Siirry pääsisältöön
Pulse
A woman holding a white mug
Lukuaika, 4 min.

Minua voisi varmaankin kutsua etätyön “varhaiseksi omaksujaksi”. Noin 15 vuotta sitten olin vastuussa työntekijöiden liikkuvuudesta ja teknologisista yhteenliittymistä suuressa televiestintäalan yrityksessä, kun nämä konseptit olivat vasta aluillaan. Siksi päätin yrittää toimia sanojeni mittaisesti ja vaadin, että voin tehdä etätöitä niin usein kuin mahdollista. Kieltäydyin jopa laajakaistasta ja valokuidusta – sen sijaan tukeuduin vanhaan Vodafone Connect -GPRS-korttiin.

 Tänä päivänä teknologia on kehittynyt valtavasti: tarjolla on erinomaisia kannettavia ja puhelimia sekä Microsoft Teamsin kaltaisia ohjelmistoja, ja kotimme on yhdistetty verkkoon 5G:n tai valokuidun avulla. Emme kuitenkaan ole ehkä ymmärtäneet erästä asiaa: ei riitä, että teknologia on valmiina ihmisten käyttöön – ihmisten on myös oltava valmiita teknologian käyttöön.

 Kaikkien tuntemista syistä johtuen vuoden 2020 ensimmäiset kuukaudet ovat edellyttäneet joustavien työjärjestelyjen poikkeuksellista tehostamista, mutta uusiin työtapoihin mukautuminen vie aikansa. Ymmärrettävästi tämä siirtymä on monille vaikea.

1. Ota kamera käyttöön

Yli 50 prosenttia viestinnästä on sanatonta. Siksi kamera auttaa sekä sinua ymmärtämään muita että muita ymmärtämään sinua.

Lisäksi kameran käyttöönotto tekee minusta tulosvastuullisemman – se antaa minulle ylimääräisen syyn noudattaa rutiineja sekä pukeutua ja käyttäytyä ikään kuin olisin konttorissa.

2. Käytä Teamsin chat-toimintoa

Jos käytät Microsoft Teamsia, chattailu on erinomainen tapa ylläpitää vireyttä kokouksissa, joissa on lukuisia osanottajia. Vain pieni joukko ihmisiä saattaa aktiivisesti osallistua puhumiseen, mutta muita on hyvä kannustaa kommentoimaan puheenaiheita, esittämään kysymyksiä, luomaan pienimuotoisia kyselyitä sekä vain lisäämään emojeja ja reaktioita. Se auttaa ylläpitämään kaikkien osanottajien sitoutuneisuutta.

3. Käytä kuulokemikrofonia

Aivan viime aikoina alueelliset karanteenimääräyksemme ovat hieman helpottaneet, mutta siihen asti kaksi lastani kävi kotikoulua, joten kuulokemikrofonin käytöstä oli runsaasti apua.

Etenkin melunvaimennuksella varustettujen laitteiden käytöstä on paljon hyötyä, sillä se auttaa keskittymään työhön ja välttämään asuinkumppaniesi aiheuttamia häiriöitä.

4. Aikatauluta taukoja

On helppoa unohtaa, että toimistotyössä ja kasvokkaisissa kokouksissa on paljon luonnollisia taukoja. Kannattaa miettiä sitä, miten aikataulutat taukoja omaan etätyöpäivääsi.

5. Pysy liikkeessä

Varaa nämä ajat kalenteristasi.

Jos sinulla on riittävästi tilaa, kannattaa myös liikkua ympäriinsä ja työskennellä kotona eri paikoissa. Jotkut kokoukset voivat olla hyvin muodollisia. Siinä tapauksessa kannattaa nostaa kannettava oikealle tasolle ja kiinnittää huomiota huoneen valaistukseen. Epämuodollisessa chatissa tai kahdenvälisessä kokouksessa voi taas olla mahdollista istua sohvalla tai rennommassa tuolissa. Jos et halua, että muut osanottajat näkevät taustasi, voit sumennustoiminnolla tehdä ympäristöstäsi hieman yksityisemmän.

6. Siirry roolista toiseen

Joudut ehkä tällä hetkellä omaksumaan useita rooleja: kollega, kumppani, vanhempi, kotiopettaja. Mahdollisesti suoriudut niistä kaikista erinomaisesti. Ei kuitenkaan ole todennäköistä, että se onnistuisi samanaikaisesti.

Yritä rajata päiväsi siten, että voit keskittyä vain yhteen rooliin kerrallaan. Jos mahdollista, kerro perheellesi: “Nyt aion tehdä töitä. Nähdään neljän tunnin päästä.” Siirry sitten toiseen huoneeseen ja sulje ovi, äläkä ole käytettävissä.

Toimi samoin silloin, kun on perheen yhteisen ajan ja kotikoulun vuoro. Monista tuntuu siltä, että heidän on oltava aina tavoitettavissa ja tehtävä ylitöitä kotona ollessaan. Varaa aikoja, jolloin et vastaa puheluihin tai tarkista sähköpostejasi.

7. Pysy seurallisena

Olet ehkä löytänyt uusia tapoja pitää yhteyttä ystäviisi ja perheeseesi karanteenin aikana. Se on hieno asia. Älä kuitenkaan unohda, että sosiaalinen vuorovaikutus on erittäin tärkeää myös kollegoiden kesken.

Se vain vaatii hieman enemmän suunnittelua. Kannattaa järjestää vaikka päivittäisiä videokokouksia kahvinjuonnin merkeissä tai nauttia yhteinen drinkki perjantaina – ja pitää työasioista puhuminen minimissään. Kenties voit järjestää lounastapaamisen kollegan kanssa Teamsin välityksellä, aivan niin kuin työpaikan ruokalassa.

Tämä ei ole tärkeää pelkästään motivaation ja mielenterveyden kannalta, vaan se tukee myös työntekoa. Joitakin vuosia sitten Microsoftin tilaama tutkimus havaitsi, että alle 20 % parhaista ideoista kehiteltiin työympäristöissä, kuten kokouksissa tai aivoriihissä. Itse asiassa valtaosa näistä ideoista sai alkunsa epämuodollisessa vuorovaikutuksessa kollegoiden kesken. Tämä on jälleen yksi hyvä syy varmistaa, että epämuodollista vuorovaikutusta on riittävästi.  

Vaikka muistaisit tästä artikkelista vain yhden asian, olkoon se tässä:

Jos etätyö on sinulle uutta ja sinulla on vaikeuksia sopeutua, se on aivan hyväksyttävää! Koita kestää – asiat muuttuvat helpommiksi. Ennen kuin huomaatkaan, olet etätyön ammattilainen – ja valmis siihen, mitä tulevaisuus sitten tuokaan tullessaan.

Microsoft Teams -pikakurssi

Osallistu maksuttomalle Microsoft Teams -pikakurssille

Valitse sadoista maksuttomista perheoppimiskokemuksista. Sopii erinomaisesti niin lukuvuoteen kuin lomille.

Microsoftin perheoppimiskeskus tarjoaa hauskoja koulutusmateriaaleja 3–12-vuotiaiden lasten vanhemmille.

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • Skypellä POKEn tutkintotilaisuuksiin!

    Skypellä POKEn tutkintotilaisuuksiin!

    Teksti: Tuija Tiitinen Kuva: Pekka Ouli Miten saataisiin kätevämmin arvioitua tutkintotilaisuudet, kun opiskelija asuu monen sadan kilometrin päässä Äänekoskelta? Kysymys tuli ajankohtaiseksi Agco Suomi Oy:n myyjille suunnatun myynnin ammattitutkinnon aikana Pohjoisen Keski-Suomen ammattiopistossa (Poke) Äänekoskella vuonna 2016. Yrityksen varaosamyyjät työskentelevät ympäri Suomea Rovaniemeltä Turkuun ja Kokkolasta Joensuuhun, ja yritys halusi kouluttaa heitä koko maan verkoston […]

  • Microsoft -ohjelmat maksutta opiskelijoiden ja henkilökunnan omille tietokoneille, tabletille ja matkapuhelimeen

    Microsoft -ohjelmat maksutta opiskelijoiden ja henkilökunnan omille tietokoneille, tabletille ja matkapuhelimeen

    Tiesitkö, että valtaosa suomalaisista opiskelijoista, opettajista ja oppilaitosten työntekijöistä voi asentaa Microsoft Office -paketin maksutta omalle tietokoneelle, tabletille tai matkapuhelimeen? Officen asentaminen tapahtuu oppilaitoksesi Office 365 -palvelun kautta, ja asennuksen voit tehdä jopa viidelle omalle kotikoneellesi sekä viidelle puhelimellesi ja tabletillesi. Näin ollen saat Office paketin jopa 15 laitteellesi täysin maksutta. Office -ohjelmistopakettiin sisältyy Microsoft Teams, Word, Excel, PowerPoint ja OneNote sekä muita opiskelussa tarpeellisia sovelluksia. Katso […]

Teollisuus

  • Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Spitec heräsi omaan osaamattomuuteensa, kun puheet EU:n uudesta tietoturva-asetuksesta (GDPR) alkoivat. Ensin käytiin koulutuksissa itse. Sitten konsultointiin ammattilaista. Yhdessä kumppanin kanssa analysointiin nykytila ja määriteltiin kaikki välittömät tarpeet. Lista ei ollut pitkä, mutta tekemistä oli sitäkin enemmän. Ensin korjataan tietoturva, sitten uudistetaan laitehallinta. Siinä samalla koulutetaan tekijöille uuden asetuksen perusteet. Spitec teki järkevästi konsultoidessaan ammattilaista, […]

  • Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Halki jäisen meren seilaa hinaaja. Sen komentosillalla seisoo kapteeni, joka keskittyy ohjaamaan aluksensa turvallisesti 200 merimailin päähän Pohjois-Suomessa sijaitsevaan Tornioon. Matkan syy? Varma-alus hinaa juuri valmistunutta 110 tonnin painoista nesteytetyn maakaasun (LNG) säiliömoduulia Tornio Mangan terminaaliin, joka on yksi Pohjoismaiden suurimmista LNG-terminaaleista. Kun hinaaja saapuu perille tiheässä sumussa, hydraulinen nosturi ohjaa säiliön paikoilleen. Tämä tarkkaan […]

Terveydenhuolto

  • nainen istuu pöydän ääressä

    Hoitotiimien voimaannuttaminen Microsoft 365:n uusilla työkaluilla

    Tutustu Microsoft 365 -tuottavuuspilvipalveluiden uusiin yhteistyö- ja viestintäominaisuuksiin, jotka parantavat lääkäreiden ja järjestelmänvalvojien tehokkuutta.

  • Mies, jolla on silmälasit, hymyilee kameralle

    HUS: tietojen turvallinen jakaminen elintärkeitä päätöksiä varten

    Sairaudet ovat usein hyvin epäoikeudenmukaisia. Tämä valitettava totuus korostui jälleen kerran koronavirusepidemian yhteydessä alkuvuodesta 2020, kun monet terveydenhuolto-organisaatiot joutuivat kohtaamaan haasteita, joita maailmassa ei ollut esiintynyt kokonaiseen vuosisataan. Sairaalat edellyttivät nopeaa vastetta voidakseen hidastaa viruksen leviämistä ilman, että sillä on vaikutusta hoidon laatuun. Tällainen tilanne aiheuttaa paineita mille tahansa instituutiolle, mutta Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirille […]

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

Digitalisaatio

  • Sanotaan yhdessä ei suomalaisille työpainajaisille

    Sanotaan yhdessä ei suomalaisille työpainajaisille

    Organisaatio rakentuu ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa. Avoin, läpinäkyvä ja osallistava kulttuuri ruokkii koko organisaation tehokkuutta ja hyvinvointia. Tulevaisuuden työ tapahtuu yksilöiden muodostamissa yhteistyöverkostoissa. Onnistunut uusien teknologien ja toimintatapojen käyttöönotto tukee ihmisten työskentelyä ja tekee siitä fiksumpaa kuin koskaan aikaisemmin. Tämä pätee meihin kaikkiin, myös asiakkaisiimme. Yrityksissä innostavimmat uudet mahdollisuudet liittyvät ennen kaikkea kommunikaation, yhteistyön ja informaation […]

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – HMD Globalille käyttöön HIQ Elevate Office 365 palvelut

    Kumppaniblogi – HMD Globalille käyttöön HIQ Elevate Office 365 palvelut

    Globaalin yhteistyön ja viestinnän mahdollistaminen sekä palvelua yli 500 käyttäjälle ensimmäisestä päivästä lähtien. HiQ toimitti HMD:lle Office 365 käyttöönoton, sisäisen viestinnän työkalut ja kollaboraatioympäristön pohjautuen Elevate -palveluihin Haaste: heti globaaliksi HMD Global perustettiin loppuvuonna 2016 Nokia-matkapuhelinten uudeksi kodiksi. Yrityksen toiminnan, organisaation ja liiketoimintaverkoston tuli olla alusta lähtien globaaleja. HMD Global tarvitsi yrityksen tarpeisiin räätälöidyn infrastruktuurin […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • GDPR-tietosuojaopas yliopistoille

    GDPR-tietosuojaopas yliopistoille

    EU:n uusi yleinen tietosuoja-asetus tulee voimaan 25. toukokuuta. Selvitä tämän maksuttoman e-kirjan ja muiden hyödyllisten materiaalien avulla, mitä yliopistojen tulee tehdä, jotta ne täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Vuodenkierto yliopistossa Yliopistossa on paljon ihmisiä, joita kutsutaan “rekisteröidyiksi”: opiskelijoita, opettajia, siivoojia, hallintohenkilöstöä ja monia muita. Aina uuden lukuvuoden alkaessa yliopistoon tulee uusia rekisteröityjä, joiden nimet, osoitteet, syntymäajat ja […]

Vinkit

  • henkilö istuu pöydän ääressä ikkunan edessä

    Otatko kaiken hyödyn irti Microsoft Teamsista työskennellessäsi etänä?

    Etätyölle on monia syitä ja vaatimuksia, ja näiden vaatimusten joustavaa täyttämistä varten loimme Microsoft Teamsin: se auttaa sinua pysymään yhteydessä tiimeihisi ja varmistamaan, että voit jatkaa yhteistyötä tehokkaasti – riippumatta siitä, missä olet. Seuraavassa on muutamia vinkkejä, jotka auttavat sinua hyödyntämään Microsoft Teamsin parhaita puolia työskennellessäsi etänä: 1. Järjestä tuottavampia kokouksia Hiljattain toteutettu Work Reworked […]