A woman holding a white mug
Lukuaika, 4 min.

Minua voisi varmaankin kutsua etätyön “varhaiseksi omaksujaksi”. Noin 15 vuotta sitten olin vastuussa työntekijöiden liikkuvuudesta ja teknologisista yhteenliittymistä suuressa televiestintäalan yrityksessä, kun nämä konseptit olivat vasta aluillaan. Siksi päätin yrittää toimia sanojeni mittaisesti ja vaadin, että voin tehdä etätöitä niin usein kuin mahdollista. Kieltäydyin jopa laajakaistasta ja valokuidusta – sen sijaan tukeuduin vanhaan Vodafone Connect -GPRS-korttiin.

 Tänä päivänä teknologia on kehittynyt valtavasti: tarjolla on erinomaisia kannettavia ja puhelimia sekä Microsoft Teamsin kaltaisia ohjelmistoja, ja kotimme on yhdistetty verkkoon 5G:n tai valokuidun avulla. Emme kuitenkaan ole ehkä ymmärtäneet erästä asiaa: ei riitä, että teknologia on valmiina ihmisten käyttöön – ihmisten on myös oltava valmiita teknologian käyttöön.

 Kaikkien tuntemista syistä johtuen vuoden 2020 ensimmäiset kuukaudet ovat edellyttäneet joustavien työjärjestelyjen poikkeuksellista tehostamista, mutta uusiin työtapoihin mukautuminen vie aikansa. Ymmärrettävästi tämä siirtymä on monille vaikea.

1. Ota kamera käyttöön

Yli 50 prosenttia viestinnästä on sanatonta. Siksi kamera auttaa sekä sinua ymmärtämään muita että muita ymmärtämään sinua.

Lisäksi kameran käyttöönotto tekee minusta tulosvastuullisemman – se antaa minulle ylimääräisen syyn noudattaa rutiineja sekä pukeutua ja käyttäytyä ikään kuin olisin konttorissa.

2. Käytä Teamsin chat-toimintoa

Jos käytät Microsoft Teamsia, chattailu on erinomainen tapa ylläpitää vireyttä kokouksissa, joissa on lukuisia osanottajia. Vain pieni joukko ihmisiä saattaa aktiivisesti osallistua puhumiseen, mutta muita on hyvä kannustaa kommentoimaan puheenaiheita, esittämään kysymyksiä, luomaan pienimuotoisia kyselyitä sekä vain lisäämään emojeja ja reaktioita. Se auttaa ylläpitämään kaikkien osanottajien sitoutuneisuutta.

3. Käytä kuulokemikrofonia

Aivan viime aikoina alueelliset karanteenimääräyksemme ovat hieman helpottaneet, mutta siihen asti kaksi lastani kävi kotikoulua, joten kuulokemikrofonin käytöstä oli runsaasti apua.

Etenkin melunvaimennuksella varustettujen laitteiden käytöstä on paljon hyötyä, sillä se auttaa keskittymään työhön ja välttämään asuinkumppaniesi aiheuttamia häiriöitä.

4. Aikatauluta taukoja

On helppoa unohtaa, että toimistotyössä ja kasvokkaisissa kokouksissa on paljon luonnollisia taukoja. Kannattaa miettiä sitä, miten aikataulutat taukoja omaan etätyöpäivääsi.

5. Pysy liikkeessä

Varaa nämä ajat kalenteristasi.

Jos sinulla on riittävästi tilaa, kannattaa myös liikkua ympäriinsä ja työskennellä kotona eri paikoissa. Jotkut kokoukset voivat olla hyvin muodollisia. Siinä tapauksessa kannattaa nostaa kannettava oikealle tasolle ja kiinnittää huomiota huoneen valaistukseen. Epämuodollisessa chatissa tai kahdenvälisessä kokouksessa voi taas olla mahdollista istua sohvalla tai rennommassa tuolissa. Jos et halua, että muut osanottajat näkevät taustasi, voit sumennustoiminnolla tehdä ympäristöstäsi hieman yksityisemmän.

6. Siirry roolista toiseen

Joudut ehkä tällä hetkellä omaksumaan useita rooleja: kollega, kumppani, vanhempi, kotiopettaja. Mahdollisesti suoriudut niistä kaikista erinomaisesti. Ei kuitenkaan ole todennäköistä, että se onnistuisi samanaikaisesti.

Yritä rajata päiväsi siten, että voit keskittyä vain yhteen rooliin kerrallaan. Jos mahdollista, kerro perheellesi: “Nyt aion tehdä töitä. Nähdään neljän tunnin päästä.” Siirry sitten toiseen huoneeseen ja sulje ovi, äläkä ole käytettävissä.

Toimi samoin silloin, kun on perheen yhteisen ajan ja kotikoulun vuoro. Monista tuntuu siltä, että heidän on oltava aina tavoitettavissa ja tehtävä ylitöitä kotona ollessaan. Varaa aikoja, jolloin et vastaa puheluihin tai tarkista sähköpostejasi.

7. Pysy seurallisena

Olet ehkä löytänyt uusia tapoja pitää yhteyttä ystäviisi ja perheeseesi karanteenin aikana. Se on hieno asia. Älä kuitenkaan unohda, että sosiaalinen vuorovaikutus on erittäin tärkeää myös kollegoiden kesken.

Se vain vaatii hieman enemmän suunnittelua. Kannattaa järjestää vaikka päivittäisiä videokokouksia kahvinjuonnin merkeissä tai nauttia yhteinen drinkki perjantaina – ja pitää työasioista puhuminen minimissään. Kenties voit järjestää lounastapaamisen kollegan kanssa Teamsin välityksellä, aivan niin kuin työpaikan ruokalassa.

Tämä ei ole tärkeää pelkästään motivaation ja mielenterveyden kannalta, vaan se tukee myös työntekoa. Joitakin vuosia sitten Microsoftin tilaama tutkimus havaitsi, että alle 20 % parhaista ideoista kehiteltiin työympäristöissä, kuten kokouksissa tai aivoriihissä. Itse asiassa valtaosa näistä ideoista sai alkunsa epämuodollisessa vuorovaikutuksessa kollegoiden kesken. Tämä on jälleen yksi hyvä syy varmistaa, että epämuodollista vuorovaikutusta on riittävästi.  

Vaikka muistaisit tästä artikkelista vain yhden asian, olkoon se tässä:

Jos etätyö on sinulle uutta ja sinulla on vaikeuksia sopeutua, se on aivan hyväksyttävää! Koita kestää – asiat muuttuvat helpommiksi. Ennen kuin huomaatkaan, olet etätyön ammattilainen – ja valmis siihen, mitä tulevaisuus sitten tuokaan tullessaan.

Microsoft Teams -pikakurssi

Osallistu maksuttomalle Microsoft Teams -pikakurssille

Valitse sadoista maksuttomista perheoppimiskokemuksista. Sopii erinomaisesti niin lukuvuoteen kuin lomille.

Microsoftin perheoppimiskeskus tarjoaa hauskoja koulutusmateriaaleja 3–12-vuotiaiden lasten vanhemmille.

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • Yhteistyössä Aalto-yliopiston kanssa: teollisen suunnittelun opiskelijat kehittivät Surface-laitteille käyttöliittymän vain äänikomentoja ja digitaalista kynää käyttäen

    Yhteistyössä Aalto-yliopiston kanssa: teollisen suunnittelun opiskelijat kehittivät Surface-laitteille käyttöliittymän vain äänikomentoja ja digitaalista kynää käyttäen

    Kun luomisella ei ole rajoja laittamalla sille rajat Teimme yhdessä Aalto-yliopiston teollisen suunnittelun maisterikurssin kanssa yhteisprojektin 2018 vuoden lopulla, joka ajoi minut todella syville vesille itsetutkistelussa. Päädyin pohtimaan, mikä meidän luovuuttamme rajoittaa? ”Teidän tehtävänne on kehittää ja suunnitella Surface-laitteille käyttöliittymä vain äänikomentoja ja digitaalista kynää käyttäen”. Näin alkoi projektimme Aalto-yliopiston käyttöliittymäsuunnittelun kanssa yhteinen taival loppuvuodesta […]

  • Teams opetuksessa 1/3: Projektityökurssit Metropoliassa

    Teams opetuksessa 1/3: Projektityökurssit Metropoliassa

    Hannu Turunen, MIE-sertifioitu fysiikan lehtori Metropoliasta, kertoo esimerkin, kuinka heillä Metropoliassa hyödynnetään Teamsiä. Hannu on työskennellyt neljä vuotta digimentorin roolissa Metropoliassa. Hänen toimenkuvaansa kuuluu digistrategian jalkautus, eli erilaisten ohjelmistojen ja työkalujen testaus sekä niiden soveltaminen opetustyöhön. Työn tulokset ja parhaat käytännöt hän jakaa henkilökunnalle ja tukee ohjelmistojen käyttöönotossa ja pedagogisessa soveltamisessa tarvittaessa. ”Kokeilen aika lennosta […]

Teollisuus

  • Etex

    Etex käyttää nykyaikaisia työkaluja liiketoimintansa yhdistämisessä ja asiakaskeskeisyytensä parantamisessa

    Rakennusalalla kaikkien komponenttien on toimittava oikea-aikaisessa yhteistyössä, jotta lopputuote on mahdollisimman hyvä. Belgialaiselle rakennusratkaisuja valmistavalle Etexille tämä on jokapäiväistä todellisuutta, mutta samalla se halusi löytää keinoja tuottavuuden ja sisäisen yhteistyön parantamiseen. Yritys toimii yli 42 maassa ja työllistää yli 15 000 henkeä. Etexille digitaalinen muutos on avainasemassa sisäisten prosessien parantamisessa ja paremman asiakaspalvelun tarjoamisessa. Muutos […]

  • Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Spitec heräsi omaan osaamattomuuteensa, kun puheet EU:n uudesta tietoturva-asetuksesta (GDPR) alkoivat. Ensin käytiin koulutuksissa itse. Sitten konsultointiin ammattilaista. Yhdessä kumppanin kanssa analysointiin nykytila ja määriteltiin kaikki välittömät tarpeet. Lista ei ollut pitkä, mutta tekemistä oli sitäkin enemmän. Ensin korjataan tietoturva, sitten uudistetaan laitehallinta. Siinä samalla koulutetaan tekijöille uuden asetuksen perusteet. Spitec teki järkevästi konsultoidessaan ammattilaista, […]

Terveydenhuolto

  • Two female healthcare professionals looking at a tablet

    Virtual Care -webinaari

    Keskustelu Microsoft Teamsin mahdollistamistä Virtual Care -ratkaisuista – jotka italiassa tehty tapaustutkimus herätti henkiin.

  • Terveydenhuolto uudistuu neljällä alueella

    Terveydenhuolto uudistuu neljällä alueella

    1. Osallista potilaasi Parempi hoitotulos ja hoitokokemus. Suomen terveydenhuolto: Potilaan osallistaminen from Microsoft Suomi 2. Vapauta henkilökunta tuottavampaan työhön Tehokkuus ja tuottavuus 3. Optimoi kliiniset ja operatiiviset toimintosi Datan hyödyntäminen Suomalainen terveydenhuolto: Optimoi kliiniset ja operatiiviset toimintosi from Microsoft Suomi 4. Uudista hoitokokemus Älykkäät laitteet Terveydenhuolto Suomessa – Uudistunut hoitopolku from Microsoft Suomi    

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Etex

    Etex käyttää nykyaikaisia työkaluja liiketoimintansa yhdistämisessä ja asiakaskeskeisyytensä parantamisessa

    Rakennusalalla kaikkien komponenttien on toimittava oikea-aikaisessa yhteistyössä, jotta lopputuote on mahdollisimman hyvä. Belgialaiselle rakennusratkaisuja valmistavalle Etexille tämä on jokapäiväistä todellisuutta, mutta samalla se halusi löytää keinoja tuottavuuden ja sisäisen yhteistyön parantamiseen. Yritys toimii yli 42 maassa ja työllistää yli 15 000 henkeä. Etexille digitaalinen muutos on avainasemassa sisäisten prosessien parantamisessa ja paremman asiakaspalvelun tarjoamisessa. Muutos […]

Digitalisaatio

Kumppaniblogi

  • Sinisen Meteoriitin voittokulku jatkuu yhdessä Microsoftin Office 365:n kanssa vuoden 2019 ohjelmistoyrityksenä

    Sinisen Meteoriitin voittokulku jatkuu yhdessä Microsoftin Office 365:n kanssa vuoden 2019 ohjelmistoyrityksenä

    Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista. Sininen Meteoriitti heittää hyvästit vanhoille toimintatavoille rakentaessaan maailman parhaita digitaalisia työympäristöjä Valo-tuoteperheellä. Valo Modern on osa Valo-tuoteperhettä. Valo modernisoi sisäisen viestinnän   Usein parhaat ideat syntyvät yksinkertaisista oivalluksista.    “Uskomme, että tulevaisuuden maailmassa pärjäävät ne organisaatiot, jotka panostavat digitaaliseen sosiaaliseen yhteistyöhön ja saumattomaan palvelukokemukseen kaikissa kanavissa.” […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Windows & Security

    Tietovuodot eivät ole vain tietoturvaongelmia

    Tietovuodot ovat eivät ole pelkästään tietoturvaongelmia. Merkittävä hyökkäys voi horjuttaa asiakaskuntaa, kumppanisuhteita ja organisaation johtoa. Merkittävimmät tietovuodot ovat maksaneet johtajille heidän työpaikkansa, aiheuttaneet suuria tulojen menetyksiä ja vahingoittaneet tuotemerkkien mainetta. Tietoturva on koko organisaation asia Vaikka tietoturvatiimit, tietoturvajohtajat ja -analyytikot taistelevatkin etulinjassa hakkereita vastaan, heitä ei pitäisi pitää ainoana puolustuslinjana. Jokaisen työntekijän on mielestäni hyvä […]

Vinkit