Veerle van der Linden
Product Marketing Lead
Medicines Patent Pool est une organisation internationale basée à Genève, composée d’une trentaine de collaborateurs. Leur mission est de faciliter le développement et d’améliorer l’accès aux médicaments essentiels à des prix abordables, dans les pays à faibles et moyens revenus. Ils y parviennent grâce à une approche innovante d’octroi de licences volontaires et de mise en commun des brevets. Partout dans le monde, les personnes bénéficient ainsi d’un accès rapide à des traitements efficaces.
Ils collaborent avec un large éventail de partenaires : sociétés civiles, organisations internationales, entreprises, groupes de patients et gouvernements, afin de prioriser les technologies médicales et les médicaments, nouveaux ou existants, et négocier des licences au bénéfice des personnes vivant dans ces pays. Le MPP a révolutionné l’accès à de nouveaux traitements dans ces territoires.
Medicines Patent Pool a ressenti, en 2019, un besoin croissant de rationaliser ses processus de ‘reporting’ et de ‘monitoring’ des aspects financiers, tels que la comptabilité analytique et les salaires.
Vincent Chauvin, CFO témoigne : “Dans le cadre d’une internalisation des processus comptables au sein de notre Fondation, nous avions besoin d’un ERP intégré (incluant comptabilité et salaires) sur lequel nous pouvions nous appuyer pour l’avenir.
Le challenge
Pendant les dix premières années, MPP a externalisé l’ensemble de ses processus financiers, comptables et salaires. N’ayant pas la maîtrise de ces informations, ses responsables étaient obligés de s’adresser à leur fiduciaire. Cette situation, nécessitait souvent une longue attente avant l’obtention de l’information souhaitée sur la situation financière et sur la comptabilité des donateurs.
Il était impossible au responsable financier de produire un reporting directement à son CFO sans de longues vérifications et manipulations de données.
La fondation avait besoin d’avoir la mainmise sur ce type d’informations, de pouvoir les gérer et les traiter en interne. Il devenait indispensable de disposer d’un accès rapide aux données et de toute la flexibilité nécessaire à leur traitement et à leur communication.
La solution
MPP a finalement opté pour la solution Microsoft Dynamics 365 Business Central et Swisssalary 365.
Les points forts ayant conduit la fondation à prendre cette décision ? Business Central est un système ouvert permettant ainsi le partage d’informations avec d’autres logiciels déjà en place. La solution est, en outre, complètement intégrée, incorporant la comptabilité et les salaires, réduisant ainsi fortement les risques d’erreurs.
Au niveau comptable, cette solution bénéficie de grandes possibilités analytiques. Elle permet notamment de pouvoir gérer un nombre infini d’axes analytiques (départements, régions, donateurs, projets, …), en intégrant une répartition particulière à leur situation.
Business Central permet également l’automatisation d’un maximum de fonctionnalités telles que : le calcul des dépréciations, la mise en place de flux d’approbations (fournisseurs, contrats, vacances des employés etc.).
Les spécificités liées à l’activité financière de donation ont également pu être prise en compte et développées sur mesure, grâce à l’environnement de développement intégré à la solution.
Enfin, MPP souhaitait disposer d’outils de reporting simples et efficaces, faisant en sorte que les données soient facilement lisibles et traitables dans Excel, afin de pouvoir rapidement les présenter à leurs différents donateurs.
Par ailleurs, certains modules standard préexistants, ainsi que certains modules complémentaires ont également été présentés. Ils pourront être mis en place ultérieurement, selon l’évolution des besoins.
Ainsi, la richesse fonctionnelle de Business Central permettra de suivre l’évolution de MPP et de déployer des modules et fonctions complémentaires au fur et à mesure de l’avancée de leurs besoins.
Ayant externalisé l’ensemble de ses services IT, le MPP a opté pour un déploiement de la solution dans le Cloud. Ils payent aujourd’hui un forfait mensuel qui comprend l’accès à la solution, l’hébergement ainsi que les mises à jour du système. Cette approche permet de réduire les moyens matériels, humains et financiers à affecter à l’exploitation du réseau et de leur solution de gestion.
Enfin, la sélection s’est faite au moment où la fondation est passée sur Microsoft 365 Business. L’interopérabilité des systèmes Microsoft a favorisé leur choix pour la mise en place de la solution Business Central.
Le partenaire Microsoft
‘Après avoir comparé les services et les solutions proposés par d’autres fournisseurs, nous avons choisi Delphisoft. Delphisoft m’a permis de contacter l’un de ses clients avec qui j’ai pu échanger et qui m’a conforté dans l’idée d’aller de l’avant avec eux’’, précise Muriel Lacombe, Finance and Administration Manager.
Selon Muriel Lacombe, “Delphisoft est reconnue comme partenaire Microsoft, à taille humaine (plus de 40 employés), au bénéfice d’une certification Gold. Ils ont, de plus, une présence locale en Suisse sur Genève et Bienne. Par ailleurs, la solution standard avait certaines limites au niveau de la comptabilité et du reporting. Delphisoft a su nous guider dans le paramétrage et dans l’enrichissement de la solution permettant ainsi de répondre à nos besoins.“
Le résultat
Les principaux avantages que les utilisateurs ont pu souligner lors de la mise en production de la solution furent les suivants : l’accès immédiat à l’information, la réduction du risque d’erreur grâce à l’automatisation des processus ainsi que l’amélioration du controlling et du monitoring des dépenses. Tous ces éléments ont ainsi permis à MPP d’augmenter considérablement sa productivité en consacrant ainsi le temps épargné à des tâches centrées sur le développement de son activité.
La richesse fonctionnelle apportée par la solution Microsoft Dynamics 365 Business Central permet à la fondation de démarrer avec un périmètre fonctionnel répondant aux besoins actuels et de la faire évoluer.
Par la suite et en fonction de l’évolution des besoins de la fondation, MPP pourra solliciter Delphisoft afin d’analyser la situation et venir enrichir la solution avec de nouvelles fonctions.
Delphisoft et son équipe ont su être à l’écoute de nos besoins : ils ont très bien identifié les aspects spécifiques liés à une comptabilité de donation et ils nous ont donné entière satisfaction. Le système intégré de Microsoft Dynamics 365 Business Central et de Swisssalary 365 permet un reporting pointu en tout temps et toutes les demandes en dehors des modules de base sont étudiées avec soin, puis des solutions sont proposées par les équipes Delphisoft avant d’être passées en production, si acceptées. Ainsi l’ERP évolue avec nous et nos besoins en interne. Un grand merci !
Muriel Lacombe, Finance and Administration Manager.
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