Johanna Winqvist
Microsoft, Events
Con il lavoro a distanza che sta diventando la nuova normalità per molte persone, occorre trovare modi diversi di lavorare efficacemente come team.
Microsoft Teams è progettato per mantenere i colleghi connessi in modo produttivo e far sì che tutti possano continuare a lavorare in modo collaborativo, efficiente e sicuro come in ufficio.
Ecco sei suggerimenti per sfruttare al meglio Microsoft Teams nel lavoro da casa o da qualsiasi altro luogo, rivolti a chi già lo utilizza e a chi ancora deve provarlo.
Un recente studio Microsoft sull’evoluzione dei modelli di lavoro e sull’approccio di manager e dipendenti alla trasformazione digitale, mostra come le persone abbiano la sensazione che uno sconcertante 52% del loro tempo lavorativo settimanale venga speso in modo inefficiente a causa di interruzioni inutili, ricerca di informazioni e riunioni inefficienti.
Con Microsoft Teams la possibilità di gestire end-to-end le riunioni consente di eliminare frustrazioni e inefficienza mettendo tutto quello che serve per ogni riunione in un unico posto. Durante la pianificazione delle riunioni, puoi utilizzare Teams per aggiungere un’agenda, documenti di preparazione da leggere e altri argomenti di discussione.
Durante la riunione, puoi mantenere alta l’attenzione di tutti attivando il video per un’esperienza personale più coinvolgente, sfocando lo sfondo per evitare distrazioni e utilizzando i sottotitoli in modo che ogni parola pronunciata sia chiara a tutti. Inoltre, puoi collaborare sui documenti di Office 365 e sviluppare idee in tempo reale sulla lavagna digitale.
Dopo la riunione, Teams mette a disposizione tutte le risorse utili, tra cui la registrazione, le azioni di follow up, le note della riunione e della lavagna digitale, così il team può continuare a discutere e collaborare sugli argomenti toccati durante la riunione. Questo permette a tutti di essere allineati e nessuno si sente frustrato da continue ricerche per trovare i materiali che sono stati creati o mostrati durante la riunione. Anche chi non ha potuto partecipare.
Con gli eventi live di Microsoft Teams puoi organizzare grandi riunioni come assemblee aziendali, webinar marketing, eventi di lancio e di formazione, a cui possono partecipare fino a 100.000 persone, interne o esterne alla tua organizzazione. In questo modo puoi assicurare la partecipazione di chi lavora da remoto.
Le app ti permettono di fare di più con Microsoft Teams. Pensa ai consueti strumenti, file e dashboard che la tua organizzazione già utilizza. Molti di questi possono essere aggiunti a Microsoft Teams e puoi aggiungerne altri nuovi accedendo ad App. Puoi utilizzarli sia nelle chat che nei canali, in modo da avere tutte le informazioni e gli strumenti pertinenti di cui hai bisogno per rendere al massimo delle tue possibilità, con chiunque tu stia lavorando.
Ecco qualche app e bot interessante da provare subito. Vai alla sezione App di Teams per scoprire altre proposte: ne vengono sempre aggiunte di nuove!
Who: utilizza questo bot per ottenere informazioni su chiunque faccia parte della tua organizzazione. Puoi consultare la scheda Riunioni per vedere le informazioni sui partecipanti, in modo da sapere esattamente chi incontrerai. È anche molto utile quando ricevi un messaggio da qualcuno che non conosci e vuoi scoprire rapidamente chi è e su cosa sta lavorando.
Microsoft Planner: organizza le attività imminenti aggiungendo una o più schede di Planner al canale Teams. Puoi monitorare lo stato delle attività esistenti e ricevere una notifica se ti viene assegnata una nuova attività.
Icebreaker: si tratta di un bot di Microsoft Teams che migliora la conoscenza all’interno del team abbinando ogni settimana due membri a caso perché si riuniscano online o, quando possibile, offline. Il bot semplifica la pianificazione suggerendo automaticamente orari liberi che vadano bene per entrambi. È eccellente per rafforzare le connessioni personali tra team remoti, contribuendo a costruire e mantenere una community affiatata.
Crisis communication: alcune circostanze possono richiedere di coordinare le informazioni e la collaborazione dei team in risposta all’evoluzione delle condizioni in tempi di crisi. Questa soluzione di risposta rapida può essere implementata e personalizzata celermente da qualsiasi organizzazione.
Quando lavori da remoto, hai bisogno di collaborare su documenti Office con il tuo team. Microsoft Teams ha semplificato la creazione di documenti Word, Excel o PowerPoint all’interno di Teams stesso, quindi non è necessario passare da un’app all’altra. Puoi creare in modalità condivisa con i colleghi, condividere note e aggiungere commenti. Puoi anche avviare una chat o una riunione da un documento per discutere le modifiche.
Niente più confusione tra diverse versioni e niente più casella di posta elettronica intasata da modifiche o commenti contraddittori. Solo una piattaforma collaborativa perfettamente integrata.
Hai attivato Microsoft Teams sul tuo dispositivo mobile? È il modo perfetto per seguire tutte le discussioni che contano quando sei fuori sede. Puoi accedere a tutti i tuoi team, canali e file, nonché partecipare alle riunioni dal tuo telefono.
Ma assicurati di delimitare il confine della tua vita privata e di ottimizzare le ore di lavoro nel modo più adatto alle tue esigenze. È facile con “orari senza notifiche” e “giorni senza notifiche”, un’altra funzionalità davvero utile disponibile nelle impostazioni mobili di Microsoft Teams.
Se analizzi le interazioni durante una normale giornata lavorativa, noterai che la tua rete include colleghi di altri reparti, filiali e paesi.
Quindi, assicurati di includere una riunione Microsoft Teams in ogni convocazione di riunione. Ciò consentirà a tutti di partecipare, indipendentemente da dove si trovano.
Durante la riunione chiedi alle persone se hanno piacere ad attivare il video per creare un ambiente faccia a faccia più intimo. Inoltre, attiva i sottotitoli per fare in modo che chi non padroneggia la tua lingua non si senta escluso. Questo aiuterà a ispirare fiducia quando si condividono idee e si fanno commenti.
Lo stesso principio si applica alle riunioni esterne. Utilizzando la funzione di traduzione, le persone possono comodamente condividere idee nella propria lingua tramite chat o canali.
Infine, registra la riunione per permettere ai membri del team che non possono partecipare di visualizzare la registrazione in retrospettiva, mantenendoli aggiornati su decisioni e azioni.
In breve, se ti prendi un po’ di tempo per conoscere Microsoft Teams e le tante funzioni che offre per migliorare il lavoro, ne otterrai vantaggi considerevoli permettendo a te e al tuo team di formare un insieme più produttivo e coeso, nonostante la distanza, la posizione e le pressanti richieste di questi tempi trasformativi. E questo è un bene per il morale e per gli affari.
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