Kumppaniblogi – Parempia palveluita liikkuville työntekijöille – Case Lahden kaupunki

Jukka Veräväinen

Jukka Veräväinen

Liiketoimintajohtaja (Modern Workplace)

Lukuaika, 4 min.

Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista.

 

Lahden kaupunki siirtää IT-infraansa pilveen ja samassa yhteydessä uusintaan meni omilla palvelimilla sijaitseva ja SharePoint 2013:n päälle toteutettu intranet. Noin 2500 käyttäjää pääsee uuden intran pariin syksyllä, kunhan Office 365:n käyttöönotto on saatu loppuun ja käyttäjähallinta siirrettyä pilveen. Uuden intranet-alustan valintavaiheessa pöydällä oli kolme Office 365 ja SharePoint -pohjaista valmisratkaisua, joista Lahden kaupunki päätyi valitsemaan Sinisen Meteoriitin Valo Intranetin.

 

Eroon ylimääräisistä klikkauksista ja koukeroista

Kun vertaa kaupunkeja ja kuntia muihin isoihin organisaatioihin, yksi asia on varma. Millään muulla organisaatioilla on tuskin yhtä kirjavaa palettia toimenkuvien osalta kuin kunnilla. Tämä jo itsessään asettaa tiettyjä haasteita ja tavoitteita digitaaliselle työympäristölle. Sisäisten palveluiden kehitys vaatii jatkuvaa työtä, mutta suunta on hyvä. Kaupungin tietotekniset välineet alkavat olla paremmalla tolalla.

”Palvelut ja työkalut ovat intuitiivisia käyttää, ja muistuttavat yhä enemmän arjesta tuttuja mobiili- ja somesovelluksia”,

 Ilona Reiniharju, Lahden kaupungin verkkotiedottaja.

 

Digitaalinen työympäristö ei ole tarkoitettu vain tietotyöläisille. Tämä meinaa edelleen unohtua digihankkeissa. Yksi merkittävä haaste kaupunkien ja kuntien sisäisessä viestinnässä on ollut kenttä- ja liikkuvien työntekijöiden tavoittaminen. Lahdessa asiaa ei ole unohdettu. Uuden ratkaisun tuli olla responsiivinen, jotta muutkin kuin tietotyöläiset pääsevät helposti intraan. ”Tietotyöntekijät on jo tavoitettu hyvin, mutta entä muut ihmiset? Meillä on paljon liikkuvia työntekijöitä, yhtenä esimerkkinä vaikka kaupungin sinfoniaorkesterin muusikot. Myös heidät pitää saada toimivan sisäisen viestinnän ja intran piiriin”, Ilona kertoo.

Digitaalinen työympäristö ei ole tarkoitettu vain tietotyöläisille. Aiemmin tyypillinen ratkaisu on ollut yhteiskäyttökone esimerkiksi opettajanhuoneessa. ”Intran mobiilikäyttö avaa paljon uusia mahdollisuuksia”, Ilona jatkaa.

 

 

Ilona on luotsaamassa jo neljättä intrauudistusta. Nyt tavoitteena oli aiempaa ketterämpi intranet-projekti. ”Kantapään kautta on opittu monia asioita, kuten se, että pyritään minimoimaan räätälöinnit. Intraa on jumpattu sen verran monta kertaa, että meillä ei ollut tarvetta miettiä sisältöjä tai konseptia alusta alkaen. Räätälöidyn sijaan halusimme valmiin tuotteen,” Ilona kertoo.

Yksi valintaan vaikuttavista tekijöistä oli Valon jatkuvat päivitykset. ”Näin pääsemme pois isoista alustapäivityksistä, mikä säästää meidän aikaa ja resursseja. Valo myös yksinkertaistaa monien, perinteisten SharePoint-toimintojen käyttöä. Arki sujuvoituu, kun päästään eroon ylimääräisistä klikkauksista ja koukeroista”, Ilona toteaa.

Ratkaisu ja rohkaisu

 

Lahden kaupungin uudesta intrasta löytyy arjen kannalta tärkeimmät sisällöt kuten uutiset ja tiedotteet, blogit, sisäiset koulutukset ja tapahtumat, pikalinkit henkilöstöpalveluihin ja sovelluksiin, viikkopalaverien muistiot sekä yksiköiden omat ohjeistukset.

Uusi digitaalinen työympäristö tarvitsee tuekseen rohkaisua ja tukea, ja ylipäätään sisäisen kulttuurin kehittämistä.

Uusi ratkaisu tuo myös parannusta jo entisestään tärkeään henkilöhakuun. ”Henkilöhaku on yksi meille tärkeistä ominaisuuksista, ja Delve tuo tähän uutta syvyyttä. Eli jatkossa on helpompaa hakea ihmisiä esimerkiksi osaamisen perusteella”, Ilona jatkaa.

Pelkkä ratkaisu ei vielä riitä. Uusi digitaalinen työympäristö tarvitsee tuekseen rohkaisua ja tukea, ja ylipäätään sisäisen kulttuurin kehittämistä. ”Mitä enemmän omassa intrassa nähdään rohkaisevia esimerkkejä, ihmiset kirjoittelevat omilla kuvillaan ja nimillään, sitä helpompi on myös saada muut ihmiset mukaan,” Ilona kertoo. Lahdessa tilanne on ollut hyvä ja henkilöstö on omatoimisesti ottanut käyttöön digitaalisia työvälineitä, kuten esimerkiksi työtiloja. ”Työtiloja on nyt perustettu melkein jo 400. Teimme aiemmin jo linjauksen, että kaikki säännöllisesti kokoustavat ryhmät perustavat työtilan, joka on kaikille avoin. Tämä avoimuuden periaate on ollut projekteille ja työryhmille hyvä väylä kertoa hankkeistaan”, Ilona toteaa.

Sisäisten palveluiden lisäksi Lahti panostaa kuntalaisille suunnattujen palveluiden kehittämiseen. Ja samalla sisäisiin palveluihin haetaan inspiraatiota kaupunkilaisten someaktiivisuudesta.  ”Lahden kaupunki on hyvin aktiivinen sosiaalisessa mediassa, ja tätä aktiivisuutta pyritään nyt tuomaan myös kaupungin sisäisen viestinnän ja sisäisen somen puolelle. Esimerkiksi videoiden merkitys varmasti kasvaa myös meillä sisäisessä viestinnässä”, Ilona toteaa.

 

Sininen meteoriitti

Maksuton raportti: Viisi tapaa ylläpitää työntekijöiden sitoutumista ja tuottavuutta

Kuinka tarjoat oikeat teknologiat, joiden avulla työntekijät voivat kasvattaa liiketoimintaasi missä, milloin ja miten tahansa

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • Teams opetuksessa 3/3: Opinnäytetyön ohjaus Metropoliassa

    Teams opetuksessa 3/3: Opinnäytetyön ohjaus Metropoliassa

    Hannu Turunen, digitutor, MIE-sertifioitu fysiikan lehtori Metropoliasta, hyödyntää Teamsiä myös opinnäytetyön ohjauksessa. ”Taas samat sähköpostit eteenpäin”, Hannu ajatteli uuden opinnäytetyön ohjauksen alussa. ”Sitten ajattelin, että miksen tekisi tätä Teamsissä?” ”Opinnäytetyön ohjaukseen Teams tuntui sopivan todella hyvin. Ajattelin, että tärkeintä olisi, että kaikki asiat olisivat yhdessä paikassa; opinnäytetyöt, kommentit, lähdemateriaali, ohjeistus.”   ”Plannerin käyttö Teamsissa sopii […]

  • School Data Sync ja PrimusQuery

    School Data Sync ja PrimusQuery

    Microsoft School Data Sync julkaistiin tammikuussa 2017. Sitä voidaan käyttää opiskelijahallintojärjestelmän tietojen (koulut, luokat, kurssit, opettajat, oppilaat, kurssiosallistumiset) viemiseen Azure AD:hen ja Office 365:een. Muun muassa Microsoft Classroom Preview ja Intune for Education hyödyntävät School Data Syncillä synkronoituja tietoja. Jos School Data Sync on käytössä, niin Microsoft Classroom Preview’n tilat voidaan luoda täysin automaattisesti ja […]

Teollisuus

Terveydenhuolto

  • logo

    Luottamuksen välttämättömyydestä terveydenhuollon digitalisaatiossa

    Puhelimeni oli soinut viikkokaupalla lähes tauotta, ja nyt se soi taas. ”Hei, Veronica, meillä on idea!” huudahti soittaja. Tunnistin Carlo Tacchettin heti, sillä olen tuntenut hänet lähes yhtä kauan kuin olen työskennellyt Microsoftilla. Hän toimii opettajana Vita-Salute San Raffaelen yliopistossa ja kokeellisen kuvantamisen keskuksen johtajana IRCCS San Raffaelessa, joka on Milanon merkittävimpiä sairaaloita. Tämä tapahtui […]

  • Terveydenhuolto uudistuu neljällä alueella

    Terveydenhuolto uudistuu neljällä alueella

    1. Osallista potilaasi Parempi hoitotulos ja hoitokokemus. Suomen terveydenhuolto: Potilaan osallistaminen from Microsoft Suomi 2. Vapauta henkilökunta tuottavampaan työhön Tehokkuus ja tuottavuus 3. Optimoi kliiniset ja operatiiviset toimintosi Datan hyödyntäminen Suomalainen terveydenhuolto: Optimoi kliiniset ja operatiiviset toimintosi from Microsoft Suomi 4. Uudista hoitokokemus Älykkäät laitteet Terveydenhuolto Suomessa – Uudistunut hoitopolku from Microsoft Suomi    

Vähittäiskauppa

  • Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    HeadBrands on perustamisvuodestaan 2010 asti kasvanut tasaista tahtia ja on nyt hiustenhoitotuotteiden johtava vähittäismyyjä Pohjoismaissa. HeadBrands tarvitsi modernin IT-ratkaisun, joka parantaa liiketoiminnan tuottavuutta ja tehostaa yhteistyötä sekä yrityksen sisällä että ulkoisesti. Tähän haasteeseen vastaamiseksi yritys päätti korvata useimmat käytössä olleet palvelunsa Microsoft 365 Businessilla. Kyseessä on täysin uusi ratkaisu, jossa yhdistyvät Microsoft Office 365:n, Windows […]

  • Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

    Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

      Lue, miten voimme auttaa sinua täyttämään GDPR:n vaatimukset ratkaisuilla, jotka ovat saatavilla jo nyt: Arvioi nykyinen riskiprofiilisi “Mistä voin tietää, miltä osin noudatan jo säädöksiä ja mihin minun pitää seuraavaksi keskittyä?” Tämä on yksi yleisimmistä vähittäismyyjien GDPR:ään liittyvistä kysymyksistä. Se on myös yksi vaikeimmin vastattavista kysymyksistä, koska jokainen vähittäismyyjä on erilainen. Onneksi uusi Compliance Manager […]

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • HUS hyödyntää Hololens-teknologiaa yhteistyössä Disiorin kanssa

    HUS hyödyntää Hololens-teknologiaa yhteistyössä Disiorin kanssa

    Disior – uudet teknologiat lääkärien käytössä Disior kehittää lääkärien, insinöörien ja matemaatikkojen yhteistyönä täysin uudenlaista tapaa mallintaa ja analysoida luunmurtumia ja pehmytkudosta. Yhdessä HUS:n ja Microsoftin kanssa tehtävissä projekteissa tuodaan uutta teknologiaa potilastyöhön, leikkaussaleihin ja sairaalamaailmaan. Vuoropuhelu lääkärien ja insinöörien välillä varmistaa sen, että toiveet, tarpeet ja mahdollisuudet kohtaavat. Analyysiohjelmistot muuttavat potilaskuvan matemaattiseksi malliksi, jolloin […]

Digitalisaatio

  • Tutkimus: Pelkkä teknologia ei paranna työntekijöiden tuottavuutta

    Tutkimus: Pelkkä teknologia ei paranna työntekijöiden tuottavuutta

    Yli 20 000 eurooppalaisen työntekijän tutkimus osoittaa, että työntekijöiden tuottavuus ja innovaatiokyky eivät kohene pelkillä teknologiainvestoinneilla. Tutkimuksen mukaan alle viidennes suomalaisista työntekijöistä kokee olevansa erittäin tuottavia työssään. Digitaalinen kulttuuri on yrityksille digitalisaation ajuri ja kilpailuetu, sillä vahvan digitaalisen työkulttuurin yrityksissä on muihin verrattuna jopa kaksi kertaa enemmän itsensä tuottaviksi kokevia työntekijöitä ja kolme kertaa enemmän itsensä […]

Kumppaniblogi

  • nainen istuu pöydän avulla laptop

    Kumppaniblogi – Työntekijäkokemuksen Netflix

    Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista.   Huipputason työntekijäkokemus on valtava kilpailuetu, kunhan sen ymmärtää ihmislähtöisesti Työntekijäsi kohtaa arjessaan jatkuvasti huipputason käyttäjäkokemuksia. Kansainväliset mobiilipalvelut, verkkokaupat sekä viihdepalvelut kuten Netflix on rakennettu maailman parhaiden käyttöliittymäsuunnittelijoiden kanssa sujuviksi ja käyttäjien tarpeita ennakoiviksi kokemuksiksi. Työntekijäsi odottaa samaa myös toimistolla ja etätyössä, […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • GDPR-tietosuojaopas kouluille

    GDPR-tietosuojaopas kouluille

    GDPR-tietosuojaopas kouluille EU:n uusi yleinen tietosuoja-asetus tulee voimaan 25. toukokuuta. Selvitä tämän maksuttoman e-kirjan ja muiden hyödyllisten materiaalien avulla, mitä koulujen tulee tehdä, jotta ne täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Vuodenkierto koulussa Koulussa on paljon ihmisiä, joita kutsutaan "rekisteröidyiksi": oppilaita, opettajia, koulunkäynninohjaajia, siivoojia ja monia muita. Aina uuden lukuvuoden alkaessa kouluun tulee uusia rekisteröityjä, joiden nimet, osoitteet, […]

Vinkit

  • henkilö istuu pöydän ääressä ja käyttää kannettavaa tietokonetta

    Onnistuneiden ja turvallisten kokousten järjestäminen Microsoft Teamsissa

    Lukuisat ihmiset työskentelevät nyt kotoa käsin, joten etätyötaitojen hiomisesta ja tuottavuuden ylläpitämisestä on tullut entistäkin tärkeämpää. Olemme havainneet, että Microsoft Teamsin käyttö menestyksekkäässä ja turvallisessa etätyössä on lisääntynyt erittäin voimakkaasti. Riippumatta siitä, onko tämä työkalu sinulle aivan uusi tai järjestätkö kokouksiasi valmiiksi Teamsissa, haluamme varmistaa, että hyödynnät sen kaikkia yhteistyö- ja tietoturvatoimintoja. Seuraavassa on yhdeksän […]