en person sidder ved et bord foran et vindue

Får du mest muligt ud af Microsoft Teams, når du arbejder eksternt?

Kit Ingwersen

Kit Ingwersen

Go-To-Market Lead - Modern Work

Læsetid, 5 min.

Der er mange grunde og krav til at arbejde uden for kontoret. Derfor har vi skabt Microsoft Teams for at opfylde disse krav på en fleksibel måde: Du kan bevare kontakten med dine kollegaer og fortsætte samarbejdet på effektiv vis, uanset hvor du er.

Her er et par tip, der kan hjælpe dig med at få det bedste ud af Microsoft Teams, når du arbejder eksternt:

1. Mere effektive møder

Den seneste forskning fra Microsoft undersøgelse om den morderne arbejdsplads ‘Work Reworked’ viser, at medarbejdere føler, at hele 52 procent af deres ugentlige arbejdstid er forgæves pga. ting som unødvendige afbrydelser, søgen efter oplysninger og ineffektive møder.

Den komplette løsning i Microsoft Teams til møder hjælper med at fjerne frustration og ineffektivitet ved at samle alt det, du har brug for til dine møder på ét sted. Når du planlægger møder, kan du bruge chat-funktionen til at dele dagsordenen, dokumenter og andre diskussionsemner. Så ingen grund til at lede efter mødenotater i din mail-indbakke – alt er samlet på ét sted.

Derefter kan du under mødet holde alle fokuseret på emnet ved at slå video til og sløre baggrunden for at undgå distraktioner og bruge live-tekstning. Derudover kan du samarbejde om Office 365-dokumenter og hele tiden komme med ideer ved hjælp af det digitale whiteboard.

Efter mødet er alle mødeaktiverne, herunder optagelse, handlinger og mødenoter, tilgængelige i chatten, så teamet kan fortsætte med at diskutere og samarbejde om emner, der er startet under mødet. Det betyder, at alle holdes opdateret, uden at nogen bliver frustrerede over pludselige materialer, der er oprettet eller vises under mødet.

2. Opret livebegivenheder online

Microsoft Teams kan også hjælpe dig med at organisere større livemøder eller begivenheder som f.eks. marketingwebinarer, lanceringer og uddannelsesbegivenheder. Med livebegivenheder i Microsoft Teams kan du afholde alle møderne live og interagere med op til 10.000 deltagere i eller uden for organisationen. På denne måde er du sikker på, at eksterne medarbejdere kan deltage og er ajourført.

3. Brug apps og robotter

Med apps kan du gøre mere i Microsoft Teams. Tænk over alle de værktøjer, filer og dashboards, som din organisation allerede bruger. Mange af dem kan føjes til Microsoft Teams, og du kan tilføje nye ved at gå til Apps. Du kan bruge dem i både chatsamtaler og kanaler, så du har alle de relevante oplysninger og værktøjer, du har brug for til at arbejde så effektivt som muligt, uanset hvem du arbejder med.

Tjek nogle interessante apps og robotter her. Gå til sektionen Apps i Teams for at finde flere – der tilføjes nye dagligt!

Hvem: En robot, der hjælper dig med at finde oplysninger om alle i din organisation. Husk at tjekke fanen med kommende møder for at få oplysninger om deltagerne, så du ved nøjagtigt, hvem du skal mødes med.

Microsoft Planner: Organiser dine opgaver ved at føje en eller flere Planner-faner til din teamkanal. Du kan spore status for eksisterende opgaver og få besked, hvis du tildeles en ny opgave.

Isbryder: En Microsoft Teams-robot hjælper med at sammentømre dit team ved arrangere et møde offline eller online hver uge for to tilfældige teammedlemmer. Robotten gør planlægningen let ved automatisk at foreslå ledige tider i kalenderen, der fungerer for begge medlemmer. Denne app er især interessant, hvis du jævnligt arbejder eksternt, da dette kan styrke personlige forbindelser og opbygge et sammentømret fællesskab.

Krisekommunikation: Visse omstændigheder kan kræve, at du koordinerer oplysninger og teamsamarbejde i forhold til skiftende forhold i krisetider. Denne hurtige reaktionsløsning kan hurtigt implementeres og tilpasses af enhver organisation.

4. Samarbejde om filer i Microsoft Teams

Når du arbejder eksternt, har du brug for at samarbejde om og arbejde i Office-dokumenter med dit team. Microsoft Teams har gjort det enkelt ved at give dig mulighed for at oprette Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumenter i selve Teams, så du ikke skal skifte mellem apps. Du kan samarbejde og være medforfatter med dine kolleger, dele noter, tilføje kommentarer og dele efter behov. Du kan endda starte en chat eller et møde via et dokument for at diskutere ændringer. Ikke mere versionsforvirring og ingen overbelastet mail-indbakke med modstridende redigeringer eller kommentarer – blot én problemfrit integreret samarbejdsplatform.

5. Få mest muligt ud af din Microsoft Teams-mobilapp

Har du aktiveret Microsoft Teams på din mobil? Det er den perfekte måde at holde styr på samtalerne, når du er på farten. Nu kan du få adgang til alle dine teams, kanaler og filer samt deltage i møder fra din telefon. På den måde misser du ikke noget. Sørg for at oprette personlige grænser og optimere dine arbejdstider på den måde, der fungerer bedst for dig, ved at angive de tidspunkter og dage, hvor du ikke er tilgængelig – en funktion i mobilindstillingerne for Microsoft Teams.

6. Og endelig, vær involverende

Hvis du analyserer dine interaktioner med kolleger i løbet af en normal arbejdsdag, vil du se, at du ikke kun arbejder med folk i din egen afdeling. Dit daglige netværk omfatter typisk også kolleger fra andre afdelinger, datterselskaber og endda andre lande. Folk, der måske arbejder på et kontor, på farten eller derhjemme.

Så hvis du planlægger et teammøde, skal du sørge for at inkludere et Microsoft Teams-møde i hver mødeanmodning, så alle i dit team kan deltage, uanset hvor de er. Bed folk om at slå video til under et møde, så du virkelig mødes i et “ansigt til ansigt”-miljø. Sørg for at slå livetekstning til, så folk, der ikke er flydende i dit sprog, også kan følge med i mødet. Og optag endelig mødet, så folk, der ikke kan deltage, kan se optagelsen ved senere lejlighed og holde sig ajour med beslutninger og handlinger.

Du kan også opfordre dit team til at samarbejde og dele ideer på deres eget sprog i chatten eller kanalerne. Med funktionen Oversæt kan alle i teamet oversætte budskabet til deres grundsprog. På denne måde kan alle trygt dele ideer og kommentarer og være en bidragyder i teamet.

Så uanset om du arbejder fra forskellige kontorer, arbejder midlertidigt hjemmefra eller fra et kundesite, hjælper Teams dig med at forblive produktiv, uanset hvor du er.

Lynkursus i Microsoft Teams

Tag et lynkursus uden omkostninger i Microsoft Teams

Find flere relaterede artikler pr. branche:

Detailhandel

  • Detailbranchen og GDPR: Fire GDPR-krav – og hvordan Microsoft kan hjælpe

    Detailbranchen og GDPR: Fire GDPR-krav – og hvordan Microsoft kan hjælpe

    Lær hvordan vi kan hjælpe dig med at opfylde GDPR-kravene med aktuelle løsninger: Vurdering af din aktuelle risikoprofil “Hvordan kan jeg få indsigt i, hvor jeg allerede overholder standarderne, og hvad jeg skal fokusere på som det næste?” Dette er ét af de mest almindelige spørgsmål fra forhandlere med hensyn til GDPR. Det er også ét […]

  • HeadBrands er klar til fremtiden med Microsoft 365 Business

    HeadBrands er klar til fremtiden med Microsoft 365 Business

    HeadBrands er et hurtigt voksende svensk frisørfirma, der blev grundlagt i 2010. Virksomheden er i dag den førende frisørforhandler på det nordiske marked. HeadBrands havde brug for en moderne it-løsning til at øge sin virksomhedsproduktivitet og forbedre samarbejdet både i virksomheden og eksternt. Virksomhedens svar på denne udfordring var at erstatte størsteparten af sine tidligere […]

Offentlig forvaltning

Produktion

Sundhedspleje

  • Two female healthcare professionals looking at a tablet

    Webinar til virtuel pleje

    En diskussion af Virtual Care-løsningerne muliggjort af Microsoft Teams – bragt til live af et casestudie i Italien.

  • logo

    Tillid – kernen i sundhedsvæsnets digitale transformation.

    Min telefon havde ringet næsten ustandseligt i flere uger. Nu begyndte den igen. “Veronica,” sagde en stemme i røret. “Vi har en idé!” Jeg genkendte stemmen med det samme. Jeg har kendt Carlo Tacchetti næsten lige så længe, som jeg har arbejdet hos Microsoft. Han er professor ved universitetet Vita-Salute San Raffaele og direktør for […]

Uddannelse

  • een groep mensen die aan een tafel zit

    Microsoft Surface styrker både klasse- og fjernundervisningen på Randers HF & VUC

    Hele ledelsen og alle underviserne på Randers HF & VUC har deres egen Microsoft Surface inklusive en Surface Pen. Det fleksible værktøj har skabt en helt anden dynamik i klasseundervisningen, hævet kvaliteten af fjernundervisningen og er blevet et uundværligt rette- og feedbackredskab. “Vi uddanner til fremtiden.” For Randers HF & VUC er den sætning mere […]

  • en person sidder på en stol i et rum

    Brobygning over uddannelseskløften i tider med store udfordringer

    Over hele verden står lærere, lever og forældre over for en ny virkelighed: Hvordan tilpasser man sig et uddannelsesmiljø, der er flyttet fra klasseværelset til internettet? Som i mange lande har livet for de 52.000 indbyggere på det fjerntliggende Færøerne, over 300 kilometer ud for Skotlands kyst i Nordsøen, ændret sig. Herunder uddannelsessystemet. 12-årige Emma […]

Find flere relaterede artikler pr. dossier:

Digital Transformation

  • Woman sitting in chair inside

    Det hybride paradoks: Gordisk knude eller uendelige muligheder?

    Lette løsninger er sjældne. Det gælder ikke mindst, når tusindvis af medarbejdere vender tilbage til arbejdspladserne efter mere end 18 måneder med arbejde, der har foregået alle andre steder end på kontoret. Men hvordan vender vi tilbage under hensyntagen til, at vi har fået smag for den fleksible arbejdsdag og samtidig har savnet kollegialt samvær? […]

Kundecases

Kundehistorier

Sikkerhed og databeskyttelse

Tips