Siirry pääsisältöön
A woman holding a white mug
Lukuaika, 4 min.

Minua voisi varmaankin kutsua etätyön “varhaiseksi omaksujaksi”. Noin 15 vuotta sitten olin vastuussa työntekijöiden liikkuvuudesta ja teknologisista yhteenliittymistä suuressa televiestintäalan yrityksessä, kun nämä konseptit olivat vasta aluillaan. Siksi päätin yrittää toimia sanojeni mittaisesti ja vaadin, että voin tehdä etätöitä niin usein kuin mahdollista. Kieltäydyin jopa laajakaistasta ja valokuidusta – sen sijaan tukeuduin vanhaan Vodafone Connect -GPRS-korttiin.

 Tänä päivänä teknologia on kehittynyt valtavasti: tarjolla on erinomaisia kannettavia ja puhelimia sekä Microsoft Teamsin kaltaisia ohjelmistoja, ja kotimme on yhdistetty verkkoon 5G:n tai valokuidun avulla. Emme kuitenkaan ole ehkä ymmärtäneet erästä asiaa: ei riitä, että teknologia on valmiina ihmisten käyttöön – ihmisten on myös oltava valmiita teknologian käyttöön.

 Kaikkien tuntemista syistä johtuen vuoden 2020 ensimmäiset kuukaudet ovat edellyttäneet joustavien työjärjestelyjen poikkeuksellista tehostamista, mutta uusiin työtapoihin mukautuminen vie aikansa. Ymmärrettävästi tämä siirtymä on monille vaikea.

1. Ota kamera käyttöön

Yli 50 prosenttia viestinnästä on sanatonta. Siksi kamera auttaa sekä sinua ymmärtämään muita että muita ymmärtämään sinua.

Lisäksi kameran käyttöönotto tekee minusta tulosvastuullisemman – se antaa minulle ylimääräisen syyn noudattaa rutiineja sekä pukeutua ja käyttäytyä ikään kuin olisin konttorissa.

2. Käytä Teamsin chat-toimintoa

Jos käytät Microsoft Teamsia, chattailu on erinomainen tapa ylläpitää vireyttä kokouksissa, joissa on lukuisia osanottajia. Vain pieni joukko ihmisiä saattaa aktiivisesti osallistua puhumiseen, mutta muita on hyvä kannustaa kommentoimaan puheenaiheita, esittämään kysymyksiä, luomaan pienimuotoisia kyselyitä sekä vain lisäämään emojeja ja reaktioita. Se auttaa ylläpitämään kaikkien osanottajien sitoutuneisuutta.

3. Käytä kuulokemikrofonia

Aivan viime aikoina alueelliset karanteenimääräyksemme ovat hieman helpottaneet, mutta siihen asti kaksi lastani kävi kotikoulua, joten kuulokemikrofonin käytöstä oli runsaasti apua.

Etenkin melunvaimennuksella varustettujen laitteiden käytöstä on paljon hyötyä, sillä se auttaa keskittymään työhön ja välttämään asuinkumppaniesi aiheuttamia häiriöitä.

4. Aikatauluta taukoja

On helppoa unohtaa, että toimistotyössä ja kasvokkaisissa kokouksissa on paljon luonnollisia taukoja. Kannattaa miettiä sitä, miten aikataulutat taukoja omaan etätyöpäivääsi.

5. Pysy liikkeessä

Varaa nämä ajat kalenteristasi.

Jos sinulla on riittävästi tilaa, kannattaa myös liikkua ympäriinsä ja työskennellä kotona eri paikoissa. Jotkut kokoukset voivat olla hyvin muodollisia. Siinä tapauksessa kannattaa nostaa kannettava oikealle tasolle ja kiinnittää huomiota huoneen valaistukseen. Epämuodollisessa chatissa tai kahdenvälisessä kokouksessa voi taas olla mahdollista istua sohvalla tai rennommassa tuolissa. Jos et halua, että muut osanottajat näkevät taustasi, voit sumennustoiminnolla tehdä ympäristöstäsi hieman yksityisemmän.

6. Siirry roolista toiseen

Joudut ehkä tällä hetkellä omaksumaan useita rooleja: kollega, kumppani, vanhempi, kotiopettaja. Mahdollisesti suoriudut niistä kaikista erinomaisesti. Ei kuitenkaan ole todennäköistä, että se onnistuisi samanaikaisesti.

Yritä rajata päiväsi siten, että voit keskittyä vain yhteen rooliin kerrallaan. Jos mahdollista, kerro perheellesi: “Nyt aion tehdä töitä. Nähdään neljän tunnin päästä.” Siirry sitten toiseen huoneeseen ja sulje ovi, äläkä ole käytettävissä.

Toimi samoin silloin, kun on perheen yhteisen ajan ja kotikoulun vuoro. Monista tuntuu siltä, että heidän on oltava aina tavoitettavissa ja tehtävä ylitöitä kotona ollessaan. Varaa aikoja, jolloin et vastaa puheluihin tai tarkista sähköpostejasi.

7. Pysy seurallisena

Olet ehkä löytänyt uusia tapoja pitää yhteyttä ystäviisi ja perheeseesi karanteenin aikana. Se on hieno asia. Älä kuitenkaan unohda, että sosiaalinen vuorovaikutus on erittäin tärkeää myös kollegoiden kesken.

Se vain vaatii hieman enemmän suunnittelua. Kannattaa järjestää vaikka päivittäisiä videokokouksia kahvinjuonnin merkeissä tai nauttia yhteinen drinkki perjantaina – ja pitää työasioista puhuminen minimissään. Kenties voit järjestää lounastapaamisen kollegan kanssa Teamsin välityksellä, aivan niin kuin työpaikan ruokalassa.

Tämä ei ole tärkeää pelkästään motivaation ja mielenterveyden kannalta, vaan se tukee myös työntekoa. Joitakin vuosia sitten Microsoftin tilaama tutkimus havaitsi, että alle 20 % parhaista ideoista kehiteltiin työympäristöissä, kuten kokouksissa tai aivoriihissä. Itse asiassa valtaosa näistä ideoista sai alkunsa epämuodollisessa vuorovaikutuksessa kollegoiden kesken. Tämä on jälleen yksi hyvä syy varmistaa, että epämuodollista vuorovaikutusta on riittävästi.  

Vaikka muistaisit tästä artikkelista vain yhden asian, olkoon se tässä:

Jos etätyö on sinulle uutta ja sinulla on vaikeuksia sopeutua, se on aivan hyväksyttävää! Koita kestää – asiat muuttuvat helpommiksi. Ennen kuin huomaatkaan, olet etätyön ammattilainen – ja valmis siihen, mitä tulevaisuus sitten tuokaan tullessaan.

Microsoft Teams -pikakurssi

Osallistu maksuttomalle Microsoft Teams -pikakurssille

Valitse sadoista maksuttomista perheoppimiskokemuksista. Sopii erinomaisesti niin lukuvuoteen kuin lomille.

Microsoftin perheoppimiskeskus tarjoaa hauskoja koulutusmateriaaleja 3–12-vuotiaiden lasten vanhemmille.

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • School Data Sync ja PrimusQuery

    School Data Sync ja PrimusQuery

    Microsoft School Data Sync julkaistiin tammikuussa 2017. Sitä voidaan käyttää opiskelijahallintojärjestelmän tietojen (koulut, luokat, kurssit, opettajat, oppilaat, kurssiosallistumiset) viemiseen Azure AD:hen ja Office 365:een. Muun muassa Microsoft Classroom Preview ja Intune for Education hyödyntävät School Data Syncillä synkronoituja tietoja. Jos School Data Sync on käytössä, niin Microsoft Classroom Preview’n tilat voidaan luoda täysin automaattisesti ja […]

  • Kansainväliseksi 20 minuutissa

    Kansainväliseksi 20 minuutissa

    Miten oppilaat oppivat pitämään esitelmän ja keskustelemaan englanniksi, ja vielä lukemaan karttaa 20 minuutissa? Ottamalla videopuhelu- eli Skype-yhteyden toiselle puolelle maapalloa! Kello lähestyy varttia vailla yhtä iltapäivällä Kokkolassa Torkinmäen koulussa. Samaan aikaan Redmondissa Yhdysvalloissa kello on lähes kolme aamuyöllä. Vaikka kyseessä on kokenut joukko oppilaita ja opettajia, ilmassa on pientä jännitystä. Pian on alkamassa Skype-videopuhelu […]

Teollisuus

  • Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Spitec heräsi omaan osaamattomuuteensa, kun puheet EU:n uudesta tietoturva-asetuksesta (GDPR) alkoivat. Ensin käytiin koulutuksissa itse. Sitten konsultointiin ammattilaista. Yhdessä kumppanin kanssa analysointiin nykytila ja määriteltiin kaikki välittömät tarpeet. Lista ei ollut pitkä, mutta tekemistä oli sitäkin enemmän. Ensin korjataan tietoturva, sitten uudistetaan laitehallinta. Siinä samalla koulutetaan tekijöille uuden asetuksen perusteet. Spitec teki järkevästi konsultoidessaan ammattilaista, […]

  • henkilö istuu työpöydällä olevan kannettavan tietokoneen ääressä

    Ihmisten johtamisen kompassi haastavina aikoina

    Microsoftin Max Tchapeyou kertoo kuudesta omakohtaisesta tavasta, joiden avulla hän on työskennellyt tehokkaammin ja positiivisemmin tiiminsä kanssa.

Terveydenhuolto

  • Mies, jolla on silmälasit, hymyilee kameralle

    HUS: tietojen turvallinen jakaminen elintärkeitä päätöksiä varten

    Sairaudet ovat usein hyvin epäoikeudenmukaisia. Tämä valitettava totuus korostui jälleen kerran koronavirusepidemian yhteydessä alkuvuodesta 2020, kun monet terveydenhuolto-organisaatiot joutuivat kohtaamaan haasteita, joita maailmassa ei ollut esiintynyt kokonaiseen vuosisataan. Sairaalat edellyttivät nopeaa vastetta voidakseen hidastaa viruksen leviämistä ilman, että sillä on vaikutusta hoidon laatuun. Tällainen tilanne aiheuttaa paineita mille tahansa instituutiolle, mutta Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirille […]

  • Terveydenhuolto uudistuu neljällä alueella

    Terveydenhuolto uudistuu neljällä alueella

    1. Osallista potilaasi Parempi hoitotulos ja hoitokokemus. Suomen terveydenhuolto: Potilaan osallistaminen from Microsoft Suomi 2. Vapauta henkilökunta tuottavampaan työhön Tehokkuus ja tuottavuus 3. Optimoi kliiniset ja operatiiviset toimintosi Datan hyödyntäminen Suomalainen terveydenhuolto: Optimoi kliiniset ja operatiiviset toimintosi from Microsoft Suomi 4. Uudista hoitokokemus Älykkäät laitteet Terveydenhuolto Suomessa – Uudistunut hoitopolku from Microsoft Suomi    

Vähittäiskauppa

  • Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

    Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

      Lue, miten voimme auttaa sinua täyttämään GDPR:n vaatimukset ratkaisuilla, jotka ovat saatavilla jo nyt: Arvioi nykyinen riskiprofiilisi “Mistä voin tietää, miltä osin noudatan jo säädöksiä ja mihin minun pitää seuraavaksi keskittyä?” Tämä on yksi yleisimmistä vähittäismyyjien GDPR:ään liittyvistä kysymyksistä. Se on myös yksi vaikeimmin vastattavista kysymyksistä, koska jokainen vähittäismyyjä on erilainen. Onneksi uusi Compliance Manager […]

  • Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    HeadBrands on perustamisvuodestaan 2010 asti kasvanut tasaista tahtia ja on nyt hiustenhoitotuotteiden johtava vähittäismyyjä Pohjoismaissa. HeadBrands tarvitsi modernin IT-ratkaisun, joka parantaa liiketoiminnan tuottavuutta ja tehostaa yhteistyötä sekä yrityksen sisällä että ulkoisesti. Tähän haasteeseen vastaamiseksi yritys päätti korvata useimmat käytössä olleet palvelunsa Microsoft 365 Businessilla. Kyseessä on täysin uusi ratkaisu, jossa yhdistyvät Microsoft Office 365:n, Windows […]

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • henkilö istuu kannettavan tietokoneen ääressä

    Nopea ja tehokas lähestymistapa digitalisaatioon – ja miten se onnistuu

    Tänä päivänä yritystoiminnan hoitaminen “tavalliseen tapaan” on jäämässä jalkoihin. Muutoksista ja mullistuksista on muodostunut uusi normaali. Ajattele niitä muutoksia, jotka vaikuttavat organisaatioosi juuri tällä hetkellä: uusi teknologia ja uudet tekniikat ohjaavat niin työntekijöiden kuin asiakkaiden uusia asenteita ja odotuksia. Kaikki on muuttumassa. Ja asia, joka yhdistää kaikkia näitä muutoksia, on nopeus. Ne tapahtuvat poikkeuksellisen nopealla […]

Digitalisaatio

  • Tutkimus: Pelkkä teknologia ei paranna työntekijöiden tuottavuutta

    Tutkimus: Pelkkä teknologia ei paranna työntekijöiden tuottavuutta

    Yli 20 000 eurooppalaisen työntekijän tutkimus osoittaa, että työntekijöiden tuottavuus ja innovaatiokyky eivät kohene pelkillä teknologiainvestoinneilla. Tutkimuksen mukaan alle viidennes suomalaisista työntekijöistä kokee olevansa erittäin tuottavia työssään. Digitaalinen kulttuuri on yrityksille digitalisaation ajuri ja kilpailuetu, sillä vahvan digitaalisen työkulttuurin yrityksissä on muihin verrattuna jopa kaksi kertaa enemmän itsensä tuottaviksi kokevia työntekijöitä ja kolme kertaa enemmän itsensä […]

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – Fiksummin yhdessä – eväät moderniin työskentelyyn: Onnistuneen Office 365 -jalkautuksen 10 vaihetta

    Kumppaniblogi – Fiksummin yhdessä – eväät moderniin työskentelyyn: Onnistuneen Office 365 -jalkautuksen 10 vaihetta

    Ilon kautta onnistuneeseen Office 365 -käyttöönottoon! Huumori ja heittäytyminen ovat auttaneet HiQ:n asiakkaitamme globaaleissa intrauudistuksissa ja työtapojen muutoksessa. Paras vinkki onnistumiseen on ilo – ja muutosvastarinnan sietäminen. Onnistuneimmissa teknologian käyttöönottoprojekteissa 80 prosenttia panoksista kohdistetaan ihmisiin ja 20 prosenttia teknologiaan. Tämä on hyvä pitää mielessä, kun muutoshanketta käynnistetään ja resursoidaan. Työtapojen muuttaminen on jatkuvaa työtä Johdon […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Nainen puhuu puhelimessa taksissa

    Minkälaiset pisteet oma yrityksesi saa kyberturvallisuudesta?

    Olipa kyse Fortune 500 -yrityksestä tai paikallisesta leipomosta, tänä päivänä kyberhyökkäykset uhkaavat kaikenkokoisia organisaatioita joka sektorilla. Niistä palautuminen voi olla hyvin kallista. Hyökkäykset usein vahingoittavat brändien mainetta ja aiheuttavat merkittäviä häiriöitä tuottavuudelle. Siksi kyberrikollisilta suojautuminen on niin tärkeää. Päivittäin muuttuvassa digitaalisessa toimintaympäristössä kyberhyökkäyksistä on kuitenkin tulossa yhä monimutkaisempia. Potentiaalisten uhkien tasalla pysyttely on jatkuva haaste. […]

Vinkit