Siirry pääsisältöön
2 women working on a Microsoft Surface

Tiedonhallinnan merkitys ei rajoitu GDPR-vaatimustenmukaisuuteen

Mikko Viitaila

Mikko Viitaila

Teknologiajohtaja

Lukuaika, 1 min.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) piiriin kuuluvilla organisaatioilla henkilöiden tietosuojan turvaaminen ei ole pelkästään hyvä liiketoimintakäytäntö – se on laillinen velvoite.

Miten siis voit toteuttaa tehokkaan tiedonhallintaohjelman, joka olisi ennakoiva, reaktiokykyinen ja tietoturvan kannalta pätevä myös tulevaisuudessa?

Tiedonhallinta on paljon muutakin kuin GDPR

Data on arvokas yritysresurssi, mutta GDPR tuo mukanaan painavan vastuun organisaatioille, jotka keräävät henkilökohtaisia tietoja esimerkiksi asiakkaista, potentiaalisista asiakkaista ja työntekijöistä.

Tiedonhallinta on luonnollisesti muutakin kuin prosesseja ja käytäntöjä. On tärkeää pitää mielessä ne perusperiaatteet, jotka tiedonhallintaa ohjaavat. Niitä ovat esimerkiksi rehellisyys, läpinäkyvyys, tarkistettavuus, vastuullisuus, hallittavuus, standardointi ja muutostenhallinta.

Roolien määrittäminen on luultavasti yksi tärkeimmistä lähtökohdista onnistuneen tiedonhallintaohjelman kehittämiseen. Myöhemmässä vaiheessa on kuitenkin vähennettävä käyttäjien osallistumista ja kuluja, mikä onnistuu automatisoimalla entistä useampia prosesseja älykkäillä ja suojatuilla suuryritystason pilvituotteilla. Se on myös keino siirtää fokusta vaatimustenmukaisuuden detaljeista erinomaisen tietoturvan ylläpitoon.

Tietojen tehokas hallinta sisäisen ja ulkoisen vaatimustenmukaisuuden edellyttämällä tavalla on nykyään monimutkaisempaa kuin koskaan. Se johtuu datan määrän eksponentiaalisesta kasvusta yhdistettynä uusiin säännöksiin, kuten juuri GDPR:ään.

Siksi olemme tuottaneet nopealukuisen e-kirjan, jonka avulla johtavat voivat kehittää tehokkaan tiedonhallintasuunnitelman ja avata ovet erinomaisen tietoturvan luomiselle. Kirjan käsittelemiä kysymyksiä:

  1. Mitä tiedonhallinnalla tarkoitetaan?
  2. GDPR:n vaikutukset tiedonhallintaan
  3. Tiedonhallintaohjelman elementit
  4. Tiedonhallinnan toteuttaminen

Maksuton raportti: Tiedonhallinta GDPR-vaatimustenmukaisuutta varten

Suojaa henkilötietojen yksityisyyttä ottamalla käyttöön tehokas tietojenhallintastrategia

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • School Data Sync ja PrimusQuery

    School Data Sync ja PrimusQuery

    Microsoft School Data Sync julkaistiin tammikuussa 2017. Sitä voidaan käyttää opiskelijahallintojärjestelmän tietojen (koulut, luokat, kurssit, opettajat, oppilaat, kurssiosallistumiset) viemiseen Azure AD:hen ja Office 365:een. Muun muassa Microsoft Classroom Preview ja Intune for Education hyödyntävät School Data Syncillä synkronoituja tietoja. Jos School Data Sync on käytössä, niin Microsoft Classroom Preview’n tilat voidaan luoda täysin automaattisesti ja […]

  • Tehokasta oppimista ajasta ja paikasta riippumatta – näin Surface ja Office tukevat fysiikan professorin opetusfilosofiaa

    Tehokasta oppimista ajasta ja paikasta riippumatta – näin Surface ja Office tukevat fysiikan professorin opetusfilosofiaa

    Professori Pasi Vahimaan mielestä koronatilanne toi korkeakouluopetuksen digitalisaatiolle tervetulleen harppauksen. Hän on koonnut kurssimateriaalinsa Microsoft Teamsiin jo ennen koronaa, koska se tekee luentokokonaisuuksien tallentamisesta helppoa, selkeää ja nopeaa. Lisäksi Microsoft Surfacen ja OneNoten saumaton yhteispeli helpottaa kaavoja piirtävän fyysikon elämää. Itä-Suomen yliopiston professori Pasi Vahimaa tutkii ja opettaa fotoniikkaa, fysiikan osa-aluetta, joka keskittyy valon käyttäytymiseen. […]

Teollisuus

  • Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Halki jäisen meren seilaa hinaaja. Sen komentosillalla seisoo kapteeni, joka keskittyy ohjaamaan aluksensa turvallisesti 200 merimailin päähän Pohjois-Suomessa sijaitsevaan Tornioon. Matkan syy? Varma-alus hinaa juuri valmistunutta 110 tonnin painoista nesteytetyn maakaasun (LNG) säiliömoduulia Tornio Mangan terminaaliin, joka on yksi Pohjoismaiden suurimmista LNG-terminaaleista. Kun hinaaja saapuu perille tiheässä sumussa, hydraulinen nosturi ohjaa säiliön paikoilleen. Tämä tarkkaan […]

  • Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    HiQ konseptoi ja toteutti uuden intranetin ja modernit kollaboraatiotyökalut Normetille. Uusi SharePoint Online -intranet SmartNet, Microsoft Teams, Yammer ja modernit SharePoint-tiimisivustot ovat nyt 1 100 Normetilaisen käytössä 30 maassa. Tärkein tavoite projektissa oli sisäisen viestinnän ja työnteon helpottaminen ja tehostaminen. Käyttäjiä haluttiin myös rohkaista viestimään aktiivisemmin ja avoimemmin yli organisaatiorajojen. Muutoksen pääviesti oli: Let´s communicate […]

Terveydenhuolto

  • Two female healthcare professionals looking at a tablet

    Virtual Care -webinaari

    Keskustelu Microsoft Teamsin mahdollistamistä Virtual Care -ratkaisuista – jotka italiassa tehty tapaustutkimus herätti henkiin.

  • Digitalisaatio luo mahdollisuuksia terveydenhoitoalalle

    Digitalisaatio luo mahdollisuuksia terveydenhoitoalalle

    Digitalisaatio tarkoittaa mahtavia mahdollisuuksia terveydenhoitoalalle. Se on toimiala, joka saa digitalisaatiosta kaikista eniten hyötyä irti. Microsoftin ja meidän kumppaniekosysteemimme rooli terveydenhuollon digitalisaatiossa on auttaa ymmärtämään teknologian potentiaali, jota tarkastelemme neljästä eri näkökulmasta. Tervetuloa mukaan!

Vähittäiskauppa

  • Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    HeadBrands on perustamisvuodestaan 2010 asti kasvanut tasaista tahtia ja on nyt hiustenhoitotuotteiden johtava vähittäismyyjä Pohjoismaissa. HeadBrands tarvitsi modernin IT-ratkaisun, joka parantaa liiketoiminnan tuottavuutta ja tehostaa yhteistyötä sekä yrityksen sisällä että ulkoisesti. Tähän haasteeseen vastaamiseksi yritys päätti korvata useimmat käytössä olleet palvelunsa Microsoft 365 Businessilla. Kyseessä on täysin uusi ratkaisu, jossa yhdistyvät Microsoft Office 365:n, Windows […]

  • Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

    Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

      Lue, miten voimme auttaa sinua täyttämään GDPR:n vaatimukset ratkaisuilla, jotka ovat saatavilla jo nyt: Arvioi nykyinen riskiprofiilisi “Mistä voin tietää, miltä osin noudatan jo säädöksiä ja mihin minun pitää seuraavaksi keskittyä?” Tämä on yksi yleisimmistä vähittäismyyjien GDPR:ään liittyvistä kysymyksistä. Se on myös yksi vaikeimmin vastattavista kysymyksistä, koska jokainen vähittäismyyjä on erilainen. Onneksi uusi Compliance Manager […]

Valtionhallinto

  • Ineco

    Ineco parantaa työntekijöiden tuottavuutta uudenaikaisilla työkaluilla ja tekoälyllä

    Ohjelmistojen kanssa kamppailu ei auta tehokkaammassa työnteossa. Samoin tuottavuus kärsii, jos tiedostojen jakaminen ja asiakirjojen muokkaus yhteistyössä on vaikeaa. Espanjan julkisella sektorilla toimiva Ineco ymmärtää tämän. Siksi se päätti muuttaa tapoja, joilla työntekijät ovat vuorovaikutuksessa teknologian ja toistensa kanssa. Ottamalla käyttöön Microsoft 365 -ratkaisun yli 2 800 työntekijälleen Ineco on yhdessä kumppaninsa Necsian kanssa parantanut […]

  • Iceland runs on Trust

    Miten pilvipalvelut auttoivat pientä kansakuntaa toteuttamaan suuria tavoitteita

    Joulukuussa 2015 Islannin hallitus käynnisti digitaalisen infrastruktuuriarvioinnin. Sillä oli käytössään yli 100 toimittajaa, joita hallitsi yli 100 IT-päällikköä kussakin julkisyhteisössä. Tehtävänanto oli selvä: toiminnan yksinkertaistaminen ja IT:n virtaviivaistaminen yli 20 000 käyttäjälle. Ratkaisu: Kaksi ja puoli vuotta myöhemmin tehtiin päätös: Microsoft 365 valittiin koko julkisen sektorin yhteiseksi pilviympäristöksi. Tämä on ensimmäinen kerta, kun jokin maa […]

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Vene Söderhamnissa

    Riskialtis, huonosti suojattu tiedostojen jakaminen toimi inspiraationa muutokselle julkishallinnossa.

    “Tämä tiedosto on liian suuri lähetettäväksi.” Tuttu tilanne meille kaikille. Kun aikataulussa on pysyttävä ja suuri tiedosto ei lähde vastaanottajalle, riskialttiit julkiset tiedostonsiirtopalvelut alkavat yhtäkkiä näyttää houkuttelevilta vaihtoehdoilta. Käytännöllisyys menee tietoturvan edelle. Julkishallinnoille tästä aiheutuu järjestelmän ongelma ja lisäksi valtavia tietoturvariskejä. Ruotsalaisen Söderhamnin rannikkoalueen paikallishallinto päätti, ettei se kiirehtisi kieltämään tätä toimintaa vaan sen sijaan […]

Digitalisaatio

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – Fiksummin yhdessä – eväät moderniin työskentelyyn: Onnistuneen Office 365 -jalkautuksen 10 vaihetta

    Kumppaniblogi – Fiksummin yhdessä – eväät moderniin työskentelyyn: Onnistuneen Office 365 -jalkautuksen 10 vaihetta

    Ilon kautta onnistuneeseen Office 365 -käyttöönottoon! Huumori ja heittäytyminen ovat auttaneet HiQ:n asiakkaitamme globaaleissa intrauudistuksissa ja työtapojen muutoksessa. Paras vinkki onnistumiseen on ilo – ja muutosvastarinnan sietäminen. Onnistuneimmissa teknologian käyttöönottoprojekteissa 80 prosenttia panoksista kohdistetaan ihmisiin ja 20 prosenttia teknologiaan. Tämä on hyvä pitää mielessä, kun muutoshanketta käynnistetään ja resursoidaan. Työtapojen muuttaminen on jatkuvaa työtä Johdon […]

Tietoturva ja tietosuoja

Vinkit

  • Wilma

    Wilma

    Ajattelepa, jos opettajalla näkyisi Wilmassa oppilasryhmä, siellä olisi myös nappi “Tee tästä ryhmästä Teams-ryhmä”. Tällainen nappi on jo pilottikäytössä muutamassa kunnassa. Primuksesta voidaan tuoda valmiit oppilasryhmät Teamsiin yhdellä napin painalluksella. Wilmassa on tämä valmius jo olemassa, ja Enterin kehittämä nappi voidaan ottaa käyttöön yhteistyössä kunnan ja kunnan tietohallinnon kanssa. Myöhemmin Teamsiin tulee myös valmiina ominaisuus, […]