Patrick Viaene
Microsoft 365 Lead
Début 2020, lorsque le COVID-19 s’est répandu en Europe, les entreprises sont entrées dans une nouvelle ère fortement dépendante du numérique.
Les mesures de distanciation sociale ont contraint les entreprises de toutes tailles à fermer leurs portes, ce qui a incité les organisations à trouver d’autres moyens virtuels pour leurs collaborateurs de se rencontrer et de collaborer à distance.. Mais pour le spécialiste belge de matériaux de construction Etex, il s’agissait là d’un défi que l’entreprise était fin prête à relever vu qu’en 2018, l’entreprise avait déjà implémenté une infrastructure basée sur le cloud et des outils de collaboration.
« Nous avions déjà mis en place une solution où primait le numérique pour que tout le monde puisse travailler à distance », explique Dirk Altgassen, CIO d’Etex Group. « La plupart de nos collaborateurs étaient habitués à la technologie et l’utilisaient déjà dans leurs activités quotidiennes. Donc, lorsque nous avons pris cette décision, la transition s’est très bien déroulée. »
Cette familiarisation avec les outils a permis à des milliers de collaborateurs Etex dans le monde de s’adonner au télétravail sans perturbations majeures. Étant donné que 40 % des employés travaillaient désormais à domicile pour la première fois, le département informatique d’Etex a dû rapidement les soutenir à distance et les aider à rattraper leur retard.
« Dans le passé, nous avions davantage de discussions quant aux logiciels que les gens aimaient utiliser », explique Bert Janssens, Head of Technology chez Etex. « Mais le déploiement devait se faire rapidement pour que tout le monde puisse continuer à travailler – en quelques jours seulement, nous avons remarqué une augmentation significative de l’utilisation et de l’adoption, et tout le monde nous en remerciait. »
Fondé en 1905, Etex Group est une entreprise familiale active à l’international et spécialisée dans les matériaux de construction. Elle exploite 101 sites de production dans 42 pays et réalise un chiffre d’affaires annuel d’environ 3 milliards d’euros.
Avec plus de 13.000 collaborateurs dans le monde, Etex Group assure qu’il fournit les meilleurs outils et compétences de collaboration à ses employés et ses travailleurs d’usine via « Connect & Care » – une valeur clé de l’entreprise qui les incite à favoriser le travail d’équipe et à trouver de nouvelles façons de travailler. C’est cette approche en 2018 qui a conduit Etex à mettre en œuvre une nouvelle infrastructure basée sur le cloud via Microsoft Azure et Microsoft 365.
En mars 2020, alors que les mesures de distanciation sociale ont entraîné la fermeture de plusieurs sites de production, l’équipe informatique d’Etex demeurait convaincue de disposer des outils nécessaires pour aider tous ceux qui pouvaient poursuivre leurs activités professionnelles, à le faire depuis leur domicile.
« Nous nous sommes concentrés sur les collaborateurs hors usine – nous avions 9.000 utilisateurs de Microsoft 365 qui pouvaient travailler à distance, et tout le monde avait accès à Microsoft Teams, » ajoute Bert Janssens. « Environ 60 % d’entre eux utilisaient déjà Teams. Notre objectif était donc de convaincre les 40 % restants à se joindre à la plate-forme afin que tout le monde puisse facilement collaborer.
Sans besoin aucun de déployer de nouvelles technologies, Etex s’est principalement concentrée sur un programme d’adoption hébergé sur l’intranet de l’entreprise – offrant un apprentissage électronique et des sessions de formation en ligne en vue de faire connaître les avantages des outils Microsoft 365. Celui-ci était associé à un programme personnalisé appelé « GoTeams » pour accompagner les départements dans la mise en œuvre de nouvelles façons de travailler lors de l’utilisation des plates-formes numériques.
« Certains utilisaient Teams tous les jours et d’autres ne l’avaient jamais essayé. Nous devions donc tenir compte d’une courbe d’apprentissage, » explique Bert Janssens. « Il ne s’agissait pas uniquement d’expliquer comment entamer des réunions et partager des présentations. Il fallait aussi s’assurer que les gens trouvent de nouvelles façons de poursuivre des conversations sans lien direct avec le travail.
« Maintenant, les gens ne se rencontrent plus à la machine à café – vous devez faire l’effort de vous en approcher activement via le chat de Teams ou les appeler. C’est cette nouvelle mentalité que nous devions faire comprendre, et ces communications ont aidé à cerner comment chacun pouvait utiliser ces outils au quotidien.
« Et, lorsque vous êtes à la maison avec des réunions qui se succèdent, vous ne vous rendez peut-être pas compte que cela fait 12 heures d’affilée que vous êtes assis derrière un écran », ajoute-t-il. « Nous voulions donc également nous assurer que tout le monde dispose non seulement des outils mais aussi des conseils adéquats pour travailler à domicile, par exemple sur la manière d’organiser sa journée, sur les moments où prendre une pause et aussi des exercices simples pour bien faire la différence entre travailler à la maison et être à la maison. »
L’intranet proposait également des formations relatives à d’autres sujets pertinents, tels que l’accès sécurisé aux données du cloud depuis la maison ou l’utilisation de l’authentification multifactorielle de Microsoft – une mise à niveau récente de l’authentification à deux facteurs, destinée à accroître la sécurité des données d’Etex en dehors du bureau.
« La formation en ligne s’est avérée propice car elle a permis à des centaines de collaborateurs d’apprendre toutes ces informations en même temps », évoque Dirk Altgassen. « Nous avons aussi pu la traduire et la déployer facilement dans les différentes régions. En tant que programme interne, il nous suffisait de partager la formation avec nos bureaux locaux, sans devoir réinventer la roue à chaque fois. »
Microsoft Teams est désormais devenu un outil essentiel au sein d’Etex, avec de nombreux sceptiques qui étaient réticents à se détourner de Skype et qui sont maintenant d’ardents défenseurs de la plate-forme.
« Avant COVID-19, nous avions environ 8.000 activités Teams par jour », explique Bert Janssens. « Une semaine plus tard, ce nombre était de 40.000, ce qui montre à quel point les gens s’adaptent rapidement lorsque tout devient numérique. »
Outre une plate-forme sécurisée, destinée aux réunions et au partage de données confidentielles, les collaborateurs créent également leur propre Teams afin de collaborer plus efficacement sur des projets. Une fonctionnalité que Dirk Altgassen apprécie tout particulièrement.
« C’est un excellent moyen de gérer nos projets en cours », dit-il. « Après la création d’un ticket, un nouveau canal Teams est disponible en l’espace de quelques minutes. Ensuite, le propriétaire de la page a un contrôle total sur les personnes qui y auront accès, sans impliquer à nouveau le département informatique – ce qui rend les choses nettement plus simples pour tous les projets AND »
Alors qu’Etex commence à rouvrir ses bureaux, Dirk Altgassen pense que le succès du travail à distance offrira une nouvelle flexibilité aux employés à l’avenir.
« Nous n’autorisons que 40 personnes au siège social afin de respecter les règles de distanciation sociale », explique-t-il. « Nous avons créé une application Microsoft Power App pour que nos collaborateurs puissent réserver un bureau mais nombre d’entre eux sont ravis de continuer à travailler à domicile. C’est un excellent modèle de travail flexible et pourrait être quelque chose que nous expérimenterons à l’avenir – nous permettant de réduire les espaces de bureau dans chaque région ainsi que les coûts. »
Avec une application également en développement pour aider les travailleurs d’usine à rester en contact avec le reste de l’organisation, l’engagement d’Etex à innover et à trouver de meilleurs moyens de rassembler ses collaborateurs est louable – une valeur qui a fait ses preuves dans un contexte d’incertitude pour les entreprises du monde entier.
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