Harri Mikkanen
Microsoft Surface liiketoimintajohtaja
Organisaatioiden kyky vastata nopeasti koronakriisin tietotyölle asettamiin lisähaasteisiin on vaihdellut paljon. Tyypillisesti ne organisaatiot, joissa on muutenkin hyödynnetty muutosjohtamisen metodeja ja otettu uusia työtapoja käyttöön suunnitellusti, ovat sopeutuneet muuttuneisiin vaatimuksiin ketterimmin.
Moni asiakas onkin korostanut vertaisverkoston eli ns. champions-verkoston merkitystä tietotyön ja etätyön yhdistämisessä juuri oman organisaation tarpeisiin. Käytännössä työ on kollegoiden perehdyttämistä modernin tietotyön tapoihin, vinkkien jakamista ja erilaisten tietoiskujen järjestämistä. Näiden verkostojen jäsenyys perustuu yleensä vapaaehtoisuuteen ja onkin ollut ilo huomata kuinka moni työntekijä on halunnut osallistua tähän tekemiseen oman työnsä ohessa. Halua työn uudistamiseen on!
Keskustelin aiheesta VR:n Service Managerin, Vesa Vainion, kanssa ja hän totesi heidän champions-verkostonsa perustamisen ja Microsoft Teamsin lanseeraustoimenpiteiden osuneen juuri oikeaan ajankohtaan. ”Ensimmäinen ajatus on se, että kriisiaikanakaan mitään ei ole jäänyt tekemättä”, toteaa Vainio.
Kriisin aikana on opittu työskentelemään ja jatkamaan toimintaa myös etänä. Välineistä on saatettu löytää omaa toimintaa helpottavia uusia ominaisuuksia ja samalla on luotu uusia toimintatapoja. Sen lisäksi, että oman työn on täytynyt rullata, on tiiminvetäjien pitänyt keksiä tapoja ryhmähengen luomiseen ja ylläpitämiseen. Esimerkiksi VR:llä järjestettiin Culture & Change Lead Anna Rautiaisen johdolla Digital Crew:n yhteinen koko päivän tilaisuus kokonaan Microsoft Teamsin kautta. Aiemmin fyysinen tilaisuus siis digitalisoitiin täysin.
”Yhteisen aloitusosuuden jälkeen jakaannuttiin ryhmiin ja ryhmissä valmistellut ryhmätyöt esiteltiin tilaisuuden lopuksi yhteisosuudessa. Ruokatunti oli halutessa yhteinen muiden kanssa ja iltapäivällä osallistujat lähtivät ’yhteislenkille’, josta piti ottaa kuvia ja jakaa muille. Vaikka etukäteen epäilytti koko päivän tilaisuuden muuttaminen etämuotoon, sopivalla rytmityksellä saatiin sekin onnistumaan,” Vainio toteaa. Arkena eri tiimit ovat järjestäneet videon välityksellä yhteisiä aamu- ja iltapäiväkahveja.
Toimistolle paluu tarkoittaa monessa paikassa sitä, että toimiston käytössä on rajoituksia. On pidettävä etäisyydet kunnossa omalla työpisteellä ja neukkareissa. Etätyö varmasti jatkuu jossain muodossa, vaikka tilanne osin normalisoituukin.
Konttorille halutaan, koska on ikävä kollegoita ja sellaista yhdessä tekemistä, jossa ollaan samassa tilassa. Kun rajoituksia kuitenkin on voimassa, osa jatkaa etänä, ainakin osan työajastaan. Videon käyttö kokouksissa on kasvanut merkittävästi työskennellessämme kotona – yli 1000 % maaliskuun aikana. Voisimmeko hyödyntää sitä paremmin ja tuottavammin myös konttorilla? VR on varautunut tähän tilanteeseen kalustamalla neuvotteluhuoneensa Microsoft Teams Rooms -ratkaisuilla. Yhtä nappia painamalla, he saavat koko neuvotteluhuoneen osallistujat mukaan hyvälaatuisella kuvalla ja äänellä. Esitysten jakaminen on yksinkertaista ja tarjolla on varmasti parempi kokemus myös etänä osallistuville.
Etätyö ei siis jatkossakaan ole joko tai, vaan sekä että. Tämä asettaa aivan uudenlaisia vaatimuksia tuottavalle tiimityölle. Kun kokouksiin osallistutaan yhä useammin eri paikoista ja kun osallistujat eivät ole välttämättä koskaan tavanneet toisiaan, on syytä kiinnittää erityistä huomiota siihen, että kaikki saavat äänensä kuuluviin. Tämä koskee niin yksittäisen työntekijän valmiuksia hyödyntää käytettävissä olevaa teknologiaa kuin kokousten johtamistakin. Teknologian tehokkaaseen hyödyntämiseen olemme koonneet parhaita vinkkejä tänne. Tilannetietoisuus tarkoittaa itsensä ja tiimin jäsenten huomioimisen lisäksi kulloisenkin tilanteen huomioimista. Tätäkin taitoa voi kehittää muiden tiimitaitojen ohella oppaamme avulla.
Wilma
Ajattelepa, jos opettajalla näkyisi Wilmassa oppilasryhmä, siellä olisi myös nappi “Tee tästä ryhmästä Teams-ryhmä”. Tällainen nappi on jo pilottikäytössä muutamassa kunnassa. Primuksesta voidaan tuoda valmiit oppilasryhmät Teamsiin yhdellä napin painalluksella. Wilmassa on tämä valmius jo olemassa, ja Enterin kehittämä nappi voidaan ottaa käyttöön yhteistyössä kunnan ja kunnan tietohallinnon kanssa. Myöhemmin Teamsiin tulee myös valmiina ominaisuus, […]
Microsoft
Parhaat vinkit älykkäämpään etätyöhön Microsoft Teamsin avulla
Etätyöskentelystä on muodostumassa monille uusi normaali, joten työntekijöiden on löydettävä erilaisia tapoja jatkaa tehokasta tiimitoimintaa. Microsoft Teams on suunniteltu pitämään kollegat tuottavasti yhteydessä toisiinsa sekä varmistamaan, että kaikki voivat jatkaa yhteistyötä yhtä tehokkaasti ja tietoturvallisesti kuin konttorissa. Riippumatta siitä, käytätkö Microsoft Teamsia valmiiksi vai etkö vielä ole ehtinyt kokeilemaan sitä, seuraavassa on kuusi vinkkiä, jotka […]
Harri Mikkanen
Microsoft Surface liiketoimintajohtaja
Onnistuneiden ja turvallisten kokousten järjestäminen Microsoft Teamsissa
Lukuisat ihmiset työskentelevät nyt kotoa käsin, joten etätyötaitojen hiomisesta ja tuottavuuden ylläpitämisestä on tullut entistäkin tärkeämpää. Olemme havainneet, että Microsoft Teamsin käyttö menestyksekkäässä ja turvallisessa etätyössä on lisääntynyt erittäin voimakkaasti. Riippumatta siitä, onko tämä työkalu sinulle aivan uusi tai järjestätkö kokouksiasi valmiiksi Teamsissa, haluamme varmistaa, että hyödynnät sen kaikkia yhteistyö- ja tietoturvatoimintoja. Seuraavassa on yhdeksän […]
Harri Mikkanen
Microsoft Surface liiketoimintajohtaja
