A woman holding a white mug
Lukuaika, 4 min.

Minua voisi varmaankin kutsua etätyön “varhaiseksi omaksujaksi”. Noin 15 vuotta sitten olin vastuussa työntekijöiden liikkuvuudesta ja teknologisista yhteenliittymistä suuressa televiestintäalan yrityksessä, kun nämä konseptit olivat vasta aluillaan. Siksi päätin yrittää toimia sanojeni mittaisesti ja vaadin, että voin tehdä etätöitä niin usein kuin mahdollista. Kieltäydyin jopa laajakaistasta ja valokuidusta – sen sijaan tukeuduin vanhaan Vodafone Connect -GPRS-korttiin.

 Tänä päivänä teknologia on kehittynyt valtavasti: tarjolla on erinomaisia kannettavia ja puhelimia sekä Microsoft Teamsin kaltaisia ohjelmistoja, ja kotimme on yhdistetty verkkoon 5G:n tai valokuidun avulla. Emme kuitenkaan ole ehkä ymmärtäneet erästä asiaa: ei riitä, että teknologia on valmiina ihmisten käyttöön – ihmisten on myös oltava valmiita teknologian käyttöön.

 Kaikkien tuntemista syistä johtuen vuoden 2020 ensimmäiset kuukaudet ovat edellyttäneet joustavien työjärjestelyjen poikkeuksellista tehostamista, mutta uusiin työtapoihin mukautuminen vie aikansa. Ymmärrettävästi tämä siirtymä on monille vaikea.

1. Ota kamera käyttöön

Yli 50 prosenttia viestinnästä on sanatonta. Siksi kamera auttaa sekä sinua ymmärtämään muita että muita ymmärtämään sinua.

Lisäksi kameran käyttöönotto tekee minusta tulosvastuullisemman – se antaa minulle ylimääräisen syyn noudattaa rutiineja sekä pukeutua ja käyttäytyä ikään kuin olisin konttorissa.

2. Käytä Teamsin chat-toimintoa

Jos käytät Microsoft Teamsia, chattailu on erinomainen tapa ylläpitää vireyttä kokouksissa, joissa on lukuisia osanottajia. Vain pieni joukko ihmisiä saattaa aktiivisesti osallistua puhumiseen, mutta muita on hyvä kannustaa kommentoimaan puheenaiheita, esittämään kysymyksiä, luomaan pienimuotoisia kyselyitä sekä vain lisäämään emojeja ja reaktioita. Se auttaa ylläpitämään kaikkien osanottajien sitoutuneisuutta.

3. Käytä kuulokemikrofonia

Aivan viime aikoina alueelliset karanteenimääräyksemme ovat hieman helpottaneet, mutta siihen asti kaksi lastani kävi kotikoulua, joten kuulokemikrofonin käytöstä oli runsaasti apua.

Etenkin melunvaimennuksella varustettujen laitteiden käytöstä on paljon hyötyä, sillä se auttaa keskittymään työhön ja välttämään asuinkumppaniesi aiheuttamia häiriöitä.

4. Aikatauluta taukoja

On helppoa unohtaa, että toimistotyössä ja kasvokkaisissa kokouksissa on paljon luonnollisia taukoja. Kannattaa miettiä sitä, miten aikataulutat taukoja omaan etätyöpäivääsi.

5. Pysy liikkeessä

Varaa nämä ajat kalenteristasi.

Jos sinulla on riittävästi tilaa, kannattaa myös liikkua ympäriinsä ja työskennellä kotona eri paikoissa. Jotkut kokoukset voivat olla hyvin muodollisia. Siinä tapauksessa kannattaa nostaa kannettava oikealle tasolle ja kiinnittää huomiota huoneen valaistukseen. Epämuodollisessa chatissa tai kahdenvälisessä kokouksessa voi taas olla mahdollista istua sohvalla tai rennommassa tuolissa. Jos et halua, että muut osanottajat näkevät taustasi, voit sumennustoiminnolla tehdä ympäristöstäsi hieman yksityisemmän.

6. Siirry roolista toiseen

Joudut ehkä tällä hetkellä omaksumaan useita rooleja: kollega, kumppani, vanhempi, kotiopettaja. Mahdollisesti suoriudut niistä kaikista erinomaisesti. Ei kuitenkaan ole todennäköistä, että se onnistuisi samanaikaisesti.

Yritä rajata päiväsi siten, että voit keskittyä vain yhteen rooliin kerrallaan. Jos mahdollista, kerro perheellesi: “Nyt aion tehdä töitä. Nähdään neljän tunnin päästä.” Siirry sitten toiseen huoneeseen ja sulje ovi, äläkä ole käytettävissä.

Toimi samoin silloin, kun on perheen yhteisen ajan ja kotikoulun vuoro. Monista tuntuu siltä, että heidän on oltava aina tavoitettavissa ja tehtävä ylitöitä kotona ollessaan. Varaa aikoja, jolloin et vastaa puheluihin tai tarkista sähköpostejasi.

7. Pysy seurallisena

Olet ehkä löytänyt uusia tapoja pitää yhteyttä ystäviisi ja perheeseesi karanteenin aikana. Se on hieno asia. Älä kuitenkaan unohda, että sosiaalinen vuorovaikutus on erittäin tärkeää myös kollegoiden kesken.

Se vain vaatii hieman enemmän suunnittelua. Kannattaa järjestää vaikka päivittäisiä videokokouksia kahvinjuonnin merkeissä tai nauttia yhteinen drinkki perjantaina – ja pitää työasioista puhuminen minimissään. Kenties voit järjestää lounastapaamisen kollegan kanssa Teamsin välityksellä, aivan niin kuin työpaikan ruokalassa.

Tämä ei ole tärkeää pelkästään motivaation ja mielenterveyden kannalta, vaan se tukee myös työntekoa. Joitakin vuosia sitten Microsoftin tilaama tutkimus havaitsi, että alle 20 % parhaista ideoista kehiteltiin työympäristöissä, kuten kokouksissa tai aivoriihissä. Itse asiassa valtaosa näistä ideoista sai alkunsa epämuodollisessa vuorovaikutuksessa kollegoiden kesken. Tämä on jälleen yksi hyvä syy varmistaa, että epämuodollista vuorovaikutusta on riittävästi.  

Vaikka muistaisit tästä artikkelista vain yhden asian, olkoon se tässä:

Jos etätyö on sinulle uutta ja sinulla on vaikeuksia sopeutua, se on aivan hyväksyttävää! Koita kestää – asiat muuttuvat helpommiksi. Ennen kuin huomaatkaan, olet etätyön ammattilainen – ja valmis siihen, mitä tulevaisuus sitten tuokaan tullessaan.

Microsoft Teams -pikakurssi

Osallistu maksuttomalle Microsoft Teams -pikakurssille

Valitse sadoista maksuttomista perheoppimiskokemuksista. Sopii erinomaisesti niin lukuvuoteen kuin lomille.

Microsoftin perheoppimiskeskus tarjoaa hauskoja koulutusmateriaaleja 3–12-vuotiaiden lasten vanhemmille.

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • Oppiminen on elinikäinen diili – PopUpCollegessa opiskelijat pääsevät keskelle liike-elämää

    Oppiminen on elinikäinen diili – PopUpCollegessa opiskelijat pääsevät keskelle liike-elämää

    Business College Helsingin PopUpCollege on voittanut kansainvälisen koulutusalan innovaatiopalkinnon ja nuoret opiskelijat lähtevät kokeilemaan uutta ratkaisua nimeltä Linda AI. Onko koskaan käynyt niin, että olet innostunut jostain hetkellisesti, mutta innostus laantuu ja unohdat asian? Näillä sanoilla alkaa Kaswu Oy:n toimitusjohtaja Mikko Ojasen puhe Business College Helsingin nuorille opiskelijoille Kauppakeskus Redissä ja moni samaistuu kommenttiin. Kaswun […]

  • Teams opetuksessa 1/3: Projektityökurssit Metropoliassa

    Teams opetuksessa 1/3: Projektityökurssit Metropoliassa

    Hannu Turunen, MIE-sertifioitu fysiikan lehtori Metropoliasta, kertoo esimerkin, kuinka heillä Metropoliassa hyödynnetään Teamsiä. Hannu on työskennellyt neljä vuotta digimentorin roolissa Metropoliassa. Hänen toimenkuvaansa kuuluu digistrategian jalkautus, eli erilaisten ohjelmistojen ja työkalujen testaus sekä niiden soveltaminen opetustyöhön. Työn tulokset ja parhaat käytännöt hän jakaa henkilökunnalle ja tukee ohjelmistojen käyttöönotossa ja pedagogisessa soveltamisessa tarvittaessa. ”Kokeilen aika lennosta […]

Teollisuus

  • Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    HiQ konseptoi ja toteutti uuden intranetin ja modernit kollaboraatiotyökalut Normetille. Uusi SharePoint Online -intranet SmartNet, Microsoft Teams, Yammer ja modernit SharePoint-tiimisivustot ovat nyt 1 100 Normetilaisen käytössä 30 maassa. Tärkein tavoite projektissa oli sisäisen viestinnän ja työnteon helpottaminen ja tehostaminen. Käyttäjiä haluttiin myös rohkaista viestimään aktiivisemmin ja avoimemmin yli organisaatiorajojen. Muutoksen pääviesti oli: Let´s communicate […]

  • henkilö istuu työpöydällä olevan kannettavan tietokoneen ääressä

    Ihmisten johtamisen kompassi haastavina aikoina

    Microsoftin Max Tchapeyou kertoo kuudesta omakohtaisesta tavasta, joiden avulla hän on työskennellyt tehokkaammin ja positiivisemmin tiiminsä kanssa.

Terveydenhuolto

  • Mies, jolla on silmälasit, hymyilee kameralle

    HUS: tietojen turvallinen jakaminen elintärkeitä päätöksiä varten

    Sairaudet ovat usein hyvin epäoikeudenmukaisia. Tämä valitettava totuus korostui jälleen kerran koronavirusepidemian yhteydessä alkuvuodesta 2020, kun monet terveydenhuolto-organisaatiot joutuivat kohtaamaan haasteita, joita maailmassa ei ollut esiintynyt kokonaiseen vuosisataan. Sairaalat edellyttivät nopeaa vastetta voidakseen hidastaa viruksen leviämistä ilman, että sillä on vaikutusta hoidon laatuun. Tällainen tilanne aiheuttaa paineita mille tahansa instituutiolle, mutta Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirille […]

  • henkilö istuu kannettavan tietokoneen ääressä

    Nopea ja tehokas lähestymistapa digitalisaatioon – ja miten se onnistuu

    Tänä päivänä yritystoiminnan hoitaminen “tavalliseen tapaan” on jäämässä jalkoihin. Muutoksista ja mullistuksista on muodostunut uusi normaali. Ajattele niitä muutoksia, jotka vaikuttavat organisaatioosi juuri tällä hetkellä: uusi teknologia ja uudet tekniikat ohjaavat niin työntekijöiden kuin asiakkaiden uusia asenteita ja odotuksia. Kaikki on muuttumassa. Ja asia, joka yhdistää kaikkia näitä muutoksia, on nopeus. Ne tapahtuvat poikkeuksellisen nopealla […]

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Qentinel – tieto tuo itseluottamusta

    Qentinel – tieto tuo itseluottamusta

    Qentinel on laatubusineksessä – Qentinelin missio ja tarkoitus on taata asiakkaidensa digitaalisten investointien tuottavuus, kannattavuus ja ennen kaikkea laatu. Qentinelin riveistä löytyy yli sata työntekijää ja suurin osa työstä tehdään tiimeissä. Tällöin tiedon liikkuminen oikeat välineet ja ajantasaisuus on onnistumisen kannalta kriittistä. Sisäistä toimintakulttuuria lähdettiinkin kehittämään Microsoftin, ATEAn ja Cloudrivenin avulla. Ensin hankittiin oikeat välineet […]

Digitalisaatio

  • henkilö istuu kannettavan tietokoneen ääressä

    Nopea ja tehokas lähestymistapa digitalisaatioon – ja miten se onnistuu

    Tänä päivänä yritystoiminnan hoitaminen “tavalliseen tapaan” on jäämässä jalkoihin. Muutoksista ja mullistuksista on muodostunut uusi normaali. Ajattele niitä muutoksia, jotka vaikuttavat organisaatioosi juuri tällä hetkellä: uusi teknologia ja uudet tekniikat ohjaavat niin työntekijöiden kuin asiakkaiden uusia asenteita ja odotuksia. Kaikki on muuttumassa. Ja asia, joka yhdistää kaikkia näitä muutoksia, on nopeus. Ne tapahtuvat poikkeuksellisen nopealla […]

Kumppaniblogi

  • Selkeä ja keskitetty ratkaisu organisaatioviestinnän ja tiimityön tarpeisiisi – Valo + Teams

    Selkeä ja keskitetty ratkaisu organisaatioviestinnän ja tiimityön tarpeisiisi – Valo + Teams

    Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista. Nykyään on olemassa erilaisia, toinen toistaan innovatiivisempia työkaluja ja työskentelyä helpottavia ratkaisuja, joiden väliltä valitseminen saattaa tuottaa haasteita. Tyypillisesti erilaisia ratkaisuja käytetään täyttämään erilaisia tarpeita, mutta työskentelyn suunnittelun ja itse työn tekemisen helpottamiseksi ja selkeyttämiseksi kannattaa keskittää toiminta yhteen paikkaan.   Valo(a) […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Kaksi henkilöä istuu ja seisoo tietokoneen ääressä

    Varjo-IT:n uhkien poistaminen

    Yksi liiketoiminnan suurimmista tietoturvauhkista on sisäinen. Onko sinulla valmiudet puuttua varjo-IT:n uhkaan? Microsoftin laaja Work Reworked -raportti osoittaa, että kun muutoksesta on muodostumassa kaikille yrityksille uusi normaali, tietoturvan uhkat eivät sijaitse vain organisaatioiden ulkopuolella vaan myös niiden sisällä. Vaatimusten vastaisten sovellusten laajamittainen käyttö tarjoaa avoimet ovet kyberrikollisuudelle. Kehityksen kärjessä pysymiseen ei ole koskaan aiemmin ollut […]

Vinkit

  • 5 tapaa ylläpitää työntekijöiden sitoutumista ja tuottavuutta

    5 tapaa ylläpitää työntekijöiden sitoutumista ja tuottavuutta

    Henkilöstö on yrityksesi tehokkain kilpailuetu. Teetkö oikeita ratkaisuja, jotta pystyt hyödyntämään työntekijöidesi täyden arvon – tai pystyt pitämään heidät talossa? Auta työntekijöitäsi pysymään sitoutuneina, tyytyväisinä ja tuottavina Globaalilla tasolla vain 13 prosenttia työntekijöistä on erittäin sitoutuneita ja erittäin tyytyväisiä työhönsä. Erittäin sitoutuneista työntekijöistä 88 prosentilla on paljon valtaa päättää, missä ja miten he työskentelevät. Heillä […]