A abordagem “Big Bang” à transformação digital e como fazê-la vingar

Teresa Virgínia
Tempo de leitura, 3 min.  

O conceito “business as usual” está ultrapassado. A mudança e a disrupção são agora a nova normalidade. Basta olhar para as mudanças que estão a afetar a sua organização, com novas tecnologias e técnicas que levam a novas atitudes e expectativas da parte de colaboradores e clientes. Tudo está a mudar.

E o que todas estas mudanças têm em comum é a velocidade. Estão a acontecer a uma velocidade incrível. Por isso, para uma empresa sobreviver e prosperar num mercado fortemente competitivo é necessário reagir com a mesma rapidez, sobretudo ao dar uma resposta tecnológica a uma necessidade de transformação.

Responder à necessidade de rápida inovação

“Quando a mudança é o novo normal”, um estudo de 2019 da Microsoft em parceria com o Dr. Michael Parke da London Business School, corrobora esta visão. O estudo mostra que 92% das empresas enfrentaram recentemente disrupções tecnológicas e conclui que chegou o momento de “reforçar a aposta na inovação no local de trabalho para promover o crescimento”. Especificamente, concluiu que as empresas mais pioneiras da atualidade estão ativamente a construir pontes entre silos organizacionais e operacionais, e esta capacitação no local de trabalho continua a ser fundamental para a inovação.

Qual é, então, a melhor forma de uma empresa introduzir com sucesso uma nova tecnologia ou plataforma?

A implementação em 48 horas: A história de sucesso da Coloplast

Provavelmente, não existe uma fórmula certa ou errada. Cada organização é diferente, mas a Coloplast, uma empresa de ciências da vida líder no mercado, famosa pela introdução da revolucionária bolsa de ostomia, decidiu fazê-lo com estrondo. Um grande estrondo organizacional e inovador, tal como o Big Bang, que aconteceu a uma velocidade incrível. Em resumo, para melhorar o trabalho em equipa na Coloplast, 8.000 colaboradores espalhados pelo mundo começaram a utilizar o Microsoft Teams em apenas 48 horas.

O Microsoft Teams reúne o chat no local de trabalho, reuniões por vídeo e armazenamento de ficheiros numa única plataforma unificada. É precisamente aquilo que a Coloplast precisava: “Precisávamos de uma solução que permitisse às nossas equipas serem ágeis e colaborarem instantaneamente”, explica René Rasmussen, Vice-Presidente de Operações de TI e Suporte da Coloplast. “Por isso, o Teams nos pareceu a solução à nossa medida.”

Além disso, ao concretizar a implementação, a Coloplast conseguiu cumprir os dois requisitos que o estudo “Quando a mudança é a nova normalidade” concluiu serem a característica distintiva de um negócio inovador: eliminar silos e capacitar os colaboradores, tudo em grande velocidade.

Como é que conseguiram? Em quatro fases cruciais…

  • O programa piloto

200 colaboradores dos 43 países na rede na Coloplast começaram a utilizar o Teams e fazerem comentários detalhados

  • Um plano de migração estruturado e detalhado

Com início numa sexta-feira à noite, o plano foi planeado com tanto detalhe que a migração decorreu antes do prazo previsto e foi concluído no domingo à tarde. Na segunda-feira de manhã, quando 8.000 pessoas regressaram ao trabalho, a equipa de TI aguardava com alguma ansiedade na linha de apoio. Passaram várias horas. A primeira chamada foi recebida às 11.30: era de um gestor de suporte surpreendido a perguntar se se confirmava que ninguém tinha contactado a linha de apoio. A linha de apoio só recebeu seis chamadas nessa semana.

  • Embaixadores da migração

Para ajudar os colegas a adaptarem-se ao Teams, os 200 participantes do programa piloto tornaram-se embaixadores durante o processo global de migração.

  • Um ciclo de comentários oficial

Pediu-se aos colaboradores para partilharem os seus comentários sobre as funcionalidades que poderiam ser adicionadas ou melhoradas. Isto ajudou a estabelecer uma cultura de melhoria contínua.

Conclusão

A Coloplast deu provas convincentes de que mesmo uma operação global com milhares de colaboradores consegue executar uma implementação rápida e completa se todos os processos pertinentes estiverem implementados. O planeamento correto funciona realmente, mas apenas se tiver plena consideração as implicações técnicas e humanas. Leia toda a história da Coloplast.

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