El éxito de una adopción remota en tiempo récord: El caso de Grupo Konecta

En un mundo cada vez más global, las organizaciones necesitan contar con soluciones que les ayuden a simplificar la complejidad de sus procesos. Tomar decisiones en pos de ese objetivo permite, entre otras cosas, contar con una visión 360 del negocio al mismo tiempo que se gana en agilidad y se reducen costes.  

Es el caso de Grupo Konecta, referente en soluciones BPO –Business Process Outsourcing– centradas en la experiencia de cliente, que, con una plantilla de más de 75.000 profesionales repartidos en 9 países en todo el mundo, tomó la decisión de intensificar su estrategia digital a nivel global adoptando Dynamics 365 Finance & Operations. Esta plataforma cloud facilita una gestión financiera y operativa inteligente y ágil al proporcionar, en un único lugar, toda la información del negocio en tiempo real y con múltiples herramientas de conocimiento predictivo. 

Tras la adopción, liderada por nuestro partner Axazure, la multinacional cuenta ahora con una solución en la nube intuitiva, que automatiza y moderniza sus operaciones financieras globales y supervisa el rendimiento constantemente, a la vez que realiza estimaciones a futuro que ayudan a la organización -y, por ende, a sus clientes- a afinar su estrategia para obtener los mejores resultados. 

Entrando en el cloud de Azure con Dynamics 365

En Konecta, tanto la gestión de impuestos como el reporting analítico son bastante complejos debido al número de sociedades, en distintas localizaciones, que conforman el Grupo. Su decisión de apostar por Dynamics 365 Finance & Operations para dar su salto tecnológico se ha basado en la facilidad de implantación de la solución frente a otras alternativas, su escalabilidad y, también, en las posibilidades de integración y customización de la herramienta de ERP, incluso con otro tipo de tecnologías como el ecosistema de aplicaciones ya existentes en la compañía.  

Otro aspecto de especial valor añadido ha sido la posibilidad de migrar al cloud de Azure la inmensa cantidad de datos que estaban organizados en una arquitectura preexistente de compartición de data entre empresas del Grupo. La nube ha favorecido la implantación de la herramienta en todas las sedes a nivel mundial, sin necesidad de infraestructuras locales complejas. 

En palabras de Sebastián Salvatierra, director de desarrollo e innovación en Konecta, “al cambiar de una arquitectura on-premises a una solución cloud, hemos reducido los costes de mantenimiento de los servidores físicos y el propio licenciamiento asociado a cada una de las máquinas físicas. Hemos eliminado el gasto que teníamos vinculado a las actualizaciones anuales de software, aprovechando la facilidad de las actualizaciones continuas y la obtención de nuevas funcionalidades al encontrarse la solución en entorno cloud”. 

Con Dynamics 365 for Finance and Operations, Grupo Konecta mide ahora la relación con proveedores y la gestión de proyectos; ha simplificado procesos y, además, tiene en todo momento una visión completa y en tiempo real del estado de todas sus cuentas. La capa de Inteligencia Artificial integrada hace que Konecta se puede beneficiar de métricas predictivas de gran valor para el negocio y tomar mejores decisiones en base a los datos. Esta adopción ha redundado en una reducción del 50% de los costes de desarrollo respecto al mantenimiento evolutivo de la anterior versión.  

El proyecto se ejecutó en los plazos planificados y, debido a la pandemia, fue prácticamente el 100% en remoto, lo que parecía imposible en primera instancia. Se mantuvieron todas las funcionalidades anteriores y se complementaron con estandarización de productos, lo que permite que, si hay nuevos cambios legislativos, las modificaciones necesarias vendrán de la mano de Microsoft, sin la repercusión de coste de licenciamiento adicional que tenían en el pasado con su solución propietaria. 

Gestión del cambio

Merece la pena resaltar también el trabajo realizado con relación a la gestión del cambio, tarea compleja teniendo en cuenta la descentralización operativa del Grupo. 

En este sentido, Roberto Sánchez, responsable técnico del ERP Financiero de Konecta comentó: “Se utilizó el portal de formación de Axazure para que los usuarios pudieran comenzar a formarse y conocer el nuevo sistema. Se planificaron y dieron formaciones, mediante Microsoft Teams, a todos los usuarios para todos los procesos necesarios, grabando estas sesiones para que pudieran ser consultadas posteriormente. Asimismo, se habilitó un equipo de Teams durante la fase de UAT -User Acceptance Testing- para que consultores y los usuarios principales tuvieran contacto directo. Todo este entorno de formación fue clave para que pudieran familiarizarse con el sistema y en su momento se pudieran realizar todas las pruebas necesarias”. 

Mayor productividad en tareas de alto valor añadido

Además, Power BI, la herramienta de Business Intelligence de Microsoft, está facilitando que Grupo Konecta tome decisiones para la mejora del negocio a partir del análisis visual de los datos recopilados en todas sus sedes. Se trata de una herramienta de control y seguimiento de indicadores de calidad fácil e intuitiva, que permite tener, en un solo cuadro de mando, toda la información sobre el día a día de la empresa. 

En definitiva, en Grupo Konecta, tanto el control y la gestión de finanzas y operaciones como el cumplimiento normativo, se han visto potenciados, gracias la apuesta por Dynamics 365 y Power BI. Y lo más importante: ya está todo operativo para la incorporación de nuevas sociedades al sistema, independientemente de su localización y régimen fiscal, a la vez que se podrán añadir, de manera automática, nuevas funcionalidades estándar a la operativa de la sociedad.