Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista.
Lahden kaupunki siirtää IT-infraansa pilveen ja samassa yhteydessä uusintaan meni omilla palvelimilla sijaitseva ja SharePoint 2013:n päälle toteutettu intranet. Noin 2500 käyttäjää pääsee uuden intran pariin syksyllä, kunhan Office 365:n käyttöönotto on saatu loppuun ja käyttäjähallinta siirrettyä pilveen. Uuden intranet-alustan valintavaiheessa pöydällä oli kolme Office 365 ja SharePoint -pohjaista valmisratkaisua, joista Lahden kaupunki päätyi valitsemaan Sinisen Meteoriitin Valo Intranetin.
Eroon ylimääräisistä klikkauksista ja koukeroista
Kun vertaa kaupunkeja ja kuntia muihin isoihin organisaatioihin, yksi asia on varma. Millään muulla organisaatioilla on tuskin yhtä kirjavaa palettia toimenkuvien osalta kuin kunnilla. Tämä jo itsessään asettaa tiettyjä haasteita ja tavoitteita digitaaliselle työympäristölle. Sisäisten palveluiden kehitys vaatii jatkuvaa työtä, mutta suunta on hyvä. Kaupungin tietotekniset välineet alkavat olla paremmalla tolalla.
”Palvelut ja työkalut ovat intuitiivisia käyttää, ja muistuttavat yhä enemmän arjesta tuttuja mobiili- ja somesovelluksia”,
Ilona Reiniharju, Lahden kaupungin verkkotiedottaja.
Digitaalinen työympäristö ei ole tarkoitettu vain tietotyöläisille. Tämä meinaa edelleen unohtua digihankkeissa. Yksi merkittävä haaste kaupunkien ja kuntien sisäisessä viestinnässä on ollut kenttä- ja liikkuvien työntekijöiden tavoittaminen. Lahdessa asiaa ei ole unohdettu. Uuden ratkaisun tuli olla responsiivinen, jotta muutkin kuin tietotyöläiset pääsevät helposti intraan. ”Tietotyöntekijät on jo tavoitettu hyvin, mutta entä muut ihmiset? Meillä on paljon liikkuvia työntekijöitä, yhtenä esimerkkinä vaikka kaupungin sinfoniaorkesterin muusikot. Myös heidät pitää saada toimivan sisäisen viestinnän ja intran piiriin”, Ilona kertoo.
Digitaalinen työympäristö ei ole tarkoitettu vain tietotyöläisille. Aiemmin tyypillinen ratkaisu on ollut yhteiskäyttökone esimerkiksi opettajanhuoneessa. ”Intran mobiilikäyttö avaa paljon uusia mahdollisuuksia”, Ilona jatkaa.
Ilona on luotsaamassa jo neljättä intrauudistusta. Nyt tavoitteena oli aiempaa ketterämpi intranet-projekti. ”Kantapään kautta on opittu monia asioita, kuten se, että pyritään minimoimaan räätälöinnit. Intraa on jumpattu sen verran monta kertaa, että meillä ei ollut tarvetta miettiä sisältöjä tai konseptia alusta alkaen. Räätälöidyn sijaan halusimme valmiin tuotteen,” Ilona kertoo.
Yksi valintaan vaikuttavista tekijöistä oli Valon jatkuvat päivitykset. ”Näin pääsemme pois isoista alustapäivityksistä, mikä säästää meidän aikaa ja resursseja. Valo myös yksinkertaistaa monien, perinteisten SharePoint-toimintojen käyttöä. Arki sujuvoituu, kun päästään eroon ylimääräisistä klikkauksista ja koukeroista”, Ilona toteaa.
Ratkaisu ja rohkaisu
Lahden kaupungin uudesta intrasta löytyy arjen kannalta tärkeimmät sisällöt kuten uutiset ja tiedotteet, blogit, sisäiset koulutukset ja tapahtumat, pikalinkit henkilöstöpalveluihin ja sovelluksiin, viikkopalaverien muistiot sekä yksiköiden omat ohjeistukset.
Uusi digitaalinen työympäristö tarvitsee tuekseen rohkaisua ja tukea, ja ylipäätään sisäisen kulttuurin kehittämistä.
Uusi ratkaisu tuo myös parannusta jo entisestään tärkeään henkilöhakuun. ”Henkilöhaku on yksi meille tärkeistä ominaisuuksista, ja Delve tuo tähän uutta syvyyttä. Eli jatkossa on helpompaa hakea ihmisiä esimerkiksi osaamisen perusteella”, Ilona jatkaa.
Pelkkä ratkaisu ei vielä riitä. Uusi digitaalinen työympäristö tarvitsee tuekseen rohkaisua ja tukea, ja ylipäätään sisäisen kulttuurin kehittämistä. ”Mitä enemmän omassa intrassa nähdään rohkaisevia esimerkkejä, ihmiset kirjoittelevat omilla kuvillaan ja nimillään, sitä helpompi on myös saada muut ihmiset mukaan,” Ilona kertoo. Lahdessa tilanne on ollut hyvä ja henkilöstö on omatoimisesti ottanut käyttöön digitaalisia työvälineitä, kuten esimerkiksi työtiloja. ”Työtiloja on nyt perustettu melkein jo 400. Teimme aiemmin jo linjauksen, että kaikki säännöllisesti kokoustavat ryhmät perustavat työtilan, joka on kaikille avoin. Tämä avoimuuden periaate on ollut projekteille ja työryhmille hyvä väylä kertoa hankkeistaan”, Ilona toteaa.
Sisäisten palveluiden lisäksi Lahti panostaa kuntalaisille suunnattujen palveluiden kehittämiseen. Ja samalla sisäisiin palveluihin haetaan inspiraatiota kaupunkilaisten someaktiivisuudesta. ”Lahden kaupunki on hyvin aktiivinen sosiaalisessa mediassa, ja tätä aktiivisuutta pyritään nyt tuomaan myös kaupungin sisäisen viestinnän ja sisäisen somen puolelle. Esimerkiksi videoiden merkitys varmasti kasvaa myös meillä sisäisessä viestinnässä”, Ilona toteaa.
