A Van Oord elimina os processos manuais para aceder aos dados e aos insights em tempo real e a partir de qualquer localização

Ao tirar partido das soluções de IA baseadas na cloud, uma das maiores frotas de dragagem do mundo conseguiu melhorar os seus processos, libertar recursos e concentrar-se na inovação e no crescimento futuros.

Imagine o cenário. Vários barcos espalhados por todo o mundo, todos eles com a documentação e as certificações de equipamento exigidas periodicamente pelo pessoal interno, pelos órgãos legislativos e ao longo da viagem de um barco. Imagine agora que estes vários tipos de certificado estão armazenados em vários locais, em formatos impressos e digitais em hardware legado, e em vários idiomas.

Além disso, os certificados têm de ser renovados todos os anos. Tal como sucede com vários negócios que não tiveram o luxo de nascer num mundo digital sem papel, esta era a situação complexa que a Van Oord enfrentava diariamente: importações manuais morosas com o risco de erro humano, dificuldade nas pesquisas e processos de auditoria de grande complexidade.

"Temos inúmeras certificações de muitos fornecedores em todas as regiões do mundo, enviadas por e-mail e por correio postal. Tínhamos inúmeros processos diferentes, o que dificulta a localização de documentos específicos", afirma Donny Gieskens, Gestor do Centro de Competências na Cloud da Van Oord. "A digitalização ou digitação de informações era muito entediante, de trabalho intensivo e é o tipo de trabalho que as pessoas não têm qualquer vontade de fazer. Estas atividades manuais ocupavam o tempo de uma série de pessoas."

Melhoria incremental

Para combater este desafio, o departamento de TI da Van Oord explorou com a Wortell, um parceiro da Microsoft, várias formas de automatizar o processo. Sem surpresa, a proposta resultante teve uma receção muito positiva por parte do negócio.

O plano consistia em criar uma nova rota de importação automática de certificados, baseados na IA Computer Vision e do Azure para digitalizar e processar os documentos, armazenando-os numa única localização, acessível através de um Web site a qualquer pessoa no interior da empresa.

Assim que identificou o valor potencial, a empresa agiu rapidamente para implementar uma solução que eliminaria os aspetos manuais rotineiros do trabalho a favor de um processo mais moderno. A trabalhar em tarefas rápidas de duas semanas com a Wortell, com base num ambiente de produção do Azure, os argumentos económicos ficaram rapidamente demonstrados e receberam aprovação incremental à medida que avançava a implementação, o que assegurava a disponibilidade de orçamento e a participação dos principais intervenientes sem prejudicar as suas atividades quotidianas. Esta forma de trabalho também ajudou a equipa a gerir os custos, a avaliar os requisitos e a adaptar-se conforme as necessidades, com o potencial de adicionar novas funcionalidades imediatamente ou numa fase posterior.

O processo finalizado funciona como um pipeline, em que cada fase inclui uma função diferente do Azure. A solução começa com a receção de um e-mail ou com a adição de documentos através de importação em volume que, em seguida, utiliza a digitalização com OCR (Reconhecimento Ótico de Carateres) para extrair informações e armazená-las no Azure. Pode ser aplicada análise de informações em cada uma destas fases, conforme necessário, o que permite à Van Oord aprofundar o desenvolvimento da sua solução e do valor que proporciona no futuro.

Impacto imediato

Com a solução instalada e em contínuo desenvolvimento, a automatização deu provas da sua vantagem para o negócio que permitiu libertar recursos e reduzir significativamente os tempos de resposta. Sem necessidade de utilizar sistemas complexos, com funcionalidades de carregamento e pesquisa simples, os colaboradores são os grandes beneficiários da utilização do novo processo. Com disponibilidade e insights em tempo real, bem como a capacidade para procurar certificados e outras informações com base numa série de critérios, têm agora o tempo e as ferramentas necessárias para se concentrarem no crescimento do negócio.

As pessoas revelam grande preocupação com a possibilidade de o seu trabalho poder ser automatizado. Como um negócio familiar, era importante para nós explicar aos colaboradores que a tecnologia não substituiria o seu trabalho. Iria sim dar-lhes mais tempo para se dedicarem a aspetos mais importantes e inovadores das suas funções.

Além disso, a redução de tempo no processo manual tem sido significativa, com cerca de cinco minutos poupados por documento. A inclusão da otimização da pesquisa, evitando o processo manual de digitalização, identificação e carregamento, permite poupanças até 15 minutos por certificado.

Tendo em conta que a Van Oord processa uma média de 5.000 certificados, com cerca de 50 novos por semana, a poupança de tempo está a fazer uma grande diferença. Além disso, a grande disponibilidade das informações, incluindo em dispositivos móveis, apresenta um valor acrescentado significativo para os colaboradores no escritório e nos próprios barcos. Os prazos de entrega foram agora drasticamente melhorados, reduzindo o custo de tratamento de documentos em papel e oferecendo acesso imediato às informações, sem os atrasos tradicionais, que chegavam a demorar várias semanas seguidas. Isto é particularmente útil no caso das auditorias aos barcos da Van Oord, uma vez que o sistema facilita a demonstração exata da conformidade da empresa junto das entidades reguladoras.

"Se tiver certificados em papel, só estarão disponíveis no escritório", afirma Donny. “Agora podemos aceder a essas informações através de um Web site que se adapta ao tamanho de ecrã utilizado, o que as torna acessíveis a partir de qualquer dispositivo e em qualquer lugar."

Aprofundar os dados

Ao implementar uma solução ágil e moderna, a Van Oord está bem posicionada para tirar partido da sua infraestrutura baseada na cloud e atualmente explora várias funcionalidades novas para implementação futura. A capacidade para disponibilizar uma versão simplificada e segura da funcionalidade de pesquisa aos clientes é uma destas ideias, o que permite que terceiros façam a própria verificação da conformidade dos barcos.

A tradução automática de certificados para outros idiomas é outra melhoria planeada ao processo de importação e, naturalmente, quanto mais certificados forem recebidos e armazenados, maior a oportunidade de aproveitar o aumento do volume de dados.

Com o intuito de sinalizar a expiração dos certificados através do sistema, a Van Oord e a Wortell estão a começar a investigar as potenciais utilizações da aprendizagem automática. Tendo em conta o número de diferentes tipos de certificados, determinar a data de expiração exata não é um processo simples nesta fase precoce. No entanto, à medida que o número de certificados cresce, também o potencial para analisá-los e aperfeiçoar os algoritmos de aprendizagem automática para identificar os diferentes tipos de dados para produzir os resultados desejados. Também estão em curso planos para adicionar os metadados importados no Azure para o SharePoint para oferecer uma funcionalidade de pesquisa mais profunda e mais inteligente, e a capacidade para visualizar e integrar dados com o ambiente do Microsoft Office 365.

A vantagem da cloud

Sem uma infraestrutura instalada, a nova solução da Van Oord realça a vantagem dos fluxos de trabalho baseados na cloud no desenvolvimento de uma nova solução empresarial. Esta funcionalidade de importação e pesquisa automatizada foi concebida sem a necessidade de ter novo hardware, e a sua infraestrutura baseada na cloud é dimensionada de acordo com as exigências do negócio.

"Mostra realmente as vantagens da cloud", afirma Donny. "Somos uma empresa tradicional com servidores, aplicações legadas e dados no local. Mas, agora, conseguimos implementar um Web site com lógica inteligente a ele subjacente, sem a necessidade de ter novo hardware, e só pagamos por aquilo que usamos."

Ao evitar o custo inicial significativo, melhorar a segurança e demonstrar um valor inequívoco para o negócio, além de melhorar o ambiente de trabalho para quem acede à nova solução da Van Oord, o processo também melhora o processo da sua equipa de TI.

"A Van Oord é uma empresa com 150 anos de experiência como empreiteiro internacional de obras marítimas, com uma cultura de empresa baseada no empreendedorismo e no empenho dos seus colaboradores. Neste percurso de transformação digital, ficamos mais competentes em TI a cada passo que damos", afirma Donny. "Foi uma boa demonstração para nós, enquanto departamento de TI, mostrar à empresa aquilo que podemos fazer por eles. Agora que constataram aquilo que a (mais recente) tecnologia consegue fazer, recebemos cada vez mais pedidos dos outros departamentos."

Agora, conseguimos implementar um Web site com lógica inteligente a ele subjacente, sem a necessidade de ter novo hardware, e só pagamos por aquilo que usamos."