Van Oord stapt af van manuele processen om overal toegang te krijgen tot realtime gegevens en inzichten

Door te profiteren van cloudgebaseerde AI-oplossingen, kon een van 's werelds grootste baggervloten zijn processen verbeteren, personeel vrijmaken en zich focussen op toekomstige innovatie en groei.

Beeld het je even in. Tal van schepen wereldwijd, allemaal met materiaaldocumentatie en certificaten die tijdens de reis van een schip regelmatig door interne medewerkers en wetgevende organen worden vereist. Beeld je nu in dat deze verschillende soorten certificaten op meerdere locaties, op papier en elektronisch op verouderde hardware, en in verschillende talen worden opgeslagen.

De certificaten moeten ook jaarlijks worden hernieuwd. Zoals vele bedrijven die het geluk niet hadden om te zijn opgericht in een papierloze en volledig digitale wereld, was dit de ingewikkelde situatie waarmee Van Oord dagelijks te maken kreeg. Tijdrovende manuele importen met het risico op een menselijke fout, moeilijke zoektochten en pijnlijke auditprocedures.

"We beschikken over zo veel certificaten wereldwijd van zo veel leveranciers, die soms per e-mail en soms per post worden verstuurd. We hadden veel verschillende werkprocessen, waardoor het moeilijk was om specifieke documenten terug te vinden", zegt Donny Gieskens, Cloud Competence Center Manager bij Van Oord. "Het scannen of uittypen van informatie was enorm saai, arbeidsintensief en niet het soort werk dat mensen wilden doen. Veel mensen staken hun tijd in het uitvoeren van deze manuele activiteiten."

Geleidelijke verbetering

Om deze uitdaging aan te gaan, ging de IT-afdeling van Van Oord op zoek naar nieuwe manieren om het proces samen met Microsoft-partner Wortell te automatiseren. Het voorstel werd met een zeer positieve reactie van Van Oord aanvaard.

Het plan was met Azure en Computer Vision een nieuwe manier in te voeren om certificaten automatisch te importeren en documenten te scannen en te verwerken. Deze zouden dan op één en dezelfde locatie worden opgeslagen en beschikbaar zijn voor iedereen binnen het bedrijf via een bepaalde website.

Het bedrijf zag de potentiële waarde en schoot snel in actie om een oplossing te vinden, waardoor de dagelijkse manuele aspecten van de job zouden verdwijnen ten gunste van een moderner proces. Door in sprints van twee weken samen te werken met Wortell met behulp van een Azure-productieomgeving, was de businesscase snel bewezen. Deze verkreeg geleidelijk aan goedkeuring naarmate de invoering vorderde, toen werd verzekerd dat het budget beschikbaar was en dat de belangrijkste stakeholders mee aan boord zaten zonder de dagelijkse activiteiten te belemmeren. Door op die manier te werken, kon het team ook beter kosten beheren en vereisten evalueren en aanpassen waar nodig, met de mogelijkheid om onmiddellijk of in een later stadium nieuwe functies toe te voegen.

Het voltooide proces werkt zoals een pijplijn, waarbij elk stadium een andere Azure-functie heeft. Het begint met een e-mail die wordt ontvangen of documenten die via bulkimport worden toegevoegd. Daarna gebruikt de oplossing OCR (Optical Character Recognition) scanning om er informatie uit te halen en deze in Azure op te slaan. Intelligentie kan in al deze stadia waar nodig worden toegepast, zodat Van Oord zijn oplossing verder kan ontwikkelen, alsook de waarde die het in de toekomst zal bieden.

Onmiddellijk effect

Met de oplossing die werd gevonden en die verder werd uitgewerkt, is gebleken dat automatisering het bedrijf veel goeds heeft gebracht. Zo werd personeel vrijgemaakt en reactietijden werden aanzienlijk verkort. Doordat werknemers geen ingewikkelde systemen hoeven te gebruiken en alleen maar documenten moeten uploaden en de zoekfunctie moeten gebruiken, vinden ze het leuk om dit nieuwe proces te gebruiken. Met realtime beschikbaarheid en inzichten, alsook de mogelijkheid om certificaten en andere informatie op te zoeken binnen een reeks criteria, hebben zij nu de tijd en de middelen om zich op bedrijfsgroei te focussen.

Mensen zijn altijd ongerust dat hun werk wel eens kan worden geautomatiseerd. Aangezien we een familiebedrijf zijn, was het voor ons van belang om werknemers uit te leggen dat technologie hun job niet zou vervangen, maar hen de tijd zou geven om te werken aan de belangrijkere en innovatievere aspecten van hun functies.

En de vermindering van manuele processen is enorm: per document worden ongeveer vijf minuten bespaard. Samen met de zoekoptimalisatie, en nu manueel scannen, taggen en uploaden verleden tijd is, stijgt die tijdsbesparing naar 15 minuten per certificaat.

Vermits Van Oord gemiddeld tot 5.000 certificaten verwerkt, waarbij zo'n 50 certificaten per week worden toegevoegd, maakt die tijdsbesparing een wereld van verschil. Bovendien biedt de beschikbaarheid van informatie waar dan ook, zelfs op mobiele toestellen, een grote waarde voor zowel de werknemers op kantoor als op de schepen zelf. Levertijden zijn nu aanzienlijk verbeterd, waardoor de kosten voor de verwerking van papieren documenten worden verlaagd en er onmiddellijk toegang is tot de informatie, zonder de traditionele vertragingen, die telkens weken konden duren. Dat is vooral nuttig bij audits van schepen van Van oord. Het bedrijf kan met het systeem de naleving van wet- en regelgevingen accuraat tonen aan regelgevende instanties.

"Als je papieren certificaten hebt, dan zijn deze alleen beschikbaar op kantoor", zegt Donny. "Nu kunnen we toegang krijgen tot die informatie via een website die zich aanpast aan je schermgrootte. Zo kan de informatie op elk toestel en waar dan ook worden bekeken."

Gegevens grondiger doorzoeken

Door een moderne, flexibele oplossing aan te wenden, verkeert Van Oord in een goede positie om voordeel te halen uit zijn cloudgebaseerde infrastructuur. Het bedrijf is momenteel op zoek naar een aantal innovatieve nieuwe functies die het in de toekomst wil implementeren. De mogelijkheid om een beveiligde, vereenvoudigde versie van de zoekfunctie aan klanten aan te bieden is een van die ideeën. Zo kunnen derden zelf controleren of het schip aan de wet- en regelgeving voldoet.

De automatische vertaling van certificaten in vreemde talen is nog zo een geplande toevoeging aan het importproces. Naarmate er meer certificaten worden ontvangen en opgeslagen, zullen ook de gelegenheden om gegevens aan te wenden toenemen.

Aangezien Van Oord en Wortell via het systeem zouden willen aangeven dat certificaten bijna verlopen zijn, beginnen ze het potentiële gebruik van machine learning te onderzoeken. Omwille van het aantal verschillende soorten certificaten, is het niet gemakkelijk om in dit vroege stadium al een exacte verlooptermijn te bepalen. Naarmate het aantal certificaten echter toeneemt, neemt ook het potentieel toe om ze te analyseren en machine learning-algoritmes te trainen om verschillende types gegevens te bepalen om de gewenste resultaten te bekomen. Er zijn tevens plannen om geïmporteerde metagegevens die zijn opgeslagen in Azure toe te voegen aan SharePoint. Hierdoor kan een grondigere en intelligentere zoekfunctie worden aangeboden en kunnen gegevens worden bekeken en geïntegreerd in de Microsoft office 365-omgeving.

Het voordeel van de cloud

Zonder bestaande infrastructuur benadrukt de nieuwe oplossing van Van Oord het voordeel van cloudgebaseerde workflows bij de ontwikkeling van een nieuwe bedrijfsoplossing. Deze geautomatiseerde import- en zoekfunctie werd gebouwd zonder dat er nieuwe hardware voor nodig was, en de cloudgebaseerde infrastructuur groeit mee met de eisen van het bedrijf.

"Het laat de voordelen van de cloud goed zien", zegt Donny. "We zijn een traditioneel bedrijf met lokale servers, verouderde toepassingen en gegevens. Maar nu kunnen we een website opzetten met een intelligente logica erachter, zonder dat er nieuwe hardware voor nodig is, en we kunnen alleen worden aangerekend wat we gebruiken."

Het proces vermijdt grote voorafgaande kosten, verbetert de beveiliging en bewijst dat het een duidelijke bedrijfswaarde heeft. Het heeft niet alleen de werkomgeving verbeterd voor de mensen die de nieuwe oplossing van Van Oord gebruiken, maar ook die van zijn IT-team.

"Van Oord is een bedrijf met 150 jaar ervaring als internationale maritieme aannemer. Zijn bedrijfscultuur is er een van ondernemerschap en geëngageerde werknemers. Tijdens onze digitale transformatie verwerven we elke dag meer IT-kennis", zegt Donny. "Het was een goede voorstelling voor ons als IT-afdeling om het bedrijf te tonen wat we voor hen kunnen betekenen. We krijgen meer aanvragen vanuit het bedrijf, nu ze gezien hebben wat de (laatste) technologie kan doen."

Nu kunnen we een website opzetten met een intelligente logica erachter, zonder dat er nieuwe hardware voor nodig is, en we kunnen alleen worden aangerekend wat we gebruiken.