Siirry pääsisältöön

Kumppaniblogi – Parempia palveluita liikkuville työntekijöille – Case Lahden kaupunki

Jukka Veräväinen

Jukka Veräväinen

Liiketoimintajohtaja (Modern Workplace)

Lukuaika, 4 min.

Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista.

 

Lahden kaupunki siirtää IT-infraansa pilveen ja samassa yhteydessä uusintaan meni omilla palvelimilla sijaitseva ja SharePoint 2013:n päälle toteutettu intranet. Noin 2500 käyttäjää pääsee uuden intran pariin syksyllä, kunhan Office 365:n käyttöönotto on saatu loppuun ja käyttäjähallinta siirrettyä pilveen. Uuden intranet-alustan valintavaiheessa pöydällä oli kolme Office 365 ja SharePoint -pohjaista valmisratkaisua, joista Lahden kaupunki päätyi valitsemaan Sinisen Meteoriitin Valo Intranetin.

 

Eroon ylimääräisistä klikkauksista ja koukeroista

Kun vertaa kaupunkeja ja kuntia muihin isoihin organisaatioihin, yksi asia on varma. Millään muulla organisaatioilla on tuskin yhtä kirjavaa palettia toimenkuvien osalta kuin kunnilla. Tämä jo itsessään asettaa tiettyjä haasteita ja tavoitteita digitaaliselle työympäristölle. Sisäisten palveluiden kehitys vaatii jatkuvaa työtä, mutta suunta on hyvä. Kaupungin tietotekniset välineet alkavat olla paremmalla tolalla.

”Palvelut ja työkalut ovat intuitiivisia käyttää, ja muistuttavat yhä enemmän arjesta tuttuja mobiili- ja somesovelluksia”,

 Ilona Reiniharju, Lahden kaupungin verkkotiedottaja.

 

Digitaalinen työympäristö ei ole tarkoitettu vain tietotyöläisille. Tämä meinaa edelleen unohtua digihankkeissa. Yksi merkittävä haaste kaupunkien ja kuntien sisäisessä viestinnässä on ollut kenttä- ja liikkuvien työntekijöiden tavoittaminen. Lahdessa asiaa ei ole unohdettu. Uuden ratkaisun tuli olla responsiivinen, jotta muutkin kuin tietotyöläiset pääsevät helposti intraan. ”Tietotyöntekijät on jo tavoitettu hyvin, mutta entä muut ihmiset? Meillä on paljon liikkuvia työntekijöitä, yhtenä esimerkkinä vaikka kaupungin sinfoniaorkesterin muusikot. Myös heidät pitää saada toimivan sisäisen viestinnän ja intran piiriin”, Ilona kertoo.

Digitaalinen työympäristö ei ole tarkoitettu vain tietotyöläisille. Aiemmin tyypillinen ratkaisu on ollut yhteiskäyttökone esimerkiksi opettajanhuoneessa. ”Intran mobiilikäyttö avaa paljon uusia mahdollisuuksia”, Ilona jatkaa.

 

 

Ilona on luotsaamassa jo neljättä intrauudistusta. Nyt tavoitteena oli aiempaa ketterämpi intranet-projekti. ”Kantapään kautta on opittu monia asioita, kuten se, että pyritään minimoimaan räätälöinnit. Intraa on jumpattu sen verran monta kertaa, että meillä ei ollut tarvetta miettiä sisältöjä tai konseptia alusta alkaen. Räätälöidyn sijaan halusimme valmiin tuotteen,” Ilona kertoo.

Yksi valintaan vaikuttavista tekijöistä oli Valon jatkuvat päivitykset. ”Näin pääsemme pois isoista alustapäivityksistä, mikä säästää meidän aikaa ja resursseja. Valo myös yksinkertaistaa monien, perinteisten SharePoint-toimintojen käyttöä. Arki sujuvoituu, kun päästään eroon ylimääräisistä klikkauksista ja koukeroista”, Ilona toteaa.

Ratkaisu ja rohkaisu

 

Lahden kaupungin uudesta intrasta löytyy arjen kannalta tärkeimmät sisällöt kuten uutiset ja tiedotteet, blogit, sisäiset koulutukset ja tapahtumat, pikalinkit henkilöstöpalveluihin ja sovelluksiin, viikkopalaverien muistiot sekä yksiköiden omat ohjeistukset.

Uusi digitaalinen työympäristö tarvitsee tuekseen rohkaisua ja tukea, ja ylipäätään sisäisen kulttuurin kehittämistä.

Uusi ratkaisu tuo myös parannusta jo entisestään tärkeään henkilöhakuun. ”Henkilöhaku on yksi meille tärkeistä ominaisuuksista, ja Delve tuo tähän uutta syvyyttä. Eli jatkossa on helpompaa hakea ihmisiä esimerkiksi osaamisen perusteella”, Ilona jatkaa.

Pelkkä ratkaisu ei vielä riitä. Uusi digitaalinen työympäristö tarvitsee tuekseen rohkaisua ja tukea, ja ylipäätään sisäisen kulttuurin kehittämistä. ”Mitä enemmän omassa intrassa nähdään rohkaisevia esimerkkejä, ihmiset kirjoittelevat omilla kuvillaan ja nimillään, sitä helpompi on myös saada muut ihmiset mukaan,” Ilona kertoo. Lahdessa tilanne on ollut hyvä ja henkilöstö on omatoimisesti ottanut käyttöön digitaalisia työvälineitä, kuten esimerkiksi työtiloja. ”Työtiloja on nyt perustettu melkein jo 400. Teimme aiemmin jo linjauksen, että kaikki säännöllisesti kokoustavat ryhmät perustavat työtilan, joka on kaikille avoin. Tämä avoimuuden periaate on ollut projekteille ja työryhmille hyvä väylä kertoa hankkeistaan”, Ilona toteaa.

Sisäisten palveluiden lisäksi Lahti panostaa kuntalaisille suunnattujen palveluiden kehittämiseen. Ja samalla sisäisiin palveluihin haetaan inspiraatiota kaupunkilaisten someaktiivisuudesta.  ”Lahden kaupunki on hyvin aktiivinen sosiaalisessa mediassa, ja tätä aktiivisuutta pyritään nyt tuomaan myös kaupungin sisäisen viestinnän ja sisäisen somen puolelle. Esimerkiksi videoiden merkitys varmasti kasvaa myös meillä sisäisessä viestinnässä”, Ilona toteaa.

 

Sininen meteoriitti

Maksuton raportti: Viisi tapaa ylläpitää työntekijöiden sitoutumista ja tuottavuutta

Kuinka tarjoat oikeat teknologiat, joiden avulla työntekijät voivat kasvattaa liiketoimintaasi missä, milloin ja miten tahansa

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • GDPR-tietosuojaopas kouluille

    GDPR-tietosuojaopas kouluille

    GDPR-tietosuojaopas kouluille EU:n uusi yleinen tietosuoja-asetus tulee voimaan 25. toukokuuta. Selvitä tämän maksuttoman e-kirjan ja muiden hyödyllisten materiaalien avulla, mitä koulujen tulee tehdä, jotta ne täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Vuodenkierto koulussa Koulussa on paljon ihmisiä, joita kutsutaan "rekisteröidyiksi": oppilaita, opettajia, koulunkäynninohjaajia, siivoojia ja monia muita. Aina uuden lukuvuoden alkaessa kouluun tulee uusia rekisteröityjä, joiden nimet, osoitteet, […]

  • 5 tapaa hyödyntää Microsoft Teamsia etäoppimisessa

    5 tapaa hyödyntää Microsoft Teamsia etäoppimisessa

    Opettajat siirtyivät erittäin nopeasti opettamaan etänä ja heidän täytyi vauhdilla omaksua uudenlainen tapa opettaa verkossa. Tämä on vaatinut opettajilta kekseliäisyyttä ja sitoutumista ja olemmekin kuulleet opetussektorilta, että parhaiden vinkkien ja oppien jakaminen on tärkeää. Käytännön vinkit opettajille Etäoppimisen yhteisöstämme saadun palautteen perusteella olemme keränneet yhteen viisi tapaa, joilla etäoppimisessa voidaan ottaa kaikki hyöty irti Microsoft […]

Teollisuus

  • Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Halki jäisen meren seilaa hinaaja. Sen komentosillalla seisoo kapteeni, joka keskittyy ohjaamaan aluksensa turvallisesti 200 merimailin päähän Pohjois-Suomessa sijaitsevaan Tornioon. Matkan syy? Varma-alus hinaa juuri valmistunutta 110 tonnin painoista nesteytetyn maakaasun (LNG) säiliömoduulia Tornio Mangan terminaaliin, joka on yksi Pohjoismaiden suurimmista LNG-terminaaleista. Kun hinaaja saapuu perille tiheässä sumussa, hydraulinen nosturi ohjaa säiliön paikoilleen. Tämä tarkkaan […]

  • Etex

    Etex käyttää nykyaikaisia työkaluja liiketoimintansa yhdistämisessä ja asiakaskeskeisyytensä parantamisessa

    Rakennusalalla kaikkien komponenttien on toimittava oikea-aikaisessa yhteistyössä, jotta lopputuote on mahdollisimman hyvä. Belgialaiselle rakennusratkaisuja valmistavalle Etexille tämä on jokapäiväistä todellisuutta, mutta samalla se halusi löytää keinoja tuottavuuden ja sisäisen yhteistyön parantamiseen. Yritys toimii yli 42 maassa ja työllistää yli 15 000 henkeä. Etexille digitaalinen muutos on avainasemassa sisäisten prosessien parantamisessa ja paremman asiakaspalvelun tarjoamisessa. Muutos […]

Terveydenhuolto

  • Digitalisaatio luo mahdollisuuksia terveydenhoitoalalle

    Digitalisaatio luo mahdollisuuksia terveydenhoitoalalle

    Digitalisaatio tarkoittaa mahtavia mahdollisuuksia terveydenhoitoalalle. Se on toimiala, joka saa digitalisaatiosta kaikista eniten hyötyä irti. Microsoftin ja meidän kumppaniekosysteemimme rooli terveydenhuollon digitalisaatiossa on auttaa ymmärtämään teknologian potentiaali, jota tarkastelemme neljästä eri näkökulmasta. Tervetuloa mukaan!

  • Mies, jolla on silmälasit, hymyilee kameralle

    HUS: tietojen turvallinen jakaminen elintärkeitä päätöksiä varten

    Sairaudet ovat usein hyvin epäoikeudenmukaisia. Tämä valitettava totuus korostui jälleen kerran koronavirusepidemian yhteydessä alkuvuodesta 2020, kun monet terveydenhuolto-organisaatiot joutuivat kohtaamaan haasteita, joita maailmassa ei ollut esiintynyt kokonaiseen vuosisataan. Sairaalat edellyttivät nopeaa vastetta voidakseen hidastaa viruksen leviämistä ilman, että sillä on vaikutusta hoidon laatuun. Tällainen tilanne aiheuttaa paineita mille tahansa instituutiolle, mutta Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirille […]

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Halki jäisen meren seilaa hinaaja. Sen komentosillalla seisoo kapteeni, joka keskittyy ohjaamaan aluksensa turvallisesti 200 merimailin päähän Pohjois-Suomessa sijaitsevaan Tornioon. Matkan syy? Varma-alus hinaa juuri valmistunutta 110 tonnin painoista nesteytetyn maakaasun (LNG) säiliömoduulia Tornio Mangan terminaaliin, joka on yksi Pohjoismaiden suurimmista LNG-terminaaleista. Kun hinaaja saapuu perille tiheässä sumussa, hydraulinen nosturi ohjaa säiliön paikoilleen. Tämä tarkkaan […]

Digitalisaatio

  • 1 TB maksutonta tilaa kesäkuvillesi!

    1 TB maksutonta tilaa kesäkuvillesi!

    Kesäloma! Sehän on jo täällä! Ennen kuin kirmaat kokonaan kesälaitumille, hyödynnä oppilaitoksesi tarjoamaa Office365-tiliä esimerkiksi kuvien ja videoiden tallentamiseen. Lataa puhelimeesi OneDrive-sovellus, niin muistosi ja kuvasi säilyvät, vaikka puhelin kastuisi kesäsateessa tai uintireissulla. Lisäämällä oppilaitoksesi Office365-tilin OneDriveen saat yhden teratavun maksutonta tallennustilaa kuvillesi! Katso ohjeet täältä. Toivotamme sinulle ikimuistosta kesälomaa!

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – Innofactorin Kokemuspaja auttaa ymmärtämään miten pilvipohjaiset sovellukset mahdollistavat tehokkaamman työskentelyn

    Kumppaniblogi – Innofactorin Kokemuspaja auttaa ymmärtämään miten pilvipohjaiset sovellukset mahdollistavat tehokkaamman työskentelyn

    Innofactorin Fiksummin Yhdessä Kokemuspaja Koe tiimisi kanssa, miten Microsoft 365 ja modernit kollaboraatioratkaisut, kuten Teams, vievät tiimityöskentelynne seuraavalle tasolle! Innofactorin Fiksummin Yhdessä Kokemuspaja käytännössä Innofactorin kolmen tunnin kokemuspaja Suurten ja keskisuurten organisaatioiden johtoryhmille. Suositeltu ryhmän koko 5-8 Järjestetään Innofactorin tiloissa Espoon Keilarannassa Koet session aikana kuinka modernit työskentelytavat auttavat lisäämään arvoa yrityksellesi sekä ratkaisemaan nykyisiä […]

Tietoturva ja tietosuoja

Vinkit

  • 5 tapaa ylläpitää työntekijöiden sitoutumista ja tuottavuutta

    5 tapaa ylläpitää työntekijöiden sitoutumista ja tuottavuutta

    Henkilöstö on yrityksesi tehokkain kilpailuetu. Teetkö oikeita ratkaisuja, jotta pystyt hyödyntämään työntekijöidesi täyden arvon – tai pystyt pitämään heidät talossa? Auta työntekijöitäsi pysymään sitoutuneina, tyytyväisinä ja tuottavina Globaalilla tasolla vain 13 prosenttia työntekijöistä on erittäin sitoutuneita ja erittäin tyytyväisiä työhönsä. Erittäin sitoutuneista työntekijöistä 88 prosentilla on paljon valtaa päättää, missä ja miten he työskentelevät. Heillä […]