Kumppaniblogi – Parempia palveluita liikkuville työntekijöille – Case Lahden kaupunki

Jukka Veräväinen

Jukka Veräväinen

Liiketoimintajohtaja (Modern Workplace)

Lukuaika, 4 min.

Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista.

 

Lahden kaupunki siirtää IT-infraansa pilveen ja samassa yhteydessä uusintaan meni omilla palvelimilla sijaitseva ja SharePoint 2013:n päälle toteutettu intranet. Noin 2500 käyttäjää pääsee uuden intran pariin syksyllä, kunhan Office 365:n käyttöönotto on saatu loppuun ja käyttäjähallinta siirrettyä pilveen. Uuden intranet-alustan valintavaiheessa pöydällä oli kolme Office 365 ja SharePoint -pohjaista valmisratkaisua, joista Lahden kaupunki päätyi valitsemaan Sinisen Meteoriitin Valo Intranetin.

 

Eroon ylimääräisistä klikkauksista ja koukeroista

Kun vertaa kaupunkeja ja kuntia muihin isoihin organisaatioihin, yksi asia on varma. Millään muulla organisaatioilla on tuskin yhtä kirjavaa palettia toimenkuvien osalta kuin kunnilla. Tämä jo itsessään asettaa tiettyjä haasteita ja tavoitteita digitaaliselle työympäristölle. Sisäisten palveluiden kehitys vaatii jatkuvaa työtä, mutta suunta on hyvä. Kaupungin tietotekniset välineet alkavat olla paremmalla tolalla.

”Palvelut ja työkalut ovat intuitiivisia käyttää, ja muistuttavat yhä enemmän arjesta tuttuja mobiili- ja somesovelluksia”,

 Ilona Reiniharju, Lahden kaupungin verkkotiedottaja.

 

Digitaalinen työympäristö ei ole tarkoitettu vain tietotyöläisille. Tämä meinaa edelleen unohtua digihankkeissa. Yksi merkittävä haaste kaupunkien ja kuntien sisäisessä viestinnässä on ollut kenttä- ja liikkuvien työntekijöiden tavoittaminen. Lahdessa asiaa ei ole unohdettu. Uuden ratkaisun tuli olla responsiivinen, jotta muutkin kuin tietotyöläiset pääsevät helposti intraan. ”Tietotyöntekijät on jo tavoitettu hyvin, mutta entä muut ihmiset? Meillä on paljon liikkuvia työntekijöitä, yhtenä esimerkkinä vaikka kaupungin sinfoniaorkesterin muusikot. Myös heidät pitää saada toimivan sisäisen viestinnän ja intran piiriin”, Ilona kertoo.

Digitaalinen työympäristö ei ole tarkoitettu vain tietotyöläisille. Aiemmin tyypillinen ratkaisu on ollut yhteiskäyttökone esimerkiksi opettajanhuoneessa. ”Intran mobiilikäyttö avaa paljon uusia mahdollisuuksia”, Ilona jatkaa.

 

 

Ilona on luotsaamassa jo neljättä intrauudistusta. Nyt tavoitteena oli aiempaa ketterämpi intranet-projekti. ”Kantapään kautta on opittu monia asioita, kuten se, että pyritään minimoimaan räätälöinnit. Intraa on jumpattu sen verran monta kertaa, että meillä ei ollut tarvetta miettiä sisältöjä tai konseptia alusta alkaen. Räätälöidyn sijaan halusimme valmiin tuotteen,” Ilona kertoo.

Yksi valintaan vaikuttavista tekijöistä oli Valon jatkuvat päivitykset. ”Näin pääsemme pois isoista alustapäivityksistä, mikä säästää meidän aikaa ja resursseja. Valo myös yksinkertaistaa monien, perinteisten SharePoint-toimintojen käyttöä. Arki sujuvoituu, kun päästään eroon ylimääräisistä klikkauksista ja koukeroista”, Ilona toteaa.

Ratkaisu ja rohkaisu

 

Lahden kaupungin uudesta intrasta löytyy arjen kannalta tärkeimmät sisällöt kuten uutiset ja tiedotteet, blogit, sisäiset koulutukset ja tapahtumat, pikalinkit henkilöstöpalveluihin ja sovelluksiin, viikkopalaverien muistiot sekä yksiköiden omat ohjeistukset.

Uusi digitaalinen työympäristö tarvitsee tuekseen rohkaisua ja tukea, ja ylipäätään sisäisen kulttuurin kehittämistä.

Uusi ratkaisu tuo myös parannusta jo entisestään tärkeään henkilöhakuun. ”Henkilöhaku on yksi meille tärkeistä ominaisuuksista, ja Delve tuo tähän uutta syvyyttä. Eli jatkossa on helpompaa hakea ihmisiä esimerkiksi osaamisen perusteella”, Ilona jatkaa.

Pelkkä ratkaisu ei vielä riitä. Uusi digitaalinen työympäristö tarvitsee tuekseen rohkaisua ja tukea, ja ylipäätään sisäisen kulttuurin kehittämistä. ”Mitä enemmän omassa intrassa nähdään rohkaisevia esimerkkejä, ihmiset kirjoittelevat omilla kuvillaan ja nimillään, sitä helpompi on myös saada muut ihmiset mukaan,” Ilona kertoo. Lahdessa tilanne on ollut hyvä ja henkilöstö on omatoimisesti ottanut käyttöön digitaalisia työvälineitä, kuten esimerkiksi työtiloja. ”Työtiloja on nyt perustettu melkein jo 400. Teimme aiemmin jo linjauksen, että kaikki säännöllisesti kokoustavat ryhmät perustavat työtilan, joka on kaikille avoin. Tämä avoimuuden periaate on ollut projekteille ja työryhmille hyvä väylä kertoa hankkeistaan”, Ilona toteaa.

Sisäisten palveluiden lisäksi Lahti panostaa kuntalaisille suunnattujen palveluiden kehittämiseen. Ja samalla sisäisiin palveluihin haetaan inspiraatiota kaupunkilaisten someaktiivisuudesta.  ”Lahden kaupunki on hyvin aktiivinen sosiaalisessa mediassa, ja tätä aktiivisuutta pyritään nyt tuomaan myös kaupungin sisäisen viestinnän ja sisäisen somen puolelle. Esimerkiksi videoiden merkitys varmasti kasvaa myös meillä sisäisessä viestinnässä”, Ilona toteaa.

 

Sininen meteoriitti

Maksuton raportti: Viisi tapaa ylläpitää työntekijöiden sitoutumista ja tuottavuutta

Kuinka tarjoat oikeat teknologiat, joiden avulla työntekijät voivat kasvattaa liiketoimintaasi missä, milloin ja miten tahansa

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • Teams opetuksessa 1/3: Projektityökurssit Metropoliassa

    Teams opetuksessa 1/3: Projektityökurssit Metropoliassa

    Hannu Turunen, MIE-sertifioitu fysiikan lehtori Metropoliasta, kertoo esimerkin, kuinka heillä Metropoliassa hyödynnetään Teamsiä. Hannu on työskennellyt neljä vuotta digimentorin roolissa Metropoliassa. Hänen toimenkuvaansa kuuluu digistrategian jalkautus, eli erilaisten ohjelmistojen ja työkalujen testaus sekä niiden soveltaminen opetustyöhön. Työn tulokset ja parhaat käytännöt hän jakaa henkilökunnalle ja tukee ohjelmistojen käyttöönotossa ja pedagogisessa soveltamisessa tarvittaessa. ”Kokeilen aika lennosta […]

  • nainen käyttää kannettavaa tietokonetta

    Tutustu, miten voit tarjota tehokkaampaa opetusta “hybridioppimisen” avulla

    COVID-19-epidemian alusta lähtien koulutusalan asiakkaamme ovat toteuttaneet hämmästyttäviä asioita ylläpitääkseen oppilaiden sitoutumista opetukseen kotioloissa. Olipa kyse verkko-oppimisen innovaatioista tai yhteishengen kohottamisesta valokuva- ja ruoanlaittohaasteiden avulla, oppilaat ja opettajat ovat osoittaneet poikkeuksellista sisukkuutta näinä vaikeina aikoina. Koulut ja yliopistot ovat havainneet sen poikkeuksellisen lisäarvon, jota verkko-oppiminen pystyy tarjoamaan. Vaikka maailma alkaa nyt ottaa pieniä askeleita kohti […]

Teollisuus

  • henkilö istuu työpöydällä olevan kannettavan tietokoneen ääressä

    Ihmisten johtamisen kompassi haastavina aikoina

    Microsoftin Max Tchapeyou kertoo kuudesta omakohtaisesta tavasta, joiden avulla hän on työskennellyt tehokkaammin ja positiivisemmin tiiminsä kanssa.

  • Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Spitec heräsi omaan osaamattomuuteensa, kun puheet EU:n uudesta tietoturva-asetuksesta (GDPR) alkoivat. Ensin käytiin koulutuksissa itse. Sitten konsultointiin ammattilaista. Yhdessä kumppanin kanssa analysointiin nykytila ja määriteltiin kaikki välittömät tarpeet. Lista ei ollut pitkä, mutta tekemistä oli sitäkin enemmän. Ensin korjataan tietoturva, sitten uudistetaan laitehallinta. Siinä samalla koulutetaan tekijöille uuden asetuksen perusteet. Spitec teki järkevästi konsultoidessaan ammattilaista, […]

Terveydenhuolto

  • Lataa: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

    Lataa: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

    Oikein valjastettuna digitalisaatio tarjoaa vastauksia moniin terveydenhoitoa ravisteleviin haasteisiin: väestön ikääntymisestä kroonisten sairauksien yleistymiseen ja teknologisista siiloista kyberuhkiin. Unelmien pelikirjaan olemme koonneet kattavan tietopaketin onnistumiseen: • Visio terveydenhuollon digimurroksesta • Terveydenhoidon esimerkkikäyttötapaukset • Kyvykkyyksien kehittämisen suunnitelma LATAA: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

  • nainen istuu pöydän ääressä

    Hoitotiimien voimaannuttaminen Microsoft 365:n uusilla työkaluilla

    Tutustu Microsoft 365 -tuottavuuspilvipalveluiden uusiin yhteistyö- ja viestintäominaisuuksiin, jotka parantavat lääkäreiden ja järjestelmänvalvojien tehokkuutta.

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Fitness24Seven

    Fitness24Seven: Uutta voimaa älykkäällä viestinnällä

    Fitness24Seven on yksi Euroopan nopeimmin kasvavista fitness-brändeistä. Yhtiö löysi itsensä tilanteesta, jossa sille syntyi tarve yhdistää hajallaan olevia tiimejä ja parantaa tietojen jakamista. Stratiteqin vanhempi konsultti Stefan Hult kertoo: "Jokainen toimipaikka eli omassa pienessä maailmassaan. Minkäänlaista koko yrityksen laajuista yhteyttä ei ollut." Ratkaisu: Yksinkertaisuus ja joustavuus ovat olleet kaksi Fitness24Sevenin menestyksen avaintekijää. Tämän tiedostaen Fitness24Seven […]

Digitalisaatio

  • Tulevaisuuden johtajat vaativat yrityksiltä vastuuta digitaitojen opettamisessa – jatkuva oppiminen on tulevaisuutta

    Tulevaisuuden johtajat vaativat yrityksiltä vastuuta digitaitojen opettamisessa – jatkuva oppiminen on tulevaisuutta

    Oppimiseen panostavat yritykset menestyvät parhaiten kilpailussa työvoimasta. Koulujen vastuu digitaitojen perusopettajana korostuu, mutta työnantajilla on suuri rooli taitojen kehittäjänä. Yritysten tulee kantaa vastuuta henkilöstön osaamisen päivittämisestä tulevaisuuden tarpeiden mukaan, sanovat nuoret tulevaisuuden johtajat. Kyse on kilpailuedun vaalimisesta, sillä yli 70 prosenttia tulevaisuuden johtajista näkee oppimiseen panostavien organisaatioiden nousseen jo nyt kilpailun kärkeen. 24 prosenttia heistä […]

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – Innofactorin Kokemuspaja auttaa ymmärtämään miten pilvipohjaiset sovellukset mahdollistavat tehokkaamman työskentelyn

    Kumppaniblogi – Innofactorin Kokemuspaja auttaa ymmärtämään miten pilvipohjaiset sovellukset mahdollistavat tehokkaamman työskentelyn

    Innofactorin Fiksummin Yhdessä Kokemuspaja Koe tiimisi kanssa, miten Microsoft 365 ja modernit kollaboraatioratkaisut, kuten Teams, vievät tiimityöskentelynne seuraavalle tasolle! Innofactorin Fiksummin Yhdessä Kokemuspaja käytännössä Innofactorin kolmen tunnin kokemuspaja Suurten ja keskisuurten organisaatioiden johtoryhmille. Suositeltu ryhmän koko 5-8 Järjestetään Innofactorin tiloissa Espoon Keilarannassa Koet session aikana kuinka modernit työskentelytavat auttavat lisäämään arvoa yrityksellesi sekä ratkaisemaan nykyisiä […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • henkilö istuu pöydän ääressä ja käyttää kannettavaa tietokonetta

    Sitoutumisemme Microsoft Teamsin yksityisyyteen ja tietoturvaan

    Videoneuvotteluista on tullut tänä päivänä suurempi osa päivittäistä elämäämme ja työtämme kuin koskaan ennen. Minä, tiimini ja muut Microsoftin työntekijät ovat sopeutuneet uuteen todellisuuteen, jossa näemme toistemme kodit koirineen, kissoineen ja muine perheenjäsenineen. Ympäri maailmaa työskentely, oppiminen sekä yhteydenpito kollegoiden, ystävien ja perheenjäsenten kanssa tapahtuu teknologian välityksellä. Olipa työpaikkana keittiön pöytä, olohuoneen sohva tai myös […]

Vinkit

  • School Data Sync ja PrimusQuery

    School Data Sync ja PrimusQuery

    Microsoft School Data Sync julkaistiin tammikuussa 2017. Sitä voidaan käyttää opiskelijahallintojärjestelmän tietojen (koulut, luokat, kurssit, opettajat, oppilaat, kurssiosallistumiset) viemiseen Azure AD:hen ja Office 365:een. Muun muassa Microsoft Classroom Preview ja Intune for Education hyödyntävät School Data Syncillä synkronoituja tietoja. Jos School Data Sync on käytössä, niin Microsoft Classroom Preview’n tilat voidaan luoda täysin automaattisesti ja […]