Riskante, unsichere Dateifreigabe inspirierte diese Behörde. Warum?

„Diese Datei ist zu gross zum Senden.“

Wir alle haben es schon einmal erlebt. Wenn die Zeit drängt und eine grosse Datei nicht wie geplant gesendet werden kann, werden riskante Methoden der öffentlichen Dateiübertragung plötzlich eine attraktive Option. Sicherheit wird zur Nebensache. Für lokale Behörden ergibt sich dadurch ein systematisches Problem und ein Sicherheitsrisiko. Die Verwaltung der schwedischen Küstenregion Söderhamn entschied nicht zu einem überstürzten Verbot dieses Verhaltens, sondern ging der Ursache auf den Grund. Die Behörde wählte eine moderne Cloud-Technologie, um die unsicheren Praktiken zu unterbinden und die Produktivitätslücke zu schliessen.

Söderhamn umfasst etwa 500 kleine schwedische Inseln, die die Küste vor dem Festland säumen. Die Gemeinde ist berühmt für ihre historischen „blauen Hügel“. Eine weniger berühmte historische Ressource stellte die veraltete On-Premises-Infrastruktur dar, die Produktivitätsprobleme verursachte. Als die neue GDPR wie ein Damoklesschwert über allen Behörden schwebte, war der Status Quo nicht länger akzeptabel. Es wurde höchste Zeit für eine neue Arbeitsweise.

Die Vorteile

2500 Vollzeitmitarbeiter von Bildungs- bis Gesundheitswesen teilten vertrauliche Dokumente regelmässig über Filesharing-Tools, per E-Mail und sogar in handschriftlicher Form. Da diese Praktiken auf eine unzureichende Infrastruktur und mangelnde Software zurückzuführen waren, entschied sich die Kommune Söderhamn für die integrierten Sicherheits- und Produktivitätstools von Microsoft 365, um den Mitarbeitern eine sichere Umgebung für Kommunikation und Innovation bereitzustellen.

„Wir hatten Verständnis dafür, dass unsere Mitarbeiter so handelten. Wir wollten ihnen nicht einfach verbieten, Daten auf unkonventionellen Wegen zu verwenden, wenn sie davon profitieren. Wir mussten eine Lösung und eine Umgebung bereitstellen, damit sie gar nicht auf die Idee kamen, einen eigenen Weg zu finden.“

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