Hybridiaika vaatii toimiston uudistamista työpisteistä kokoustiloihin

Neljä toimiston suunnitteluperiaatetta, jotka luovat tiimille lisää yhteistä aikaa

 

Perinteinen toimisto on pohjimmiltaan yhteistyön työkalu, joka auttaa tukemaan työntekoa. Monet tiimityöskentelyn työkalut ovat uudistuneet hybridityön aikakaudella, joten myös toimistoa pitää päivittää vastaamaan työntekijöiden uusia ja muuttuneita tarpeita.  

Microsoft WorkLabin hybridityöoppaassa korostetaan, että fyysiset työtilat ovat välttämättömiä tiimihengen ja yhteisöllisyyden rakentamiseksi. Ne vahvistavat siteitä kollegoihin ja sitouttavat ihmisiä yhtiön tavoitteisiin ja kulttuuriin. Ihmiset kuitenkin opettelevat edelleen hyödyntämään toimistoa uusilla tavoilla: vuoden 2022 Work Trend Index -raporttimme mukaan 44 prosenttia suomalaisista työntekijöistä sanoo, että heidän suurin haasteensa on hahmottaa, milloin ja miksi heidän pitäisi tulla toimistolle. 

Johtajien vastuulla onkin luoda ympäristö, jossa työskentelemisestä ihmiset todella nauttivat. Tilojen pitäisi palvella sekä ihmisiä, jotka ovat toimistolla, että kollegoja, jotka ovat paikalla virtuaalisesti. Tilat tulisi uudistaa houkuttelevimmiksi ja paremmin uusiin työnteon tapoihin sopiviksi. Etenkin tänä äärimmäisen nopean muutoksen aikana kaiken ei kuitenkaan tarvitse tapahtua kerralla. Toimitilojen uudistuksen ei tarvitse myöskään olla erityisen hintava tai vaatia kattavia rakennustöitä taloudellisesti epävarmoina aikoina, jolloin moni johtaja välttelee sitoutumista suuriin hankintoihin. 

Haastattelimme Microsoftin design- ja kiinteistöjohtajia sekä lukuisia arkkitehti- ja suunnittelutoimistoja selvittääksemme, miten johtajien pitäisi arvioida yritystensä nykyisiä fyysisiä tiloja ja auttaa suunnittelemaan tiloja, joihin työntekijät palaavat mielellään. Suunnitteluperiaatteita nousi esiin neljä: tulevaisuuden työtilojen pitäisi olla joustavia ja mahdollistaa hybridityö, niiden pitäisi edistää hyvinvointia sekä olla esteettömiä ja niiden pitäisi ilahduttaa työntekijöitä. 

Joustava työtila

Avokonttoreilla on huono maine – muistatko työpöytien rivit, jotka eivät tarjonneet lainkaan yksityisyyttä? Monet vastikään päivitetyt toimistotilat ovat kuitenkin kaikkea muuta kuin harmaita saleja pöytäriveineen – sen sijaan ne suosivat tiimityötä ja ”naapurustoja”. 

”Työpöytä, jota ei ympäröi neljä seinää, ei ole automaattisesti avoin tila”, sanoo Microsoftin globaali työpaikkastrategi John Scherer. Tiimeille tarkoitettujen tilojen tulisi keskittyä yhteistyöhön, innovointiin ja toimintapohjaisen työn tukemiseen. Mitä tämä tarkoittaa käytännössä? 

”Erilaisten tilojen ekosysteemiä, joka palvelee käyttäjän erilaisia työn ja vuorovaikutuksen tarpeita käyttäjän aikataulun mukaisesti”, Scherer sanoo. 

Joustavien kokoushuoneiden ja työpaikan ”naapurustojen” avulla työntekijät voivat tehdä yhteistyötä tavoilla, jotka sopivat parhaiten heille itselleen ja senhetkiseen työtehtävään. Toimistolla voi olla esimerkiksi erillisiä tiloja pienryhmätyöhön, hiljaisia tiloja keskittymistä vaativaan työhön tai tiimitiloja, joita voidaan mukauttaa tarpeiden mukaisesti. 

”On erittäin tärkeää rakentaa tilat intuitiivisiksi”, Microsoftin globaali kiinteistöjen ja rakentamisen digitalisaatiojohtaja Mike Messer sanoo. Kun tilojen joustavuus viedään äärimmilleen, haasteeksi muodostuu kuitenkin usein, että työntekijät eivät tiedä, miten kalusteet tulisi järjestää tai että niiden järjesteleminen itse edes on sallittua. Messer suosittelee, että tilan käyttäjille kerrotaan erikseen, että tilaa saa mukauttaa, ja että heille annetaan tästä esimerkkejä. 

”Luo pari-kolme mallia tilan järjestyksestä erilaista vuorovaikutusta varten – yksi etänä työskentelevää tiimiä, yksi brainstorming-hetkeä varten, ja niin edelleen”, Messer sanoo. Apuna voi käyttää tarroja ja julisteita, joissa on esimerkkejä eri järjestyksistä tai jotka osoittavat siirreltävät kalusteet. 

Muista myös varmistaa virransaanti. Pistorasiapylväiden tai siirreltävien langattomien latureiden avulla huonekaluja ei tarvitse aina sijoittaa pistorasioiden vierelle ja työntekijät voivat työskennellä joustavasti mistä tahansa. 

Jos ihmiset eivät työskentele perinteisen yhdeksästä viiteen kestävän työpäivän mukaisesti tai edes joka päivä samalla työpisteellä, on tärkeää tarjota työntekijöille keino löytää toisensa. Microsoftin sisäinen henkilöstösovellus näyttää pian työntekijälle, missä tiimiläiset ja muut kollegat ovat toimistolla. Se myös näyttää, mistä päin toimistoa löytyy vapaata tilaa. 

”Tavoitteenamme on, että ihmiset voisivat tulevaisuudessa jakaa oman sijaintinsa toimistolla. Jos löytää mahtavan sopen ja haluaa kutsua sinne jonkun tapaamaan itseään, kollegalle voisi jakaa sijainnin, ja hän voisi suunnistaa kutsujan luokse”, Messer kuvailee. 

Ole joustava

Tarjoa ihmisille mahdollisuus järjestellä ympäristöään – jopa virtalähteen sijaintia. 

 

Hybridi työtila

Vaikka osa tiimistä olisikin fyysisesti paikalla toimistolla, osa osallistuu palavereihin pääasiassa etänä kokoushuoneen näytön kautta. Kokemukset hybridipalavereista eivät ole kenties aina olleet erityisen sujuvia, mutta muutama toimenpide voi parantaa tilannetta. 

Tärkeä vaihe on arvioida uudelleen kameroiden asennuspaikat. ”Huolehdi, että kokoushuoneen kamera on kohdistettu oikein eikä kuvaa esimerkiksi osallistujien päälakia”, Johnson sanoo. Tilassa tehtävän työn luonteesta riippuen kamerat kannattaa sijoittaa luonnolliselle silmänkorkeudelle tai eri kulmiin. 

Arvioi, mitä teknologiaa missäkin huoneessa tarvitaan. Pienessä kokoushuoneessa yksi integroitu kamera, kaiutin ja mikrofoni riittävät. Suuremmassa huoneessa tarvitaan vähintään kaksi mikrofonia ja kaiutinta. Erittäin suuret huoneet vaativat kattoon asennettuja kaiuttimia ja mikrofoneja. On tärkeää, että kaikkien huoneessa olevien ääni kuuluu selkeästi. Digitaalisten näyttöjen ja perinteisten tussitaulujen yhdisteleminen mahdollistaa monipuoliset yhteistyön ja luovan työn muodot. 

Myös pöydän muotoon on syytä kiinnittää huomiota. Kitaraplektran muotoiset pöydät sopivat hyvin hybridinä tapahtuvaan yhteistyöhön. Huoneessa olevat voivat kokoontua sujuvasti pöydän ympärille ja istua silti kasvot kameran ja näytön suuntaan nähden etäosallistujat. ”Huoneessa olevien vuorovaikutus etäosallistujiin on luontevaa, mutta he istuvat myös sopivassa asetelmassa toisiinsa nähden”, Messer sanoo. 

 

Saavutettava työtila

Samassa tilassa vietetty aika luo enemmän mahdollisuuksia satunnaisille kohtaamisille ja hedelmällisille keskusteluille. Rakennuksen aulojen ja monikäyttötilojen pitäisi olla kotoisia ja kiinnostusta herättäviä. ”Tällaiset tilat palvelevat myös monenlaisia työmoodeja, kuten epämuodollisia tapaamisia, pikaisia keskusteluja ja keskittymistä vaativia tehtäviä. Tilojen suunnittelussa on myös ehdottomasti panostettava esteettömyyteen ja inklusiivisuuteen”, Scherer sanoo. 

Esteettömyys ja saavutettavuus mielletään fyysisten tilojen suunnittelussa usein siten, että tiloissa huomioidaan rajoittunut liikkumiskyky, kenties myös rajoittunut näkö- tai kuuloaisti. Osana saavutettavuutta voidaan ottaa huomioon kuitenkin myös mielenterveyteen, neurodiversiteettiin ja yksilöllisiin työskentelytyyleihin liittyvät seikat. ”Henkisen hyvinvoinnin huomioiminen on yleistynyt muun muassa kotona työskentelemisen vaikutusten ja ihmisten välisen vuorovaikutuksen vähenemisen vuoksi”, Scherer toteaa. 

”Haluamme tarjota tiloja rauhoittumiseen ja omien ajatuksien kokoamiseen erilaiset kognitiiviset tarpeet ja neurodiversiteetin huomioon ottaen”, Scherer sanoo. Näitä nurkkauksia voidaan hyödyntää keskittymistä vaativaan työhön tai hiljaista, henkilökohtaista hetkeä varten. 

Saavutettavuuden parantaminen hyödyttää jokaista työntekijää. Automaattiovet auttavat niin henkilöitä, jotka kantavat painavia laatikoita, ovat toipumassa tapaturmasta kuin niitä, joilla on pysyvä liikuntarajoite. Säädettävät työpöydät, väljästi kalustetut tilat ja matalat istuinkalusteet helpottavat pyörätuolia käyttävien mahdollisuuksia liikkua tilassa, minkä lisäksi ne lisäävät jokaisen käyttäjän mukavuutta ja turvallisuutta. 

Houkutteleva työtila

Fyysisesti toimistolla vietetyn ajan tarkoituksena on tietenkin tehdä töitä. Lisäksi päivän aikana voidaan myös jutustella kollegoiden kanssa, rakentaa sosiaalista pääomaa, solmia ystävyyssuhteita ja tehdä jotain hauskaa yhdessä. Työtä voidaan tehdä myös ulkotiloissa. Ulkotilat, kuten katot, parvekkeet ja sisäpihat, tarjoavat työntekijöille mahdollisuuden hetken hengähdystaukoon raittiissa ilmassa. 

Anna toimiston ilahduttaa

Työtilat voivat olla myös hauskoja tiloja – vaikkapa puumajoja tai joogastudioita. 

 

 

Työtilojen suunnittelun perimmäisenä tavoitteena pitäisi olla ihmisten välisten kohtaamisten mahdollistaminen sekä joustavuuden ja valinnanvapauden lisääminen. Tästä syystä johtajien täytyy ymmärtää, keille, milloin ja millaisiin kohtaamisiin toimiston tiloja suunnitellaan. Yritysten työympäristöt tarjosivat aikoinaan vain paikan päätetyöskentelylle ja kokouksille, mutta käyttäjien odotukset ovat muuttuneet, joten tilojenkin täytyy kehittyä. 

”Olemme omaksuneet ”testaa ja opi” -lähestymistavan. Sovellamme havaintojamme uusiin projekteihin ja päivitämme suunnitelmiamme, jos jokin ei toimi”, Messer sanoo. 

Johtajien täytyy päivittää ohjeistukset siitä, kuinka työtiloja käytetään, jotta ne voivat joustaa tarpeiden muuttuessa ja kaventaa fyysisen ja digitaalisen ympäristön välistä kuilua. Näin tiloista tulee hyödyllisempiä ja houkuttelevampia kuin koskaan aiemmin. 

 

Artikkeliin haastatellut asiantuntijat: 

Ryan Anderson, Herman Millerin globaali tutkimusjohtaja
Robin Klehr Avia, Genslerin aluejohtaja
Cherie Johnson, Steelcasen design-johtaja
Mike Messer Microsoftin kiinteistöjen ja rakentamisen globaali digitaalisaatio johtaja
John Scherer, Microsoftin globaali työpaikkastrategi