Um barco em Soderhammns
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“Este ficheiro é demasiado grande para ser enviado.”

Já nos aconteceu a todos. Quando o tempo é um elemento fundamental, e um ficheiro de grande dimensão não vai para onde queremos, os arriscados métodos públicos de transferência de ficheiros são de repente uma opção muito apelativa. A segurança é substituída pela conveniência. Para os governos locais, isto cria um problema sistémico e enormes riscos de segurança. O governo local de Söderhamn, responsável por uma região costeira na Suécia, decidiu não apressar a proibição deste comportamento, mas aprender lições sobre os motivos pelos quais acontecia. Em seguida, recorreu à tecnologia de cloud moderna para colmatar a lacuna de produtividade que causava as práticas não seguras originais.

A região de Söderhamn inclui cerca de 500 pequenas ilhas suecas dispersas ao longo do litoral continental. Famosa pelas suas históricas “colinas azuis”, conta ainda com outro ativo histórico muito menos conhecido: uma infraestrutura no local envelhecida que causa uma série de problemas de produtividade. Com as novas leis do RGPD que pairam sobre todas as práticas do governo, como um cão de guarda extremamente zeloso, já não era possível manter o status quo e era vital encontrar uma nova forma de trabalhar.

As vantagens

Com 2.500 colaboradores a tempo inteiro responsáveis pela supervisão de tudo, desde a edução aos cuidados de saúde, os documentos confidenciais eram partilhados regularmente com ferramentas de partilha de ficheiros, por email e, surpreendentemente, por escrito. Depois de reconhecer que estas práticas se deviam a uma lacuna no software e na infraestrutura disponíveis para fazem o seu trabalho em segurança, a Söderhamns Kommun recorreu às ferramentas de produtividade e segurança incorporadas disponíveis no Microsoft 365 para proporcionar aos colaboradores um ambiente seguro para comunicar e inovar.

“Vimos as vantagens daquilo que estavam a fazer. Não queríamos impedir as pessoas de utilizarem os dados de formas que não deviam porque era muito mais prático. Tínhamos de oferecer uma solução e um ambiente em que as próprias pessoas não tinham de encontrar uma forma de fazerem o seu trabalho.”

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