Wie lassen sich Prozesse und Abläufe vereinfachen? Welche sind die echten Herausforderungen denen sich Mitarbeiter jeden Tag stellen, und wie kann man sie unterstützen? Diese Fragen haben mich schon früh interessiert. Mit 18 Jahren habe ich mich mit der Entwicklung von web-basierten Informationssystemen selbständig gemacht und in meiner weiteren beruflichen Laufbahn verschiedene Rollen als Finance Manager eingenommen. Meine Erfahrung hat mir gezeigt, dass „an der Basis“ häufig sehr gute Ideen vorhanden sind, um Dinge zu verbessern, aber dass bei der Automatisierung und der damit verbundenen Entwicklung von Anwendungen bzw. Apps immer wieder Barrieren auftauchen, die verhindern, das gewünschte Ziel zu erreichen.
Um nur ein paar Beispiele von diesen möglichen Barrieren hier kurz nennen:
- Zugriff auf interne Daten
- Depriorisierung durch die IT-Abteilung
- Mangelnder Zugriff auf Ressourcen/Budget
- (Berechtigte) Sicherheitsbedenken
- Schwierigkeiten, die Lieferanten und Anbieter in die interne IT-Unternehmenslandschaft einzubinden
Demokratisierung von App-Entwicklung
Entsprechend ist es an der Zeit die App-Entwicklung zu demokratisieren. Das bedeutet, dass allen Nutzerinnen und Nutzern die Möglichkeit gegeben wird, ihre Ideen selbst in Anwendungen umsetzen zu können. Ihnen die Superkräfte zu verleihen, ihr Schicksal selbst in die Hand zu nehmen. Hier kommt die Microsoft Power Platform ins Spiel. Wir haben mit PowerApps und Power Automate eine Umgebung entwickelt, die genau das möglich macht. Nutzerinnen und Nutzer können mit „No Code“ bzw. „Low Code“ eigene Apps entwickeln. Ich wollte wissen wie einfach das wirklich ist und welcher Mehrwert für unsere Finance Organisation dahintersteckt – und habe kurzerhand einen Selbstversuch gestartet.
Wir haben für unser Finance-Team einen Schwerpunkt auf „Technical Skilling“ gelegt. Das habe ich zum Anlass genommen, eine eigene App zu entwickeln. Und zwar ein App, die es ermöglicht unsere Lernerfolge in diesem Bereich festzuhalten und auch diese leicht mit dem Team teilen zu können. Getreu dem Motto „Less is more“, ist auch das Konzept der Applikation ganz einfach: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, der die App aufruft, kann sofort den Status des Lernerfolges vom eigenen Team sehen. Je höher der Prozentsatz, umso breiter lächelt einem ein Smiley entgegen. Im Sinne der Gamification sieht man natürlich auch wie man sich im Vergleich zu den anderen Finance Teams schlägt. Jeder, der oder die die App verwendet, hat die Möglichkeit, den Status vom eigenen Team zu verbessern, indem die Trainings durchgeführt und die individuellen Lernerfolge bestätigt werden. Erledigte Aufgaben werden durch ein Häkchen gekennzeichnet und durch das Hochladen eines Fotos dokumentiert – ein Lächeln das zeigt wie glücklich man über den Fortschritt ist reicht in diesem Fall ausnahmsweise als Dokumentation.
Professionelle App ganz allein erstellen – Ein Selbstversuch
Klassischerweise wäre das eine Aufgabe, die an einer Agentur ausgelagert wird. Aber da wären wir wieder bei den Barrieren. Mit welchem Budget wird der externe Dienstleister bezahlt? Möglicherweise braucht dieser auch Zugriff auf Mitarbeiterdaten, um den Auftrag zu erfüllen. Was wiederum bedeutet, dass die Zusammenarbeit in Hinsicht auf die DSVGO geprüft und entsprechend umgesetzt werden muss. Wenn sogar eine Einbindung ins Unternehmensnetzwerk notwendig ist, kommen weitere Sicherheitsbedenken dazu. Etc. All das fällt in meinem Fall weg. Ich habe mich für Microsoft PowerApps entschieden. Ein Tool, das ich vor diesem Selbstversuch noch nie benutzt hatte.
Basierend auf einer Vorlage und den verfügbaren Online-Trainings konnte ich schon innerhalb weniger Stunden einen ersten Prototyp, basierend auf einem einfachen Datenmodell in Excel, erstellen. Unterstützung fand ich dabei auch in der aktiven Support-Community. Die Anwendungen können per Knopfdruck auf Web und Mobile verteilt werden. Somit konnte ich in kürzester Zeit erstes Feedback von Kollegen und Mitarbeitern erhalten. Die positiven Rückmeldungen haben mich dann motiviert, die App schlüsselfertig zu machen und an das ganze Team auszurollen.
Hierzu war noch etwas mehr Training und Arbeit erforderlich, vor allem um ein robustes Datenmodell zu entwickeln. Hier fiel die Wahl auf das Common Data Service (CDS), eine vielseitig kompatible und skalierbare Datendienst-Plattform, die in PowerApps standardmäßig integriert ist. Sie erleichtert das sichere Zusammenführen von Daten und eine einfache Verwaltung der Benutzerrechte. Nach etwa einem weiteren Tag Arbeit war die App bereit und konnte an mehr als 100 Nutzer ausrollt werden. Mit sensationellen Rückmeldungen, sportlichem Wettbewerb und vor allem 100% Lernerfolg bei der erforderlichen Trainings.
Mein Fazit: Die Anforderungen an die Mitarbeiter und die IT-Macht verschieben sich
Um eine erste eigene PowerApp zu entwickeln, sollte man sich zu Beginn die Frage stellen, welchen Mehrwert der Anwendungsfall bringt, bzw. welches Problem es löst. Man muss auf jeden Fall bereit sein, Neues lernen zu wollen und etwas zu experimentieren.
Wer Erfahrungen mit Microsoft Excel und PowerPoint mitbringt, hat bereits gute Voraussetzungen sehr schnell erste Erfolge zu erzielen. Über die einfache Anwendung, die ich in diesem Beitrag erläutert habe hinaus, gibt es natürlich deutlich anspruchsvollere Anwendungsszenarien. Bei uns kommen sie z.B. für die Automatisierung von Procure-to-Pay Prozessen zum Einsatz – letztlich liegt die Grenze der Möglichkeiten bei der Vorstellungskraft der Mitarbeiter die zu App-Entwicklern werden. Um diese zu unterstützen, bietet PowerApps z.B. auch anspruchsvolle AI-basierte Werkzeuge wie den Object oder Forms Recognizer, mit dem man mit Hilfe von künstlicher Intelligenz Objekte erkennen oder Papierprozesse digitalisieren und automatisieren kann. Und eine sehr wichtige Rolle spielen auch die zahlreichen Connectoren, gerade z.B. auch zu SAP was für Controller kritisch ist.
Mit den neuen Möglichkeiten verschieben sich die Anforderungen an die Mitarbeiter – jedoch nicht nur in technologischer Hinsicht. Wer erfolgreiche Apps erstellen will muss auch an seinen Project Management Skills arbeiten. Zwar kann man die Apps selbst erstellen, aber man ist trotzdem auf Ideen und Rückmeldungen der Nutzer angewiesen (Stichwort Usability), muss seine App testen und ggf. eine entsprechende Governance aufsetzen. Es ist auch schnell gefragt den eigenen Horizont zu verlassen und sich Prozesse End-to-End anzuschauen.
In meiner CFO Rolle plane ich sicher nicht jeden Tag weitere Apps zu entwickeln. Der Selbstversuch hat mit aber offenbart welches Potential in dem Ansatz liegt, und hilft mir meinen Mitarbeitern bei ihrer weiteren Entwicklung zu helfen. Die digitale Kompetenz ist jetzt schon und wird in Zukunft noch viel mehr für erfolgreiche Finance-Funktionen essenziell sein.
Eine weitere Erkenntnis daraus ist auch, dass sich dadurch das Machtgefüge in Unternehmen verschiebt. Budgets und Kontrolle durch bestimmte Funktionen werden eine geringere Rolle spielen, und es gibt mehr Möglichkeiten, dass Mitarbeiter mit guten Ideen und Initiative den Unternehmenserfolg gestalten können. Ich habe auch schon Beispiele gesehen bei denen erste Versionen einer App eigeninitiativ von Mitarbeitern gestartet wurden, und, nach einer schnellen und erfolgreichen ersten Adaptierung, von professionellen Entwicklern übernommen wurde um sie weiter zu entwickeln. Ohne den initialen Prototyp wären diese Apps aber nie entwickelt worden.
Diese „Machtverschiebung“ ist jedoch kein Wehrmutstropfen für die IT-Abteilungen. Die echte Herausforderung ist Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen, und das ist mit vielen Helfern deutlich einfacher, als planwirtschaftlich alle Bedarfe zentral zu erfassen und abzuarbeiten. Wie am obigen Beispiel illustriert, kann sich die IT durch die Entlastung, entsprechend auf die erfolgreichsten Unternehmensanwendungen konzentrieren und Werte schaffen. Auch in punkto Sicherheit und Kontrolle ist ein Plus zu verzeichnen: dadurch dass die Apps alle in einer zentralen Plattform laufen, können die Rahmenparameter gesetzt werden und das Inventar- und die Nutzung der entwickelten Anwendungen ist jederzeit abrufbar. Dies ist in immer komplexeren IT-Landschaften mit zunehmenden Risiken unverzichtbar.
