Marianne Dahl
Varatoimitusjohtaja, Myynti, markkinointi ja operatiivinen toiminta, Länsi-Eurooppa
Minua voisi varmaankin kutsua etätyön “varhaiseksi omaksujaksi”. Noin 15 vuotta sitten olin vastuussa työntekijöiden liikkuvuudesta ja teknologisista yhteenliittymistä suuressa televiestintäalan yrityksessä, kun nämä konseptit olivat vasta aluillaan. Siksi päätin yrittää toimia sanojeni mittaisesti ja vaadin, että voin tehdä etätöitä niin usein kuin mahdollista. Kieltäydyin jopa laajakaistasta ja valokuidusta – sen sijaan tukeuduin vanhaan Vodafone Connect -GPRS-korttiin.
Tänä päivänä teknologia on kehittynyt valtavasti: tarjolla on erinomaisia kannettavia ja puhelimia sekä Microsoft Teamsin kaltaisia ohjelmistoja, ja kotimme on yhdistetty verkkoon 5G:n tai valokuidun avulla. Emme kuitenkaan ole ehkä ymmärtäneet erästä asiaa: ei riitä, että teknologia on valmiina ihmisten käyttöön – ihmisten on myös oltava valmiita teknologian käyttöön.
Kaikkien tuntemista syistä johtuen vuoden 2020 ensimmäiset kuukaudet ovat edellyttäneet joustavien työjärjestelyjen poikkeuksellista tehostamista, mutta uusiin työtapoihin mukautuminen vie aikansa. Ymmärrettävästi tämä siirtymä on monille vaikea.
Yli 50 prosenttia viestinnästä on sanatonta. Siksi kamera auttaa sekä sinua ymmärtämään muita että muita ymmärtämään sinua.
Lisäksi kameran käyttöönotto tekee minusta tulosvastuullisemman – se antaa minulle ylimääräisen syyn noudattaa rutiineja sekä pukeutua ja käyttäytyä ikään kuin olisin konttorissa.
Jos käytät Microsoft Teamsia, chattailu on erinomainen tapa ylläpitää vireyttä kokouksissa, joissa on lukuisia osanottajia. Vain pieni joukko ihmisiä saattaa aktiivisesti osallistua puhumiseen, mutta muita on hyvä kannustaa kommentoimaan puheenaiheita, esittämään kysymyksiä, luomaan pienimuotoisia kyselyitä sekä vain lisäämään emojeja ja reaktioita. Se auttaa ylläpitämään kaikkien osanottajien sitoutuneisuutta.
Aivan viime aikoina alueelliset karanteenimääräyksemme ovat hieman helpottaneet, mutta siihen asti kaksi lastani kävi kotikoulua, joten kuulokemikrofonin käytöstä oli runsaasti apua.
Etenkin melunvaimennuksella varustettujen laitteiden käytöstä on paljon hyötyä, sillä se auttaa keskittymään työhön ja välttämään asuinkumppaniesi aiheuttamia häiriöitä.
On helppoa unohtaa, että toimistotyössä ja kasvokkaisissa kokouksissa on paljon luonnollisia taukoja. Kannattaa miettiä sitä, miten aikataulutat taukoja omaan etätyöpäivääsi.
Varaa nämä ajat kalenteristasi.
Jos sinulla on riittävästi tilaa, kannattaa myös liikkua ympäriinsä ja työskennellä kotona eri paikoissa. Jotkut kokoukset voivat olla hyvin muodollisia. Siinä tapauksessa kannattaa nostaa kannettava oikealle tasolle ja kiinnittää huomiota huoneen valaistukseen. Epämuodollisessa chatissa tai kahdenvälisessä kokouksessa voi taas olla mahdollista istua sohvalla tai rennommassa tuolissa. Jos et halua, että muut osanottajat näkevät taustasi, voit sumennustoiminnolla tehdä ympäristöstäsi hieman yksityisemmän.
Joudut ehkä tällä hetkellä omaksumaan useita rooleja: kollega, kumppani, vanhempi, kotiopettaja. Mahdollisesti suoriudut niistä kaikista erinomaisesti. Ei kuitenkaan ole todennäköistä, että se onnistuisi samanaikaisesti.
Yritä rajata päiväsi siten, että voit keskittyä vain yhteen rooliin kerrallaan. Jos mahdollista, kerro perheellesi: “Nyt aion tehdä töitä. Nähdään neljän tunnin päästä.” Siirry sitten toiseen huoneeseen ja sulje ovi, äläkä ole käytettävissä.
Toimi samoin silloin, kun on perheen yhteisen ajan ja kotikoulun vuoro. Monista tuntuu siltä, että heidän on oltava aina tavoitettavissa ja tehtävä ylitöitä kotona ollessaan. Varaa aikoja, jolloin et vastaa puheluihin tai tarkista sähköpostejasi.
Olet ehkä löytänyt uusia tapoja pitää yhteyttä ystäviisi ja perheeseesi karanteenin aikana. Se on hieno asia. Älä kuitenkaan unohda, että sosiaalinen vuorovaikutus on erittäin tärkeää myös kollegoiden kesken.
Se vain vaatii hieman enemmän suunnittelua. Kannattaa järjestää vaikka päivittäisiä videokokouksia kahvinjuonnin merkeissä tai nauttia yhteinen drinkki perjantaina – ja pitää työasioista puhuminen minimissään. Kenties voit järjestää lounastapaamisen kollegan kanssa Teamsin välityksellä, aivan niin kuin työpaikan ruokalassa.
Tämä ei ole tärkeää pelkästään motivaation ja mielenterveyden kannalta, vaan se tukee myös työntekoa. Joitakin vuosia sitten Microsoftin tilaama tutkimus havaitsi, että alle 20 % parhaista ideoista kehiteltiin työympäristöissä, kuten kokouksissa tai aivoriihissä. Itse asiassa valtaosa näistä ideoista sai alkunsa epämuodollisessa vuorovaikutuksessa kollegoiden kesken. Tämä on jälleen yksi hyvä syy varmistaa, että epämuodollista vuorovaikutusta on riittävästi.
Jos etätyö on sinulle uutta ja sinulla on vaikeuksia sopeutua, se on aivan hyväksyttävää! Koita kestää – asiat muuttuvat helpommiksi. Ennen kuin huomaatkaan, olet etätyön ammattilainen – ja valmis siihen, mitä tulevaisuus sitten tuokaan tullessaan.
Kansainväliseksi 20 minuutissa
Miten oppilaat oppivat pitämään esitelmän ja keskustelemaan englanniksi, ja vielä lukemaan karttaa 20 minuutissa? Ottamalla videopuhelu- eli Skype-yhteyden toiselle puolelle maapalloa! Kello lähestyy varttia vailla yhtä iltapäivällä Kokkolassa Torkinmäen koulussa. Samaan aikaan Redmondissa Yhdysvalloissa kello on lähes kolme aamuyöllä. Vaikka kyseessä on kokenut joukko oppilaita ja opettajia, ilmassa on pientä jännitystä. Pian on alkamassa Skype-videopuhelu […]
Microsoft
Onnistuneiden ja turvallisten kokousten järjestäminen Microsoft Teamsissa
Lukuisat ihmiset työskentelevät nyt kotoa käsin, joten etätyötaitojen hiomisesta ja tuottavuuden ylläpitämisestä on tullut entistäkin tärkeämpää. Olemme havainneet, että Microsoft Teamsin käyttö menestyksekkäässä ja turvallisessa etätyössä on lisääntynyt erittäin voimakkaasti. Riippumatta siitä, onko tämä työkalu sinulle aivan uusi tai järjestätkö kokouksiasi valmiiksi Teamsissa, haluamme varmistaa, että hyödynnät sen kaikkia yhteistyö- ja tietoturvatoimintoja. Seuraavassa on yhdeksän […]
Harri Mikkanen
Microsoft Surface liiketoimintajohtaja
Kumppaniblogi – Fiksummin yhdessä – eväät moderniin työskentelyyn: Onnistuneen Office 365 -jalkautuksen 10 vaihetta
Ilon kautta onnistuneeseen Office 365 -käyttöönottoon! Huumori ja heittäytyminen ovat auttaneet HiQ:n asiakkaitamme globaaleissa intrauudistuksissa ja työtapojen muutoksessa. Paras vinkki onnistumiseen on ilo – ja muutosvastarinnan sietäminen. Onnistuneimmissa teknologian käyttöönottoprojekteissa 80 prosenttia panoksista kohdistetaan ihmisiin ja 20 prosenttia teknologiaan. Tämä on hyvä pitää mielessä, kun muutoshanketta käynnistetään ja resursoidaan. Työtapojen muuttaminen on jatkuvaa työtä Johdon […]
Jukka Veräväinen
Liiketoimintajohtaja (Modern Workplace)
