Fortemente legata alla tradizione dolciaria nazionale, Venchi ha adottato la tecnologia Microsoft a tutto tondo: da Azure a Dynamics, fino ad arrivare a Microsoft 365 e Teams. Grazie al Cloud Computing di Microsoft, l’azienda può procedere più speditamente verso l’espansione internazionale, esportando italianità, allegria e qualità.
L’azienda
I fan di Venchi ricordano le lunghe file di giapponesi in occasione dell’apertura del negozio di Tokio o lo stupore dei newyorkesi di fronte alla cascata di cioccolato del negozio in Broadway. In tutto il mondo, il marchio italiano porta il saper vivere, l’allegria e la tradizione tipici del nostro Paese, insieme ovviamente ai sapori ineguagliabili dei pistacchi di Bronte, dei limoni di Sorrento e delle nocciole del Piemonte.
Le origini di Venchi risalgono al 1878 e ancora oggi, dopo più di 140 anni, la passione, la cura e il coraggio di sperimentare rimangono gli stessi. L’azienda ha raggiunto il riconoscimento internazionale in più di 70 Paesi, con 350 ricette di cioccolato e 90 gusti gelato creati con i migliori ingredienti e le migliori intenzioni: guardare sempre il lato positivo della vita!
Con quasi mille dipendenti a livello globale, circa 100 milioni di fatturato e negozi in Europa, Asia e Stati Uniti, Venchi è un’azienda retail multicanale, operando con punti vendita diretti (le famose Cioccogelaterie), con shop in shop (Eataly e MSC, tra i partner) e tramite il proprio e-commerce.
Le esigenze di base
Cresciuta molto in fretta, soprattutto dopo l’intervento della cordata di imprenditori nostrani, che hanno fatto della diffusione dell’italianità e dell’innovazione di prodotti e punti vendita i pilastri della strategia aziendale, Venchi ha capito, nel 2018, di dover procedere speditamente anche alla trasformazione digitale, per non perdere quel vantaggio competitivo guadagnato sul mercato proprio grazie alla qualità e alla creatività.
“Abbiamo voluto letteralmente ridisegnare la strategia digitale”, racconta Fabio Tormen, CIO di Venchi, “cercando di creare un’infrastruttura tecnologica che supportasse la crescita e la dinamica aziendale a livello globale, quindi abbiamo dato vita a un progetto di Gruppo supportati dal partner Capgemini”.
Dotato di diverse sale server (non si tratta di veri e propri data center) in Italia e in Asia (Cina e Hong Kong), Venchi ha iniziato così un percorso verso il cloud, cominciando a spostare su Microsoft Azure le applicazioni più adatte a girare sulla nuvola e introducendo Microsoft 365 per le attività di email e collaboration.
Iniziato nel 2018, il progetto di digital transformation, chiamato “chococloud” si è evoluto l’anno successivo, quando anche l’e-commerce è stato ospitato su Azure, per poi passare al ridisegno delle principali applicazioni aziendali.
Il progetto di trasformazione digitale
“Il progetto si reggeva su due pilastri: efficientamento e crescita”, dice Tormen, “attraverso la tecnologia volevamo ottimizzare i processi, come quelli della supply chain, e arrivare a conoscere meglio i nostri clienti attraverso il CRM, migliorando la customer experience”.
Venchi inizia un percorso formale di analisi e selezione di diverse piattaforme, con l’idea di mappare i processi aziendali rispetto alla maturità della tecnologia e con due vincoli ben precisi: che anche l’ERP fosse erogato in modalità SaaS, per via della maggiore semplicità di gestione e per beneficiare degli aggiornamenti automatici che garantiscono sempre l’accesso alle tecnologie più innovative; e che fosse disponibile un’unica piattaforma in grado di rispondere a tutte le necessità di una realtà internazionale e sfaccettata come Venchi.
“Questi requisiti hanno ristretto la scelta a pochi player”, racconta Tormen, “e siamo arrivati a scegliere Microsoft come il partner che meglio si adattava alle nostre esigenze”.
Venchi trova, infatti, nell’offerta Cloud della multinazionale tutto quello di cui aveva bisogno per supportare la crescita globale: partendo da Microsoft 365 – e in particolare Teams – per la produttività e la collaboration e arrivando a Dynamics 365 per supply chain, finance, e-commerce, retail e CRM, a Power BI per gli analytics e a tutto lo stack Azure per la gestione dei dati.
L’intero progetto di trasformazione digitale ha visto l’attivazione di circa 350 utenze Microsoft 365, 150 utenti per Dynamics 365 (oltre a circa 125 negozi sparsi in tutto il mondo) e altri 150 utilizzatori di Power BI.
I benefici e le prospettive future
Grazie alla partnership con Microsoft, Venchi ha dato una spinta decisiva alla comunicazione e alla collaborazione interna e con il partner Capgemini e anche riuscita a rendere più efficienti molti processi, potendo di fatto integrare in modo end-to-end tutto il flusso di lavoro che va dalla produzione – che avviene rigorosamente in Italia – al punto vendita, ovunque esso sia.
“Ci aspettiamo grandi aree di miglioramento nelle attività di backoffice”, spiega Tormen, “come il ciclo passivo dell’amministrazione, l’area di pianificazione e forecast e l’analisi dei dati sul comportamento dei consumatori per migliorare la customer experience, l’egagement e offrire il giusto prodotto a ciascun cliente”.
Complice l’emergenza dovuta al Covid, Venchi ha anche consolidato Teams come un vero e proprio ambiente virtuale aziendale, che dà il meglio grazie all’organizzazione distribuita e internazionale della società: oggi i dipendenti dialogano e condividono documenti in tutti gli angoli del pianeta, con un’efficace interazione tra sede centrale e negozi. Durante il periodo del lockdown, Microsoft Teams si è inoltre rivelato uno strumento essenziale a supporto della formazione della rete retail e degli agenti: la presentazione del catalogo 2020 si è infatti tenuta completamente in digitale, sostituendo il classico evento annuale. “Prevediamo di continuare a utilizzare Teams anche in futuro, creando eventi ibridi e sfruttando la possibilità di utilizzare la registrazione dei meeting a supporto di ulteriori attività di formazione”, commenta Tormen.
Un altro filone strategico che ha accompagnato il percorso di digitalizzazione riguarda l’information security: è stato attuato un assessment di tutti i processi e di tutti i sistemi che ha portato alla redazione di un remediation plan e a cui sono seguiti gli opportuni interventi tecnici. Parallelamente, l’azienda ha portato avanti degli interventi gestionali di scrittura delle policy di information security, di implementazione della multifactor authentication per gli account aziendali e di single sign-on (SSO) per le applicazioni critiche. Recentemente, l’attenzione si è concentrata sull’awareness in tema di sicurezza, partendo dal riconoscimento e gestione delle minacce di phishing attraverso simulazioni, campagne di training e misurazione dei risultati in ottica di miglioramento continuo. La principale difficoltà riscontrata in questo percorso è stata la revisione dei processi e il change management.
L’aver adottato una piattaforma unica e standardizzata per tutte le realtà coinvolte ha infatti richiesto una revisione dei processi e in alcuni casi un cambio di mentalità che è stato parte del percorso di digitalizzazione. Nonostante le sfide che comporta, il percorso di digitalizzazione in Venchi sta portando notevoli benefici sul modo di lavorare dell’azienda che possono essere sintetizzati nelle seguenti macro-categorie: i) efficientamento e ottimizzazione dei processi; ii) visibilità sui canali digitali e conseguente possibilità di potenziamento della comunicazione, crescita del business e digitalizzazione della relazione B2B; iii) migliore utilizzo dei dati per la presa di decisioni, per la pianificazione della produzione oltre che opportunità di personalizzazione dell’esperienza e profilazione del consumatore. Dal punto di vista dell’organizzazione del lavoro, la pandemia ha portato ad un aumento della flessibilità nella gestione del lavoro, anche se, eccezion fatta per il periodo di lock-down, le sedi sono sempre rimaste aperte e le persone sono state molto presenti in ufficio. Il passaggio alla nuova modalità del lavoro è stato per Venchi molto semplice, poiché da tempo è presente Office 365 che permette di lavorare con facilità sia in sede, sia da remoto e le soluzioni digitali aziendali sono tutte in Cloud.
Per supportare le nuove modalità di lavoro, l’azienda si affida a Teams, sia come strumento di comunicazione interna, sia, a seguito della pandemia, anche per il contatto con le sedi estere per portare a compimento i progetti senza doversi spostare fisicamente. Una priorità sulla quale l’azienda si concentrerà in futuro sarà l’utilizzo dei dati. La volontà è quella di implementare modelli più sofisticati di analisi e di estrazione di valore dai dati raccolti, sfruttando appieno le potenzialità offerte da sistemi informativi connessi. Nei prossimi anni, inoltre, è prevista una roadmap per la digitalizzazione dei processi di Gestione delle Risorse Umane, un’area ad oggi poco digitalizzata e che si affida prevalentemente a sistemi informativi locali e poco integrati.
Per il futuro, Venchi intende avvalersi del supporto di Capgemini e delle tecnologie Microsoft per rivoluzionare l’esperienza in-store: da un lato, l’azienda prevede di implementare Teams anche all’interno dei punti vendita, come strumento di formazione e di comunicazione interna; dall’altro prenderà vita il modello di “smart store”, che conterà su servizi come self check-out, in-store navigation e customer tracking e farà leva sulle funzionalità innovative di Microsoft Power Platform.
Infine, sul fronte infrastrutturale, i programmi prevedono un graduale abbandono delle sale server e uno spostamento dei carichi di lavoro sul cloud Microsoft Azure.
Per il nostro percorso di trasformazione digitale cercavamo una piattaforma integrata e scalabile, utilizzabile in tutte le società del gruppo. Anche per questo abbiamo sposato Microsoft, che con le sue tecnologie – in particolare Azure, Dynamics 365 e Microsoft 365 – era in grado di soddisfare meglio di qualsiasi altro vendor tutte le nostre esigenze.
Fabio Tormen, CIO di Venchi
