gjorde at vi kunne bygge videre på gode og velprøvde standarder.
Å flytte infrastrukturen til skyen var én ting. Å få organisasjonen til å jobbe på en annen måte, var noe helt annet.
– Dette var aldri et rent teknologiprosjekt. Det handlet om folk, kompetanse og nye arbeidsformer. Heldigvis var dette også Devoteam sin inngang.
Sammen med Devoteam rigget de en solid modell for endringsledelse og kompetanseutvikling. Målet var enkelt, men krevende: hele IT-organisasjonen måtte modnes nok til faktisk å kunne utnytte potensialet i skyplattformen. Ikke i teorien – men i praksis.
Det startet med pulsmålinger og jevnlige kartlegginger av hvordan teamene fungerte. Etter hvert som medarbeiderne lærte mer om Azure og moderne drift, begynte også dynamikken å endre seg.
– Plutselig hørte jeg folk spørre: «Hva er det konsulentene holder på med nå? Det betyr at vi begynner å forstå teknologien godt nok til å stille de riktige spørsmålene.
Den utviklingen la også rammene for hvordan IT måtte organiseres videre, forteller Malin Örnberg, kundeleder i Devoteam.
– Vi trengte tverrfaglige team med felles leveranseansvar, ikke enkeltpersoner som satt hver for seg med sine områder.
Teamene skulle eie plattformen sammen, planlegge jobben i en backlog, og ta beslutningene der verdien skapes.
– Vi skulle bort fra brannslukking og jobbe proaktivt, ikke reaktivt, sier hun.
Det har snart gått et halvt år siden migreringen startet, og skyreisen nærmer seg slutten.
– Men det er nå den virkelige jobben begynner, sier han.
For nå skal plattformen tas i bruk. Nå kan de utvikle nye produkter raskere, bygge moderne tjenester, automatisere, utnytte data – og jobbe på måter som ikke var mulige før.
– Vi har øvd på å tåle usikkerhet. Vi har fått en backlog og en forståelse for moderniseringsbehov som vi tidligere ikke visste om.
– Vi har utviklet kompetanse og arbeidsmetoder som gjør oss i stand til kontinuerlig forbedring og innovasjon. Og vi klarer å snakke med resten av BI på en måte som gjør at de forstår hva vi holder på med.
Haukeberg i Microsoft Norge mener dette er kjernen i hvorfor BI nå er posisjonert sterkere enn mange andre i sektoren.
– De har digitalisert universitetet fra grunnmuren og opp. Det gir ansatte og studenter tilgang på verktøy i verdensklasse, særlig innen KI og innsikt. Det betyr bedre undervisning, bedre forskning og en arbeidshverdag med mindre administrativt belastning, sier han.
BI står dermed i en helt annen posisjon når nye krav og forventninger treffer sektoren.
– De kan reagere raskt, utvikle nye tilbud og møte endringer i markedet – både fra studenter, forskere og arbeidslivet, sier han.
Derfor er det kanskje ikke selve migreringen som er den største leveransen. Det er organisasjonen som står igjen etterpå: mer moden, tryggere og rigget for å skape verdi på en helt annen måte enn tidligere.
– Før ble IT sett på som en avdeling nede i kjelleren, litt på utsiden av resten av virksomheten. Nå har BI en robust driftsmodell og et IT-miljø som faktisk kan fokusere på det som betyr noe – å modernisere, forbedre og bygge nye løsninger på en plattform som tåler framtiden, sier Handberg.
På toppen av det hele sitter de igjen med noe som nesten føles som en bieffekt: en moderne organisasjon med smidige prosesser, kompetente folk og team som jobber mot produkter og tjenester, ikke siloer.
– Det er kanskje den største gevinsten av dem alle.
Örnberg i Devoteam sier det har vært inspirerende å se hvor helhjertet BI har gått inn i moderniseringen.
– De har bygget kompetanse, nye arbeidsformer og en kultur som faktisk får teknologien til å virke i praksis. Når et miljø vokser på den måten, skjer det noe med hele organisasjonen. Du får en organisasjon som kan fortsette å modernisere, forbedre og innovere i årene som kommer.
Endringstempoet på den moderne arbeidsplassen er urokkelig. Det går ikke en uke uten at ny digital innovasjon eller en ny teknologisk tilnærming rokker ved status quo på arbeidsplassen. Og til tross for disse nyvinningene klarer vi å bevare vår menneskelighet samtidig som vi følger med i tiden og er på høyde med alle endringene. Dr. […]
Dag Nyrud
Direktør for Modern Workplace
Verktøyene som vokser ut av skyteknologien byr på helt nye muligheter – og ny risiko. Det er ikke lenger nok å holde øye med de nærmeste konkurrentene: Nye trusler kan komme hvor som helst fra: I dag er bedrifter i alle kategorier og størrelser – fra gründere til store konserner – i stand til å […]
Dag Nyrud
Direktør for Modern Workplace
Microsoft Norway’s startup team and Sopra Steria Scale up organized Open Innovation Cruise 2019 on October 15th to October 17th. Thank you Sopra Steria for a fantastic collaboration with organizing this event, and a huge thank you to all the 55 participants from 30 different startups and 6 enterprise organizations. We would also like to […]
Microsoft
