Siirry pääsisältöön
Pulse

Kumppaniblogi – Parempia palveluita liikkuville työntekijöille – Case Lahden kaupunki

Jukka Veräväinen

Jukka Veräväinen

Liiketoimintajohtaja (Modern Workplace)

Lukuaika, 4 min.

Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista.

 

Lahden kaupunki siirtää IT-infraansa pilveen ja samassa yhteydessä uusintaan meni omilla palvelimilla sijaitseva ja SharePoint 2013:n päälle toteutettu intranet. Noin 2500 käyttäjää pääsee uuden intran pariin syksyllä, kunhan Office 365:n käyttöönotto on saatu loppuun ja käyttäjähallinta siirrettyä pilveen. Uuden intranet-alustan valintavaiheessa pöydällä oli kolme Office 365 ja SharePoint -pohjaista valmisratkaisua, joista Lahden kaupunki päätyi valitsemaan Sinisen Meteoriitin Valo Intranetin.

 

Eroon ylimääräisistä klikkauksista ja koukeroista

Kun vertaa kaupunkeja ja kuntia muihin isoihin organisaatioihin, yksi asia on varma. Millään muulla organisaatioilla on tuskin yhtä kirjavaa palettia toimenkuvien osalta kuin kunnilla. Tämä jo itsessään asettaa tiettyjä haasteita ja tavoitteita digitaaliselle työympäristölle. Sisäisten palveluiden kehitys vaatii jatkuvaa työtä, mutta suunta on hyvä. Kaupungin tietotekniset välineet alkavat olla paremmalla tolalla.

”Palvelut ja työkalut ovat intuitiivisia käyttää, ja muistuttavat yhä enemmän arjesta tuttuja mobiili- ja somesovelluksia”,

 Ilona Reiniharju, Lahden kaupungin verkkotiedottaja.

 

Digitaalinen työympäristö ei ole tarkoitettu vain tietotyöläisille. Tämä meinaa edelleen unohtua digihankkeissa. Yksi merkittävä haaste kaupunkien ja kuntien sisäisessä viestinnässä on ollut kenttä- ja liikkuvien työntekijöiden tavoittaminen. Lahdessa asiaa ei ole unohdettu. Uuden ratkaisun tuli olla responsiivinen, jotta muutkin kuin tietotyöläiset pääsevät helposti intraan. ”Tietotyöntekijät on jo tavoitettu hyvin, mutta entä muut ihmiset? Meillä on paljon liikkuvia työntekijöitä, yhtenä esimerkkinä vaikka kaupungin sinfoniaorkesterin muusikot. Myös heidät pitää saada toimivan sisäisen viestinnän ja intran piiriin”, Ilona kertoo.

Digitaalinen työympäristö ei ole tarkoitettu vain tietotyöläisille. Aiemmin tyypillinen ratkaisu on ollut yhteiskäyttökone esimerkiksi opettajanhuoneessa. ”Intran mobiilikäyttö avaa paljon uusia mahdollisuuksia”, Ilona jatkaa.

 

 

Ilona on luotsaamassa jo neljättä intrauudistusta. Nyt tavoitteena oli aiempaa ketterämpi intranet-projekti. ”Kantapään kautta on opittu monia asioita, kuten se, että pyritään minimoimaan räätälöinnit. Intraa on jumpattu sen verran monta kertaa, että meillä ei ollut tarvetta miettiä sisältöjä tai konseptia alusta alkaen. Räätälöidyn sijaan halusimme valmiin tuotteen,” Ilona kertoo.

Yksi valintaan vaikuttavista tekijöistä oli Valon jatkuvat päivitykset. ”Näin pääsemme pois isoista alustapäivityksistä, mikä säästää meidän aikaa ja resursseja. Valo myös yksinkertaistaa monien, perinteisten SharePoint-toimintojen käyttöä. Arki sujuvoituu, kun päästään eroon ylimääräisistä klikkauksista ja koukeroista”, Ilona toteaa.

Ratkaisu ja rohkaisu

 

Lahden kaupungin uudesta intrasta löytyy arjen kannalta tärkeimmät sisällöt kuten uutiset ja tiedotteet, blogit, sisäiset koulutukset ja tapahtumat, pikalinkit henkilöstöpalveluihin ja sovelluksiin, viikkopalaverien muistiot sekä yksiköiden omat ohjeistukset.

Uusi digitaalinen työympäristö tarvitsee tuekseen rohkaisua ja tukea, ja ylipäätään sisäisen kulttuurin kehittämistä.

Uusi ratkaisu tuo myös parannusta jo entisestään tärkeään henkilöhakuun. ”Henkilöhaku on yksi meille tärkeistä ominaisuuksista, ja Delve tuo tähän uutta syvyyttä. Eli jatkossa on helpompaa hakea ihmisiä esimerkiksi osaamisen perusteella”, Ilona jatkaa.

Pelkkä ratkaisu ei vielä riitä. Uusi digitaalinen työympäristö tarvitsee tuekseen rohkaisua ja tukea, ja ylipäätään sisäisen kulttuurin kehittämistä. ”Mitä enemmän omassa intrassa nähdään rohkaisevia esimerkkejä, ihmiset kirjoittelevat omilla kuvillaan ja nimillään, sitä helpompi on myös saada muut ihmiset mukaan,” Ilona kertoo. Lahdessa tilanne on ollut hyvä ja henkilöstö on omatoimisesti ottanut käyttöön digitaalisia työvälineitä, kuten esimerkiksi työtiloja. ”Työtiloja on nyt perustettu melkein jo 400. Teimme aiemmin jo linjauksen, että kaikki säännöllisesti kokoustavat ryhmät perustavat työtilan, joka on kaikille avoin. Tämä avoimuuden periaate on ollut projekteille ja työryhmille hyvä väylä kertoa hankkeistaan”, Ilona toteaa.

Sisäisten palveluiden lisäksi Lahti panostaa kuntalaisille suunnattujen palveluiden kehittämiseen. Ja samalla sisäisiin palveluihin haetaan inspiraatiota kaupunkilaisten someaktiivisuudesta.  ”Lahden kaupunki on hyvin aktiivinen sosiaalisessa mediassa, ja tätä aktiivisuutta pyritään nyt tuomaan myös kaupungin sisäisen viestinnän ja sisäisen somen puolelle. Esimerkiksi videoiden merkitys varmasti kasvaa myös meillä sisäisessä viestinnässä”, Ilona toteaa.

 

Sininen meteoriitti

Maksuton raportti: Viisi tapaa ylläpitää työntekijöiden sitoutumista ja tuottavuutta

Kuinka tarjoat oikeat teknologiat, joiden avulla työntekijät voivat kasvattaa liiketoimintaasi missä, milloin ja miten tahansa

Koulutus

  • Teams opetuksessa 3/3: Opinnäytetyön ohjaus Metropoliassa

    Teams opetuksessa 3/3: Opinnäytetyön ohjaus Metropoliassa

    Hannu Turunen, digitutor, MIE-sertifioitu fysiikan lehtori Metropoliasta, hyödyntää Teamsiä myös opinnäytetyön ohjauksessa. ”Taas samat sähköpostit eteenpäin”, Hannu ajatteli uuden opinnäytetyön ohjauksen alussa. ”Sitten ajattelin, että miksen tekisi tätä Teamsissä?” ”Opinnäytetyön ohjaukseen Teams tuntui sopivan todella hyvin. Ajattelin, että tärkeintä olisi, että kaikki asiat olisivat yhdessä paikassa; opinnäytetyöt, kommentit, lähdemateriaali, ohjeistus.”   ”Plannerin käyttö Teamsissa sopii […]

  • Mitä on saavutettavuus?

    Mitä on saavutettavuus?

    Saavutettavuus on yhdenvertaisuuden edistämistä. Verkkopalvelun saavutettavuus tarkoittaa sitä, että verkkosivut ja mobiilisovellukset ovat kaikkien käytettävissä mahdollisimman helposti ja ymmärrettävästi. Saavutettava palvelu on sellainen, jota kaikkien on mahdollista käyttää vammoista tai toimintarajoitteista huolimatta. Saavutettavuusdirektiivi astuu kohta voimaan – ovatko verkkopalvelut kunnossa? Saavutettavuusdirektiivi ja sitä seuraava kansallinen lainsäädäntö vaativat viranomaisia tekemään digitaaliset palvelut saavutettaviksi. Saavutettavuusdirektiivi tulee Suomen […]

Teollisuus

  • Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    HiQ konseptoi ja toteutti uuden intranetin ja modernit kollaboraatiotyökalut Normetille. Uusi SharePoint Online -intranet SmartNet, Microsoft Teams, Yammer ja modernit SharePoint-tiimisivustot ovat nyt 1 100 Normetilaisen käytössä 30 maassa. Tärkein tavoite projektissa oli sisäisen viestinnän ja työnteon helpottaminen ja tehostaminen. Käyttäjiä haluttiin myös rohkaista viestimään aktiivisemmin ja avoimemmin yli organisaatiorajojen. Muutoksen pääviesti oli: Let´s communicate […]

  • Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Spitec heräsi omaan osaamattomuuteensa, kun puheet EU:n uudesta tietoturva-asetuksesta (GDPR) alkoivat. Ensin käytiin koulutuksissa itse. Sitten konsultointiin ammattilaista. Yhdessä kumppanin kanssa analysointiin nykytila ja määriteltiin kaikki välittömät tarpeet. Lista ei ollut pitkä, mutta tekemistä oli sitäkin enemmän. Ensin korjataan tietoturva, sitten uudistetaan laitehallinta. Siinä samalla koulutetaan tekijöille uuden asetuksen perusteet. Spitec teki järkevästi konsultoidessaan ammattilaista, […]

Terveydenhuolto

  • Lataa: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

    Lataa: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

    Oikein valjastettuna digitalisaatio tarjoaa vastauksia moniin terveydenhoitoa ravisteleviin haasteisiin: väestön ikääntymisestä kroonisten sairauksien yleistymiseen ja teknologisista siiloista kyberuhkiin. Unelmien pelikirjaan olemme koonneet kattavan tietopaketin onnistumiseen: • Visio terveydenhuollon digimurroksesta • Terveydenhoidon esimerkkikäyttötapaukset • Kyvykkyyksien kehittämisen suunnitelma LATAA: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

  • henkilö istuu kannettavan tietokoneen ääressä

    Nopea ja tehokas lähestymistapa digitalisaatioon – ja miten se onnistuu

    Tänä päivänä yritystoiminnan hoitaminen “tavalliseen tapaan” on jäämässä jalkoihin. Muutoksista ja mullistuksista on muodostunut uusi normaali. Ajattele niitä muutoksia, jotka vaikuttavat organisaatioosi juuri tällä hetkellä: uusi teknologia ja uudet tekniikat ohjaavat niin työntekijöiden kuin asiakkaiden uusia asenteita ja odotuksia. Kaikki on muuttumassa. Ja asia, joka yhdistää kaikkia näitä muutoksia, on nopeus. Ne tapahtuvat poikkeuksellisen nopealla […]

Vähittäiskauppa

  • Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    HeadBrands on perustamisvuodestaan 2010 asti kasvanut tasaista tahtia ja on nyt hiustenhoitotuotteiden johtava vähittäismyyjä Pohjoismaissa. HeadBrands tarvitsi modernin IT-ratkaisun, joka parantaa liiketoiminnan tuottavuutta ja tehostaa yhteistyötä sekä yrityksen sisällä että ulkoisesti. Tähän haasteeseen vastaamiseksi yritys päätti korvata useimmat käytössä olleet palvelunsa Microsoft 365 Businessilla. Kyseessä on täysin uusi ratkaisu, jossa yhdistyvät Microsoft Office 365:n, Windows […]

  • Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

    Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

      Lue, miten voimme auttaa sinua täyttämään GDPR:n vaatimukset ratkaisuilla, jotka ovat saatavilla jo nyt: Arvioi nykyinen riskiprofiilisi “Mistä voin tietää, miltä osin noudatan jo säädöksiä ja mihin minun pitää seuraavaksi keskittyä?” Tämä on yksi yleisimmistä vähittäismyyjien GDPR:ään liittyvistä kysymyksistä. Se on myös yksi vaikeimmin vastattavista kysymyksistä, koska jokainen vähittäismyyjä on erilainen. Onneksi uusi Compliance Manager […]

Valtionhallinto

  • Iceland runs on Trust

    Miten pilvipalvelut auttoivat pientä kansakuntaa toteuttamaan suuria tavoitteita

    Joulukuussa 2015 Islannin hallitus käynnisti digitaalisen infrastruktuuriarvioinnin. Sillä oli käytössään yli 100 toimittajaa, joita hallitsi yli 100 IT-päällikköä kussakin julkisyhteisössä. Tehtävänanto oli selvä: toiminnan yksinkertaistaminen ja IT:n virtaviivaistaminen yli 20 000 käyttäjälle. Ratkaisu: Kaksi ja puoli vuotta myöhemmin tehtiin päätös: Microsoft 365 valittiin koko julkisen sektorin yhteiseksi pilviympäristöksi. Tämä on ensimmäinen kerta, kun jokin maa […]

  • Ineco

    Ineco parantaa työntekijöiden tuottavuutta uudenaikaisilla työkaluilla ja tekoälyllä

    Ohjelmistojen kanssa kamppailu ei auta tehokkaammassa työnteossa. Samoin tuottavuus kärsii, jos tiedostojen jakaminen ja asiakirjojen muokkaus yhteistyössä on vaikeaa. Espanjan julkisella sektorilla toimiva Ineco ymmärtää tämän. Siksi se päätti muuttaa tapoja, joilla työntekijät ovat vuorovaikutuksessa teknologian ja toistensa kanssa. Ottamalla käyttöön Microsoft 365 -ratkaisun yli 2 800 työntekijälleen Ineco on yhdessä kumppaninsa Necsian kanssa parantanut […]